Co to jest Microsoft Teams i czy jest odpowiedni dla mojej firmy?

Microsoft Teams to reakcja firmy na rosnące zapotrzebowanie na intuicyjne oprogramowanie do współpracy w cyfrowym środowisku pracy. Stanowi konkurencję dla Slacka i zastępuje Skype dla Firm jako główna platforma do pracy zdalnej. Dodatkowo, dostępna jest również bezpłatna wersja!

Czym jest Microsoft Teams?

Microsoft Teams to aplikacja stworzona do komunikacji opartej na współpracy, skierowana zarówno do małych przedsiębiorstw, jak i dużych korporacji, a także do osób indywidualnych, takich jak freelancerzy, studenci czy nauczyciele. Każdy, kto pragnie współpracować nad dokumentami, szczególnie tymi w pakiecie Office 365, może korzystać z Teams jako platformy do realizacji projektów.

Aplikacja oferuje funkcje VoIP, czatu tekstowego oraz wideo, a także prostą integrację z Office i SharePoint, wszystko to w intuicyjnym interfejsie. Jako platforma freemium, Teams pozwala firmom różnej wielkości na udostępnianie, organizowanie spotkań oraz wspólne edytowanie plików w czasie rzeczywistym za pośrednictwem aplikacji desktopowej (dostępnej dla Windows, Mac oraz Linux), mniej rozbudowanej aplikacji webowej oraz aplikacji mobilnej (Android/iPhone/iPad).

Teams zadebiutował w 2016 roku, kiedy to Microsoft zrezygnował z zakupu Slacka za 8 miliardów dolarów, decydując się na stworzenie własnej aplikacji jako alternatywy dla Skype’a dla Firm. Niezależny Slack oferuje natywną integrację z aplikacjami Google, podczas gdy Teams współpracuje z praktycznie wszystkimi innymi narzędziami Microsoftu.

Teams stał się zintegrowaną aplikacją komunikacyjną w jednym z najpopularniejszych systemów operacyjnych na świecie (Windows) oraz w pakiecie biurowym (Office 365). Nawet jeżeli wybierzesz alternatywę dla swojego zespołu, możesz oczekiwać dużej liczby interakcji dzięki Teams. W łatwy sposób możesz przesłać szybkie, jednorazowe zaproszenie do spotkania osobom spoza twojej organizacji, co pozwala na uzyskanie linku do kolejnej rozmowy wideo.

Inicjatywy edukacyjne Microsoftu, takie jak Microsoft Teams for Education, uczyniły tę platformę doskonałym rozwiązaniem także dla klas szkolnych. Nauczyciele mogą tworzyć zadania, zarządzać dziennikami ocen oraz organizować interaktywne quizy za pomocą Microsoft Forms. Istnieje również rozbudowany sklep z aplikacjami, który umożliwia integrację z aplikacjami innych firm, takimi jak Flipgrid, Turnitin oraz MakeCode.

Jakie funkcje ma Microsoft Teams?

Microsoft Teams ma na celu uproszczenie i zorganizowanie wszelkich interakcji między pracownikami, które wymagają cyfrowej komunikacji. Poza sektorem biznesowym, aplikacja może być wykorzystywana przez różnorodne grupy, które potrzebują narzędzi do cyfrowej współpracy.

Podstawowa struktura Teams rozpoczyna się od utworzenia organizacji. Osoby zaproszone do danej organizacji (np. „Mój biznes z klasą”) mogą być przypisane do różnych zespołów (np. Marketing, IT, Klasa 4), w zależności od zarządzania uprawnieniami. W ramach tych zespołów możesz (lub użytkownicy z uprawnieniami administratora) tworzyć kanały publiczne lub prywatne (np. Ogłoszenia, Projekt nr 21, Pop Quiz). Kanały umożliwiają prowadzenie zorganizowanych dyskusji, udostępnianie plików cyfrowych oraz ich wspólne edytowanie w czasie rzeczywistym, w zależności od zainstalowanych integracji.

Microsoft Doradca dla zespołów ułatwia zakładanie organizacji. Po uruchomieniu możesz konfigurować wirtualne spotkania, organizować konferencje oraz tworzyć, edytować i udostępniać pliki z Office 365 lub innej usługi przechowywania, którą chcesz zintegrować. Integracja z aplikacjami innych firm w Teams sprawia, że łatwo możesz dodać dowolną potrzebną funkcję.

Dostęp do tych aplikacji można uzyskać bezpośrednio z aplikacji Teams, klikając przycisk „Aplikacje” w lewym dolnym rogu okna aplikacji desktopowej.

Jakie są koszty korzystania z Microsoft Teams?

Możesz stworzyć organizację w Teams bez żadnych opłat i zaprosić do 300 użytkowników (lub nieograniczoną liczbę, jeśli jesteś akredytowaną instytucją edukacyjną). Członkowie Twojej organizacji mogą być grupowani w zespoły lub kanały, z dostępem do grupowych połączeń audio i wideo oraz 10 GB przestrzeni w chmurze (plus 2 GB na osobę).

Oprócz integracji z większością aplikacji Microsoftu, Teams można również połączyć z aplikacjami Google, Adobe, Trello, Evernote i setkami innych.

Jeśli Ty i mniej niż 300 osób potrzebujecie komunikacji za pomocą wiadomości tekstowych, głosowych oraz wideo, a także współpracy przy użyciu Office 365, możecie skorzystać z bezpłatnej wersji aplikacji Teams. W przypadku potrzeby uzyskania dostępu do oficjalnej pomocy technicznej, większej przestrzeni dyskowej, lepszych zabezpieczeń, szerszych możliwości organizacji spotkań lub integracji z aplikacjami Microsoft SharePoint, Yammer, Planner i Stream, koszt wyniesie 5 USD za użytkownika miesięcznie. Dodatkowo, dostęp do komputerowych wersji innych aplikacji pakietu Office, takich jak Outlook i Word, a także wyższe limity danych i dodatkowe funkcje będą kosztować 12,50 USD na użytkownika miesięcznie.

Ceny mogą być nieco wyższe, jeśli zdecydujesz się na miesięczną subskrypcję zamiast rocznego odnawiania. Szczegółowy przegląd struktury cenowej dla Teams znajdziesz na oficjalnej stronie Microsoftu.

Microsoft Teams kontra Slack

IBM zdecydował się na Slack dla wszystkich swoich pracowników. Z kolei NFL wybrało Teams dla swojego sztabu, zawodników i trenerów. Rywalizacja między tymi dwiema wiodącymi aplikacjami do współpracy sprawiła, że stają się one coraz bardziej podobne, w miarę dodawania nowych funkcji, które odpowiadają na potrzeby nowoczesnych miejsc pracy.

Choć często porównuje się te platformy, ich indywidualne cechy, takie jak limity przechowywania plików (2 GB w Microsoft Teams w porównaniu do 5 GB w Slacku), mogą się zmieniać w miarę rozwoju obu aplikacji. Obie oferują modele freemium, ale pierwszy płatny poziom Microsoftu (5 USD) jest nieco tańszy niż w Slacku (6,67 USD).

Teams obecnie ma przewagę nad Slackiem, zwłaszcza w kontekście większych firm, oferując więcej funkcji, takich jak planowanie konferencji, szczegółowe nagrania spotkań oraz możliwość udostępniania ekranu dla wielu użytkowników. Obie platformy obsługują boty, mają aplikacje na wszystkie systemy operacyjne oraz oferują zaawansowane możliwości dostosowywania. Ogólnie rzecz biorąc, różnice te mogą się z czasem zmniejszać, gdy obie platformy wprowadzają podobne funkcje.

Najistotniejszą różnicą między Slackiem a Teams jest to, że ta ostatnia należy do Microsoftu, co zapewnia znacznie lepszą integrację z Office 365, nawet w wersji darmowej. Slack z kolei koncentruje się głównie na integracji z produktami Google, między innymi (w tym z Office 365 i SharePoint). Chociaż wiele z tych integracji działa wzajemnie, niektóre mogą być ograniczone; warto zatem dokładnie sprawdzić, które aplikacje integrują się z oprogramowaniem, które zamierzasz wykorzystywać w swojej działalności, i podjąć decyzję na podstawie tych informacji. Istnieją także inne platformy do współpracy cyfrowej, takie jak Discord czy Google Hangouts.

Wybór Microsoft Teams jako platformy do cyfrowej komunikacji i współpracy zależy głównie od Twoich potrzeb oraz od tego, czy aplikacja integruje się z używanym przez Ciebie oprogramowaniem. W przypadku większości współczesnych platform komunikacyjnych kluczowe znaczenie mają Twoje preferencje, potrzeby Twojej organizacji oraz to, jak praktyczne są różne funkcje.