Tablica Kanban to popularne narzędzie do wizualizacji zadań. Choć możesz nie znać jej nazwy, z pewnością spotkałeś się z nią w pracy lub w mediach. Przyjrzyjmy się bliżej jej działaniu.
Tablica Kanban umożliwia wizualizację procesu realizacji zadań od początku do końca. W najprostszej formie składa się z trzech kolumn: „Do zrobienia”, „W trakcie” oraz „Zrobione”. Na początku umieszczasz zadania w kolumnie „Do zrobienia”, następnie przenosisz je do kolumny „W trakcie” podczas pracy, a na końcu umieszczasz w kolumnie „Zrobione” po ich ukończeniu.
Tablice Kanban oferują wizualną reprezentację zarządzania procesami, co pozwala na bieżąco śledzić postęp realizacji zadań.
System ten wywodzi się z Kanban, który jest częścią metody odchudzonej produkcji, stosowanej w Japonii od wielu lat, ale zyskał popularność w Ameryce Północnej i Europie jako element oprogramowania do zarządzania projektami, takich jak Jira, Asana, Trello czy Planista. Jeśli kiedykolwiek pracowałeś w zespole zajmującym się tworzeniem oprogramowania, zapewne znasz ten typ tablicy.
Pierwotnie tablice Kanban były fizyczne, jednak w miarę upływu czasu powstało wiele cyfrowych wersji tego narzędzia. W przeciwieństwie do innych procesów, które przeszły z formy fizycznej na cyfrową – jak nagrywanie muzyki, planowanie projektów czy księgowość – wciąż powszechnie spotyka się fizyczne tablice Kanban, często w połączeniu z ich cyfrowymi odpowiednikami.
Jeśli zdarzyło Ci się przejść obok biura z tablicami lub ścianami pokrytymi notatkami Post-It uporządkowanymi w kolumny, prawdopodobnie obserwowałeś tablicę Kanban.
Odpowiedź jest prosta: tablica Kanban została stworzona z myślą o wizualizacji i prostocie obsługi, dlatego fizyczna wersja ułatwia zespołowi przeglądanie zadań oraz ich przemieszczanie. Jednak fizyczna tablica nie nadaje się do analizy danych i raportowania, co sprawia, że wersja cyfrowa jest niezwykle przydatna.
Cyfrowa wersja – niezależnie od tego, czy korzystasz z Jira, Trello, Asany, Plannera czy innego oprogramowania – może być przeglądana z dowolnego miejsca, co czyni ją bardziej użyteczną dla zdalnych zespołów lub interesariuszy, którzy nie są obecni w biurze.
Obsługa tablicy Kanban jest niezwykle prosta. Dodajesz zadania do kolumny „Do zrobienia”, a następnie przenosisz je (jeśli korzystasz z tablicy fizycznej) lub przeciągasz i upuszczasz (jeśli korzystasz z wersji cyfrowej) z jednej kolumny do drugiej. Co pewien czas usuwasz zadania z kolumny „Zrobione”, archiwizując je lub umieszczając w koszu.
Tablice Kanban mogą mieć dowolną liczbę kolumn. Na przykład w zespołach programistycznych często dodaje się kolumny dotyczące projektowania, programowania, testowania i dokumentacji. Można również wprowadzać bardziej specyficzne kolumny, takie jak „Fuzzing” (proces testowania oprogramowania poprzez wprowadzanie celowo zniekształconych danych), „Pull” (żądanie przeniesienia kodu do gałęzi GitHub) czy „Pre-Prod” (etap przedprodukcyjny). Możesz dowolnie dostosowywać kolumny na swojej tablicy Kanban, aby odpowiadały Twoim potrzebom.
Realizacja zadań często wymaga zaangażowania wielu zespołów oraz różnych strumieni pracy. Tablice Kanban radzą sobie z tym dzięki tzw. „torom pływania”. Podczas gdy kolumny – takie jak „Do zrobienia”, „W trakcie” i „Zrobione” – są ustawione pionowo, tory pływania to poziome obszary, które pozwalają na segregację zadań według zespołów lub strumieni pracy.
Większość aplikacji Kanban umożliwia także kolorowanie zadań. Dzięki temu można wprowadzać tory pływania dla zespołów oraz używać kolorów do oznaczania strumieni pracy lub vice versa. Wiele zespołów synchronizuje kolory karteczek Post-it z kolorami na tablicach cyfrowych, co wyjaśnia, dlaczego wiele biur jest ozdobionych wielokolorowymi notatkami zamiast jednolitych.
Kanban to system o dużej elastyczności, który można dostosować do każdego procesu zarządzania. Niezależnie od tego, czy planujesz projekt o wartości miliardów dolarów, jak JPL, czy też monitorujesz obowiązki domowe dzieci, Kanban pomoże Ci w organizacji zadań i utrzymaniu porządku.