Czy w Twojej firmie pracują osoby na kontraktach, freelancerzy lub współpracownicy na umowach cywilnoprawnych? Jeśli tak, z pewnością rozumiesz, jak skomplikowane bywa zarządzanie finansami i rozliczeniami. Na szczęście istnieje rozwiązanie!
Nowoczesne karty płatnicze dedykowane wydatkom pracowniczym to innowacyjne narzędzie, które znacznie ułatwi Ci pracę i pomoże uporać się z tym wyzwaniem.
Karty wydatkowe to karty przedpłacone, zaprojektowane specjalnie dla pracowników kontraktowych, zapewniające komfort, przejrzystość i kontrolę na niespotykanym dotąd poziomie. Te nowatorskie rozwiązania zasilane są określoną sumą środków, co pozwala pracownikom na efektywne zarządzanie swoimi zobowiązaniami finansowymi.
A dzięki temu, że pracownicy nie mogą przekroczyć ustalonego limitu, Twoja firma może skupić się na kluczowych zadaniach, czyli na wykonywaniu swojej pracy w najlepszy możliwy sposób.
W dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy kluczowe jest dostosowanie do nowych realiów. Dlaczego więc nie skorzystać z wyjątkowych funkcjonalności i korzyści, jakie oferują pracownicze karty wydatkowe? Zanim jednak zdecydujesz się na ich wprowadzenie, warto zrozumieć, czym dokładnie są te karty i jak mogą być przydatne w Twojej firmie.
Czym jest pracownicza karta wydatkowa?
Obecnie, karty do zarządzania wydatkami pracowników są jednym z najefektywniejszych narzędzi wspierających kontrolę budżetu w firmach.
Są to przedpłacone karty debetowe, które są udostępniane pracownikom regularnie ponoszącym wydatki w związku z wykonywaną pracą, na przykład przedstawicielom handlowym, technikom terenowym czy osobom podróżującym służbowo.
Dzięki nim pracownicy nie muszą już angażować własnych środków ani oczekiwać na zwrot kosztów zatwierdzonych wydatków, aby móc sfinansować wydatki służbowe takie jak podróże, noclegi, wyżywienie, artykuły biurowe i inne.
Pracownicze karty wydatkowe umożliwiają pracownikom dokonywanie zakupów zgodnie z polityką wydatków obowiązującą w firmie, zapewniając jednocześnie przedsiębiorstwu większą transparentność w obszarze wydatków pracowniczych.
Czym różni się karta wydatkowa od firmowej karty kredytowej?
Karty wydatków pracowniczych i firmowe karty kredytowe na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podobne, jednak w rzeczywistości różnią się istotnymi cechami.
Własność i odpowiedzialność
Karty wydatkowe pracownicze są wydawane bezpośrednio konkretnym pracownikom, którzy ponoszą odpowiedzialność za rozliczenie transakcji dokonanych kartą. Pracodawca ustala limity i monitoruje transakcje, ale odpowiedzialność za rozliczenia spoczywa na pracowniku.
Z kolei firmowe karty kredytowe są wydawane przez banki na rzecz firmy lub organizacji, a odpowiedzialność za wszystkie zobowiązania wynikające z korzystania z karty ponosi przedsiębiorstwo.
Rodzaj płatności
Jak wspomniano wcześniej, karty wydatkowe pracownicze są zasilane z góry określoną kwotą i funkcjonują na zasadzie kart debetowych. Natomiast firmowe karty kredytowe generują zadłużenie, które organizacja musi spłacić wobec banku.
Śledzenie i raportowanie wydatków
Zarówno pracownicze karty wydatkowe, jak i korporacyjne karty kredytowe umożliwiają śledzenie i raportowanie wydatków. Karty wydatkowe są zwykle zintegrowane z systemami zarządzania wydatkami, co pozwala pracodawcom na monitorowanie poniesionych kosztów w czasie rzeczywistym.
Dzięki temu nie ma konieczności tworzenia i przekazywania raportów wydatków w formie papierowej. W przypadku firmowych kart kredytowych pracownicy muszą oddzielnie dostarczać paragony i rozliczenia wydatków, ponieważ zazwyczaj nie są one zintegrowane z systemami do zarządzania budżetem.
Zatwierdzanie i wydawanie
Karty wydatkowe pracownicze są wydawane konkretnym pracownikom, którzy regularnie dokonują wydatków związanych z działalnością firmy. Zazwyczaj proces zatwierdzania transakcji jest uproszczony, co pozwala oszczędzić czas poświęcony na każdorazowe ubieganie się o zgodę na dany zakup.
Firmowe karty kredytowe są zazwyczaj wydawane przez banki całej organizacji. Pracownik korzystający z firmowej karty kredytowej musi uzyskać zgodę na każdą transakcję przeprowadzoną z jej użyciem.
Limit wydatków
Karty wydatkowe pozwalają organizacjom ustalać indywidualne limity wydatków, bazując na przewidywanych kosztach. Z kolei firmowe karty kredytowe mają z reguły jeden ogólny limit i zawsze istnieje ryzyko nadmiernych wydatków.
Jakie są zalety karty wydatkowej w porównaniu ze zwrotem kosztów?
Karty wydatkowe oferują szereg korzyści w porównaniu z tradycyjnymi procesami zwrotu kosztów. Oto niektóre z zalet korzystania z kart wydatków:
Monitorowanie w czasie rzeczywistym: Pracownicy mogą łatwo i sprawnie dokonywać zakupów, korzystając z karty wydatkowej. Karta umożliwia śledzenie wydatków w czasie rzeczywistym, co oszczędza czas potrzebny na uzyskanie akceptacji i zmniejsza prawdopodobieństwo przekroczenia budżetu. To również oznacza koniec żmudnego ręcznego prowadzenia dokumentacji.
Usprawniony proces: Karty wydatkowe mogą być prawdziwym wybawieniem w procesie zarządzania wydatkami! Nie tylko upraszczają cały proces, ale także automatyzują wiele czynności. Zamiast martwić się o gromadzenie paragonów i składanie wniosków o zwrot kosztów, pracownicy mogą swobodnie korzystać z karty na wszystkie zatwierdzone wydatki.
Szybszy dostęp do środków: W odróżnieniu od tradycyjnego zwrotu kosztów, karty wydatkowe zapewniają natychmiastowy dostęp do środków przekazanych przez pracodawcę. Koniec z pokrywaniem wydatków z własnej kieszeni i oczekiwaniem na zwrot pieniędzy.
Elastyczność: Umożliwiając pracodawcy ustalanie indywidualnych limitów wydatków dla każdego pracownika, karty wydatkowe oferują przedsiębiorstwom dużą elastyczność w zarządzaniu budżetem.
Karty wydatkowe to doskonałe narzędzie umożliwiające wygodne, skuteczne i efektywne zarządzanie wydatkami firmowymi. Nic dziwnego, że coraz więcej organizacji preferuje to rozwiązanie!
Ten artykuł skupia się na dostawcach kart wydatkowych, którzy oferują rozwiązania skrojone na miarę potrzeb pracowników kontraktowych, pomagając w zaspokojeniu specyficznych wymagań tej coraz liczniejszej grupy zawodowej.
Wallestera
Poszukujesz solidnego rozwiązania, które pomoże Ci zapanować nad wydatkami firmowymi? Nie szukaj dalej! Wallester to najlepszy wybór dla firm ceniących sobie najwyższy poziom bezpieczeństwa.
Dzięki błyskawicznemu generowaniu kart, karty wydatkowe Wallester szybko trafią w Twoje ręce. Międzynarodowy numer konta bankowego (IBAN) ułatwia śledzenie wydatków. Usiądź wygodnie i pozwól Wallesterowi zadbać o księgowość.
Ich karty wydatkowe oferują liczne korzyści poza samym zarządzaniem wydatkami i można je bez trudu zintegrować z różnymi narzędziami finansowymi.
Najważniejsze cechy:
- Natychmiastowe wydawanie kart
- Szybkie przesyłanie faktur za pomocą specjalistycznego oprogramowania.
- Zintegrowana usługa księgowa wspomagająca efektywne zarządzanie budżetem firmy.
- Szczegółowe raporty wydatków
- Monitorowanie transakcji w czasie rzeczywistym i możliwość regulowania limitów
PEX
Chcesz podnieść poziom satysfakcji i zaangażowania pracowników? PEX oferuje karty wydatkowe pracownicze w formie fizycznej, cyfrowej i wirtualnej. Co więcej, zarządzanie ich dystrybucją i gromadzenie cennych informacji jest niezwykle proste.
Te karty są popularnym wyborem wśród firm, które chcą usprawnić proces przydzielania pracownikom środków na wydatki związane z działalnością gospodarczą, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontroli nad budżetem.
Funkcjonalności:
- Narzędzia do zarządzania wydatkami udostępniane pracodawcom
- Dostęp do szczegółowych informacji o transakcjach i wzorcach wydatków
- Możliwość generowania raportów wydatków
- Funkcja ochrony kodem PIN
- Możliwość natychmiastowego wyłączenia lub zawieszenia karty w przypadku zgubienia lub podejrzenia oszustwa
Wise
Karta Wise Expense to doskonałe rozwiązanie dla firm działających na skalę międzynarodową lub zatrudniających pracowników często podróżujących służbowo. Dla tych, którzy chcą uniknąć niedogodności związanych z noszeniem gotówki lub używaniem prywatnych kart kredytowych do rozliczeń związanych z pracą, Wise jest idealnym wyborem.
Ta platforma jest znana z oferowania konkurencyjnych kursów wymiany walut i niskich opłat, co sprawia, że jest to niezawodna opcja dla firm każdej wielkości.
Dzięki karcie Expense Card pracownicy mogą dokonywać transakcji w wielu walutach bez ponoszenia wysokich kosztów przewalutowania.
Cechy:
- Mobilne skanowanie i przesyłanie paragonów dla pracowników.
- Integracja z oprogramowaniem księgowym takim jak Xero, QuickBooks i FreeAgent.
- Dodatkowe korzyści obejmują zwrot części wydatków, ubezpieczenie podróżne i rozszerzoną ochronę gwarancyjną.
- Monitorowanie wydatków w czasie rzeczywistym w różnych walutach z dowolnego miejsca.
Finly
Karty wydatków pracowniczych firmy Finly zapewniają pełną transparentność w zakresie tego, kto, co i gdzie wydaje. Rozbudowany panel analityczny umożliwia śledzenie wydatków w czasie rzeczywistym.
Wystarczy jedno kliknięcie na paragon w aplikacji mobilnej, aby natychmiast zadeklarować swoje wydatki i mieć kompletny cyfrowy zapis wszystkich operacji. Koniec z żmudnymi procesami refundacji! Zadbaj o swoje finanse z Finly!
Funkcjonalności:
- Rozszerzona kontrola wydatków umożliwia weryfikację przed dokonaniem płatności
- Pracownicy mogą łatwo rejestrować paragony i kategoryzować wydatki
- Zautomatyzowane raporty wydatków eliminują konieczność ręcznego wprowadzania danych
- Współpraca z dostawcami gwarantuje dostęp do zniżek i programów lojalnościowych
- Konfigurowalne interfejsy API usprawniające i upraszczające zarządzanie operacjami.
Altquid
Masz dość problemów ze śledzeniem wydatków, pracując zdalnie lub na umowie? Karta wydatkowa Altquid ułatwi Ci życie! Ta wyjątkowa platforma jest skrojona na miarę indywidualnych potrzeb i pomaga w prosty sposób przeglądać i edytować wydatki, dodawać notatki, a nawet przypisywać je do konkretnych projektów lub klientów.
Nigdy więcej problemów ze śledzeniem wydatków – karta Altquid usprawnia ten proces, dzięki czemu Twoja praca staje się prostsza i bardziej efektywna.
Cechy:
- Narzędzia finansowe dostępne dla kontrahentów i pracowników zdalnych
- Możliwość ograniczania wydatków i zarządzania dostępem członków zespołu
- Szybkie i łatwe generowanie szczegółowych raportów
- Automatyczne śledzenie i kategoryzowanie wydatków w czasie rzeczywistym.
- Zintegrowane funkcje budżetowania, analizy finansowej i narzędzia do oszacowania podatków
Pleo
Pleo oferuje niezawodne rozwiązanie w postaci pracowniczej karty wydatkowej, która jest prawdziwą rewolucją, zwłaszcza dla pracowników kontraktowych. Jest łatwa w obsłudze i zapewnia bezproblemową integrację z dowolnym oprogramowaniem księgowym wykorzystywanym przez Twoją firmę.
Dzięki możliwości ustawiania limitów wydatków i otrzymywania powiadomień w czasie rzeczywistym, zawsze masz kontrolę nad swoimi wydatkami. A automatyczne kategoryzowanie wydatków sprawia, że przesyłanie raportów jest dziecinnie proste.
Funkcjonalności:
- Możliwość podpięcia karty wydatkowej do urządzenia Apple lub Google, aby w prosty sposób dokonywać płatności
- Certyfikat PCI DSS potwierdzający bezpieczeństwo przetwarzania pieniędzy i danych
- Możliwość tworzenia zespołów i wyznaczania osób zatwierdzających transakcje w celu zdecentralizowanej kontroli wydatków
- Ustawianie indywidualnych limitów wydatków dla każdego pracownika lub zakupu
- Posiada certyfikat Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), dzięki czemu Twoje pieniądze i dane są bezpieczne.
Spendesk
Jeśli szukasz elastycznego sposobu zarządzania wydatkami pracowniczymi, Twoje poszukiwania właśnie się zakończyły! Spendesk to najlepszy wybór. Spendesk umożliwia generowanie wirtualnych kart wydatkowych dostosowanych do Twojej umowy, a jednocześnie zapewnia pełną kontrolę nad wydatkami i minimalizuje ryzyko nadużyć wewnętrznych i zewnętrznych.
Dodatkowo, dzięki uproszczonym procesom zatwierdzania transakcji możesz mieć pewność, że każdy zakup jest w pełni autoryzowany. Po co więc czekać? Zarejestruj się w Spendesk już dziś i przenieś zarządzanie wydatkami na wyższy poziom!
Funkcjonalności:
- Pomaga zarządzać przepływami pieniężnymi i przewidywać płatności dla dostawców
- Podgląd w czasie rzeczywistym wszystkich transakcji zespołu
- Ustawianie limitów dla zespołów i poszczególnych osób z określonymi progami
- Płatności kartą i aplikacją mobilną w celu usprawnienia rozliczeń offline.
- Ustawianie zdefiniowanych, regulowanych budżetów.
Ramp
Wyjątkowe narzędzia i podejście wprowadzone przez Ramp naprawdę zmieniły branżę usług finansowych. Nic dziwnego, że Ramp stał się najszybciej rozwijającą się kartą wydatków pracowniczych w Ameryce. To imponujące osiągnięcie zapewniło im zaszczytne miejsce na liście LinkedIn Top US Startups na rok 2022.
Masz już dosyć żmudnego wypełniania raportów wydatków? A może jesteś dyrektorem finansowym, który potrzebuje lepszego wglądu, aby podejmować strategiczne decyzje? Karty Ramp są idealnym rozwiązaniem w obu przypadkach!
Funkcjonalności:
- Łatwe zarządzanie wydatkami bez problemów z raportami wydatków
- Oszczędność na zakupach, umowach, subskrypcjach i nagrodach dla partnerów
- Dostęp do karty płatniczej z wyższymi limitami kredytowymi i natychmiastowymi kartami wirtualnymi
- Brak wymogu osobistej weryfikacji zdolności kredytowej ani gwarancji założyciela.
- Możliwość natychmiastowego zablokowania lub ograniczenia wydatków na wybranej karcie dla Twojej firmy.
Podsumowanie
Dla pracowników kontraktowych śledzenie wydatków może być nie lada wyzwaniem. Ale dzięki nowoczesnym kartom wydatkowym te czasy już minęły! Karty te zostały zaprojektowane specjalnie z myślą o potrzebach pracowników kontraktowych, umożliwiając im sprawne zarządzanie finansami.
Dzięki takim funkcjom jak limity wydatków, szczegółowe dane transakcji i zwrot części wydatków, te karty są rewolucją dla wszystkich, którzy chcą zachować porządek w finansach i podejmować trafne decyzje. Zaufaj nam; te narzędzia są niezawodne, wygodne i warte wypróbowania!
Zachęcamy również do zapoznania się z ofertą najlepszych aplikacji do budowania historii kredytowej.
newsblog.pl