7 narzędzi mapowania strumienia wartości (VSM) w celu zwiększenia wydajności i sprzedaży

Analiza mapy strumienia wartości pozwala na wyodrębnienie, komunikowanie i ocenę wartości w kontekście marnotrawstwa w ramach działalności przedsiębiorstwa. Zachęcamy do zapoznania się z rekomendowanymi narzędziami, które ułatwią tworzenie schematów blokowych VSM.

Sprzedaż i operacje stanowią dwa filary każdej organizacji. Po otrzymaniu zamówienia, następuje pozyskanie surowców, które są następnie przetwarzane w ramach cyklu operacyjnego w celu wytworzenia zamówionego produktu. Po zakończeniu procesu produkcyjnego, produkt jest dostarczany do klienta, generując przychód.

W każdym etapie – od sprzedaży, poprzez operacje, aż po realizację zamówienia – przedsiębiorstwa muszą dokładnie określić poziom marnotrawstwa i wartość dodaną w procesie. Ta analiza jest niezbędna do usprawniania procesów biznesowych w kolejnych iteracjach, zwiększania zysków i redukcji kosztów. W tym kontekście kluczowe znaczenie ma mapowanie strumienia wartości, znane również jako VSM.

Zapraszamy do dalszej lektury, aby zrozumieć podstawy VSM oraz poznać narzędzia, które umożliwiają jego efektywne wykorzystanie bez konieczności długiego procesu nauki.

Czym jest mapowanie strumienia wartości (VSM)?

Mapowanie strumienia wartości (VSM) to technika tworzenia schematów blokowych, służąca do ilustracji, analizy i optymalizacji poszczególnych kroków potrzebnych do wytworzenia lub dostarczenia produktu bądź usługi. Eksperci w dziedzinie zarządzania biznesem uznają VSM za fundamentalną część metodologii Lean Business.

VSM przedstawia wizualnie przepływ informacji oraz poszczególne fazy procesu, od samego początku, aż do punktu dostawy, czyli do dystrybutora lub użytkownika końcowego. Podobnie jak w przypadku innych rodzajów schematów blokowych, VSM wykorzystuje zestaw standardowych symboli do oznaczania różnych działań procesowych, jak również przepływu informacji.

VSM analizuje proces biznesowy z perspektywy wartości dodanej. Wszystkie elementy procesu, które nie przyczyniają się do generowania przychodu, uznawane są za marnotrawstwo. Skrupulatnie opracowany schemat blokowy VSM pozwala na identyfikację miejsc, gdzie marnowane są zasoby, zarówno pieniężne, jak i czasowe, a także wskazuje na wartość dodaną. Dzięki temu możliwe jest ograniczenie etapów marnotrawstwa, co w efekcie zwiększa wartość dodaną.

Jak działa mapowanie strumienia wartości (VSM)?

Zgodnie z filozofią Lean Business, VSM wspiera ocenę wszystkich kroków i czasu pracy potrzebnego do stworzenia produktu lub usługi, począwszy od surowców. Każdy etap pośredni jest analizowany pod kątem wartości dodanej i potencjalnego marnotrawstwa.

Przykładowo, w przypadku platformy e-commerce, przechowywanie zapasów w magazynie jest traktowane jako marnotrawstwo w ramach VSM. Z drugiej strony, pozyskiwanie towarów od dostawców zewnętrznych i ich natychmiastowa wysyłka do klienta jest postrzegana jako wartość dodana dla sprzedaży i operacji biznesowych.

Głównym celem tej metody tworzenia schematów jest wyznaczenie przyszłego stanu, w którym marnotrawstwo jest minimalne, a wartość dodana – maksymalna. Dodatkowo, VSM dostarcza koncepcji do wdrożenia.

Symbole mapowania strumienia wartości (VSM)

1. Symbole procesów w VSM

• Ikona zakładu przemysłowego dla klienta i dostawcy
• Symbol teczki do oznaczania przepływu procesów
• Symbol teczki z otwartym pudełkiem dla procesu współdzielonego
• Symbol ułożonych pudełek jako oznaczenie pola danych

2. Symbole materiałów w mapach strumienia wartości

• Pionowy trójkąt jako oznaczenie zapasów
• Strzałka skierowana do przodu, wskazująca na przesyłki
• Ikona ciężarówki dla wysyłki zewnętrznej

3. Symbole informacji w VSM

• Symbol błyskawicy jako oznaczenie informacji elektronicznej
• Przycisk radiowy dla sekwencyjnego pobierania

4. Ogólne symbole w mapowaniu strumienia wartości

• Ikona okna dialogowego lub wiadomości dla działań Kaizen
• Proste pudełko dla dodatkowych informacji
• Ponumerowane koło z półokręgiem u góry symbolizujące operatora procesu

Jak przeprowadzić mapowanie strumienia wartości (VSM)

• Zidentyfikuj problemy klientów, które wymagają rozwiązania. To automatycznie doprowadzi do ograniczenia strat i zwiększenia wartości.
• Zapisz problemy użytkowników w formie notatek samoprzylepnych, umieszczając je pod odpowiednią kolumną.
• Stwórz zespół złożony z doświadczonych interesariuszy projektu, którzy wspólnie opracują cały proces i zaproponują rozwiązania.
• Skoncentruj schemat blokowy VSM na konkretnym procesie, którego modyfikacja ma na celu zredukowanie lub wyeliminowanie problemów klienta. Nie zawsze konieczne jest mapowanie całego procesu.
• Gromadź dane z procesów biznesowych i umieszczaj je w odpowiednich symbolach w wybranym narzędziu do VSM.
• Dokonaj oceny aktualnej mapy procesu pod kątem identyfikacji etapów wartości dodanej i marnotrawstwa.
• Stwórz mapę przyszłego stanu, dążąc do matematycznego zredukowania marnotrawstwa bez wpływu na wynik końcowy.
• Uzyskaj akceptację właściciela procesu lub klienta dla proponowanych zmian.

Po zapoznaniu się z podstawami procesu mapowania strumienia wartości, poniżej przedstawiamy narzędzia, które można wykorzystać do tworzenia profesjonalnych map strumienia wartości dla dowolnego przedsiębiorstwa:

Creately

Narzędzie VSM oferowane przez Creately ułatwia identyfikację etapów, które nie wnoszą wartości lub są marnotrawstwem w istniejącym procesie biznesowym. Wizualizacja wartości dodanej i marnotrawionych wysiłków na intuicyjnym pulpicie nawigacyjnym umożliwia podjęcie działań w celu ograniczenia marnotrawstwa, co z kolei zwiększa wartość dodaną.

Wśród cech narzędzia Creately VSM wyróżnić można:

• Możliwość zaangażowania zespołów interdyscyplinarnych w zdalny proces VSM oparty na współpracy, z danymi wejściowymi w czasie rzeczywistym od wszystkich członków zespołu.
• Bogata biblioteka szablonów, pozwalająca na wybór odpowiedniego wzoru dla różnych scenariuszy VSM.
• Obszerna biblioteka kształtów procesów VSM, stosowanych przez ekspertów na całym świecie, co jest szczególnie istotne przy mapowaniu złożonych procesów.
• Funkcja „przeciągnij i upuść” umożliwiająca szybkie tworzenie profesjonalnych map strumienia wartości.

SmartDraw

Narzędzia edycyjne SmartDraw VSM upraszczają proces tworzenia mapy procesu, powiązanej osi czasu i ogólnego przepływu informacji w standardowym schemacie blokowym VSM. SmartDraw oferuje obszerną bibliotekę specjalistycznych symboli, wraz z przydatnymi opisami.

Dzięki funkcji „przeciągnij i upuść” można łatwo umieszczać elementy na kanwie, tworząc schemat VSM w mgnieniu oka. Wiele kształtów zawiera standardowe adnotacje tekstowe, co redukuje ilość ręcznego wpisywania. Zaoszczędzony czas można wykorzystać na burzę mózgów w celu zwiększenia wartości.

SmartDraw oferuje wiele opcji udostępniania map VSM. Można utworzyć link i udostępnić go współpracownikom, zapraszając ich do uczestnictwa w udoskonalaniu mapy strumienia wartości. Istnieje również możliwość eksportu VSM do plików Visio, PDF, SVG, JPG i innych formatów.

LucidChart

Narzędzie LucidChart VSM umożliwia optymalizację i wizualizację procesów biznesowych, poprzez diagram blokowy komponentów i przepływu informacji. Oto kluczowe funkcje, które warto wziąć pod uwagę, decydując się na oprogramowanie LucidChart VSM:

• Automatyzacja procesu VSM poprzez formatowanie warunkowe i łączenie danych z diagramem VSM.
• Połączone punkty danych i formuły matematyczne umożliwiają analizę strumienia wartości procesu z lotu ptaka.
• Możliwość udostępniania diagramów VSM członkom projektu w celu komentowania lub edycji, z wykorzystaniem kontroli dostępu opartej na rolach.
• Narzędzie tworzy wykresy na podstawie danych, automatycznie modyfikując kształty w zależności od zmian wartości.
• Zaawansowany system kontroli wersji pozwala na śledzenie wszelkich zmian w całym cyklu życia schematu blokowego VSM.

Visual Paradigm

Visual Paradigm to oparte na chmurze narzędzie VSM, eliminujące potrzebę instalowania dodatkowych aplikacji. Umożliwia współpracę z interesariuszami projektu podczas tworzenia lub aktualizowania schematu VSM, co zwiększa efektywność procesu. Dzięki braku konieczności instalacji, każdy może komentować i wnosić swój wkład w udoskonalanie schematu VSM.

Edytor VSM w Visual Paradigm oferuje wszystkie standardowe symbole VSM, jak również dodatkowe kreatywne kształty, które wzbogacają proces VSM.

Do cech, które wyróżniają tę aplikację VSM, należą:

• Edycja metodą „przeciągnij i upuść”, eliminująca konieczność kodowania.
• Możliwość osadzania grafik schematu VSM w aplikacjach takich jak MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook czy OneNote.
• Eksport diagramów w popularnych formatach, np. PDF, JPG, SVG, GIF, PNG.

EdrawMax

EdrawMax to kolejne narzędzie warte wypróbowania, jeśli poszukujesz czytelnych i informacyjnych schematów mapowania strumienia wartości. Oferuje szeroką bibliotekę schematów VSM oraz standardowe symbole, używane przez doświadczonych menedżerów VSM.

EdrawMax Online jest intuicyjny w obsłudze, niezależnie od stopnia doświadczenia użytkownika. Symbole są zrozumiałe, a aplikacja oferuje szczegółowe instrukcje.

Dla zdalnego udostępniania, można ustawić różne poziomy dostępu do schematu, wykorzystując uwierzytelnianie w chmurze i uprawnienia oparte na rolach. Umożliwia to przydzielenie członkom zespołu różnych uprawnień – od dodawania treści, po przeglądanie i komentowanie bez możliwości edycji.

Microsoft Visio

Użytkownicy pakietu Microsoft 365 mogą wykorzystać Visio do tworzenia unikalnych schematów VSM. Należy jednak pamiętać, że symbole i komponenty VSM w Visio są dostępne wyłącznie w wybranych subskrypcjach lub wersjach aplikacji:

• Visio plan 2
• Visio Professional 2021
• Visio Professional 2019
• VisioProfessional 2016
• VisioProfessional 2013
• VisioPremium 2010

W Microsoft Visio, schematy VSM tworzy się od podstaw, ponieważ nie ma gotowych szablonów. Symbole i elementy łączące są dostępne w zbiorze „Kształty mapy strumienia wartości”. Proces tworzenia schematu jest dość czasochłonny, ze względu na brak szablonów.

FlowBreeze

FlowBreeze VSM to narzędzie, które umożliwia mapowanie przepływu informacji i zużycia materiałów w procesie biznesowym w prosty i ekonomiczny sposób. Działa jako dodatek do Excela, wprowadzając funkcje mapowania strumienia wartości do samodzielnych instalacji Excel na komputerach z systemem Windows.

Narzędzie składa się z dwóch modułów:

• Okienko zadań symboli VSM, funkcjonujące jako dodatkowe menu wstążki programu Excel, umożliwia tworzenie schematów VSM metodą „przeciągnij i upuść”.
• Generator szablonów mapowania strumienia wartości, który przyspiesza tworzenie gotowych do użycia diagramów VSM za pomocą predefiniowanych szablonów.

Excel jest często wykorzystywany przez kierowników projektów i produkcji do tworzenia schematów VSM, ze względu na dostęp do danych procesów biznesowych w czasie rzeczywistym.

Szablony VSM do pobrania

1. Szablon mapowania strumienia wartości od Miro

Szablon VSM od Miro wspomaga proces tworzenia schematu, planowania przyszłego stanu i wprowadzania modyfikacji, w celu zwiększenia wartości w procesie biznesowym. Szablon automatycznie uzupełnia kluczowe elementy, takie jak:

• Definicja zakresu procesu VSM
• Opis obecnego stanu procesu
• Określenie pożądanego stanu przyszłego
• Plan wdrożenia zmian

Można rozpocząć pracę z szablonem, zakładając bezpłatne konto w Miro, a następnie pobrać szablon po dodaniu własnych treści, korzystając z narzędzia edycji tablicy Miro.

2. Darmowy szablon mapowania strumienia wartości z FigJam

Ten prosty szablon VSM z FigJam jest idealny do zarządzania projektami programistycznymi lub codziennymi procesami biznesowymi. Jest dostępny bezpłatnie do użytku komercyjnego i osobistego. Wystarczy założyć darmowe konto Figma lub FigJam, aby uzyskać dostęp do szablonu.

Szablon schematu blokowego FigJam VSM zawiera następujące sekcje:

• Zakres
• Stan obecny
• Stan przyszły
• Plan wdrożenia

Każda sekcja jest wyposażona w przykładowe karteczki samoprzylepne, które można modyfikować zgodnie z potrzebami projektu. W razie potrzeby, można dodać kolejne karteczki. Po zakończeniu procesu mapowania, można sfinalizować plan wdrożenia, mający na celu poprawę rezultatów projektu.

Podsumowanie

W metodologii Lean Business, mapowanie strumienia wartości stanowi fundamentalne narzędzie do oceny wartości w kontekście marnotrawstwa w procesie biznesowym. Różne branże wykorzystują VSM do przeprowadzenia wstępnej oceny strumienia wartości, a następnie do minimalizacji strat. Tworzenie profesjonalnych schematów VSM wymaga praktyki i wiedzy w zakresie tworzenia diagramów.

Jednak, dzięki narzędziom i szablonom wspomnianym w tym artykule, można znacznie skrócić czas potrzebny do uzyskania biegłości w tej dziedzinie.

Zobacz również: Omówienie diagramu schematu usług oraz dodatkowe zasoby.