Co to jest i jak działa

W dzisiejszym dynamicznym otoczeniu rynkowym, ciągłe doskonalenie procesów biznesowych (BPI) jest kluczowe dla każdej organizacji, która chce utrzymać swoją konkurencyjność.

Każda firma, bez względu na swój rozmiar, operuje na wielu procesach. Nie ma jednak przedsiębiorstwa, które mogłoby twierdzić, że jego procedury są absolutnie perfekcyjne. Zawsze pojawiają się bariery, które generują straty czasu i środków finansowych.

Poprzez optymalizację tych procesów, można skutecznie eliminować problemy, które utrudniają pracę zespołów lub negatywnie wpływają na doświadczenia klientów. Zastanówmy się, na czym polega doskonalenie procesów biznesowych i w jaki sposób przyczynia się ono do rozwoju firmy.

Co to jest doskonalenie procesów biznesowych?

Procesy biznesowe to zbiór działań podejmowanych w celu prowadzenia firmy. Aby utrzymać silną pozycję na rynku, konieczne jest ich ciągłe udoskonalanie. Doskonalenie procesów biznesowych oznacza zatem ciągłą optymalizację tych procesów, aby zwiększyć wydajność i efektywność.

Działania w ramach procesów biznesowych można podzielić na trzy główne kategorie:

• Czynności operacyjne: Są to rutynowe zadania, które firmy wykonują na co dzień, obejmujące produkcję, logistykę i raportowanie.
• Czynności zarządcze: Do tej kategorii należą zadania związane z budżetowaniem, administracją i zarządzaniem zasobami ludzkimi.
• Czynności wspierające: Obejmują one szeroki zakres zadań, takich jak wsparcie techniczne, rekrutacja czy księgowość.

Wszystkie zadania z tych kategorii wymagają regularnej oceny i korekty, aby zapobiegać spadkowi efektywności. Dzięki BPI, firmy mogą na bieżąco wprowadzać pozytywne zmiany w swoich operacjach, uwzględniając przy tym sugestie od pracowników i interesariuszy zewnętrznych.

Ulepszenia mogą przyjmować formę wprowadzania nowych metod działania lub eliminowania słabości w istniejących procesach. W obu przypadkach, celem jest usprawnienie całej operacji.

Dlaczego doskonalenie procesów biznesowych jest ważne?

Niezależnie od branży, w której działa firma, dostosowanie się do zmian jest warunkiem przetrwania na konkurencyjnym rynku. Doskonalenie procesów biznesowych umożliwia wprowadzenie tych niezbędnych zmian.

Proces ten pozwala firmom zidentyfikować obszary wymagające poprawy i wyeliminować wszelkie nieefektywności. Umożliwia on lepsze zrozumienie funkcjonowania organizacji i dostosowanie się do aktualnych standardów branżowych.

Dodatkowo, świeże spojrzenie na procesy biznesowe pozwala na zwiększenie produktywności, poprawę jakości usług, wzmocnienie relacji z klientami i rozwój umiejętności pracowników.

Jak działa doskonalenie procesów biznesowych?

# 1. Wybór procesu

Na początku należy określić obszary lub procesy, które wymagają usprawnienia. Chociaż w firmie funkcjonuje wiele procesów, warto nadać priorytet tym, które są powtarzalne, ponieważ ich poprawa przyniesie największe korzyści.

#2. Analiza problemów w procesie

Następnie należy skupić się na wybranym procesie, aby zidentyfikować problemy wymagające rozwiązania. Analiza polega na zwizualizowaniu całego przebiegu operacji i zidentyfikowaniu tzw. „wąskich gardeł”.

#3. Analiza procesów biznesowych

Kolejnym krokiem jest analiza zidentyfikowanych problemów, aby znaleźć konkretne punkty, które można poprawić. Warto w tym celu zadawać pytania osobom odpowiedzialnym za dany proces.

#4. Przeprojektowanie procesu

Na tym etapie należy przeprojektować proces w taki sposób, aby był bardziej efektywny. W tym celu wykorzystuje się odpowiednie metodologie, które pozwalają eliminować zidentyfikowane problemy i usprawniać procesy.

#5. Zabezpieczenie zasobów

Aby usprawnić jakikolwiek proces, firmy muszą zabezpieczyć niezbędne zasoby. Może to obejmować zakup nowego oprogramowania, sprzętu lub zatrudnienie dodatkowych pracowników. W tym celu konieczne jest uzyskanie akceptacji kierownictwa.

#6. Testowanie nowego procesu

Przed wdrożeniem systemu BPI w całej organizacji, konieczne jest jego przetestowanie. Należy sprawdzić każdy etap przepływu pracy, aby upewnić się, że nic nie zostało pominięte. Jeśli potrzebne są zmiany, ten etap jest idealny do ich wprowadzenia.

#7. Wdrożenie metody

Po pomyślnym przetestowaniu i zatwierdzeniu przez kierownictwo, można przystąpić do wdrażania metodologii doskonalenia procesów biznesowych. Zaleca się rozpoczęcie na mniejszą skalę i stopniowe rozszerzanie zakresu, aby osiągnąć lepsze wyniki.

#8. Przegląd i doskonalenie

Praca nie kończy się na etapie wdrożenia. Należy stale monitorować, czy nowe metody przynoszą oczekiwane rezultaty. Czasami konieczne może być wprowadzenie dalszych udoskonaleń.

Metody doskonalenia procesów biznesowych

W zależności od charakteru procesu biznesowego i branży, można zastosować następujące metodologie w ramach BPI.

# 1. Metodologia Agile

Metodologia ta charakteryzuje się elastycznością i pozwala na uwzględnienie wielu iteracji. Na podstawie feedbacku od zespołu i klientów, Agile umożliwia szybką naprawę zidentyfikowanych problemów. Wzmacnia także komunikację i współpracę między wszystkimi stronami.

#2. Lean Manufacturing (Szczupła Produkcja)

Głównym celem tej metodologii jest eliminacja marnotrawstwa, co prowadzi do obniżenia kosztów. Chociaż pierwotnie stosowana w przemyśle produkcyjnym, zasady Lean Manufacturing można z powodzeniem wdrożyć w innych branżach. Zespoły muszą skupić się na zrozumieniu perspektywy klienta, aby wyeliminować niepotrzebne działania.

#3. Six Sigma

Ta popularna metodologia pozwala na redukcję zmienności i błędów poprzez wykorzystanie danych i statystyk. Jej celem jest maksymalizacja wartości przy jednoczesnym minimalizowaniu ryzyka. Six Sigma wykorzystuje metodologie DMAIC i DMADV do usprawniania procesów i zwiększania zwrotu z inwestycji.

#4. Kompleksowe Zarządzanie Jakością (TQM)

Firmy stosujące tę metodologię muszą zaangażować cały zespół w proces poprawy satysfakcji klientów. TQM tworzy środowisko pracy, w którym docenia się doświadczenie pracowników i zachęca się ich do wspólnego dążenia do celów firmy.

#5. Teoria Ograniczeń

Teoria Ograniczeń jest szeroko stosowana wszędzie tam, gdzie istnieje potrzeba natychmiastowej poprawy. Umożliwia identyfikację „wąskich gardeł” w procesie i ich eliminację.

#6. Kaizen

Metodologia Kaizen, skupiona na ciągłym doskonaleniu, bazuje na praktykach Lean i Agile. Wprowadza niewielkie modyfikacje w codziennej pracy i kulturze korporacyjnej w celu poprawy jakości i wydajności procesów.

#7. Kanban

Kanban to wizualna metoda zarządzania przepływem pracy, która ułatwia identyfikację problemów i eliminację „wąskich gardeł”. W rezultacie można zwiększyć efektywność i monitorować postępy inicjatyw.

#8. Just-In-Time (JIT)

Metoda ta jest idealna dla firm produkcyjnych, które chcą zminimalizować koszty magazynowania poprzez produkcję towarów zgodnie z aktualnym zapotrzebowaniem. JIT często stosuje się w połączeniu z metodologią Kanban, aby dokładnie prognozować zapotrzebowanie i unikać nadmiaru mocy produkcyjnych.

#9. Mapowanie Procesów

Technika wizualizacji przepływu pracy pozwala firmom opracować plan doskonalenia procesów. Mapowanie procesów może być wykorzystane do tworzenia map dla konkretnych ról lub celów biznesowych.

#10. PDCA

Model PDCA (Plan, Do, Check, Act) czyli Planuj, Wykonaj, Sprawdź, Działaj, to element metodologii Kaizen, który pomaga organizacjom identyfikować nieefektywne procesy.

Korzyści wynikające z doskonalenia procesów biznesowych

Zwinność biznesowa

Doskonalenie procesów biznesowych umożliwia firmom lepsze dostosowanie się do ciągle zmieniających się wymagań klientów. Pozwala im szybciej reagować na zmiany i dostosowywać projekty do aktualnych potrzeb.

Lepszy wgląd w procesy

Wdrożenie BPI wymaga od firm wizualizacji całego przepływu pracy. Umożliwia to monitorowanie procesów i mierzenie efektywności na każdym etapie.

Oszczędność kosztów

Jednym z głównych celów usprawniania procesów biznesowych jest eliminacja „wąskich gardeł” i nieefektywności. Dzięki identyfikacji i eliminacji niepotrzebnych wydatków, całkowity koszt operacji automatycznie się zmniejsza.

Zwiększona produktywność

Dzięki eliminacji powtarzalnych i niepotrzebnych zadań z przepływu pracy, BPI sprawia, że procesy stają się bardziej wydajne. W rezultacie, produktywność pracowników wzrasta.

Zgodność i bezpieczeństwo

Wdrażanie usprawnień procesów biznesowych prowadzi do powstania dobrze uregulowanego i zarządzanego środowiska pracy. W rezultacie firmy mogą lepiej przestrzegać przepisów i stosować niezbędne środki bezpieczeństwa.

Satysfakcja klientów i pracowników

Każde usprawnienie procesu przekłada się na wzrost wartości dodanej dla klientów. Zadowoleni klienci to podstawa dobrze prosperującego biznesu. Jednocześnie, eliminując zbędne zadania, zwiększa się wydajność i satysfakcję pracowników.

Wyzwania związane z doskonaleniem procesów biznesowych

# 1. Opór pracowników

Jednym z największych wyzwań w BPI jest opór pracowników. Większość ludzi niechętnie podchodzi do zmian i preferuje kontynuowanie pracy w dotychczasowy sposób. Dlatego firmy muszą uświadomić pracownikom korzyści płynące z wprowadzanych zmian. W przeciwnym razie cała inicjatywa może zakończyć się niepowodzeniem.

#2. Nieumiejętność wyznaczania celów

Podczas procesu doskonalenia, kierownictwo powinno wyznaczyć jasne i konkretne cele. Brak precyzyjnych celów utrudnia uzyskanie pełnego obrazu kierunku, w którym zmierza firma. Jasne cele informują o tym, gdzie należy inwestować czas i zasoby, a ich brak prowadzi do trudności w usprawnianiu procesów biznesowych.

#3. Dostosowanie czasu

Aby wszystko mogło zadziałać, potrzebny jest czas. Wiele firm uważa, że doskonalenie procesów jest niemożliwe ze względu na obciążenie codziennymi zadaniami. Często jednak możliwe jest usprawnienie przepływu pracy i wyznaczenie jednej osoby do koordynacji tego procesu. Firmy mogą też skorzystać z usług zewnętrznych specjalistów do analizy procesów.

#4. Wprowadzanie nowych technologii

Większość usprawnień procesów biznesowych wiąże się z koniecznością rezygnacji ze starszych aplikacji na rzecz nowych technologii. Dla wielu firm stanowi to znaczne wyzwanie. Poza tym, że jest to kosztowne, wymaga także przeszkolenia pracowników w zakresie obsługi nowych systemów.

Zasoby edukacyjne

Podstawy doskonalenia procesów biznesowych: Udemy

Ten kurs omawia ramy i kroki niezbędne do wdrożenia BPI. Kurs obejmuje także dostosowanie procesów biznesowych do celów i znalezienie praktycznych rozwiązań usprawniających.

Dodatkowo, z tego zasobu można nauczyć się korzystania z różnych narzędzi do tworzenia nowych procesów biznesowych i technik mierzenia osiągniętych celów.

Skuteczne doskonalenie procesów biznesowych: Udemy

Ten kurs koncentruje się na wpływie doskonalenia procesów biznesowych i uczy, jak przeprojektowywać procesy w organizacji.

Kurs obejmuje rozwój modelu BPI, jego wdrażanie w projekcie i pomiar postępów. Oferuje 2,5 godziny wideo na żądanie oraz certyfikat po ukończeniu.

Poprawa procesu biznesowego

Ta książka omawia, jak wdrażać techniki poprawy jakości w branży usługowej.

Prezentuje wszystkie informacje niezbędne do rozpoczęcia wdrażania BPI. Z książki dowiesz się, jak tworzyć i szkolić zespoły w zakresie BPI, upraszczać procesy, skracać czas i śledzić postępy.

Zestaw narzędzi do doskonalenia procesów biznesowych

Książka „Zestaw narzędzi do doskonalenia procesów biznesowych” zapewnia praktyczny i kompleksowy wgląd w tworzenie spójnego systemu BPI.

Omawia model BPI, prezentuje narzędzia pomiaru wydajności i udostępnia szablony do wdrożenia. Czytelnicy nauczą się, jak korzystać z tych narzędzi.

Podsumowanie

Bez ciągłego doskonalenia procesów biznesowych, trudno jest utrzymać konkurencyjność. BPI pozwala na odkrycie słabości i nieefektywności, co umożliwia wdrażanie nowych metod ich poprawy.

Przedstawione w artykule informacje wyjaśniają, jak przebiega proces usprawniania procesów biznesowych. Podano również przykłady przydatnych kursów i książek, które mogą pomóc w zdobyciu niezbędnej wiedzy. Po jej uzyskaniu można rozpocząć wprowadzanie niezbędnych usprawnień, aby przenieść swoją firmę na wyższy poziom.

Zachęcamy również do zapoznania się z tematem oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi.