Nigdy więcej niepewności, stresu i czekania dzięki temu oprogramowaniu do rezerwacji sal konferencyjnych!
Prawdopodobnie znalazłeś się już kiedyś w takiej sytuacji, gdzie potrzebujesz spokojnego miejsca na szybkie spotkanie, ale chcesz zaoszczędzić czas na szukaniu pustego pokoju lub szukaniu wolnego miejsca na Slacku.
Wszyscy dostrzegamy znaczenie sal konferencyjnych we wspieraniu produktywności pracowników i osiąganiu sukcesu. Pierwszym krokiem jest stworzenie praktycznych miejsc spotkań dla Twojego zespołu, a drugim jest opracowanie systemu, który zagwarantuje efektywne wykorzystanie tych pomieszczeń z korzyścią dla wszystkich.
Dzięki oprogramowaniu do planowania sal możesz szybko sprawdzić dostępność sal i określić, kiedy będzie dostępna przestrzeń na Twoje spotkania. Oto kilka opcji oprogramowania do planowania sal, które uproszczą rezerwację sal konferencyjnych, z bardziej szczegółowym opisem w poniższym poście.
Tytuł
Opis
Badać
Skedda
Automatyzuje planowanie, konfigurowalny, przejrzysty przegląd.
Skuteczny EMS
Szczegółowe informacje o pokojach, automatyczne sprzątanie, cięcie kosztów.
Wysłannik
Adaptacyjne rozwiązania przestrzeni roboczej, wsparcie analityczne.
Rudzik
Łatwa rezerwacja, wgląd w użytkowanie, integracja programów.
Lać jak z cebra
Rezerwacje mobilne, bezpieczne zarządzanie gośćmi, wtyczki.
Aplikacja do obsługi sali konferencyjnej
Personalizacja, planowanie na ekranie dotykowym, analityka.
KalendarzWiz
Kategorie oznaczone kolorami, dostosowywanie projektu, API.
Przestrzeń aplikacji
Odprawa za pomocą kodu QR, elastyczne rezerwacje, wsparcie IoT.
NieSpot
Ocena potrzeb przestrzennych, informacja w czasie rzeczywistym.
Condeco
Unikalne rezerwacje, szybkie sprawdzenie dostępności.
Accruent
Zarządzanie obiektami, wideokonferencje, łatwość obsługi.
Kadence
Ułatwia pracę, improwizowane rezerwacje, przypomnienia o zameldowaniu.
Spis treści:
Korzyści z oprogramowania do rezerwacji sal konferencyjnych
Oto niektóre z najlepszych cech sal konferencyjnych:
- Interaktywne seminaria internetowe: W salach konferencyjnych powinna być możliwość organizowania seminariów internetowych na żywo, półna żywo i nagranych wcześniej. Platformy powinny umożliwiać organizowanie moderowanych sesji pytań i odpowiedzi, ankiet, quizów i grup na żywo.
- Opcje łatwego czatu: platforma powinna obsługiwać funkcje czatu audio, wideo i SMS-ów, które umożliwiają każdemu współpracę i rozmowę.
- Wyszukiwanie kontaktów: Funkcja wyszukiwania kontaktów umożliwia użytkownikom wyszukiwanie uczestników spotkania i łączenie się z nimi pojedynczo za pośrednictwem połączeń audio i wideo.
- Harmonogram spotkań: Moduł zarządzania spotkaniami powinien umożliwiać organizatorom organizowanie spotkań i organizowanie spotkań oraz automatyczne powiadamianie uczestników.
- Obsługa klienta: Oprogramowanie do konferencji spotkań powinno oferować całodobową obsługę klienta, gdy klient napotka problemy z organizacją wirtualnego spotkania i połączeniem się z nim.
Od szablonów protokołów spotkań po automatyczne planowanie — technologia może znacznie uprościć i zwiększyć efektywność procesu organizowania spotkań. Przyjrzyjmy się teraz szczegółowo oprogramowaniu do rezerwacji sal konferencyjnych, które pomoże Ci uzyskać bezproblemową obsługę.
Skedda
Skedda to wiodący na świecie system planowania przestrzeni w miejscu pracy. Podczas moich sesji próbnych doświadczyłem, że oszczędza czas, automatyzując planowanie i organizację przestrzeni do pracy i sal konferencyjnych.
Zarządzanie aranżacją sal konferencyjnych, stanowisk pracy, obiektów firmowych i obszarów prezentacji jest uproszczone dzięki Skeddzie. Dzięki inteligentnemu planowaniu Skedda Twój automatyczny menedżer sali konferencyjnej oferuje następującą pomoc:
- Proste regulacje.
- Różne opcje dostosowywania.
- Możliwość dostosowania warunków widoczności.
- Uproszczone uprawnienia dostępu użytkowników.
- Przejrzysty przegląd obłożenia biurka w określone dni.
Cechy:
- Poprawia ogólne środowisko pracy od momentu zameldowania do wymeldowania.
- Umożliwia organizacjom automatyzację i optymalizację złożonych procedur rezerwacji.
- Daj swoim użytkownikom możliwość szybkiej samodzielnej rezerwacji z dowolnego urządzenia.
- Chwalony za konkurencyjną cenę, przyjazny dla użytkownika układ, przejrzystość użytkowania i wyjątkową obsługę klienta.
Zapewnia najlepsze możliwe zarządzanie salą konferencyjną, w tym płynną łączność Microsoft 365 i Google Workspace. Dzięki Skeddzie i narzędziu do robienia notatek AI jesteś gotowy na wydajne i skuteczne spotkania!
Skuteczny EMS
Znalezienie idealnego miejsca na spotkanie w miejscu pracy lub na terenie kampusu jest proste dzięki dobrze znanej usłudze rezerwacji sal konferencyjnych online Skuteczny EMS.
Cechy:
- Uzyskaj dostęp do ważnych informacji, takich jak wymiary pokoju i liczba miejsc, podczas dokonywania rezerwacji.
- Skorzystaj z elastyczności w zakresie blokowania obszarów, paneli wystawowych w salach konferencyjnych i opcji rezerwacji mobilnych w celu zarządzania pojemnością sal.
- Spraw, aby Twój kampus lub miejsce prowadzenia działalności było bezpieczniejsze i bardziej higieniczne, automatyzując planowanie procedur czyszczenia i odkażania.
- Zmniejsz koszty zarządzania i skróć czas spędzony na rezerwowaniu spotkań.
- Twórz formularze rezerwacji ze szczegółowymi wytycznymi w oparciu o atrybuty, takie jak rola lub staż pracy.
To oprogramowanie do rezerwacji pozwala szybko i łatwo planować miejsca spotkań, takie jak sale konferencyjne i sale konferencyjne.
Moją uwagę przykuły ciekawe funkcje, takie jak efektowne szyldy na biurkach, interaktywne układy pięter i narzędzia analityczne zwiększające produktywność, innowacyjność i ogólną energię Twojej organizacji.
Wysłannik
Innowacyjne rozwiązania oszczędzające miejsce firmy Wysłannik umożliwiają dostęp do większej liczby opcji przestrzeni roboczej dostosowanych do wymagań każdego członka zespołu. Wyobraź sobie, że tylko jedna lub dwie osoby regularnie rezerwują Twoje większe sale konferencyjne. Jeśli tak, rozważ przekształcenie tych przestrzeni w mniejsze przestrzenie konferencyjne lub dodanie modułów konferencyjnych w całej firmie, aby zwiększyć elastyczność przestrzeni roboczej.
Cechy:
- Zielone, żółte i czerwone oznaczenia pomagają w zlokalizowaniu dostępnych miejsc w każdym pomieszczeniu.
- Użyj Slack lub Teams, aby otrzymywać terminowe powiadomienia o zameldowaniu i przypomnienia o rezerwowaniu mniejszych przestrzeni lub wolnych pokoi.
- Otrzymuj natychmiastowe powiadomienia e-mailem, jeśli pokój stanie się niedostępny.
- Korzystając z funkcji lokalizacyjnych aplikacji mobilnej Envoy, zlokalizuj i zabezpiecz najbliższe dostępne zakwaterowanie.
- Chroń prywatne rozmowy, mając opcję ukrywania nazw spotkań.
Z mojego doświadczenia wynika, że Envoy przeprowadza burzę mózgów na temat nowych pomysłów na wykorzystanie Twojej przestrzeni, wspartą wnikliwą analizą. Wykorzystując te informacje, możesz zmaksymalizować wykorzystanie swojej przestrzeni i podejmować świadome decyzje, które pozwolą Ci zaoszczędzić pieniądze.
Rudzik
Rudzik wyróżnia się jako jedno z pierwszych rozwiązań, które przychodzą na myśl, gdy myślimy o oprogramowaniu do rezerwacji sal konferencyjnych. Korzystałem z systemu rezerwacji spotkań firmy Robin i przekonałem się, że można z łatwością rezerwować sale konferencyjne, biurka, stacje robocze i inne przestrzenie biurowe.
Maksymalizuje to wykorzystanie przestrzeni i zlokalizowanie potencjalnych miejsc do ulepszeń lub napraw sprzętu.
Cechy:
- Możesz od razu określić, które pokoje są często rezerwowane i cieszą się dużym zainteresowaniem.
- Rezerwacja sali konferencyjnej dokonana za pomocą Twojego kanału Slack zostanie automatycznie zaktualizowana w Twoim Kalendarzu Google.
- Robin oferuje również wnikliwe informacje na temat sposobu obsługi sal konferencyjnych i przestrzeni biurowych.
- Wszystko kręci się wokół ulepszania i optymalizacji zarządzania przestrzenią roboczą.
Łatwe połączenie Robina ze znanymi programami biurowymi, takimi jak Slack, Zoom i Kalendarz Google, to jedna z jego kluczowych zalet.
Lać jak z cebra
Podobnie jak wiele innych systemów rezerwacji sal konferencyjnych, Lać jak z cebra został stworzony, aby pomóc Ci w maksymalnym wykorzystaniu przestrzeni konferencyjnych. Dzięki łatwości rezerwacji w kilku obszarach roboczych mogłem z łatwością zarezerwować wymagane pokoje.
Cechy:
- Dzięki ich aplikacji mobilnej możesz dokonać rezerwacji bezpośrednio ze swojego telefonu, eliminując konieczność logowania się na stronie internetowej.
- W recepcji goście mogą dokonać zameldowania za pomocą tabletu i dopełnić wszelkich niezbędnych dokumentów.
- Oferuje również bezpieczny system zarządzania gośćmi.
- System natychmiast powiadomi Cię e-mailem, SMS-em lub Slackem, że goście weszli do lobby.
Na zewnątrz każdej sali konferencyjnej mogłem z łatwością umieścić wyświetlacze z tabletami, co umożliwiło dodawanie lub usuwanie spotkań osobistych. Wtyczki kalendarza Teem ułatwiają proces planowania, ułatwiając planowanie spotkań na platformach takich jak Outlook, Office 365 i Kalendarz Google.
Aplikacja do obsługi sali konferencyjnej
Nowoczesna technologia ułatwia planowanie i organizację spotkań biznesowych, upraszcza procesy biznesowe i maksymalizuje wykorzystanie powierzchni biurowej. Jako zaawansowana platforma do planowania i zarządzania salami konferencyjnymi, Aplikacja MeetingRoom wyróżnia się, jak wynika z mojego doświadczenia.
Cechy:
- Edytor Stylebook umożliwia znaczną personalizację i nieskończoną różnorodność środowisk aplikacji.
- Konfigurowanie tożsamości marki firmy jest proste i szybkie. Można skorzystać z trybu ciemnego lub dodać inne efekty wizualne.
- Spotkania można szybko planować na panelu dotykowym znajdującym się przy drzwiach sali konferencyjnej.
- Dzięki tej funkcjonalności użytkownicy mogą błyskawicznie wyświetlać wydarzenia biznesowe na smartfonie w sali konferencyjnej.
Jego dashboard i funkcja raportowania to narzędzie analityczne, które dostarcza informacji o najczęściej wykorzystywanych przestrzeniach spotkań i zachowaniach użytkowników.
KalendarzWiz
KalendarzWiz daje menedżerom możliwość zapraszania ludzi na wydarzenia i spotkania oraz daje im swobodę konfigurowania kilku opcji odpowiedzi, takich jak „zaakceptuj”, „może” lub „odrzuć”.
Pracownicy mogą ulepszyć swoje oprogramowanie do rezerwacji sal konferencyjnych, opracowując oznaczone kolorami kategorie organizacji wydarzeń, spotkań i zadań.
Cechy:
- Administratorzy mogą dostosować projekt platformy do kolorów, logo i praw dostępu swojej marki.
- Firmy mogą łączyć platformę z różnymi rozwiązaniami innych firm dzięki obsługiwanemu przez nią interfejsowi programowania aplikacji (API).
- W programie CalendarWiz dostępne są opcje subskrypcji miesięcznej i rocznej.
- Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do pomocnej obsługi klienta za pośrednictwem poczty elektronicznej, czatu na żywo, często zadawanych pytań i szczegółowej dokumentacji.
Członkowie zespołu i klienci mogą również sugerować wydarzenia, podając takie informacje, jak tytuł wydarzenia, kategoria oraz przewidywany dzień i godzina.
Przestrzeń aplikacji
Pracownicy mogą z łatwością potwierdzać rezerwacje sal konferencyjnych, rezerwacje biurek i przydział zasobów Przestrzeń aplikacji.
Cechy:
- Utwórz kod QR, aby zameldować się bez fizycznego kontaktu, zapewniając odwiedzającym i gościom dostęp do wyznaczonych przez nich przestrzeni.
- Aby znaleźć najlepsze miejsce do pracy dla swoich potrzeb, skorzystaj z inteligentnych stacji dokujących.
- Połącz urządzenia i czujniki IoT, aby zbudować hybrydowe miejsce pracy, w którym priorytetem będzie produktywność i bezpieczeństwo.
- Appspace obsługuje różne opcje sprzętu, takie jak podkładki na biurko, kioski interaktywne lub panele pokojowe.
To, co podobało mi się w platformie, to fakt, że możesz łatwo zarządzać tymi rezerwacjami za pośrednictwem intranetu, poczty e-mail, Microsoft Teams lub konkretnej aplikacji dla pracowników Appspace. Dzięki temu możesz elastycznie planować z kilkudniowym wyprzedzeniem, podczas podróży do biura lub gdy już tam jesteś.
NieSpot
Z NieSpotmożesz szybko określić najlepsze dni na zapraszanie osób na spotkania w salach konferencyjnych i dowiedzieć się więcej o tym, w jaki sposób sale konferencyjne są wykorzystywane, co pomoże Ci ocenić potrzeby przestrzenne Twojego zespołu.
Cechy:
- System rezerwacji stanowisk, harmonogramów pracy, analityki biurowej, narzędzi do zarządzania parkingami, nawigacji i interaktywnych map znajduje się w całym pakiecie.
- Szybka i łatwa rezerwacja sal konferencyjnych za pomocą kalendarza firmowego.
- UnSpot zapewnia natychmiastową informację w czasie rzeczywistym o wszystkich rezerwacjach i dostępnych pokojach.
- Przeszkolenie pracownika w zakresie korzystania z usługi zajmuje zaledwie 10 minut.
Twój zespół będzie miał dostęp do przyjaznego dla użytkownika oprogramowania, które uprości rezerwację sal konferencyjnych za pomocą komputera, aplikacji mobilnej lub wyświetlacza w sali konferencyjnej.
Condeco
Condeco zapewnia łatwą metodę łączenia ludzi, czy to fizycznie, elektronicznie, czy na raz. Upraszcza planowanie spotkań i łatwo integruje się ze znanymi aplikacjami, takimi jak Teams i Zoom.
Cechy:
- Uwzględniając poprawki i preferencje, spraw, aby rezerwacje sal konferencyjnych były bardziej wyjątkowe.
- Możesz szybko zarezerwować profesjonalne i nieformalne sale konferencyjne, które odpowiadają Twojemu stylowi pracy.
- Platforma automatycznie sprawdza dostępność pokoju w wybranym terminie.
- Szybko znajduj dostępne miejsca na spotkania, korzystając z kryteriów takich jak lokalizacja, pojemność lub udogodnienia.
Dzięki Condeco możesz szybko wybrać odpowiednią lokalizację i czas, sprawdzić dostępność wszystkich osób i dokonać rezerwacji w ciągu kilku sekund. Co ciekawe, mogłem obsługiwać różne platformy, takie jak Outlook, urządzenia mobilne, czy portal internetowy Condeco.
Przeczytaj także: Najlepsze rozwiązania do konferencji internetowych i natychmiastowego udostępniania!
Accruent
Efektywne wykorzystanie dostępnej przestrzeni jest niezbędne do prowadzenia przestrzeni coworkingowej. Z mojego doświadczenia wynika, że stosując można zagwarantować klientowi szczęście jednocześnie obniżając koszty operacyjne Accruentsystem rezerwacji sal konferencyjnych i spotkań.
Cechy:
- Łączy program w celu usprawnienia zarządzania obiektem i podejmowania świadomych wyborów w zakresie konserwacji.
- Wykorzystaj centralnie zlokalizowany system rezerwacji pokoi, aby usprawnić planowanie zajęć.
- Możesz uprościć administrację wydarzeniami, oferując kompleksowe rozwiązanie do zadań takich jak fakturowanie.
- Włączając gotowe do użycia rozwiązania do wideokonferencji, możesz łączyć zdalny personel.
Znajdź i zarezerwuj idealne miejsce do pracy na spotkania lub obowiązki na terenie kampusu lub w budynku biurowym. Procedura rezerwacji oferowana przez system Accruent jest prosta, elastyczna i bezpieczna oraz bez trudu łączy się z bieżącymi przepływami pracy.
Kadence
Na Kadencepraca powinna cię wzmacniać, a nie ograniczać, pozwalając ludziom osiągać sukcesy we wszystkim, czego się podejmują. To oprogramowanie do rezerwacji sal konferencyjnych tworzy system operacyjny dla przyszłości pracy, wzbogacając koordynację ludzi, czasu i przestrzeni, aby wspierać zespoły w poczuciu zaufania i mocy do podejmowania najlepszych decyzji.
Cechy:
- Możesz łatwo zarezerwować odpowiednie miejsca spotkań na zaimprowizowane spotkania, gdziekolwiek jesteś.
- Zaproś gości, szybko wybierając odpowiednie udogodnienia.
- Wykorzystaj powiadomienia i przypomnienia o zameldowaniu, aby zwiększyć dostępność pokoi.
- Za pomocą kilku kliknięć możesz szybko zarezerwować sale konferencyjne bezpośrednio ze swojego kalendarza i zaprosić współpracowników.
- Uzyskaj jasny obraz tego, kto jest w biurze lub poza nim, dzięki dokładnym informacjom o rezerwacji.
Dzięki powierzchownemu protokołowi wynajmu miejsc i śledzenia, kiedy współpracownicy korzystają z przestrzeni, Kadence jest narzędziem bardzo przyjaznym dla użytkownika.
Funkcje, których należy szukać w oprogramowaniu do planowania pomieszczeń
Jeśli szukasz oprogramowania do planowania pomieszczeń, upewnij się, że zawiera ono następujące funkcje:
- Wbudowane możliwości raportowania: Upewnij się, że oprogramowanie do planowania spotkań powinno posiadać możliwość generowania standardowych raportów w różnych formatach.
- Integracja z narzędziami innych firm: Oprogramowanie powinno być w stanie śledzić sale konferencyjne i wykorzystanie różnych zasobów, aby zmniejszyć ponoszone koszty.
- Synchronizacja w czasie rzeczywistym: Oprogramowanie do rezerwacji sal konferencyjnych powinno posiadać scentralizowaną bazę danych, która powinna być aktualizowana w czasie rzeczywistym, aby zapewnić najnowsze dane użytkownika, aby zapobiec konfliktom w harmonogramie.
- Skalowalność: Oprogramowanie powinno być skalowalne, aby zaspokoić potrzeby organizacji związane z obsługą wielu lokalizacji i rezerwacji w różnych strefach czasowych.
- Scentralizowany pulpit nawigacyjny: Scentralizowany kalendarz i pulpit nawigacyjny do sprawdzania dostępności sal konferencyjnych oraz wizualizacji planów pięter i przestrzeni pomieszczeń.
- Alerty i powiadomienia e-mailowe: oprogramowanie do planowania sal, które zamierzasz wybrać, powinno być w stanie automatycznie powiadamiać zainteresowane strony o statusie ich wniosków, fakturach i innych powiązanych komunikatach.
Poza tym funkcje zmienią się ze względu na Twoje wymagania, ponieważ w końcu to oprogramowanie ma pomóc Ci wykonać pracę szybciej i przy mniejszym stresie. Ponieważ spotkania są nieuniknione, możesz wypróbować te, które odpowiadają Twoim preferencjom i ostatecznie zawęzić zwycięskie kombinacje.
Wniosek
Nadążanie za najnowszymi osiągnięciami technologicznymi i zarządzanie biurem wymaga utrzymywania efektywnej przestrzeni do pracy. W tym artykule wyróżniono najlepsze narzędzia do rezerwacji sal konferencyjnych, które uznałem za przydatne w poprawianiu jakości spotkań.
Ostatecznie technologie te pozwalają organizacjom zaoszczędzić czas i pieniądze, zapewniając praktyczne rozwiązania w zakresie zarządzania zasobami. Narzędzia te pozwalają firmom mieć pewność, że każde spotkanie będzie produktywne i dobrze zorganizowane.
Następnie wypróbuj te szablony protokołów spotkań, aby zapewnić bezproblemowe planowanie i doskonałą realizację.