Każdego dnia konfrontacja z ludźmi i pośpiech, by dotrzymać ustalonych terminów, mogą być wyczerpujące.
Prowadzenie własnej firmy to zadanie pełne niepewności, z jej wzlotami i upadkami. Bez skutecznego zarządzania zadaniami, utrzymanie kontroli nad terminami staje się wyzwaniem. To właśnie dlatego tylko nieliczne przedsiębiorstwa osiągają sukces. Przeciążenie pracą i natłok codziennych obowiązków często prowadzą do utraty kontroli nad harmonogramami i przydzielonymi zadaniami.
Wyobraźmy sobie projekt o szerokim zakresie, realizowany przez duży zespół. Z perspektywy menedżera, jasne jest, że osiągnięcie pożądanych rezultatów wymagać będzie znacznego wysiłku.
Najlepszym rozwiązaniem w tej sytuacji jest zastosowanie narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami, które umożliwiają efektywne kierowanie pracami i projektami. Te cyfrowe narzędzia pozwalają nam zarządzać wszystkimi aspektami projektów w przestrzeni online. Dzięki nim możemy przeanalizować przepływ pracy w organizacji, monitorować tempo pracy i godziny przepracowane przez zespół. Pomagają one również w utrzymaniu odpowiedniego tempa, dostosowanego do wymogów konkretnego zadania.
Zanim jednak przejdziemy dalej, warto zrozumieć problemy, z jakimi boryka się kierownik projektu, który nie korzysta z narzędzi do zarządzania projektami.
Problemy wynikające z braku narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami
- Nieprecyzyjne oczekiwania – Oczekiwania dotyczące projektu są niejasne zarówno dla klienta, jak i menedżerów. Brakuje zdefiniowanego sposobu działania od początku do końca. Rozmyte cele często prowadzą do niepowodzeń projektów.
- Nieefektywna komunikacja – Niedostateczna komunikacja między członkami zespołu, kierownikiem projektu, a klientem może prowadzić do niepożądanych rezultatów i zagrozić ukończeniu zadania.
- Konflikty w zespole – W pracy zdarzają się sytuacje, gdy osoby o różnych osobowościach i umiejętnościach muszą współpracować. Konflikty obniżają produktywność i negatywnie wpływają na zdolność zespołu do rozwiązywania problemów.
- Niedotrzymane terminy – Opóźnienia w realizacji zadań spowodowane przez niekompetencję członków zespołu, menedżerów, lub słabą komunikację prowadzą do utraty klientów.
- Niejasny podział obowiązków – Nieprecyzyjny podział ról tworzy niezdrowe środowisko pracy, pełne stresu, niejasności i frustracji.
Te problemy można jednak wyeliminować, stosując narzędzia do zarządzania zadaniami i projektami. Zauważalna będzie również znacząca poprawa wydajności i produktywności pracowników. Narzędzia te mogą być skuteczne w następujący sposób:
- Umożliwiają pracownikom efektywną pracę, co zwiększa szanse na sukces.
- Pozwalają zarządzać obciążeniem pracą, ustalając, przydzielając i realizując priorytety.
- Ułatwiają zarządzanie kosztami projektu, budżetem, a także umożliwiają zdalne spotkania z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.
- Ułatwiają szybką i efektywną integrację nowych członków zespołu.
- Upraszczają planowanie i organizację zadań.
- Eliminują ręczne zaangażowanie, ponieważ większość procesów jest zautomatyzowana.
Korzyści płynące z narzędzi do zarządzania projektami
Są one przydatne niezależnie od rozmiaru firmy i stanowią niezbędne wyposażenie każdej organizacji. Oto niektóre z kluczowych zalet narzędzi do zarządzania projektami:
- Poprawiają koordynację i współpracę między członkami zespołu.
- Pomagają w przestrzeganiu harmonogramu, zapewniając terminową realizację zadań.
- Umożliwiają członkom zespołu śledzenie aktualnych postępów.
- Ułatwiają szybkie i proste udostępnianie dokumentów, co zwiększa przejrzystość.
- Poprawiają komunikację, co prowadzi do wzrostu produktywności i lepszego zarządzania czasem.
Dzięki temu, że narzędzia do zarządzania projektami pozwalają na ustalanie priorytetów i zarządzanie zadaniami z jednego miejsca, większość pracy jest wykonywana automatycznie. Pozwala to zaoszczędzić czas i energię. Inwestycja w odpowiednie narzędzie przynosi znaczący zwrot.
W przypadku niektórych narzędzi zwrot z inwestycji może sięgać nawet 150% lub więcej. Są one również bardzo przyjazne dla budżetu i efektywne kosztowo, co pomaga w utrzymaniu wydatków w ramach określonego limitu. Co więcej, zwiększają produktywność, generując efektywne przepływy pracy i umożliwiając terminową realizację celów.
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi, zwłaszcza dla tych, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę w świecie biznesu i chcą je wypróbować. Aby uniknąć dezorientacji, przedstawiamy niektóre z najlepszych, oferujące bezpłatny dostęp z ograniczonymi funkcjami.
nTask
nTask to oprogramowanie do zarządzania projektami, które umożliwia zespołom i członkom zaangażowanie, analizę, planowanie i efektywne zarządzanie codziennymi zadaniami. Pomaga użytkownikom dostosować się do harmonogramu projektu, alokacji zasobów, zarządzania i terminów poprzez tworzenie listy rzeczy do zrobienia. Dzięki temu nie musisz martwić się, że przegapisz ważne zadanie.
Zarządzanie pracą i jednoczesne skupienie się na zadaniach staje się łatwiejsze dzięki ustalaniu priorytetów, zapewniając, że wszyscy postępują w tym samym tempie. Możesz również śledzić postępy, dodając zadania i planując terminy, tworząc wykresy Gantta.
Możesz również śledzić czas poświęcony na zadania przez każdego członka zespołu, korzystając z funkcji śledzenia czasu nTask. Jeśli napotkasz problem z narzędziem, nTask ułatwi Ci jego rozwiązanie.
Największą zaletą tego narzędzia jest jego ciągły rozwój. Stale dodawane są nowe funkcje, które wspierają rozwój Twojej firmy.
ClickUp
ClickUp to doskonałe narzędzie oparte na tablicach Kanban, które rewolucjonizuje sposób, w jaki pracujesz. Skupia wszystkie narzędzia w jednym miejscu. Elastyczność oprogramowania wynika z unikalnego systemu rankingów.
Dzięki funkcji podglądu wszystkich elementów z lotu ptaka łatwo jest znaleźć to, czego szukasz. Pozwala to zaoszczędzić czas, generując maksymalną automatyzację zadań i dostosowywanie. Umożliwia to bezproblemową współpracę i udostępnianie dokumentów członkom zespołu.
Dzięki powtarzającym się listom kontrolnym nigdy nie przegapisz żadnego zadania. Możesz również szybko przeglądać zaplanowane badania przed ich rozpoczęciem. Zespół techniczny ClickUp jest godny pochwały za bezpieczeństwo i prywatność użytkowników. Narzędzie oferuje bezpłatne szkolenia i całodobową pomoc techniczną dla wszystkich użytkowników. Nawet początkujący z łatwością poradzą sobie z tym narzędziem.
ClickUp odnotował najmniejszą liczbę przestojów w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Jest bezpłatny do użytku osobistego i umożliwia pracę z nieograniczoną liczbą członków i zadań.
Trello
Trello to popularna aplikacja oparta na systemie Kanban, wykorzystywana jako oprogramowanie do zarządzania projektami i zadaniami. Może również służyć do tworzenia listy rzeczy do zrobienia.
Trello oferuje szereg funkcji, które zapewniają dodatkowe wsparcie członkom zespołu, umożliwiając im terminową realizację zadań. Zadania można zarządzać, śledzić i wykonywać z pomocą członków zespołu poprzez otwieranie kart. Dostępna jest również integracja z aplikacjami, na których każdy woli pracować.
Narzędzie przydaje się podczas planowania wydarzeń i zarządzania pracami w terenie. Widok mapy Trello zapewnia, że zespół nie straci z oczu żadnych danych, dzięki wyświetlaniu informacji o lokalizacji.
Plan jest darmowy dla początkujących firm i zespołów, które chcą uporządkować swoje procesy pracy. Oferuje bezpłatne usługi każdemu, kto chce zarządzać swoją działalnością.
MeisterTask
MeisterTask swoją strukturę opiera na kilku kluczowych elementach – projektach, zadaniach i panelu kontrolnym. Plan jest darmowy dla jednej osoby, która dopiero zaczyna swoją przygodę.
Jego działanie można zrozumieć, zapoznając się z samouczkami i przewodnikami. Kopia zapasowa danych użytkownika jest tworzona regularnie, a przesyłane dane wszystkich kont są szyfrowane. Dzięki tablicom Kanban możesz korzystać z narzędzia w sposób, który odpowiada Twoim potrzebom.
Możesz ograniczyć liczbę zadań do wykonania każdego dnia. Korzystaj z wielu list kontrolnych dla wielu zadań, jednocześnie śledząc postępy. Dodawanie załączników jest bardzo proste. Obrazy i pliki o rozmiarze do 200 MB można dołączać bezpośrednio do zadań.
Jest to kompleksowa aplikacja dla początkujących i właścicieli firm, oszczędzająca czas i zasoby. Oferuje bezpłatne usługi w zakresie zarządzania podstawowymi zadaniami dla pojedynczych użytkowników.
Notion
Notion, zgodnie ze słownikiem, oznacza ideę. To pomysł na prowadzenie całej firmy lub biznesu w jednym narzędziu.
Zespół techniczny oferuje indywidualne rozwiązania, dostosowane do potrzeb biznesowych i osobistych. Aplikacja jest przeznaczona dla zespołów inżynierskich, projektowych i produktowych, bez ograniczeń dotyczących poszczególnych grup.
Możesz robić więcej niż tylko notatki. Efektywnie organizuj zadania, korzystając z prostego i przejrzystego interfejsu. Zwiększa możliwości współpracy osób obsługujących małe, średnie i duże przedsiębiorstwa.
Umożliwia członkom zespołu swobodną rozmowę na temat zadań. Narzędzie jest stale udoskonalane poprzez wprowadzanie regularnych, przyjaznych dla użytkownika aktualizacji. Jest bezpłatne do użytku studenckiego i osobistego.
Monday
Monday to oprogramowanie, któremu zaufały miliony klientów na całym świecie. Jego struktura oparta jest na chmurze. Inwestycja w to narzędzie przyniesie zwrot z inwestycji powyżej 250% dzięki jego unikalnym cechom.
Możesz śledzić postępy zespołów, klikając przycisk statusu. Zautomatyzowanie żmudnych zadań pozwala w pełni skupić się na wykonywanej pracy i zwiększyć produktywność. Podłączenie innych potrzebnych narzędzi to kwestia kilku kliknięć. Narzędzie pomaga podejmować szybkie i precyzyjne decyzje oparte na danych.
Narzędzie działa zgodnie z podejściem do zarządzania potokami, umożliwiając kierownikowi projektu sprawdzenie stanu wszystkich zadań w jednym oknie. Eliminuje powtarzające się zadania, a w przypadku problemów niezawodna pomoc na czacie jest dostępna 24 godziny na dobę.
Todoist
Todoist to jedno z najbardziej zaawansowanych narzędzi dostępnych obecnie na rynku. Ciągłe dodawanie nowych funkcji sprawia, że narzędzie jest użyteczne.
Dzięki funkcji inteligentnego planowania możesz odkładać lub przesuwać zadania w zależności od potrzeb. Możesz utworzyć niestandardowy widok zadań dla swojego przepływu pracy, wyświetlając je w formie kart w stylu Kanban. Oś czasu pomoże Ci dotrzymać terminów i śledzić codzienne postępy.
Notuj nowe spostrzeżenia i postępy w projekcie w dowolnym miejscu i czasie, integrując Todoist z aplikacjami, których używasz do wykonywania innych zadań, takimi jak Alexa, IFTTT i inne.
Jest dostępne na wszystkich urządzeniach, a plan jest darmowy dla początkujących w przypadku pierwszych pięciu projektów. Pozwala to początkującym zrozumieć, jak ważne jest organizowanie zadań i zarządzanie nimi.
Any.do
Z Any.do przeglądanie i planowanie zadań jest proste. Jest to internetowe narzędzie do zarządzania zadaniami, dostępne na Androida i macOS.
Użytkownicy mogą wykorzystywać to narzędzie do zarządzania celami osobistymi i zespołowymi. Prosta konstrukcja interfejsu użytkownika sprawia, że jest to preferowany wybór dla początkujących i startupów. Możliwe jest rozdzielenie projektów i zadań na podzadania, a przepływ pracy można podzielić między członków zespołu zgodnie z ich umiejętnościami.
Any.do oferuje możliwość integracji z innymi kalendarzami, takimi jak Google, aby skutecznie dotrzymywać terminów. Możesz wprowadzać zadania ustnie, korzystając z funkcji rozpoznawania głosu.
Możesz nawet dodać do zakładek istotne punkty ze spotkań, aby móc do nich później wrócić. Dobrym pomysłem jest zakup planu premium po oswojeniu się z narzędziem.
OpenProject
OpenProject to szybkie i bezpieczne oprogramowanie do zarządzania projektami o otwartym kodzie źródłowym, służące do obsługi różnych projektów i spotkań zespołów. Wspiera projekt na każdym etapie jego cyklu życia.
Obowiązki są rozdzielone między członków zespołu, aby praca przebiegała sprawnie. Możesz subskrybować działania, które Cię interesują, i otrzymywać regularne powiadomienia na ich temat.
Możesz działać jako obserwator i codziennie sprawdzać postępy prac. Opcja filtrowania jest bardzo przydatna do szybkiego znalezienia poszukiwanych informacji. Za pomocą OpenProject możesz udostępnić swój plan pracy ważnym interesariuszom.
Narzędzie posiada solidne API, które ułatwia integrację z innymi narzędziami. Działa na wszystkich urządzeniach niezależnie od wielkości ekranu.
Możesz skorzystać z ich oferty w chmurze lub wypróbować Hosting Kamatera aby uruchomić OpenProject jednym kliknięciem.
Asana
Asana to narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami, które zapewnia najłatwiejszy sposób zarządzania i planowania zadań, poprzez ustawianie wykresów Gantta. Model danych, oparty na wykresach roboczych, zapewnia wysoką produktywność zespołu przez cały czas trwania przedsięwzięcia.
Rozwiązywanie problemów napotkanych podczas wykonywania zadań jest szybkie, ponieważ zespół wsparcia na czacie jest dostępny przez 24 godziny na dobę. Narzędzie pozwala na przeniesienie Twoich pomysłów do świata rzeczywistego, dostosowując się do Twoich potrzeb i wymagań. Masz pełną kontrolę nad spotkaniami zespołu i możesz upewnić się, że każdy otrzymuje prawidłowe informacje dotyczące zadań.
Ponieważ jest dostępne na wszystkich urządzeniach, możesz używać go również na Androidzie i iOS, aby zintegrować z innymi aplikacjami zgodnie z potrzebami przepływu pracy. Długa lista funkcji pozwala użytkownikom korzystać z tej platformy bez wahania. Podstawowy plan jest bezpłatny dla osób i zespołów, które dopiero rozpoczynają swoją działalność.
Podsumowanie
Duża zależność od smartfonów, laptopów i innych technologii usprawniających pracę sprawiła, że jest ona szybsza. Narzędzia te pomagają w zwiększeniu efektywności zarządzania zadaniami i projektami. Jednak pochopny wybór jakiegokolwiek narzędzia, które odpowiada Twoim wymaganiom, zaszkodzi tylko Twojej firmie. Równie ważne jest wybranie odpowiedniego narzędzia. Ostatecznie zmniejsza to wysiłek fizyczny i pomaga zaoszczędzić czas, energię i niezbędne zasoby.
Te narzędzia do zarządzania projektami są furtką dla początkujących i wytchnieniem od gorączkowych zadań dla doświadczonych profesjonalistów.