11 usług wirtualnego recepcjonisty do zarządzania połączeniami przychodzącymi

Czy brakuje Ci czasu, by czekać na klientów? Zoptymalizuj zarządzanie połączeniami, korzystając z wirtualnych usług sekretarskich.

Wirtualne usługi recepcyjne to doskonały sposób na redukcję kosztów zatrudnienia i podniesienie efektywności firmy. Dzięki nim możesz zaoszczędzić czas i skoncentrować się na rozwiązywaniu ważnych problemów biznesowych.

Ten artykuł pomoże Ci znaleźć najlepsze usługi wirtualnego sekretariatu, które umożliwią odbieranie połączeń nawet wtedy, gdy jesteś nieosiągalny.

Przejdźmy do szczegółów.

Czym są usługi wirtualnego sekretariatu?

Połączenia telefoniczne są niezbędne do obsługi zapytań i generowania potencjalnych klientów dla każdej firmy. Odbieranie telefonów i obsługa klienta to kluczowe działania, których nie można pominąć, nawet jeśli jesteś zajęty prowadzeniem firmy.

Tradycyjnie, duże przedsiębiorstwa z obszernym budżetem zatrudniają recepcjonistę na pełen etat, który zajmuje się połączeniami przychodzącymi i obsługą klienta. Jednak dla mniejszych firm z ograniczonym personelem, etatowy recepcjonista stanowi dodatkowe obciążenie finansowe.

W tym miejscu wkraczają wirtualne usługi recepcyjne.

Wirtualni recepcjoniści to żywi ludzie, którzy witają dzwoniących i identyfikują powód ich kontaktu. Następnie, po przeanalizowaniu uzyskanych informacji, połączenia są przekierowywane do odpowiednich członków zespołu, co usprawnia komunikację klienta z firmą.

Zasadniczo, usługi te zapewniają całodobową obsługę połączeń przychodzących oraz wiadomości tekstowych. Dzięki temu masz pewność, że żadne telefony od klientów nie zostaną pominięte.

Dlaczego warto skorzystać z wirtualnej recepcji?

Decyzja o skorzystaniu z wirtualnej recepcji jest indywidualna i zależy od tego, czy potrzebujesz pracownika na etacie, czy preferujesz zlecić tę pracę na zewnątrz.

Duże firmy mogą mieć dedykowane zespoły recepcyjne, ale nie dotyczy to małych firm i startupów. W celu redukcji kosztów operacyjnych, małe przedsiębiorstwa powinny rozważyć wirtualne usługi sekretarskie.

Mając to na uwadze, przeanalizujmy korzyści płynące z korzystania z usług wirtualnego recepcjonisty:

• Profesjonalizm: Profesjonalne powitanie rozmówców ma pozytywny wpływ na postrzeganie Twojej firmy. Wzbudza to zaufanie i przekonanie, że klienci nie mają do czynienia z nowicjuszem.
• Ekonomiczność: Wirtualni recepcjoniści są tańsi, a ich usługi nie wiążą się z długoterminowymi umowami. Możesz włączyć i skonfigurować usługę odbierania połączeń w celu obsługi zapytań klientów.
• Lepsza obsługa klienta: Profesjonalni recepcjoniści są przeszkoleni w zakresie efektywnego zarządzania połączeniami i zapytaniami klientów. Mają doświadczenie w rozwiązywaniu różnorodnych sytuacji, co przyczynia się do zwiększenia efektywności firmy.
• Dostosowanie: Usługi wirtualnego recepcjonisty pozwalają na modyfikację reguł przekierowywania połączeń, powitań oraz innych szczegółów komunikacji biznesowej.
• Dostępność: Recepcjoniści pracujący na miejscu mogą odbierać telefony tylko w godzinach pracy. Natomiast wirtualni recepcjoniści są dostępni przez całą dobę, 7 dni w tygodniu, gwarantując obsługę połączeń na żywo.
• Integracje: Usługi wirtualnego sekretariatu można zintegrować z narzędziami komunikacji biznesowej, takimi jak Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams i wiele innych.

Teraz, gdy znasz już zalety wirtualnych usług recepcyjnych, przejdźmy do naszego zestawienia.

RecepcjaHQ

ReceptionHQ to globalny lider wśród małych firm, które chcą pracować wydajniej, zachowując jednocześnie personel. Ich wirtualne usługi recepcyjne obejmują całodobową obsługę połączeń przychodzących, e-maili i SMS-ów. Mogą również wykonywać połączenia wychodzące i inne zadania, takie jak planowanie spotkań i wysyłanie przypomnień.

ReceptionHQ obsługuje większość połączeń dla firm z USA w godzinach szczytu. Oferują usługę dwujęzyczną bez zobowiązań umownych, dzięki czemu możesz skorzystać z 7-dniowego okresu próbnego bez ryzyka.

Yodel.io

Yodel.io to firma specjalizująca się w wirtualnej recepcji, działająca na rynku od ponad 15 lat, dzięki czemu posiada duże doświadczenie. Możesz wybierać między w pełni zautomatyzowanym asystentem IVR a zdalnym recepcjonistą do obsługi połączeń. Godne uwagi funkcje Yodel to inteligentne systemy głosowe IVR, filtrowanie połączeń oraz integracja z narzędziami komunikacyjnymi, takimi jak Hubspot, Zendesk, Intercom i Slack.

Oferują bezpłatny okres próbny bez konieczności zawierania umowy. Jeśli jednak zdecydujesz się na dalsze korzystanie z ich usług po okresie próbnym, dostępne są różne pakiety, dostosowane do Twoich potrzeb.

Konik polny

Jeśli szukasz wirtualnego recepcjonisty, który umożliwi korzystanie z osobnego numeru telefonu i odbieranie połączeń z dowolnego miejsca na świecie, Grasshopper to doskonała opcja. Zapewnia również wirtualny numer telefonu do odbierania połączeń przychodzących na komputerze lub urządzeniu mobilnym. Dzięki temu Twój numer pozostaje prywatny, a Ty możesz skupić się na realizacji swoich obowiązków biznesowych bez zakłóceń.

Usługa oferuje 7-dniowy bezpłatny okres próbny bez konieczności podpisywania umowy. W przypadku, gdy usługa nie spełni Twoich oczekiwań, nie ponosisz żadnych zobowiązań.

Moja Recepcjonistka

MyReceptionist oferuje usługi wirtualnej recepcji, zapewniając całodobową dostępność firmy po niższych kosztach niż zatrudnienie recepcjonisty na miejscu. Otrzymujesz wszystkie korzyści płynące z obecności osobistego recepcjonisty, który pomaga zarządzać połączeniami przychodzącymi, planować terminy lub spotkania oraz rezerwować podróże, bez trudności związanych z zatrudnianiem pracownika.

MyReceptionist ma wiele różnych pakietów, w zależności od tego, ile czasu w tygodniu lub miesiącu potrzebujesz pomocy w obsłudze połączeń od klientów Twojej firmy.

Rubin

Ruby Receptionists oferuje profesjonalne wsparcie telefoniczne dla Twojej firmy, wykorzystując sztuczną inteligencję (AI) do obsługi połączeń przychodzących firm na całym świecie. Mogą odpowiadać na pytania dotyczące Twojej firmy w czasie rzeczywistym, odpowiadać klientom w imieniu Twojej firmy, a także umawiać spotkania.

Z Ruby otrzymujesz dedykowaną aplikację mobilną do przeglądania aktywności związanej z obsługą połączeń i wiadomości tekstowych od klientów. Możesz łatwo zsynchronizować swoje codzienne harmonogramy, korzystając z integracji kalendarza Ruby.

Konwersacyjny

Conversational to usługa wirtualnej recepcji dla firm, które potrzebują kompleksowej obsługi lub mają wiele oddziałów i potrzebują wsparcia w zarządzaniu połączeniami przychodzącymi z całego świata.

Conversational oferuje trzy główne elementy: zarządzanie recepcją, przekierowywanie połączeń i zarządzanie pocztą głosową (np. konfigurowanie automatycznych sekretarek), a także harmonogram spotkań online i platformę do e-mail marketingu.

Możesz również korzystać z usług Conversational w oparciu o istniejące systemy telefoniczne, takie jak Microsoft Lync lub Cisco Jabber.

Siła odpowiedzi

AnswerForce to kompleksowa wirtualna usługa recepcyjna, która umożliwia zarządzanie połączeniami przychodzącymi dzięki całodobowej obsłudze. Oferuje wiele funkcji, w tym konfigurowalny panel, na którym można przeglądać połączenia przychodzące i zarządzać nimi w jednym miejscu.

Możesz również zintegrować AnswerForce z systemem IVR, takim jak IVRX lub Intercom, jeśli chcesz mieć jeszcze większą kontrolę nad tym, jak dzwoniący są witani, kiedy dzwonią do Twojej firmy przez telefon stacjonarny lub komórkowy.

OdpowiedzPołącz

AnswerConnect to firma telefoniczna, która działa od 2001 roku i świadczy usługi wirtualnej recepcji. Jest członkiem Better Business Bureau, National Association of Professional Women i innych organizacji.

Możesz wybrać jeden z dwóch rodzajów wirtualnych recepcjonistów: czat na żywo i wiadomości błyskawiczne (IM). AnswerConnect daje użytkownikom możliwość wyboru odpowiedniej opcji, w zależności od specyficznych potrzeb.

Niezależnie od tego, czy jesteś pracodawcą, właścicielem firmy, czy osobą, która potrzebuje pomocy przy odbieraniu połączeń, system AnswerConnect można dostosować do Twoich wymagań.

Pomoce

Helpware to wirtualna usługa recepcyjna przeznaczona dla małych i średnich firm. Oferuje szereg usług, w tym planowanie spotkań, przekierowywanie połączeń, pocztę głosową i obsługę e-mail.

Helpware to usługa wirtualnej recepcji online, która umożliwia zarządzanie połączeniami przychodzącymi z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Możesz również skonfigurować automatyczne odpowiedzi, w zależności od potrzeb dzwoniącego (na przykład umówienie spotkania) lub dodać funkcje, takie jak automatyczna sekretarka, która sporządza notatki podczas spotkań z potencjalnymi klientami, oszczędzając Ci tego obowiązku.

Abby

Abby to usługa wirtualnego recepcjonisty oferowana przez Zendesk, za pomocą której można zarządzać połączeniami przychodzącymi, e-mailami i czatami. Możesz skonfigurować automatyczne odpowiedzi na zapytania klientów dotyczące zamówień lub terminów dostawy.

Z Abby otrzymujesz powiadomienie, gdy nowy klient zapisze się do newslettera. Możesz również wysłać podziękowanie klientom, którzy przesyłają opinie dotyczące swoich doświadczeń.

PieniądzeGrosz

Moneypenny to dostawca usług telefonicznych 24/7 z siedzibą w Wielkiej Brytanii i USA, działający od 2000 roku. Możesz swobodnie wybrać dedykowanych pracowników z ich zespołu, których Moneypenny przeszkoli w zakresie odbierania telefonów firmowych i zapewni wsparcie na czacie, przekierowania połączeń oraz integracje z CRM i kalendarzami.

Możesz zaktualizować swoją dostępność na ich portalu, aby odbierać zaplanowane połączenia, a także sprawdzić historię ostatnich połączeń i wiadomości jednym dotknięciem palca.

Podsumowanie

Podsumowując, kluczową kwestią jest budowanie relacji z klientami.

Ustalenie właściwego tonu na początku każdej rozmowy jest niezwykle ważne, w przeciwnym razie klienci mogą odnieść wrażenie, że mają do czynienia z systemem automatycznym, który nawet nie pamięta ich imion.

Wybór dowolnej firmy z powyższej listy wirtualnych recepcjonistów wystarczy, aby nadać Twojej firmie bardziej profesjonalny wizerunek i usprawnić proces obsługi zapytań.

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci lepiej zrozumieć, jak wirtualne usługi recepcyjne mogą pomóc Ci w koncentracji na rozwoju firmy, bez obawy o to, jak sprawy są załatwiane za kulisami.

Zachęcamy również do zapoznania się z naszym zestawieniem najlepszych rozwiązań helpdesk IT, które pomogą zminimalizować wpływ problemów na działalność operacyjną.