10 programów do obsługi rachunków, które nigdy nie przegapią płatności w 2022 r.

Oprogramowanie do zarządzania należnościami – klucz do efektywnej kontroli finansów

Programy do zarządzania należnościami usprawniają proces ewidencjonowania wszystkich płatności oczekujących na realizację. Znacząco redukują one nakład pracy związany z obsługą dokumentów, umożliwiając skupienie się na kluczowych aspektach działalności firmy.

Czy zdarzyło Ci się kiedyś przeoczyć termin zapłaty? Zapewne nie raz.

Nierzadko zdarza się, że małe i średnie przedsiębiorstwa nie dotrzymują istotnych terminów płatności lub otrzymują je od klientów z opóźnieniem. Takie sytuacje mogą prowadzić do strat finansowych, a nawet nałożenia kar za nieterminowe regulowanie zobowiązań.

W terminologii księgowej, tego rodzaju zobowiązania określa się mianem należności (AR – Accounts Receivable). Najprościej mówiąc, to suma pieniędzy, którą klienci są winni firmie za zakupione towary lub usługi. Są to środki, które jeszcze nie wpłynęły na konto, ale powinny zostać uregulowane w najbliższym czasie.

Korzyści z wdrożenia oprogramowania do zarządzania należnościami

Należności powstają, gdy firma przyznaje klientom kredyt kupiecki. Przykładowo, jeśli klient zamawia 1000 sztuk produktu po 100 złotych za sztukę, całkowita wartość zamówienia wynosi 100 000 złotych. Jeżeli płatność nie zostanie dokonana w ustalonym terminie (który może wynosić od kilku dni do kilku miesięcy), klient zobowiązany jest uiścić dodatkową opłatę za zwłokę.

Aby uniknąć tego typu problemów, warto zainwestować w oprogramowanie do zarządzania należnościami.

Oprogramowanie AR zapewnia cyfrową ewidencję, eliminując ryzyko przeoczenia terminów płatności. Nie ma już konieczności ręcznego śledzenia każdej płatności, ponieważ system automatycznie wykonuje wszystkie niezbędne czynności. Ręczne wprowadzanie danych jest czasochłonne, a zgromadzone w ten sposób informacje podatne na zagubienie. W przypadku utraty fizycznych dokumentów, wszystkie zapisy mogą przepaść w jednej chwili.

Systemy do zarządzania należnościami ułatwiają również kontrolę nad przepływami pieniężnymi. Oprogramowanie automatycznie przypomina o zbliżających się terminach płatności. Jest to nieocenione narzędzie dla firm, które chcą uniknąć opóźnień w płatnościach i utrzymać płynność finansową.

Funkcjonalności oprogramowania do zarządzania należnościami

Oto niektóre z najważniejszych funkcji, jakie oferują programy do zarządzania należnościami:

• Priorytetyzacja: Programy pomagają efektywnie ustalać priorytety płatności i przypominają o nich, prowadząc jednocześnie rejestr wszystkich należnych środków.
• Automatyzacja: Oprogramowanie automatycznie generuje przypomnienia o fakturach, ułatwiając klientom proces płatności. Minimalizuje również ryzyko wystąpienia błędów ludzkich.
• Wzrost efektywności operacyjnej: Generowanie faktur może być skomplikowanym i czasochłonnym zadaniem, zwłaszcza dla firm o niewielkiej liczbie pracowników. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania należnościami, faktury generowane są automatycznie i mogą być natychmiast przesyłane do klientów, eliminując konieczność ręcznego ich zatwierdzania.
• Poprawa retencji pracowników: W miarę rozwoju firmy zwiększa się również obciążenie pracą. Automatyzacja procesów pozwala zminimalizować liczbę pracowników niezbędnych do obsługi administracyjnej, co przekłada się na lepsze warunki pracy i zadowolenie personelu.
• Płatności cyfrowe: Dzięki oprogramowaniu do zarządzania należnościami, nie ma potrzeby manualnej obsługi czeków czy wystawiania potwierdzeń płatności. Klienci mogą dokonywać płatności online, co znacznie ułatwia ten proces.
• Terminowość płatności: Dzięki powyższym funkcjom – płatnościom cyfrowym i automatyzacji – w większości przypadków (około 80%) firma otrzymuje należne środki przed terminem lub w jego dniu. Opóźnienia mogą wystąpić jedynie w przypadku problemów technicznych po stronie firmy lub klienta.

Przyjrzyjmy się teraz bliżej kilku programom do zarządzania należnościami, które pomogą Ci sprawnie zarządzać płatnościami.

Bill.com

Bill.com oferuje swoim klientom proste rozwiązania do zarządzania finansami firmy. Pomaga w sprawnym monitorowaniu i usprawnianiu przepływów pieniężnych. To oprogramowanie przypomni Ci o nadchodzących płatnościach, oszczędzając Twój czas i wysiłek.

Oprogramowanie umożliwia szybkie regulowanie płatności krajowych i międzynarodowych. Wszystkie istotne dokumenty biznesowe, takie jak faktury i umowy, mogą być bezpiecznie przechowywane w chmurze, z dostępem tylko dla upoważnionych użytkowników. System przeprowadza regularne audyty, aby wykryć nietypowe lub nieautoryzowane działania.

Bill.com pozwala na tworzenie profesjonalnych, spersonalizowanych faktur oraz łatwe śledzenie oczekujących płatności. Możesz monitorować status faktur i płatności, szybko uzyskując potrzebne informacje o należnościach. Oprogramowanie oferuje integrację z innymi narzędziami finansowymi, co dodatkowo ogranicza potrzebę ręcznej pracy.

QuickBooks

QuickBooks pomaga w utrzymaniu porządku w księgowości firmy dzięki funkcjonalności chmurowej, dostępnej zarówno z komputera, jak i urządzeń mobilnych. Użytkownicy mogą zdalnie zarządzać oprogramowaniem z dowolnego miejsca. Program jest intuicyjny i łatwy w obsłudze, a także dobrze integruje się z innymi aplikacjami, ułatwiając wymianę danych między pracownikami.

Program umożliwia łatwe tworzenie spersonalizowanych faktur, rachunków i wycen, które mogą być wysyłane od razu lub w zaplanowanym terminie. Dzięki funkcji integracji z bankami, przepływy pieniężne są automatycznie aktualizowane.

System pozwala na bieżąco monitorować postępy firmy, generując okresowe raporty księgowe. Możesz śledzić należności w odniesieniu do stawek godzinowych klienta i dodawać je do faktury. Zespół wsparcia technicznego jest zawsze dostępny, aby odpowiedzieć na pytania związane z obsługą oprogramowania.

Melio

Melio to proste oprogramowanie do płatności online, które może być z powodzeniem używane zarówno przez księgowych, jak i klientów. Jest to jedna z wiodących platform płatniczych B2B. Melio zostało stworzone, aby pomóc małym firmom konkurować z większymi graczami na rynku.

Dzięki łatwej synchronizacji z innymi aplikacjami możesz kontynuować swoją działalność bez większych zakłóceń. Melio pozwala realizować wiele płatności z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, nawet za granicą.

Melio zapewnia przejrzystość w kwestii należności zarówno dla firmy, jak i dla klienta.

Możesz określić liczbę klientów, z którymi każdy zespół może pracować w tym samym czasie. Melio oszczędza czas i zasoby zarówno po stronie klienta, jak i pracownika. Jeśli konto bankowe Twojej firmy jest niedostępne, możesz dokonać płatności kartą kredytową.

Sage Intacct

Sage Intacct to jeden z najlepszych programów księgowych, który jest szczególnie przydatny dla jednoosobowych działalności gospodarczych i małych firm. System automatycznie rejestruje wszystkie faktury i płatności. Jest łatwy w obsłudze nawet dla osób bez wykształcenia księgowego.

Sage pomaga efektywnie zarządzać podatkami, dostarczając szczegółowych informacji na temat wpływów i wypływów środków pieniężnych. Dzięki funkcji „przeciągnij i upuść” możesz szybko wczytywać pliki do oprogramowania, usprawniając proces księgowania.

Po dokonaniu transakcji system samoczynnie ją zweryfikuje. Dzięki Sage możesz zarządzać kontami na całym świecie za pomocą jednego kliknięcia. Program realizuje również inne ważne zadania dla firm, zachowując przy tym wysokie standardy bezpieczeństwa.

Plooto

Plooto ma za zadanie zapewnić Twojej firmie stabilność finansową. Choć program jest uniwersalny, Plooto jest szczególnie przydatny dla małych i średnich przedsiębiorstw, oferując im solidną platformę do zarządzania finansami i przepływem pracy.

Plooto wyróżnia się łatwością integracji z kontem bankowym, co pomaga zoptymalizować przepływ pracy.

Niektóre funkcje, takie jak możliwość dostosowania obiegu akceptacji i umowy PAD (Pre-Authorized Debit), pozwalają zaoszczędzić czas, umożliwiając automatyczne pobieranie środków od dłużnika w momencie zbliżania się terminu płatności.

Oprogramowanie skupia się również na zobowiązaniach, czyli kwotach, które firma jest winna swoim wierzycielom. Dodatkowo, konsolidacja wszystkich opcji płatności w ramach jednego systemu jest niezwykle wygodna.

SoftLedger

SoftLedger to oprogramowanie księgowe w chmurze, które pomaga zarządzać i śledzić wiele operacji finansowych. Możesz monitorować zamówienia sprzedaży oraz związane z nimi koszty. Program prezentuje statystyki w czasie rzeczywistym i eliminuje potrzebę wykonywania manualnych procedur.

System jest intuicyjny, a zespół może nim efektywnie zarządzać, co przekłada się na wzrost wydajności. Oprogramowanie automatycznie wysyła faktury do klientów w odpowiednim czasie.

Dostarczając niezbędne informacje w dowolnym momencie, system pomaga podejmować właściwe decyzje, korzystne dla rozwoju firmy. SoftLedger umożliwia również szybką integrację z innymi platformami i daje różne opcje personalizacji.

Jest to popularne oprogramowanie w branży kryptowalut, które umożliwia ewidencjonowanie wydatków poniesionych przy użyciu kryptowalut. Program można w pełni dostosować do własnych potrzeb dzięki API.

Invoiced

Invoiced wyróżnia się na tle konkurencji łatwością obsługi. Program przetworzył należności o łącznej wartości ponad 40 miliardów dolarów. Invoiced, jako oprogramowanie działające w chmurze, automatycznie zarządza swoimi serwerami.

System umożliwia personalizację płatności w zależności od potrzeb każdego klienta. Dzięki Invoiced będziesz wyglądał profesjonalnie w oczach swoich klientów, mając wszystkie istotne dane zawsze pod ręką.

Użytkownicy mogą dostosować program do swoich indywidualnych wymagań, co ułatwia otrzymywanie zapłaty za dostarczone towary i usługi. Invoiced ma tysiące klientów w ponad 90 krajach i oferuje zróżnicowane plany, które pomogą firmie rozwijać przychody.

Centime

Centime wspomaga holistyczny rozwój firmy w różnych obszarach. Kontrola nad finansami jest kluczowa dla przetrwania i podejmowania istotnych decyzji. Dzięki Centime, podejmowanie racjonalnych decyzji finansowych staje się realne.

Z Centime szybko zwizualizujesz, czy należności mają wpływ na przepływ pieniężny. Program pozwala również przewidzieć, czy płatność od klienta zostanie dokonana terminowo, co ułatwia zarządzanie wydatkami. Będziesz mógł zobaczyć wpływ opóźnionych płatności na działalność firmy.

Wykorzystując uczenie maszynowe, możesz dostosować wysyłkę faktur i przypomnień do poszczególnych klientów, w zależności od charakteru relacji. Centime pozwala na zarządzanie wszystkimi klientami, jest łatwy w obsłudze i pozwala zaoszczędzić setki godzin pracy, eliminując manualną obsługę księgową.

Chaser

Chaser pomaga firmom szybciej otrzymywać zapłatę. Aby rozpocząć, wystarczy zsynchronizować inne platformy finansowe z Chaser. Synchronizacja automatycznie przeniesie wszystkie faktury i dane klientów do systemu.

Jedną z wyróżniających cech Chaser jest możliwość dodania opcji płatności bezpośrednio na fakturze. Dzięki temu klienci nie muszą korzystać z innych platform, aby uregulować swoje zobowiązania.

Program eliminuje również potrzebę ręcznego wpisywania e-maili z przypomnieniami o płatnościach. Możesz wysyłać spersonalizowane wiadomości, które wyglądają jak pisane ręcznie. Śledzenie ważnych działań finansowych oraz terminowe otrzymywanie alertów i powiadomień przyczynia się do zwiększenia efektywności zespołu.

Dzięki funkcji kontroli kredytowej, Chaser pomaga także w zarządzaniu kredytami. Integracja z innymi platformami jeszcze bardziej usprawnia pracę.

BlueSnap

BlueSnap to kompleksowa aplikacja do obsługi płatności. Akceptuje płatności na całym świecie. Posiada zaawansowany system bilingowy, który automatycznie tworzy faktury dla klientów z całego świata. Dzięki integracji z wieloma platformami, takimi jak Visa i Mastercard, możesz spodziewać się płynnego procesu płatności.

Globalny zasięg BlueSnap pozwala rozszerzyć działalność firmy i sprzedawać produkty na całym świecie. Oprogramowanie oferuje także spersonalizowane zabezpieczenia przed oszustwami. Możesz sam ustawić parametry ochrony.

Klienci mogą sprawnie dokonywać płatności, korzystając z linku umieszczonego na fakturze, co eliminuje potrzebę korzystania z dodatkowych platform. BlueSnap obsługuje płatności z wielu źródeł, takich jak sprzedaż, subskrypcje i marketing. Oprogramowanie oferuje również rozwiązania dla firm, które poszukują opcji płatności typu „white label”.

Podsumowanie

Nadal 55% faktur jest obsługiwanych ręcznie, a firmy wciąż polegają na gotówce, czekach i manualnych potwierdzeniach płatności za dostarczone towary i usługi. Wdrożenie oprogramowania do zarządzania należnościami pozwoli firmom zredukować czas poświęcany na manualną obsługę płatności, oszczędzając w ten sposób czas i zasoby. Wszystko to może się zmienić, jeśli przedsiębiorstwa zaczną korzystać z tego rodzaju programów.

Posiadanie cyfrowego rejestru wszystkich płatności może zaoszczędzić czas i nerwy w sezonie podatkowym, a zaoszczędzony czas można wykorzystać na rozwijanie działalności. Zsynchronizuj swoje platformy księgowe z oprogramowaniem AR i pozbądź się papierowych dokumentów z biurka. Oprogramowanie do zarządzania należnościami to przyszłość dla firm, które chcą się rozwijać.