Systemy do obsługi gości (VMS) zyskują na popularności, ponieważ przedsiębiorstwa dążą do ulepszenia swoich procedur w odpowiedzi na rosnące zagrożenia związane z bezpieczeństwem, ochroną zdrowia i zgodnością z regulacjami.
Zgodnie z analizą rynkową, globalny rynek systemów zarządzania gośćmi ma osiągnąć wartość 2,3 miliarda dolarów do roku 2026, w porównaniu do 1,1 miliarda dolarów w 2021 roku.
Ten wzrost jest napędzany przez szereg czynników, takich jak podniesiona świadomość bezpieczeństwa, potrzeba redukcji papierowej dokumentacji oraz wymogi prawne. Szczególnie widoczne stało się to po pandemii COVID-19, która wywołała istotne zmiany w dotychczasowym funkcjonowaniu wielu sektorów gospodarki.
Rozwój technologii i systemów bezpieczeństwa nastąpił w odpowiedzi na nowe realia, w tym pracę zdalną i wymogi świata po pandemii.
Systemy VMS pozwalają organizacjom na płynne dostosowanie się do zmieniających się warunków, przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiej jakości usług, produktów i pozytywnych doświadczeń dla gości.
Przyjrzyjmy się bliżej temu oprogramowaniu i zobaczmy, jak może ono wspomóc Twoją działalność.
Czym jest zarządzanie gośćmi?
Zarządzanie gośćmi to proces monitorowania i kontrolowania osób wchodzących i wychodzących z terenu organizacji. Niezależnie od tego, czy firma zatrudnia recepcjonistę, czy nie, efektywne zarządzanie gośćmi jest kluczowe dla bezpieczeństwa pracowników i samej firmy.
Nawet jeśli oferujesz znakomite produkty, usługi i obsługę klienta, zarządzanie gośćmi to kolejny krok w stronę zapewnienia, że osoby odwiedzające Twoją firmę będą miały pozytywne wrażenia. Nie tylko wzmacnia to reputację Twojej marki i zwiększa jej rozpoznawalność, ale także zachęca do ponownych odwiedzin.
Kogo konkretnie zaliczamy do gości? Gośćmi mogą być:
- Dostawcy i kontrahenci
- Uczestnicy spotkań biznesowych
- Przedstawiciele organów regulacyjnych lub audytorzy
- Kandydaci na rozmowy kwalifikacyjne
- Kurierzy
- Osoby poszukujące informacji
- Dostawcy
Oprócz tego, gośćmi mogą być także pracownicy, którzy nie przebywają na terenie firmy na co dzień, np. osoby pracujące zdalnie. Czasami mogą również zdarzyć się nieoczekiwane wizyty.
Czym jest system zarządzania gośćmi?
System lub oprogramowanie do zarządzania gośćmi (VMS) to narzędzie do rejestracji i kontroli osób wchodzących i opuszczających siedzibę firmy. Obejmuje ono różnorodne procedury zarządzania przepływem odwiedzających, od momentu przybycia do wyjazdu, z celem zapewnienia jak najlepszych doświadczeń przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.
Z oprogramowania do zarządzania gośćmi mogą korzystać firmy każdej wielkości, a nie tylko duże korporacje. VMS znajduje zastosowanie w wielu branżach, takich jak przemysł obronny i lotniczy, motoryzacja, chemia, usługi handlowe, dobra konsumpcyjne, dystrybucja, ochrona zdrowia, informatyka, elektronika, inżynieria i wiele innych.
Dostępne są różne rodzaje systemów VMS:
- Samoobsługowe zarządzanie gośćmi: Odprawa odbywa się przy użyciu kiosku. Odwiedzający czekają w kolejce, wprowadzają dane i przesyłają niezbędne dokumenty, aby otrzymać identyfikator gościa.
- VMS obsługiwany przez personel: Pracownicy firmy monitorują i zarządzają gośćmi za pomocą oprogramowania.
- VMS oparte na komputerze: Jest to system informatyczny, który umożliwia firmie monitorowanie i kontrolę gości z jednego interfejsu. System może gromadzić dane w czasie rzeczywistym i automatyzować ręczne zadania, aby zapewnić lepszą jakość obsługi.
- VMS w modelu SaaS: Oprogramowanie oferowane przez zewnętrznego dostawcę służy do monitorowania i zarządzania gośćmi w firmach różnej wielkości. Organizacje nie muszą zajmować się infrastrukturą ani konserwacją, ponieważ te kwestie leżą po stronie usługodawcy, a koszty są przystępne.
Dlaczego potrzebny jest system zarządzania gośćmi?
Systemy VMS są niezbędne dla organizacji w celu monitorowania i kontrolowania ruchu gości, zwłaszcza w trakcie i po globalnych kryzysach, takich jak pandemia COVID-19. Pomagają dostosować się do nowych wyzwań i zapewniają bezpieczeństwo zarówno pracownikom, jak i odwiedzającym.
Mimo popularności webinariów i wideokonferencji, osobiste spotkania biznesowe nadal mają miejsce. Wiele firm ponownie otwiera się na gości, a systemy zarządzania gośćmi odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa i porządku.
Przyjrzyjmy się najważniejszym zaletom VMS:
Lepsze wrażenia gości
Pozytywne doświadczenia gości budują reputację marki i przyciągają więcej klientów. Jeśli zadbasz o to, aby goście byli zadowoleni z wizyty, wybiorą Twoją firmę zamiast konkurencji. System VMS może Ci w tym pomóc, umożliwiając sprawne zarządzanie całym procesem bez stwarzania niedogodności dla gości.
Usprawniony proces przyjmowania gości
Dzięki odpowiedniemu systemowi VMS, wszystkie etapy obsługi gości, od momentu przybycia do wyjścia, będą przebiegały płynnie. Oprogramowanie pozwala pracownikom na właściwe podejście do gości w zależności od celu ich wizyty. Pomaga to także w zarządzaniu spotkaniami i pilnowaniu ich terminowego rozpoczęcia, minimalizując czas oczekiwania gości w lobby.
Bezpieczeństwo i bezkontaktowe monitorowanie
Oprogramowanie VMS ułatwia bezkontaktowe monitorowanie i zarządzanie gośćmi. Zapewnia to bezpieczeństwo wszystkim osobom na terenie obiektu. Chroni przed zagrożeniami zdrowotnymi, takimi jak COVID-19 i inne choroby zakaźne. System pomaga również w ochronie organizacji przed zagrożeniami związanymi z własnością intelektualną, bezpieczeństwem w miejscu pracy i innymi ryzykami.
Zgodność z przepisami
VMS umożliwia rejestrowanie istotnych danych od gości, takich jak dane osobowe, numery identyfikacyjne, dokumentacja medyczna i inne. Ułatwia to zarządzanie informacjami, prowadzenie ewidencji i minimalizację ryzyka naruszenia przepisów, takich jak RODO czy HIPAA.
Monitorowanie pracowników
Oprócz zarządzania gośćmi, oprogramowanie może także pomóc w śledzeniu aktywności pracowników. Pozwala to zwiększyć ich efektywność i koncentrację na najważniejszych zadaniach. Kontrola personelu wewnętrznego pomaga zmniejszyć ryzyko związane z czynnikami zewnętrznymi i wewnętrznymi.
Jeśli chcesz skorzystać z tych zalet, poniżej przedstawiamy niektórych z czołowych dostawców VMS na rynku.
iLobby
iLobby jest globalnym liderem w obszarze zarządzania gośćmi w przedsiębiorstwach, zaufanym przez międzynarodowe lotniska, duże banki, firmy z listy Fortune 500 oraz instytucje rządowe w zakresie zarządzania, monitorowania i śledzenia gości.
System skanuje dokumenty tożsamości z fotografią za pomocą specjalnego skanera lub wbudowanej kamery, aby zapewnić prawidłową identyfikację. Umożliwia natychmiastowe sprawdzanie gości na podstawie zewnętrznych lub wewnętrznych baz danych, ostrzeganie o niepożądanych osobach lub ich odrzucanie.
W sytuacjach awaryjnych system alarmuje wszystkich pracowników i dostarcza listę osób obecnych w obiekcie, co ułatwia ewidencję personelu. Automatyzuje złożony proces weryfikacji, monitorowania i kontroli osób we wszystkich lokalizacjach, aby spełnić wymagania dotyczące zgodności, bezpieczeństwa, ochrony i prywatności.
Możesz zarządzać przyjmowaniem gości, kontrahentów, pracowników, osób powracających, uczestników spotkań, wydarzeń i dostaw. Zabezpiecz swoją firmę, monitorując obecność osób w obiekcie, usprawniając proces logowania gości, automatyzując zgodność i bezpieczeństwo oraz kontrolując dostęp fizyczny.
System pozwala na przedstawienie odwiedzającym dokumentów prawnych, takich jak oświadczenia o odpowiedzialności, zrzeczenia się praw i umowy o zachowaniu poufności oraz zebranie ich podpisów cyfrowych. Wszystkie dokumenty są przechowywane w bezpiecznym miejscu, umożliwiając ich łatwe pobranie w razie potrzeby. Możesz również tworzyć niestandardowe raporty i przeglądać informacje na panelu lub eksportować dane.
Bądź zawsze przygotowany na audyty, przechowując rejestr podpisanych dokumentów i innych danych. Zintegruj swoje narzędzia biznesowe, takie jak Skype for Business, Google Hangouts, Slack, połączenia głosowe, katalogi użytkowników (np. Azure Active Directory, Cisco, tożsamości Google), logowanie jednokrotne (Okta, Onelogin), systemy CRM, pocztę e-mail, kalendarz, dyski, systemy kontroli dostępu i inne.
Możesz skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej lub wybrać plan abonamentowy już od 199 USD miesięcznie.
Envoy Visitors
Zapewnij odświeżające wrażenia wszystkim osobom odwiedzającym Twoje miejsce pracy, korzystając z systemu Envoy Visitors. Zadbaj o bezpieczeństwo miejsca pracy dzięki systemowi zarządzania gośćmi i oszczędzaj czas. Monitoruj, kto, dlaczego i kiedy odwiedza Twoją firmę i ogranicz dostęp osobom nie spełniającym ustalonych kryteriów.
Ponadto zadbaj o zdrowie w miejscu pracy, udostępniając opcje logowania bezdotykowego. Nie musisz już śledzić dokumentów podpisanych odręcznie czy identyfikatorów. Wszystko jest dostępne na jednym panelu, z możliwością pobrania wybranych dokumentów.
Zrób pozytywne wrażenie, przesyłając gościom wskazówki dojazdu, ankietę do oceny wrażeń i umożliwiając im logowanie za pomocą iPada. Możesz także bezpiecznie rejestrować i przechowywać wszystkie dane, aby zapewnić zgodność z przepisami.
Podczas audytów łatwo eksportuj wymagane dane w celu przeprowadzenia bezproblemowego przeglądu. Możesz również tworzyć wiele opcji logowania z różnymi pytaniami, aby poznać cel wizyty każdego gościa. Twoi pracownicy będą otrzymywać natychmiastowe powiadomienia o przybyciu gości.
Sprawdzaj każdego odwiedzającego na podstawie ustalonych kryteriów i porównuj go z zewnętrznymi lub wewnętrznymi listami. Uzyskaj także raporty i analizy dotyczące liczby odwiedzających i łatwo eksportuj dane. Poproś gości o podpisanie dokumentów prawnych, takich jak zrzeczenia się praw i umowy o zachowaniu poufności, na iPadzie.
Co więcej, twórz niestandardowe identyfikatory lub pozwól systemowi Envoy automatycznie drukować identyfikatory podczas logowania gościa. Poproś gości o zrobienie zdjęcia, aby ich gospodarze mogli ich rozpoznać. Możesz też stworzyć bezpieczne i zdrowe miejsce pracy, monitorować biuro, uzyskiwać dane do bardziej efektywnej pracy i utrzymać koncentrację pracowników.
Otrzymaj ograniczoną funkcjonalność w ramach darmowego planu lub wybierz płatny plan najlepiej odpowiadający potrzebom Twojej firmy, zaczynający się od 99 USD miesięcznie za lokalizację.
Greetly
Greetly to łatwa i prosta w obsłudze platforma do zarządzania gośćmi, która zwiększa bezpieczeństwo w miejscu pracy. Zamiast korzystać z tradycyjnej recepcji, skorzystaj z tej intuicyjnej i w pełni konfigurowalnej platformy, którą można zintegrować z popularnymi systemami CRM i komunikatorami.
Narzędzie zawsze upewnia się, że odpowiednia osoba zostanie powiadomiona, gdy gość zakończy proces logowania. Bez względu na to, gdzie jesteś, natychmiast otrzymasz powiadomienia o przybyciu gości, umożliwiając szybką reakcję.
Greetly ma na celu uczynienie interfejsu łatwym w obsłudze i zrozumieniu dla odwiedzających. To podejście zostało rozszerzone na inne funkcje interfejsu. Proces konfiguracji zajmuje zaledwie kilka minut i system jest gotowy do pracy tego samego dnia.
Narzędzie może reprezentować Twoją firmę w pożądany sposób dzięki w pełni konfigurowalnym procesom rejestracji. System zbiera wszystkie dane od odwiedzających i usprawnia je, aby zapewnić im najlepsze możliwe doświadczenia. Możesz dostosować interfejs powitalny do swoich potrzeb i potrzeb klientów, pozwalając Greetly pełnić rolę pomocnej dłoni.
Bezpieczeństwo jest kluczowym aspektem każdej recepcji, a Greetly natychmiast drukuje identyfikatory ze zdjęciami, danymi i innymi istotnymi informacjami gości. System oferuje bezpłatną wersję demonstracyjną i przewodnik krok po kroku, jak rozpocząć korzystanie z niego.
Płatne plany zaczynają się od 79 USD miesięcznie za lokalizację.
Sign In App
Sign In App został stworzony z myślą o nowoczesnych miejscach pracy, które są bezpieczne i inteligentne. Możesz używać tego oprogramowania do zarządzania gośćmi, rejestrowania wykonawców i pracowników oraz rezerwowania biurek. Zawiera dodatek Spaces, który pozwala na elastyczną i inteligentną rezerwację sal konferencyjnych i biurek.
Platforma pomaga w maksymalnym wykorzystaniu potencjału pracowników i efektywnym zarządzaniu wydajnością. Możesz także umożliwić gościom logowanie za pomocą smartfona, używając skanera kodów QR. Odwiedzający nie muszą instalować dodatkowej aplikacji. Bezkontaktowe logowanie jest bezpieczne i w pełni konfigurowalne dla różnych branż.
Możesz tworzyć ankiety dla każdej grupy odwiedzających, dodając pytania wielokrotnego wyboru. Zadbaj o wymogi firmy dotyczące bezpieczeństwa, ochrony zdrowia i prywatności, skracając czas logowania. Zyskujesz także pełną kontrolę nad danymi.
Sign In App umożliwia przechowywanie niezbędnych informacji dla bezpieczeństwa i raportowania, z jednoczesnym zachowaniem prywatności odwiedzających. System jest ciągle rozwijany i wzbogacany o nowe funkcje, aby zapewnić jak najlepsze wrażenia użytkownikom. Uzyskaj zaawansowane opcje, takie jak wstępna rejestracja gości, rejestracja personelu, zarządzanie kontrahentami, aplikacja mobilna, wiadomości, regulaminy, umowy o zachowaniu poufności, niestandardowe pola danych itp.
Otrzymasz także zalety takie jak lista ewakuacyjna, obsługa wielu lokalizacji, języków, wydarzeń i dostaw, ekran powitalny, integracje, niestandardowe identyfikatory dla każdego odwiedzającego, powiadomienia i inne. Dostosuj pakiet do swoich potrzeb lub skorzystaj z 15-dniowego darmowego okresu próbnego. Jeśli uznasz to za przydatne, w dowolnym momencie możesz przejść na płatną subskrypcję.
Proxyclick
Zapewnij gościom, wykonawcom i pracownikom bezpieczny powrót do pracy, szanując prywatność i przestrzegając przepisów na całym świecie dzięki Proxyclick. Rezerwacja biurek to łatwy, bezpieczny i prosty sposób na powitanie pracowników w miejscu pracy.
Pozwól swoim pracownikom wybrać, gdzie, z kim i kiedy będą siedzieć, w predefiniowanych przestrzeniach. Uzyskasz pełny wgląd w to, kto pracuje i gdzie wszyscy przebywają. Pomoże Ci to zorganizować miejsce pracy tak, aby było bezpieczne, komfortowe i wydajne.
Możesz także odkrywać nowe możliwości dzięki zaawansowanym systemom. Zintegruj narzędzia, które Ty i Twój zespół już znacie, aby zapewnić bezproblemowe wdrożenie. Jest to jedyny system VMS z pełnym certyfikatem prywatności ISAE 3000 typu 1, co zwiększa zaufanie użytkowników.
System obsługuje 30 milionów wizyt w 7000 lokalizacjach, pomagając w efektywniejszym działaniu Twojego zespołu. Możesz skalować swój VMS dzięki nieograniczonej liczbie hostów, kiosków i gości. Uzyskaj szereg funkcji, które poprawią doświadczenie każdego odwiedzającego, usprawnią pracę recepcji i zabezpieczą aktywa.
Funkcje obejmują rezerwację biurek i zarządzanie pracownikami, przepływy gości, zaawansowane panele, inteligentne przepływy dla gości i pracowników, integracje premium, zaawansowane zabezpieczenia, usługi dla przedsiębiorstw, obsługę klienta i wiele innych. Możesz także zadbać o bezpieczeństwo swoich pracowników i gości dzięki programowi przeciwdziałania COVID-19.
Sprawdzaj gości i pracowników przed przybyciem, udostępniaj instrukcje dotyczące bezpieczeństwa, umożliwiaj dostęp za pomocą kodu QR, zachowaj elastyczność i ogranicz ryzyko dla zdrowia. Wybierz plan, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom, już od 100 USD miesięcznie za lokalizację.
WhosOnLocation
Zapewnij bezpieczeństwo kontrahentom, gościom i pracownikom dzięki kontrolom stanu zdrowia, śledzeniu kontaktów, bezdotykowemu logowaniu i innym funkcjom, gdy pracują poza siedzibą firmy lub w jej obrębie, dzięki WhosOnLocation. Jest to kompleksowe rozwiązanie, które umożliwia zarządzanie wstępną rejestracją, tożsamością gości, śledzeniem kontaktów, alertami bezpieczeństwa oraz zwiększa świadomość zasad obowiązujących odwiedzających.
Zarządzaj zgodnością podwykonawców, wysyłając ostrzeżenia o zagrożeniach i monitorując obecność na różnych obiektach. Możesz także zarządzać uprawnieniami i obecnością pracowników, aby zwiększyć bezpieczeństwo i kontrolować dostęp. Dodatkowo wszystko jest poparte zaawansowanymi analizami i raportowaniem.
Narzędzie oferuje bezdotykowe i łatwe logowanie w celu śledzenia pracowników pracujących samodzielnie. Uzyskaj także dostęp do funkcji awaryjnych, takich jak samodzielna weryfikacja, raporty z ewakuacji i mobilizacji, wgląd i współpraca oraz możliwość ogłaszania alarmów. Ogranicz dostęp do wykwalifikowanych i uprawnionych pracowników, wykonawców i gości, aby zabezpieczyć swoje obiekty.
WhosOnLocation pomaga monitorować gości, kontrahentów i pracowników, aby zminimalizować ryzyko obecności intruzów lub osób nieuprawnionych. Upewnij się, kto ma prawo przebywać na terenie obiektu i czy osoby te przeszły odpowiednie badania przesiewowe.
System oferuje plany dla firm o różnej wielkości. Zarządzaj wszystkimi aspektami obsługi gości w cenie od 599 USD rocznie za lokalizację.
Traction Guest
Zapewnij swojej organizacji jedno miejsce do zarządzania, monitorowania i zabezpieczania całego procesu obsługi gości dzięki Traction Guest. Traction Guest dba o bezpieczeństwo Twoich obiektów, zgodność procesów i bezpieczeństwo pracowników, zapewniając, że każda interakcja prowadzi do maksymalnej produktywności.
System pomaga odwiedzającym i pracownikom znaleźć właściwe wejście i lokalizację, zweryfikować tożsamość, spotkać się z gospodarzem i wybrać język. Możesz także śledzić, kto przebywa na terenie obiektu, aby zapewnić przestrzeganie protokołów bezpieczeństwa. System pozwala również na zbieranie niezbędnych danych w celu spełnienia wymogów dotyczących zgodności z przepisami.
Reprezentuj swoją markę podczas witania gości, tworząc pozytywne wrażenia i sprawiając, że każda wizyta będzie niezapomniana i produktywna. Za pomocą jednego konfigurowalnego systemu spełnij wymagania dotyczące różnych lokalizacji, takie jak uprawnienia, języki i dane.
Wybierz plan odpowiedni dla Twojej organizacji w cenie od 115 USD miesięcznie za iPada.
Pronestor Visitor
Pronestor Visitor oferuje bezpieczną platformę do zarządzania gośćmi. Jest to innowacyjne rozwiązanie, które pozwala uzyskać pełny wgląd w odwiedzających z przeszłości, teraźniejszości i przyszłości. Umożliwia również śledzenie każdego spotkania i rezerwacji oraz wysyłanie automatycznych powiadomień.
Pronestor Visitor pomaga wysłać odwiedzającym wskazówki dojazdu i kartę pokładową, którą mogą zeskanować telefonem w celu odprawy. Dzięki odpowiednim raportom będziesz wiedział, kto gdzie przebywa i z kim się spotyka. Narzędzie obsługuje również wiele punktów wejścia w różnych lokalizacjach jednocześnie. Możesz także przekazać wytyczne odwiedzającym podczas rejestracji lub przed spotkaniem.
Platforma pokazuje kompleksowy obraz działań organizacji. Analizuj dane, aby zwiększyć dostępność swoich obiektów, co jest kluczowe dla produktywności. Platforma ułatwia również Twoim gościom i organizacji zachowanie zdrowia i bezpieczeństwa.
SwipedOn
Zbuduj najbardziej dostępny system rejestracji pracowników i gości z SwipedOn. System jest bezpieczny, prosty i usprawniony. Pozwala stworzyć elastyczne środowisko pracy z pełnym zarządzaniem miejscem pracy.
SwipedOn pomaga w transformacji miejsca pracy, zastępując tradycyjne księgi gości prostym, nowoczesnym i eleganckim rozwiązaniem do zarządzania gośćmi. Zyskaj wiele korzyści dzięki tej jednej platformie, takiej jak bezkontaktowe logowanie pracowników i gości.
Otrzymasz funkcje, takie jak narzędzia do śledzenia kontaktów, natychmiastowe powiadomienia, drukowanie identyfikatorów, umowy cyfrowe, tablica obecności dla pracowników, zarządzanie ewakuacją i pytania przesiewowe z alertami. Odwiedzający mogą zalogować się bezpośrednio, skanując kod QR za pomocą aparatu mobilnego, bez kontaktu fizycznego. Zapobiega to narażeniu Twojej firmy i personelu na choroby zakaźne.
Ponadto możesz łatwo zarządzać dokumentami dotyczącymi bezpieczeństwa i zdrowia, polityką COVID-19, umowami o zachowaniu poufności itp. SwipedOn jest wykorzystywany w wielu branżach, takich jak budownictwo, logistyka, organizacje non-profit, usługi komunalne, edukacja, opieka nad osobami starszymi, produkcja, sport, usługi morskie, turystyka, coworking i inne. SwipedOn sadzi drzewa dla każdego nowego klienta.
Korzystaj z platformy jeszcze lepiej dzięki dodatkom, takim jak catering, dostawy i nieograniczone SMS-y. Aby uzyskać lepsze możliwości zarządzania pracownikami i gośćmi, połącz SwipedOn z narzędziami biznesowymi, aby usprawnić pracę, na przykład z Microsoft Active Directory lub Azure Active Directory.
Każdy plan obejmuje zerowe koszty konfiguracji, łatwe śledzenie kontaktów, narzędzia do kontroli odwiedzających i bezdotykowe logowanie. Zmodernizuj swoją recepcję dla gości w cenie od 49 USD miesięcznie za jedną lokalizację.
Podsumowanie 👨🏫
Systemy zarządzania gośćmi są obecnie coraz bardziej popularne w różnych branżach i firmach każdej wielkości. Oprogramowanie VMS może pomóc w zapewnieniu doskonałych wrażeń odwiedzającym, przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa organizacji oraz zgodności z przepisami.
Sprawdź także najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu pracy dla zespołu.