Efektywne zarządzanie zasobami to kluczowy proces, który umożliwia menedżerom i firmom skuteczne wykorzystywanie dostępnych środków do osiągania celów – zarówno tych organizacyjnych, jak i projektowych. Do zasobów zaliczamy szeroki zakres elementów, takich jak personel, czas, sprzęt oraz środki finansowe.
Właściwe zarządzanie zasobami przekłada się na ich optymalne wykorzystanie, co w konsekwencji prowadzi do realizacji projektów zredukowanymi kosztami i w ramach założonego budżetu.
Dedykowane narzędzia do zarządzania zasobami umożliwiają precyzyjne przypisywanie odpowiednich zasobów do konkretnych zadań lub projektów. Dzięki temu możliwe jest terminowe wykonanie prac, bez przekraczania budżetu i występowania nieprzewidzianych problemów czy eskalacji.
Źródło obrazu: wikimedia.org
Dlaczego zarządzanie zasobami jest tak istotne?
W obszarze zarządzania zasobami, kluczowym aspektem jest ich odpowiednia alokacja. Nieprawidłowe wykorzystanie potencjału pracowników – zarówno nadmierne obciążenie, jak i niedostateczne zaangażowanie – może skutkować wypaleniem zawodowym i wysokim wskaźnikiem rotacji personelu.
Poprzez integrację procesów i technologii z automatyzacją, zarządzanie zasobami może stać się wysoce efektywne. Dobrze zorganizowane działania w tym zakresie umożliwiają menedżerom optymalne dysponowanie ludźmi i innymi zasobami, przy jednoczesnym przestrzeganiu budżetu. Badania PMI Pulse wskazują, że nieskuteczne zarządzanie zasobami może generować straty nawet do 11,4% dostępnych środków firmy.
W kontekście globalnej pandemii COVID-19 i rozpowszechnienia pracy zdalnej, firmy coraz częściej sięgają po narzędzia do zarządzania zasobami. Ułatwiają one kontrolowanie zasobów i terminową realizację projektów w ramach określonego zakresu.
Podsumowując, skuteczne planowanie zasobów to podstawa sukcesu każdego projektu. Ułatwia ono planowanie, zapewnia wgląd w dostępne zasoby i umiejętności, umożliwia elastyczne przydzielanie zasobów oraz pomaga w ustalaniu priorytetów działań, aby dotrzymać terminów.
Jak przebiega zarządzanie zasobami?
Wraz z postępem technologicznym tradycyjne metody zarządzania zasobami odchodzą do lamusa lub stają się mniej popularne.
W przeszłości do zarządzania, alokacji i planowania zasobów wykorzystywano tradycyjne kalendarze, arkusze kalkulacyjne Excel, bazy danych Microsoft Access oraz dokumenty Word.
Źródło obrazu: quickscrum.com
Jednak tradycyjne lub manualne metody zarządzania zasobami są czasochłonne i często nie przynoszą oczekiwanych rezultatów, szczególnie w przypadku zarządzania wieloma projektami i zespołami pracującymi w różnych lokalizacjach, w kulturze pracy zdalnej.
Nowoczesne narzędzia do zarządzania zasobami zapewniają lepszy wgląd w projekty i zadania, nad którymi pracują zespoły, ich dostępność oraz harmonogramy. Mechanizm komunikacji w czasie rzeczywistym pozwala menedżerom, pracownikom i interesariuszom być na bieżąco z postępami prac, co ułatwia podejmowanie świadomych decyzji i wyznaczanie realistycznych celów.
Poniżej przedstawiono niektóre korzyści wynikające z wykorzystania narzędzi do zarządzania zasobami:
- Ustalanie i realizowanie oczekiwań
- Zwiększenie elastyczności w zarządzaniu zespołami zdalnymi
- Ułatwienie planowania i harmonogramowania działań
- Monitorowanie postępów pracowników w czasie rzeczywistym
- Dostępność i komunikacja zespołu oraz menedżera
- Eliminacja mikrozarządzania i zwiększenie satysfakcji
Dlaczego małe i średnie firmy (MŚP) powinny wdrożyć oprogramowanie do zarządzania zasobami (RMS)?
Zasoby są kluczowym atutem każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości. Efektywna alokacja zasobów minimalizuje ryzyko problemów, awarii oraz strat finansowych. Systemy RMS i inne narzędzia CRM wspomagają firmy w osiąganiu celów biznesowych i utrzymywaniu konkurencyjności na dynamicznym rynku.
Dla MŚP koszty, brak odpowiednich umiejętności i trudności z wdrażaniem to czynniki, które skłaniają do korzystania z RMS. Wprowadzenie platform RMS opartych na modelu SaaS (Software-as-a-Service) oraz prostych w obsłudze rozwiązań zmienia ten scenariusz.
Nowoczesne modele rozliczeń, oparte na subskrypcji, zachęcają MŚP do wdrażania systemów RMS w celu podniesienia efektywności operacyjnej.
RMS pomaga MŚP planować zasoby, przypisywać zadania, zwiększać transparentność, automatyzować procesy, prowadzić transformację cyfrową, utrzymywać konkurencyjność, optymalizować przepływ pracy, rozwiązywać problemy z alokacją zasobów, zarządzać złożonymi projektami i centralizować odpowiedzialność.
W dalszej części omówimy jedne z najlepszych rozwiązań do zarządzania zasobami, które są szczególnie korzystne dla małych i średnich firm.
Teamdeck
Teamdeck to rozbudowany system RMS, który jest wykorzystywany przez zespoły na całym świecie. Firma podkreśla, że jej aplikacje do zarządzania zasobami są używane w Ameryce Północnej i Południowej, Europie, Australii, na Bliskim i Dalekim Wschodzie oraz w Afryce.
Narzędzie oferuje wszystkie niezbędne funkcje do zarządzania zasobami, takie jak planowanie, harmonogramowanie, ewidencja czasu pracy, zarządzanie urlopami i inne. Intuicyjny widok kalendarza ułatwia monitorowanie nieprzydzielonych zasobów, przypisywanie im zadań i śledzenie postępów.
Na podstawie danych o przychodach i rozliczeniach, menedżerowie mogą obliczać kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) i zwrot z inwestycji (ROI). Elastyczne raporty pozwalają na ocenę zaangażowania zespołu.
Pulpit nawigacyjny oprogramowania ułatwia prognozowanie przyszłych potrzeb projektowych.
Funkcje:
- Zaawansowane raportowanie, w tym raporty budżetowe i płacowe
- Efektywne zarządzanie zasobami, w tym monitoring czasu pracy i urlopów
- Zarządzanie urlopami, obejmujące zatwierdzanie wniosków, dni ustawowo wolne i monitorowanie przyczyn nieobecności
- Kontrola wykorzystania zasobów poprzez monitoring ich zaangażowania w różnych projektach
Teamdeck umożliwia planowanie i monitorowanie pracy zespołowej. Zaawansowane raportowanie pozwala na podejmowanie decyzji w oparciu o dane. Oprogramowanie działa w modelu subskrypcyjnym, a jego podstawowa wersja jest dostępna od 0,9 USD miesięcznie. Należy jednak pamiętać, że dostęp do aplikacji mobilnej i pełnej funkcjonalności Teamdecka może wiązać się z dodatkowymi opłatami.
Wrike
Wrike, będący częścią firmy Citrix, oferuje rozbudowane funkcje, które wspierają zarządzanie zasobami i zespołami na każdym etapie realizacji projektu.
Oprogramowanie umożliwia wizualizację projektów za pomocą tablic Kanban i wykresów Gantta, co ułatwia pracę w środowisku rozproszonym i przy wieloprojektowym zarządzaniu.
Pulpit nawigacyjny dzieli pracę na sekcje: Zadania, Projekty i Foldery. Foldery pozwalają na hierarchiczną organizację zadań w projektach. Każdy projekt ma określone ramy, a kierownik może przydzielać zadania do odpowiednich zasobów, z podaniem terminów i szczegółów.
Wbudowane szablony pomagają maksymalizować wydajność zasobów poprzez tworzenie map drogowych produktów, zapewnienie widoczności przyszłych projektów, skuteczną komunikację oraz podział złożonych projektów na mniejsze etapy.
Funkcje:
- Automatyzacja projektów i szacowanie ryzyka
- Wgląd w pełen zakres działań
- Narzędzia dostosowane do każdego zespołu i branży
- Zaawansowane opcje, takie jak sterowanie głosowe i inteligentne odpowiedzi
Platforma Wrike oferuje ponad 400 integracji z innymi narzędziami, takimi jak Salesforce, różne systemy CRM, Slack i Microsoft Teams, co ułatwia realizację projektów. Oprogramowanie jest dostępne w modelu subskrypcyjnym, a jego cena zaczyna się od 9,8 USD za użytkownika miesięcznie. Dostępny jest również 14-dniowy okres próbny.
to powinno iść do #3
Smartsheet
Smartsheet zapewnia kompleksowy widok wszystkich działań organizacji, umożliwiając profesjonalne zarządzanie zasobami.
Zaawansowany system śledzenia czasu umożliwia monitorowanie wykorzystania zasobów z dokładnością do minuty. Sekcja Osoby pozwala na zarządzanie pełnoetatowymi pracownikami i wykonawcami, z uwzględnieniem podziału na role.
Ponadto można analizować projekty i identyfikować niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystane zasoby.
Smartsheet umożliwia cofanie i ponawianie zmian w planowaniu w ramach aktywnej sesji przeglądarki do 100 razy.
Szablony projektów pozwalają na aktualizowanie i importowanie wielu projektów jednocześnie.
Raporty dotyczące czasu, wydatków, budżetu i wykorzystania zasobów ułatwiają analizę wydajności i wprowadzanie usprawnień.
Smartsheet oferuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny, bez konieczności podawania danych karty kredytowej.
Prognoza
Prognoza to nagradzana platforma do zarządzania projektami, która została wyróżniona za najlepsze zarządzanie projektami, zasobami i zadaniami.
To kompleksowe oprogramowanie do zarządzania projektami wspiera realizację zadań i optymalne wykorzystanie potencjału zasobów. Integracja z innymi modułami, takimi jak zarządzanie projektami, współpraca zespołowa, zarządzanie czasem, analiza biznesowa oraz automatyzacja pracy z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, jest prosta i intuicyjna.
Jedną z unikalnych cech Prognozy jest szybkość wdrożenia, co pozwala małym i średnim firmom na szybkie rozpoczęcie pracy i realizację projektów. Platforma charakteryzuje się wyższym wskaźnikiem adopcji niż wiele innych rozwiązań z tej kategorii.
Funkcje:
- Szybsze śledzenie zasobów w czasie rzeczywistym z wykorzystaniem sugestii sztucznej inteligencji
- Wgląd w aktualne wykorzystanie i dostępność zasobów
- Elastyczne dostosowanie obciążenia pracą
- Automatyczne obliczanie zużycia zasobów
Oprogramowanie Prognoza ułatwia menedżerom planowanie, dostosowywanie działań i eliminowanie wąskich gardeł w projektach. Cena zaczyna się od 29 USD za miejsce miesięcznie, przy minimalnym zamówieniu 10 miejsc. Dostępna jest 14-dniowa wersja próbna.
Activecollab
Activecollab to łatwe w obsłudze oprogramowanie, które wspiera wszystkie fazy zarządzania projektami, w tym zarządzanie pracą, współpracę zespołową, zarządzanie czasem i zasobami oraz relacje z klientami.
Menedżerowie i dyrektorzy mogą wykorzystywać to oprogramowanie do planowania projektów i zarządzania zasobami na każdym etapie.
Platforma ułatwia efektywną komunikację i współpracę w zespołach, a także z klientami. Activecollab jest dostępny bezpłatnie dla małych projektów, z limitem do 3 użytkowników.
Funkcje:
- Automatyczne planowanie zadań
- Import projektów z innych aplikacji oraz integracja z Zapier, Slack i Webhooks
- Lista zadań i widok Kanban
- Integracja z chmurą
Activecollab to prosty w obsłudze system, który ułatwia monitorowanie statusu projektu, czasu pracy i rentowności, pomagając w terminowej realizacji projektów w ramach budżetu. Cena zaczyna się od 7,5 USD miesięcznie dla 3 użytkowników. Dostępna jest 14-dniowa wersja próbna.
Platforma
Platforma Float została zaprojektowana do zarządzania zasobami, planowania i monitorowania wydajności. Umożliwia tworzenie i przydzielanie zadań w kilka sekund, dodawanie etapów projektu, przydzielanie zasobów i zarządzanie wydajnością zespołu.
Platforma znajduje zastosowanie w różnych branżach, m.in. w agencjach, firmach konsultingowych, architektonicznych i informatycznych.
Platforma umożliwia integrację z istniejącymi przepływami pracy, ułatwiając zarządzanie projektami, planowanie i aktualizacje. Oprogramowanie umożliwia wizualizację zasobów, tworzenie raportów i zarządzanie złożonymi projektami.
Funkcje:
- Prognozy zasobów z porównaniem estymacji z wartościami rzeczywistymi
- Wbudowany arkusz czasu pracy
- Elastyczne planowanie zasobów
- Ochrona danych zgodna z RODO i SOC2
Float to popularna platforma do zarządzania zasobami, która jest łatwa w obsłudze i wdrożeniu. Ceny zaczynają się od 6 USD miesięcznie. Dostępny jest również 30-dniowy okres próbny.
Saviom
Saviom to zaawansowane oprogramowanie do zarządzania zasobami z opcjami konfiguracji, które można dostosować do potrzeb projektu. Oprogramowanie pomaga obniżyć koszty zasobów o 10-30% i zwiększyć ich wykorzystanie o 10-20%.
Platforma zapewnia pełną transparentność zasobów, w tym zapotrzebowanie, dostępność, nadmierne i niedostateczne wykorzystanie oraz planowanie pojemności w oparciu o analizę w czasie rzeczywistym.
Saviom to kompleksowe oprogramowanie do zarządzania zasobami, które pomaga MŚP prognozować zapotrzebowanie na podstawie analizy podaży i popytu.
Oprogramowanie ułatwia szybką identyfikację i przydzielanie odpowiednich zasobów w oparciu o ich umiejętności, lokalizację i zainteresowania.
Funkcje:
- Monitorowanie finansów projektu
- Optymalizacja wykorzystania zasobów
- Analiza luk między prognozami a rzeczywistym wykorzystaniem
- Pulpit biznesowy do analiz i raportowania
Saviom to dobre rozwiązanie do zarządzania zasobami dla firm z branż inżynieryjnej, księgowej, IT, budowlanej i konsultingowej. Pomaga w planowaniu zasobów, planowaniu wydajności i integracji z innymi platformami. Ceny są dostępne na zapytanie.
Proces
Proces to oprogramowanie do zarządzania pracą i zasobami. Umożliwia tworzenie przepływów pracy, przypisywanie zasobów i śledzenie postępów.
Oprogramowanie ułatwia organizację dokumentów i ich udostępnianie w zespołach.
Interfejs „przeciągnij i upuść” ułatwia tworzenie i przypisywanie zadań oraz śledzenie postępów. Możliwe jest również tworzenie zadań w oparciu o warunki, np. „jeżeli/to”.
Funkcje:
- Tworzenie przepływów pracy
- Integracja z ponad 1000 aplikacji
- Automatyczne planowanie i przypisywanie przepływów pracy
- Zintegrowane formularze do zbierania danych z innych aplikacji
Process to oprogramowanie do współpracy zespołowej i zarządzania przepływem pracy. Oferuje wiele funkcji, takich jak automatyzacja zadań, planowanie przepływów i inne moduły automatyzacji. Dostępna jest 14-dniowa wersja próbna, a ceny zaczynają się od 25 USD miesięcznie na użytkownika.
Instagantt
Instagantt to platforma wykresów Gantta do zarządzania projektami. Wykres Gantta to metoda wizualizacji postępów projektu za pomocą diagramu słupkowego.
Oprócz standardowych wykresów, platforma oferuje funkcje do zarządzania zadaniami, zespołami i budżetami, które ułatwiają realizację projektów.
Oprogramowanie pozwala na planowanie terminów, ustalanie zależności, alokację zasobów i organizację pracy zespołowej.
Funkcja obciążenia pracą zapewnia, że zasoby nie są przeciążone, co sprzyja zrównoważonemu rozwojowi i wydajności zespołu.
Funkcje:
- Szybkie wykresy Gantta
- Interaktywny pulpit nawigacyjny do wizualizacji terminów
- Łatwa integracja z Asaną
Instagantt to dobre rozwiązanie do zarządzania zasobami i projektami oparte na platformie wykresów Gantta. Oprogramowanie jest dostępne w przystępnej cenie od 5 USD miesięcznie. Dostępna jest 7-dniowa wersja próbna.
Mavenlink
Mavenlink to nagradzane oprogramowanie do optymalizacji zasobów. W 2021 roku platforma została wyróżniona za najlepsze zarządzanie zasobami, projektami i pracą.
Oprogramowanie umożliwia elastyczne wdrażanie zespołów w oparciu o różne scenariusze biznesowe. Pozwala na analizę wpływu zmian w alokacji zasobów na produktywność i zyski.
Platforma oferuje prognozowanie zasobów potrzebnych do realizacji projektów oraz analizę ich opłacalności.
Mavenlink zapewnia narzędzia potrzebne do zarządzania zasobami w czasie rzeczywistym i spełniania oczekiwań klientów.
Funkcje:
- Monitorowanie zmian w czasie rzeczywistym
- Określanie obszarów zrównoważonego rozwoju
- Zrównoważenie kompetencji zasobów i potrzeb projektu
- Ocenianie wielu scenariuszy planowania jednocześnie
Mavenlink to zaawansowane oprogramowanie do zarządzania zasobami, projektami i zadaniami, z funkcją prognozowania przyszłych potrzeb zasobów. Ceny są dostępne na zapytanie.
Hubplanner
Hubplanner oferuje kompletne rozwiązanie do zarządzania zasobami, planowania zadań, monitorowania czasu i planowania projektów w ramach jednego, łatwego w obsłudze pulpitu.
Pulpit nawigacyjny zapewnia przejrzystość harmonogramu całego zespołu w zakresie projektów. Raportowanie pozwala na śledzenie wykorzystania zasobów.
Platforma oferuje osobny moduł planowania, który można zintegrować z zarządzaniem zasobami. Menedżerowie mogą planować budżet projektu, określać stawki rozliczeniowe i obliczać wydatki.
Funkcje:
- Planowanie oparte na „przeciągnij i upuść”
- Monitorowanie realizacji zadań poszczególnych zasobów i projektów
- Analiza projektów i zasobów w czasie rzeczywistym
- Zarządzanie urlopami
Hubplanner oferuje 60-dniowy okres próbny. Ceny zaczynają się od 7 USD miesięcznie za zasób.
Wniosek
Zarządzanie zasobami jest kluczowym, ale wymagającym zadaniem na każdym etapie realizacji projektu. Wykorzystanie odpowiednich narzędzi i oprogramowania może znacznie uprościć ten proces.
Wszystkie opisane narzędzia do zarządzania zasobami są nagradzane i oferują podobne funkcje oparte na modelu SaaS. Małe i średnie firmy mogą testować te rozwiązania i podjąć świadomą decyzję o wyborze oprogramowania.
Szukasz wirtualnego asystenta? Sprawdź wirtualnych asystentów dla Twojej firmy z tych platform.
Stwórz swój pulpit nawigacyjny KPI za pomocą tych narzędzi.