Aplikacje do prowadzenia księgowości stanowią nieocenioną pomoc dla przedsiębiorstw, umożliwiając im bieżące monitorowanie kosztów i kont, sprawne zarządzanie finansami oraz efektywne przygotowanie do sezonu podatkowego.
Właściciele niewielkich firm oraz startupów często muszą podróżować w celach biznesowych, co znacząco utrudnia śledzenie wszystkich aspektów finansowych. W takich sytuacjach, niegdyś konieczne było poleganie na zewnętrznych specjalistach.
Jednak współczesne aplikacje do zarządzania finansami umożliwiają bieżące monitorowanie wszelkich transakcji, niezależnie od miejsca pobytu.
Oprogramowanie księgowe to kompleksowe rozwiązanie, które ułatwia kontrolowanie wszystkich przepływów pieniężnych i finansów firmy.
Prawidłowe zarządzanie finansami gwarantuje aktualność danych, co pozwala właścicielom firm na bieżąco kontrolować przychody, prognozować rentowność, szacować zobowiązania podatkowe oraz monitorować salda na kontach.
W dzisiejszych czasach wiele przedsiębiorstw preferuje specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania płacami i podatkami, zamiast korzystania z usług tradycyjnego księgowego. Kluczowym pytaniem pozostaje jednak, jakie rozwiązanie będzie optymalne dla konkretnego biznesu.
Warto zatem dowiedzieć się, dlaczego warto zainwestować w oprogramowanie księgowe i jaką aplikację najlepiej dopasować do specyfiki swojej działalności.
Czym jest oprogramowanie księgowe?
Oprogramowanie księgowe to specjalistyczny program komputerowy, który umożliwia małym firmom monitorowanie wydatków i dochodów. Właściciele firm mogą zautomatyzować rutynowe zadania, takie jak wprowadzanie danych, co znacząco usprawnia zarządzanie finansami. Dodatkowo, program umożliwia łatwą analizę rentowności, przygotowanie deklaracji podatkowych oraz prowadzenie pełnej księgowości.
Oprogramowanie księgowe, idealne dla startupów i małych przedsiębiorstw, jest intuicyjne i łatwe w obsłudze. Pomaga również w generowaniu różnorodnych raportów, takich jak bilanse i rachunki zysków i strat.
Większość dostępnych programów oferuje funkcje takie jak śledzenie płatności i należności, zarządzanie stanem magazynowym, fakturowanie i wiele innych. Aplikacja powinna być również bezpieczna i przyjazna dla użytkownika. Do podstawowych funkcji, które powinna zawierać należą:
- Podstawowe funkcje księgowe: Oprogramowanie dedykowane małym firmom powinno oferować opcje takie jak fakturowanie, uzgadnianie kont, rozliczenia zobowiązań i inne.
- Śledzenie wydatków: Aplikacja musi umożliwiać regularne monitorowanie i rejestrowanie faktur, paragonów i innych dokumentów. Ułatwia to planowanie budżetu i poprawia kondycję finansową firmy.
- Zarządzanie raportami finansowymi: Zamiast tracić czas na ręczne tworzenie raportów, aplikacja powinna umożliwiać szybkie generowanie dokładnych i dostosowanych do potrzeb zestawień.
- Śledzenie czasu: Oprogramowanie pomaga monitorować czas poświęcony na realizację projektów, co ułatwia rozliczanie godzin pracy przy wystawianiu faktur.
- Łączenie z interesariuszami: Aplikacja powinna ułatwiać monitorowanie płatności i terminów, a także integrację z systemami płatności online, co przyspiesza realizację transakcji.
Dlaczego warto zainwestować w oprogramowanie księgowe?
W dobie zaawansowanej technologii, prowadzenie biznesu stało się znacznie prostsze. Smartfony są obecnie powszechnie dostępne, umożliwiając zarządzanie procesami biznesowymi bezpośrednio z telefonu.
Oprogramowanie księgowe oferuje szeroki zakres korzyści dla małych firm, począwszy od wystawiania faktur po śledzenie płatności. Do najważniejszych zalet należą:
- Uporządkowane transakcje: Program do księgowości gromadzi wszystkie dane finansowe w jednym miejscu, co ułatwia monitorowanie ich na bieżąco.
- Oszczędność czasu: Automatyzacja zadań, takich jak uzgadnianie wyciągów bankowych czy tworzenie zapisów księgowych, pozwala zaoszczędzić cenny czas.
- Dostępność cenowa: Zakup oprogramowania księgowego może być bardziej opłacalny niż zatrudnienie księgowego na pełen etat.
- Zgodność z przepisami: Oprogramowanie oferuje funkcje, które pomagają firmom w przestrzeganiu regulacji, takich jak raportowanie i przygotowywanie deklaracji podatkowych.
- Integracja: Integracja z innymi platformami, takimi jak sklepy internetowe czy systemy CRM, zwiększa funkcjonalność oprogramowania i ułatwia pracę właścicielom firm.
- Dostępność w każdym miejscu i czasie: Dostęp do konta jest możliwy w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca, co ułatwia śledzenie faktur i wydatków.
- Redukcja błędów: Funkcje automatyzacji minimalizują ryzyko wystąpienia błędów w zarządzaniu finansami.
Po omówieniu zalet oprogramowania księgowego, warto przejść do przeglądu najlepszych aplikacji, które oferują szeroki zakres funkcji dopasowanych do potrzeb finansowych różnorodnych przedsiębiorstw.
FreshBooks
Aplikacja księgowa FreshBooks umożliwia zarządzanie firmą z dowolnego miejsca, ułatwiając kontakt z klientami i bieżącą obsługę spraw księgowych. Jest to idealne rozwiązanie dla dynamicznie rozwijających się firm.
FreshBooks pozwala na automatyczne śledzenie przebytej trasy podczas podróży służbowych i kategoryzowanie ich za pomocą jednego przesunięcia palcem. Aplikacja umożliwia również wgląd w potencjalne odliczenia podatkowe bezpośrednio z telefonu komórkowego.
Po zakończeniu realizacji projektu, fakturę można wysłać bezpośrednio z biura i otrzymać płatność jeszcze przed powrotem do domu.
FreshBooks eliminuje konieczność przechowywania papierowych paragonów. Wystarczy zrobić wyraźne zdjęcie paragonu, a aplikacja automatycznie rozpozna sumy, opłaty i podatki. Dzięki temu śledzenie wydatków staje się znacznie szybsze i wygodniejsze.
Mobilna księgowość ułatwia również odpowiadanie na zapytania i opinie klientów. Wszystkie rozmowy i interakcje są przechowywane w jednym miejscu, umożliwiając śledzenie postępów. Aplikacja powiadamia o tym, czy klient przegląda fakturę lub gdy zbliża się termin płatności.
Oprogramowanie FreshBooks synchronizuje się z aplikacjami mobilnymi i stacjonarnymi, umożliwiając pracę na dowolnym urządzeniu bez obawy o utratę ważnych informacji. Dodatkowo, oferuje śledzenie ofert i propozycji, czasu, projektów i płatności, funkcje księgowe, raporty i inne dodatki.
Aplikację można pobrać bezpłatnie lub zakupić za cenę wywoławczą 1,70 USD/miesiąc, aby uzyskać dostęp do dodatkowych funkcji.
-
Dostępne na:
-
Android
-
iOS
Zoho Books
Aplikacje Zoho Books, dostępne na platformy Android i iOS, umożliwiają łatwe zarządzanie księgowością firmy. Panel KPI zapewnia wgląd w kondycję firmy, a wygodne i bezpieczne opcje płatności online ułatwiają klientom regulowanie należności.
Aplikacja umożliwia tworzenie spersonalizowanych faktur odzwierciedlających markę firmy. Monitorowanie rachunków i wydatków staje się proste, co pozwala na kontrolę nad przepływem środków pieniężnych.
Dodatkowo, generowanie raportów finansowych, takich jak zestawienia przepływów pieniężnych, zestawienia dochodów i bilanse, pozwala na bieżąco monitorować sytuację finansową firmy.
Dodawanie widżetów do ekranu głównego telefonu Apple umożliwia szybki dostęp do list faktur, łącznych należności i liczników czasu. Zoho Books pozwala także śledzić przebieg podróży i przeliczać go na wydatki za pomocą map Apple i GPS. Aplikacja umożliwia skanowanie wizytówek i dodawanie kontaktów do bazy.
Skróty głosowe Siri ułatwiają tworzenie wydatków, przeglądanie niezapłaconych faktur, uruchamianie i zatrzymywanie liczników czasu oraz ustawianie przypomnień o transakcjach. Aplikacja Zoho Books jest także kompatybilna z Apple Watch, umożliwiając monitorowanie finansów podczas wykonywania różnych zadań, wysyłanie przypomnień o płatnościach, śledzenie czasu realizacji projektów i przeglądanie zaległych faktur.
Aplikację można wypróbować za darmo lub wybrać plan standardowy dostosowany do potrzeb rozwijającej się firmy. Zachęcamy do rejestracji i rozpoczęcia korzystania z nowej jakości księgowości.
-
Dostępne na:
-
Android
-
iOS
QuickBooks
Aplikacja mobilna QuickBooks umożliwia prowadzenie firmy z poziomu smartfona, dając natychmiastowy dostęp do danych. Umożliwia wprowadzanie transakcji, fakturowanie klientów, wysyłanie raportów, rejestrowanie wydatków i wiele więcej, niezależnie od miejsca pobytu.
QuickBooks automatycznie tworzy kopie zapasowe danych w chmurze, synchronizując je na wszystkich urządzeniach. Umożliwia generowanie raportów zysków i strat oraz dostęp do bilansów. Aplikacja zajmuje się również obsługą płatności, umożliwiając korzystanie z mobilnego czytnika kart kredytowych.
Aplikacja rejestruje transakcję i automatycznie przelewa środki na konto bankowe. Umożliwia łatwe tworzenie faktur i szybkie przesyłanie ich do klientów za pomocą e-maila. Użytkownicy Androida mogą również wysyłać faktury za pośrednictwem komunikatora WhatsApp.
Aplikacja powiadamia o tym, kiedy klient obejrzy fakturę lub dokona płatności. Funkcja skanowania paragonów za pomocą aparatu w telefonie umożliwia automatyczną rejestrację wydatków.
Możliwe jest także dodawanie wydatków do faktury i dołączanie paragonów, co ułatwia rozliczanie kosztów i śledzenie odliczeń podatkowych. Aplikacja pozwala na bieżąco monitorować wydatki, generować szacunki i zarządzać rachunkami.
Elastyczne plany cenowe dla każdego rodzaju działalności zaczynają się od 15 USD miesięcznie. Dostępny jest również 30-dniowy bezpłatny okres próbny.
-
Dostępne na:
-
Android
-
iOS
Wave
Aplikacja Wave umożliwia zarządzanie finansami w każdym miejscu. Pozwala monitorować bankowość, płatności i fakturowanie, co oszczędza czas i ułatwia zarządzanie środkami pieniężnymi oraz szybsze otrzymywanie płatności.
Wave pozwala na oddzielenie finansów osobistych od firmowych. Integracja z oprogramowaniem księgowym umożliwia automatyzację procesów księgowych. Dostępna jest także karta debetowa Wave Visa Business i karty wirtualne, które można wykorzystywać w dowolnym miejscu i czasie.
Intuicyjny panel nawigacyjny umożliwia monitorowanie i śledzenie kluczowych danych. Podsumowanie na pulpicie nawigacyjnym pozwala kontrolować finanse firmy, w tym listę zadań z różnymi pozycjami. Aplikacja umożliwia również projektowanie, dostosowywanie i wysyłanie faktur z dowolnego miejsca.
Funkcja natychmiastowych powiadomień informuje o tym, kiedy faktura jest wyświetlana, zbliża się termin płatności, a płatność została zakończona, co ułatwia zarządzanie przepływami pieniężnymi. Aplikacja oferuje również automatyczne przypomnienia o płatnościach, gdy faktura staje się wymagalna.
Oznaczanie faktur jako opłaconych bezpośrednio po otrzymaniu płatności, zapewnia aktualność danych. Aplikacja pozwala na spersonalizowanie faktur poprzez dodanie kolorów, logo i wybór szablonów, a także dodanie indywidualnych warunków płatności.
Możliwość utworzenia bezpłatnego konta i płacenia tylko za wykorzystane usługi to kolejna zaleta aplikacji Wave.
-
Dostępne na:
-
Android
-
iOS
Xero
Aplikacja księgowa Xero umożliwia pewne prowadzenie biznesu i zarządzanie księgowością z dowolnego miejsca. Pozwala na natychmiastowe wystawianie faktur w momencie zakończenia zlecenia, przeglądanie i dopasowywanie transakcji w kilka sekund.
Aplikacja umożliwia śledzenie niezapłaconych i przeterminowanych faktur. Ułatwia także natychmiastowe sprawdzenie, jak radzi sobie firma. Dodatkowo, pozwala na łatwą konwersję ofert w faktury oraz ich edycję i wysyłkę za pośrednictwem komunikatora lub poczty elektronicznej.
Szybkie dodawanie nowych klientów podczas wystawiania faktur oraz sprawdzanie zaległych płatności to kolejne zalety aplikacji. Umożliwia ona monitorowanie klientów przeglądających faktury, przepływów pieniężnych i zysków, co ułatwia zrozumienie sytuacji finansowej firmy.
Dostępny jest bezpłatny okres próbny trwający 30 dni, podczas którego można przetestować wszystkie funkcje aplikacji Xero i wybrać plan najlepiej dopasowany do potrzeb firmy. Dla osób samozatrudnionych i nowych firm dostępny jest pakiet startowy z podstawowymi funkcjami.
-
Dostępne na:
-
Android
-
iOS
Sage Accounting
Aplikacja Sage Accounting umożliwia łatwe zarządzanie finansami firmy z dowolnego miejsca. Jest dedykowana małym przedsiębiorstwom i oferuje aplikacje mobilne na platformy Android i iOS. Aplikacja ułatwia zwiększenie produktywności nawet podczas pracy zdalnej.
Przeglądanie kluczowych danych i kontakt z klientami oraz sprawdzanie zaległych faktur możliwe jest nawet w trybie offline.
Aplikacja umożliwia również wysyłanie szybkich przypomnień o niezapłaconych fakturach, śledzenie stanu firmy w czasie rzeczywistym oraz aktualizowanie kont w podróży.
Aplikacja Sage Accounting to szybki dostęp do wszystkich informacji finansowych, niezależnie od miejsca pobytu. Umożliwia monitorowanie, którzy klienci są winni pieniądze i kontrolę nad przepływami pieniężnymi.
Dodatkowo, aplikacja umożliwia robienie zdjęć paragonów i przesyłanie ich do systemu księgowego. Sage pozwala również na importowanie kontaktów ze smartfona do aplikacji, co eliminuje błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych.
Aplikacja pozwala na aktualizację stanów magazynowych podczas fakturowania, co oszczędza czas i przyspiesza proces. Możliwość dodawania plików i obrazów do faktur przed wysłaniem ich do klientów to kolejna z zalet aplikacji.
Wybierając odpowiedni plan, można znacząco poprawić efektywność zarządzania finansami. Użytkownik ma możliwość aktualizacji lub anulowania subskrypcji w dowolnym momencie. Firma gwarantuje brak ukrytych opłat, zobowiązań i umów. Zachęcamy do skorzystania z darmowego okresu próbnego i wyboru planu najlepszego dla swojej firmy.
-
Dostępne na:
-
Android
-
iOS
Podsumowanie
Księgowość jest kluczowym działem w każdej firmie. Aby efektywnie zarządzać finansami, należy monitorować codzienne wydatki.
Korzystanie z solidnej aplikacji księgowej pozwala zaoszczędzić czas i zasoby podczas zarządzania kontem. Wybierając oprogramowanie księgowe, należy wziąć pod uwagę takie czynniki, jak cena, bezpłatny okres próbny, łatwość obsługi, zarządzanie zapasami i projektami, raportowanie oraz inne.
Na zakończenie warto zapoznać się również z najlepszymi generatorami faktur, które ułatwią przyjmowanie płatności od klientów.