Co to jest Microsoft Planner i jak go używać

Microsoft Planner to aplikacja do zarządzania zadaniami, dostępna w ramach pakietu Office 365. Umożliwia planowanie zarówno osobistych, jak i zespołowych zadań, a jej interfejs przypomina ten z Trello, oparty na kartach. Poniżej przedstawiamy krótki przewodnik dotyczący korzystania z tej aplikacji.

Planner jest dostępny dla wszystkich użytkowników posiadających płatną subskrypcję Office 365 (O365), niezależnie od tego, czy jest to subskrypcja indywidualna, czy licencja dla firm. Niestety, aplikacja nie oferuje darmowego dostępu, ale nasza siostrzana strona Review Geek przygotowała listę interesujących alternatyw dla osób, które nie mają płatnej subskrypcji O365.

Aby uzyskać dostęp do Planner, wejdź na stronę Planner i zaloguj się swoimi danymi O365. Jeżeli jesteś już zalogowany, możesz szybko przejść do aplikacji za pośrednictwem narzędzia uruchamiania aplikacji O365.

Po uruchomieniu aplikacji zobaczysz „Centrum planowania”, które wyświetla plany stworzone przez Ciebie lub dodane przez innych użytkowników. W przypadku subskrypcji osobistej O365, w Planner Hub zobaczysz jedynie plany, które sam stworzyłeś.

Na początku Centrum planowania będzie puste, ponieważ jeszcze nie utworzyłeś żadnych planów. Aby stworzyć nowy plan, kliknij „Nowy plan” w lewym menu głównym.

Wprowadź nazwę swojego planu, zdecyduj, czy ma być on publiczny (co oznacza dostępność dla innych użytkowników w Twojej organizacji) czy prywatny, a następnie kliknij „Utwórz plan”.

Planner utworzy nowy plan, do którego możesz dodać zadania, klikając „Dodaj zadanie”.

Pojawi się nowy panel dodawania zadania. Wprowadź nazwę zadania, termin oraz osobę, do której jest przypisane (przypisanie zadań jest szczególnie przydatne w przypadku subskrypcji dla zespołów). Kliknij „Dodaj zadanie”, aby je utworzyć.

Twoje zadanie pojawi się w oknie „Dodaj zadanie”.

Jeśli okno „Dodaj zadanie” nadal jest otwarte, możesz szybko dodać więcej zadań, nie klikając wielokrotnie „Dodaj zadanie”. Jeśli klikniesz gdziekolwiek poza tym oknem, zniknie ono natychmiast.

Aby otworzyć nowe zadanie, wystarczy je kliknąć. Otworzy się okno z dodatkowymi opcjami do wprowadzenia informacji.

W tym oknie dostępne są opcje dodawania statusu, priorytetu, terminu, notatek, list kontrolnych i załączników. Możesz również przypisać etykiety kolorystyczne do zadań, co ułatwi ich identyfikację.

Warto zauważyć, że nie ma przycisku „Zapisz”. Po wprowadzeniu zmian wystarczy zamknąć okno za pomocą „X” w prawym górnym rogu, a wszystkie zmiany zostaną zapisane automatycznie.

Po zakończeniu pracy nad zadaniem ustaw jego status na „Ukończone”, a zadanie zostanie przefiltrowane w Twoim widoku, co ułatwi organizację listy.

Mimo że posiadanie długiej listy zadań jest akceptowalne, lepiej byłoby mieć możliwość podziału ich na różne grupy. Planner wprowadza pojęcie „Zasobników”, które pomagają w organizacji zadań. Nowy plan domyślnie ma jeden zasobnik o nazwie „Do zrobienia”.

Możesz dodawać kolejne zasobniki, korzystając z opcji „Dodaj nowy zasobnik”.

Na przykład, dodaliśmy zasobnik o nazwie „Gotowe”, ale możesz wybrać dowolną nazwę.

Aby przenieść zadanie z jednego zasobnika do drugiego, wystarczy je przeciągnąć i upuścić.

Możesz przenosić zarówno otwarte, jak i zamknięte zadania między dowolnymi zasobnikami w dowolnym momencie.

Planner oferuje wiele przydatnych funkcji, ale jego główną zaletą jest połączenie zadań z zasobnikami. Osobiście używałem Planner i uważam go za bardzo funkcjonalny – jest prostszy w obsłudze niż Jira i mniej skomplikowany niż Trello czy Asana, co może być korzystne w zależności od Twoich potrzeb.

Jeśli szukasz prostego narzędzia do tworzenia list zadań, które zapewnia wizualny przegląd Twoich zadań i posiadasz subskrypcję O365, Microsoft Planner może być idealnym rozwiązaniem dla Ciebie.