Rejestrowanie przepływu środków pieniężnych, czyli śledzenie wydatków, to nic innego jak notowanie, na co konkretnie przeznaczamy nasze fundusze.
Z jaką częstotliwością kontrolujesz swoje finanse?
Czy robisz to co godzinę, codziennie, co miesiąc, kwartalnie czy rocznie? Początkowo może to wydawać się żmudnym zadaniem, ale z czasem dostrzeżesz, jak istotne jest to działanie.
Troska o nasz majątek jest niezwykle ważna i zaczyna się już w okresie studiów, a dla niektórych nawet wcześniej. W dzisiejszych czasach wystarczy jeden nieprzewidziany wydatek związany ze zdrowiem, by popaść w poważne kłopoty finansowe.
Zarówno dla przedsiębiorców, jak i osób prywatnych, zaleca się comiesięczne i coroczne monitorowanie wydatków.
Dlaczego śledzenie wydatków jest istotne?
- Utrwalanie dobrych nawyków: Rejestr wydatków pomoże Ci zidentyfikować, ograniczyć lub całkowicie wyeliminować niepotrzebne wydatki. To z kolei umożliwi Ci alokację pieniędzy tam, gdzie są najbardziej potrzebne.
- Zapobieganie nadmiernym wydatkom: Kontrola wydatków chroni przed niekontrolowanym przepływem środków, mobilizując do stworzenia miesięcznego budżetu. Długoterminowe trzymanie się zdefiniowanego planu finansowego przynosi wymierne korzyści.
- Pełna kontrola nad finansami: Jeśli ciągle borykasz się z długami, prawdopodobnie przyczyną jest brak kontroli nad swoimi wydatkami. Śledzenie przepływu pieniędzy da Ci możliwość inwestowania w rzeczy, które przyniosą Ci korzyść.
Wyobraź sobie, że wybrałeś się na weekendowe zakupy z przyjaciółmi. Nagle okazuje się, że kupiłeś rzeczy, których wcale nie potrzebowałeś, ulegając presji otoczenia. Zamiast tego, warto byłoby przeznaczyć te pieniądze na swój rozwój, np. poprzez zakup wartościowego poradnika lub zapisanie się na interesujące Cię warsztaty.
Dlaczego firmy powinny monitorować swoje wydatki?
Dla małych i średnich przedsiębiorstw monitorowanie wydatków jest absolutnie kluczowe. Niezwykle ważne jest również oddzielenie kosztów osobistych od tych związanych z prowadzeniem firmy, ponieważ przedsiębiorstwo stanowi odrębny podmiot. Twój biznes może być Twoją pasją, dlatego tak ważne jest właściwe podejście:
- Ochrona przed problemami: Twoja firma ma prawo do ochrony prawnej, z której Ty jako osoba prywatna możesz nie skorzystać. Jeżeli Twoje wydatki nie są rozdzielone, pozbawiasz się tej ochrony, narażając się na ryzyko, w przypadku ewentualnego pozwu ze strony klienta. W takiej sytuacji Twój osobisty majątek może być zagrożony.
- Przygotowanie do rozliczenia podatkowego: Nie będziesz musiał gorączkowo szukać faktur i paragonów po szafkach czy schowkach samochodowych. Ponadto, gdy wyjeżdżasz w podróż służbową, możesz ubiegać się o zwrot określonej kwoty poniesionych kosztów. Niektóre koszty związane z działalnością gospodarczą nie podlegają opodatkowaniu i można je odliczyć jako wydatki związane ze spotkaniami biznesowymi. Praca Twoich księgowych również stanie się prostsza, gdyż łatwiej będzie odróżnić koszty podlegające opodatkowaniu od tych, które są z niego zwolnione.
- Łatwe obliczanie zysków: Będziesz mógł precyzyjnie obliczyć swój zysk, bez konieczności zgadywania, gdy klienci o to poproszą. Docelowo pomoże to w zachowaniu dyscypliny finansowej firmy poprzez analizę ponoszonych wydatków.
Jednym z rozwiązań w zakresie monitorowania kosztów firmy jest korzystanie z dedykowanej aplikacji. Tego typu aplikacje umożliwiają terminowe i dokładne rejestrowanie wydatków poprzez archiwizację paragonów i faktur. Niektóre z nich są bezpośrednio połączone z Twoim kontem bankowym oraz kartami płatniczymi, co eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych.
Przyjrzyjmy się teraz bliżej kilku najlepszym aplikacjom do śledzenia wydatków dla Twojej firmy.
Zoho Expenses
Zoho oferuje jedną z najlepszych aplikacji do kontroli wydatków. Jej interfejs jest intuicyjny i przyjazny dla użytkownika, a sama aplikacja oferuje szeroki wachlarz rozwiązań. Zoho gwarantuje, że żaden paragon nie zostanie pominięty i będzie przechowywany w formie cyfrowej. Możesz również automatycznie przesyłać faktury drogą mailową. Nawet jeśli Twoja firma działa za granicą, Zoho umożliwia ewidencjonowanie wydatków w różnych walutach.
Aplikacja pozwala na stworzenie spersonalizowanej strony wydatków oraz umożliwia pracownikom dzielenie kosztów. Jeżeli Twoja firma często podróżuje, Zoho pozwala na monitorowanie wydatków związanych z przebytymi kilometrami ze 100% dokładnością. W ten sposób możesz ograniczyć koszty.
Jest kompatybilny z różnymi platformami, w tym Androidem i iOS. Zoho oferuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny dla nowych użytkowników.
Wallester
Wallester to popularna platforma do śledzenia wydatków firmowych. Oferuje kompleksowe rozwiązanie dla wszelkich potrzeb związanych z firmowymi kosztami, takich jak monitorowanie, ewidencjonowanie, udostępnianie metod płatności, konfigurowanie nowych form płatności i wiele innych.
Możesz wydawać swoim pracownikom wirtualne karty płatnicze do celów służbowych w dowolnym miejscu i czasie. Rozbudowany system powiadomień na bieżąco informuje Cię o wszystkich działaniach związanych z wydatkami.
Ponadto możesz zezwolić na niewielkie wypłaty gotówki w celu wyeliminowania problemów związanych z firmową kasą na drobne wydatki, która jest często niebezpieczna i niewygodna.
Jako menedżer firmy lub wspólnik masz możliwość podejmowania decyzji dotyczących zakupów i wydatków w czasie rzeczywistym, wyłączając kartę ze swojej strony. Co więcej, możesz również generować wirtualne karty dla konkretnych projektów i przydzielać do nich dostęp wielu członkom zespołu.
Deweloper pracuje również nad nową funkcją o nazwie „Inteligentne Śledzenie i przesyłanie wydatków”. Ten system przypomnień będzie cyklicznie zachęcał pracowników do przesyłania paragonów, faktur, kuponów itd.
Narzędzie do monitorowania kosztów Wallester działa online za pośrednictwem przeglądarek internetowych oraz aplikacji mobilnych i obecnie oferuje bezpłatne wersje próbne. Dlatego warto sprawdzić, czy jest to odpowiednie narzędzie do monitorowania wydatków dla Twojej firmy.
Precoro
Firmy, które chcą mieć pełną kontrolę nad swoimi finansami, mogą zaufać Precoro. To wydajne oprogramowanie do zarządzania wydatkami zapewnia wgląd w koszty operacyjne i umożliwia prawidłowe wykorzystanie budżetu.
Za pomocą tego oprogramowania możesz zautomatyzować proces zatwierdzania, co pozwoli nie tylko zaoszczędzić czas, ale również zwiększyć efektywność. Dzięki tej platformie monitorowanie faktur, paragonów i wniosków o zwrot kosztów jest znacznie łatwiejsze. Możesz także zintegrować Precoro z Twoim narzędziem księgowym w celu dwukierunkowej synchronizacji danych.
To oprogramowanie umożliwia tworzenie reguł wydatków, dzięki czemu nigdy nie przekroczysz swojego budżetu. Jego pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym jest idealny do wizualizacji ogólnych wydatków. Ponadto firmy mogą uzyskać szczegółowe raporty dotyczące różnych kategorii.
Aby usprawnić przepływ pracy, możesz zintegrować Precoro z QuickBooks, Xero, NetSuite, Amazon Business Punch-in i Slack. Model cenowy jest transparentny i obejmuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny.
Divvy
Divvy to kompleksowe narzędzie do zarządzania wydatkami Twojej firmy. Platforma posiada wiele unikalnych funkcji, które czynią ją dobrym wyborem dla każdego przedsiębiorstwa. Dzięki Business Credit możesz uzyskać dostęp do finansowania o dowolnej skali. Wystarczy, że w ciągu kilku minut złożysz wniosek o linię kredytową i zaczniesz korzystać z kart Divvy.
Zarządzanie wydatkami staje się bardzo proste, ponieważ możesz skategoryzować każdy zakup dokonany za pomocą kart Divvy za pomocą kilku kliknięć. Nie ma więc potrzeby ręcznego tworzenia raportów wydatków w firmie.
Po ustaleniu budżetu dla Twojej firmy za pomocą Divvy, możesz monitorować i kontrolować go w czasie rzeczywistym, zyskując pełną kontrolę nad budżetami firmy.
Największą zaletą tego światowej klasy oprogramowania do śledzenia wydatków jest to, że jest całkowicie darmowe. Nie ma żadnych ukrytych opłat. Ponadto możesz otrzymać dowolną liczbę kart fizycznych i wirtualnych dla swoich pracowników. Dodatkową korzyścią są nagrody od Divvy za dokonywane wydatki.
Pożegnaj się z tradycyjnymi raportami wydatków i przywitaj się z nowoczesnym systemem monitorowania finansów.
Pleo
Pleo to startup fintech, który zajmuje się zarządzaniem wydatkami firm za pomocą kart Pleo: kredytowych i debetowych. Możesz uporządkować swoje koszty, klikając zaledwie kilka przycisków na ekranie.
Możesz zintegrować Pleo z innymi narzędziami księgowymi. Aplikacja umożliwia ustawianie limitów wydatków, dostosowywanie ich w dowolnym momencie i sugerowanie najlepszych praktyk wydawania pieniędzy. Dodatkowo, gdy tylko płatność zostanie dokonana Twoją kartą Pleo, otrzymasz powiadomienie, a wydatek zostanie automatycznie zarejestrowany.
Pleo to popularna aplikacja dla małych i średnich firm, dostępna w trzech różnych przedziałach cenowych. Pleo zdejmuje z Ciebie żmudną, codzienną pracę związaną z ewidencją wydatków i pozwala skupić się na rozwijaniu biznesu.
FreshBooks
FreshBooks to aplikacja do monitorowania wydatków firmowych, która pomaga kontrolować koszty małych i średnich przedsiębiorstw. Twoje konto będzie aktualizowane na bieżąco dzięki połączeniu z Twoim kontem bankowym i kartą płatniczą.
Aplikacja posiada funkcję pobierania wymaganych danych z przesłanego zdjęcia rachunku lub paragonu. Możesz również przechowywać swoje paragony we FreshBooks. W ten sposób masz wszystko pod ręką w momencie składania zeznań podatkowych. W trakcie realizacji projektu, Twój zespół może ewidencjonować swoje wydatki, a Ty masz możliwość kontrolowania ich kosztów.
FreshBooks ułatwia śledzenie czasu pracy z dowolnego miejsca. Wszystko jest zautomatyzowane, a Ty możesz skupić się wyłącznie na rozwoju swojej firmy.
Oferowane ceny są przystępne w przypadku różnych pakietów, a aplikacja jest bardzo pomocna w dłuższej perspektywie, niezależnie od kosztów.
Mint
Dzięki Mint możesz zobaczyć wszystkie aspekty swojego życia finansowego. Mint oferuje indywidualne rozwiązania, personalizując proces zarządzania budżetem i monitorowania wydatków.
Wszystkie płatności za rachunki i miesięczne wydatki można zintegrować z Mint razem z innymi aplikacjami. Dzięki temu masz pewność, że nie przegapisz żadnej płatności i kontrolujesz, na co wydajesz pieniądze.
Aplikacja pozwala na ustawienie budżetu, dając pewność, że go przestrzegasz dzięki wysyłaniu powiadomień w przypadku jego przekroczenia. Zawiera również wskazówki dotyczące oszczędzania i jak najszybszego osiągania celów finansowych.
Proces zakładania konta jest bezpieczny i dostępny na wszystkich urządzeniach.
Expensify
Expensify umożliwia swoim użytkownikom ewidencjonowanie nieograniczonej ilości paragonów. Dzięki synchronizacji kont z Expensify, będziesz miał znacznie mniej pracy w okresie rozliczeń podatkowych. Możesz również ustawić niestandardowe stawki podatkowe dla konkretnej polityki wydatków.
Ręczne przesyłanie wydatków to już przeszłość. Tutaj wszystkie rachunki i paragony są automatycznie skanowane jednym kliknięciem. Dodatkowo, jeśli znudziły Cię te wszystkie procesy, możesz skorzystać z karty Expensify zamiast tradycyjnych paragonów.
Możesz wypróbować bezpłatną wersję, ponieważ jest łatwa w obsłudze i pozwala na wypracowanie właściwego podejścia do wydatków firmowych. Pomaga kontrolować koszty, niezależnie od tego czy pracujesz zdalnie, z domu czy z biura.
Bench
Aplikacja Bench pełni rolę wirtualnego księgowego. W Bench oprogramowanie i ludzki umysł działają wspólnie. Główny nacisk położony jest na wsparcie małych firm i przedsiębiorców w przygotowywaniu sprawozdań finansowych.
Zespół dedykowanych ekspertów zajmuje się wszystkimi aspektami księgowości, a z Tobą kontaktują się tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Księgowość prowadzona jest co miesiąc, dzięki czemu Ty i Twoja firma jesteście finansowo przygotowani na rozliczenia podatkowe. Dedykowany zespół ekspertów działa szybko i niezawodnie.
Dzięki aplikacji możesz skupić się wyłącznie na prowadzeniu swojej firmy, nie martwiąc się o kwestie podatkowe. Jest to jedno z najpopularniejszych programów w swojej kategorii. Ceny są przystępne, a na start dostępna jest również wersja próbna, aby lepiej poznać możliwości aplikacji.
Shoeboxed
Shoeboxed to aplikacja, która oferuje swoim użytkownikom usługi cyfryzacji. Jej celem jest digitalizacja papierowych paragonów, co ogranicza możliwość popełnienia błędu. Obsługuje również integrację z innymi aplikacjami w celu ułatwienia przepływu pracy.
Aplikacja wspiera rozliczenia podatkowe, przechowuje zeskanowane paragony i faktury oraz przygotowuje zestawienia wydatków. Przechowywanie ważnych dokumentów w archiwum jest bardzo pomocne, gdy są one pilnie potrzebne.
Za pomocą tej aplikacji możesz stworzyć listę swojego zespołu i na bieżąco ją aktualizować. Aplikacja działa zarówno na platformach Android, jak i iOS. Precyzyjna funkcja śledzenia przebiegu trasy jest bardzo przydatna, gdy podróżujesz służbowo.
Dext
Dext to aplikacja do monitorowania wydatków firmowych, która zachęca do rezygnacji z papieru i ograniczenia ilości dokumentów. Ułatwia obsługę danych, przenosząc je do cyfrowej przestrzeni.
Dext wyodrębni niezbędne dane i zapisze je w swojej pamięci, po przesłaniu rachunków, paragonów lub faktur. Aplikacja zapewnia ponad 95% dokładności podczas wypełniania dokumentów i oszczędza czas i wysiłek. Dzięki temu masz więcej czasu na rozwój swojej firmy.
Możesz przesyłać dane z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia. Aplikacja oferuje i wymaga ponad 30 integracji w celu utrzymania sprawnego przepływu pracy. Aplikacja jest zaprojektowana w sposób intuicyjny i łatwy do zrozumienia. Możesz skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej już teraz, jeśli Twoja firma jest niewielka lub dopiero zaczynasz swoją przygodę z biznesem.
Concur
Concur pomaga rozwijać się jako profesjonalista, ponieważ aplikacja jest stale ulepszana i zyskuje nowe funkcje. Możesz dostosować aplikację do swoich potrzeb, modyfikując jej ustawienia.
Możesz bardzo precyzyjnie obliczyć zwrot z inwestycji (ROI) swojej firmy. Aplikacja posiada dostępny pulpit nawigacyjny, dzięki któremu możesz zobaczyć wszystkie swoje wydatki na jednej stronie. Masz możliwość wprowadzania zmian w budżetach i kontroli ich w dowolnym miejscu i czasie.
Możesz również obejrzeć prezentację działania aplikacji, która jest dość prosta. Concur umożliwia podejmowanie kompleksowych decyzji finansowych, opartych na wiarygodnych danych. Okazuje się to niezwykle pomocne dla właścicieli małych firm i początkujących startupów.
Certify
Certify zapewnia doskonały wgląd w zarządzanie wydatkami. To narzędzie ułatwia tworzenie i obsługę raportów oraz dokonywanie zwrotów kosztów. Wystarczy, że prześlesz zdjęcie swojego wydatku, a raport zostanie utworzony automatycznie.
Jest to idealne rozwiązanie dla firm działających globalnie, gdyż jest dostępna w ponad 60 językach i 140 walutach. Możesz zintegrować swoje firmowe karty kredytowe i polisy z aplikacją i dostosować je do potrzeb swojego budżetu.
Tutaj obsługiwane są również integracje z wieloma różnymi aplikacjami, dzięki czemu praca nie jest przerywana. Aplikacja jest dostępna na wszystkich urządzeniach i zapewnia płynne działanie oraz wysoki poziom zadowolenia użytkowników.
MMC Receipt
MMC Receipt to aplikacja do śledzenia wydatków i skanowania paragonów. Aplikacja szybko skanuje faktury i paragony w różnych walutach, zachowując wysoką precyzję danych.
Nie ma limitu przesyłania paragonów i liczby użytkowników. Nie musisz martwić się o miejsce do przechowywania, ponieważ aplikacja zapewnia nieograniczoną przestrzeń w chmurze i pozwala na bezproblemowe archiwizowanie.
Konfiguracja wieloetapowej funkcji zatwierdzania zapewni dalszy wzrost Twojej firmy. Aplikacja ocenia, czy zaimportowane dane są gotowe do wyeksportowania, pomagając w podejmowaniu decyzji.
Możesz również obejrzeć prezentację, aby lepiej zrozumieć funkcje aplikacji i wypróbować jej darmową wersję.
Everlance
Everlance stawia na pierwszym miejscu obsługę właścicieli firm, maksymalnie automatyzując procesy. Za pomocą kilku kliknięć na ekranie możesz sortować i zarządzać swoimi wydatkami. Dostosuj swoje wydatki osobiste i firmowe na tej platformie i uniknij problemów w okresie rozliczeń podatkowych.
Transfer danych jest zabezpieczony, a organizowanie przechowywania w chmurze jest bardzo łatwe. Możesz jednocześnie podłączyć wiele kart, aby zaoszczędzić czas i wysiłek związany z zarządzaniem wydatkami. Jedną z wyróżniających się cech Everlance są sugestie dotyczące odliczeń podatkowych. Możesz zaoszczędzić na podatkach dzięki dostarczaniu aktualnych i prawidłowych danych.
Zespół obsługi klienta jest do Twojej dyspozycji siedem dni w tygodniu, jeśli masz jakiekolwiek pytania. Możesz wybrać bezpłatną wersję, aby wypróbować wiele funkcji. Dodatkowo możesz stworzyć spersonalizowany szablon, dostosowany do Twoich potrzeb.
Wave
Wave koncentruje się na rozwijaniu pełnego potencjału małych firm. Posiada zaawansowane technologicznie oprogramowanie, które jest proste w obsłudze i bezpieczne do zarządzania wydatkami.
Umożliwia również monitorowanie zysków i strat w czasie rzeczywistym oraz zapewnia gotowość do sezonu podatkowego. Z oprogramowania można korzystać bez limitu, bez żadnych ograniczeń i ukrytych opłat.
Jedyne, czego potrzebujesz, aby uzyskać dostęp do aplikacji, to połączenie z Internetem. Aplikacja działa na wszystkich urządzeniach i jest stosunkowo łatwa w obsłudze. Przenoszenie danych z różnych aplikacji i stron internetowych jest dostępne zdalnie.
Veryfi
Veryfi pomaga małym firmom rozwijać się szybciej niż kiedykolwiek. Aplikacja służy swoim klientom i ma duży potencjał wzrostu.
Tutaj możesz oszacować koszty projektu lub wydatki firmowe jeszcze przed rozpoczęciem jego realizacji. Dane są wprowadzane do aplikacji automatycznie, eliminując potrzebę ręcznej pracy. Możesz przeglądać miesięczny raport w dowolnym miejscu i czasie, gdyż jest dostępny 24/7.
Aplikacja działa na wszystkich urządzeniach i platformach. Możesz zsynchronizować swój e-mail z Veryfi, aby ułatwić pobieranie rachunków i paragonów. Aplikacja jest wykorzystywana w wielu różnych dziedzinach.
Podsumowanie
Czasy, gdy konieczne było zatrudnianie dobrego księgowego, aby sprawnie złożyć zeznanie podatkowe, dawno minęły. Wszystko czego potrzebujesz to aplikacja do monitorowania wydatków firmowych. Bardzo istotny jest jednak dobór odpowiedniej aplikacji dla Twojej firmy, która pozwoli na jej rozwój i efektywne zarządzanie kosztami. Korzystanie z tego typu aplikacji zapewni wystarczającą ilość czasu, energii i zasobów Tobie i Twojej rodzinie.
Oto kilka narzędzi, które pomogą w zarządzaniu zasobami, usługami Active Directory i Office 365 w Twojej firmie.
newsblog.pl