Czego nie wiedziałeś o szacowaniu kosztów projektu

Oszacowanie nakładów finansowych potrzebnych do realizacji projektu to zadanie wymagające więcej niż tylko prostych obliczeń matematycznych – to skomplikowany proces.

Aby projekt zakończył się sukcesem, kluczowe jest precyzyjne oszacowanie kosztów. W trakcie trwania projektu pojawia się wiele wydatków, a dobrze dobrana metoda szacowania może przesądzić o powodzeniu całego przedsięwzięcia.

W procesie tym istotny jest wkład klienta oraz ścisła współpraca kierownika projektu z zespołem, co pozwala na pełne zrozumienie wartości biznesowej, priorytetów, a także listy niezbędnych elementów.

W niniejszym artykule dowiesz się, jak radzić sobie z potencjalnymi zagrożeniami i problemami, zgłębiając tajniki szacowania kosztów, jego znaczenie, sposoby rozpoczęcia, stosowane techniki oraz inne istotne aspekty.

Zaczynajmy!

Czym jest szacowanie kosztów projektu?

Szacowanie kosztów obejmuje analizę kosztów bezpośrednich, pośrednich oraz wielu innych czynników, aby ustalić budżet projektu, który pozwoli zrealizować zobowiązania finansowe. Jest to fundamentalny krok dla powodzenia każdego projektu.

Od budowy dróg po tworzenie aplikacji, techniki szacowania kosztów znajdują zastosowanie w różnych dziedzinach. W cyklu życia zarządzania projektami, szacowanie kosztów polega na sumowaniu poszczególnych wydatków z wykorzystaniem odpowiednich metod i danych. Dzięki niemu można prognozować przyszłe koszty na podstawie dotychczasowych doświadczeń.

Aby tego dokonać, należy wykonać kilka zasadniczych kroków:

• Dokładne zdefiniowanie zadań
• Zaangażowanie w proces przygotowania kosztorysów
• Dostęp do rzetelnych danych
• Ujednolicone struktury kosztorysów
• Rezerwy na nieprzewidziane sytuacje
• Wyłączenie pewnych kosztów
• Niezależne analizy szacunków
• Aktualizacja szacunków

Mówiąc wprost, kosztorys to określenie środków finansowych i zasobów potrzebnych do realizacji projektu o określonym zakresie. Kierownik projektu wraz z zespołem muszą uwzględnić zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie, aby uzyskać precyzyjne oszacowanie.

Do typowych elementów, które należy wziąć pod uwagę, zaliczamy między innymi robociznę, obiekty, zasoby, materiały, sprzęt, podwykonawców, ryzyko oraz czas.

Dlaczego szacowanie kosztów jest tak ważne?

Oszacowanie kosztów projektu jest możliwe dzięki zastosowaniu technik kosztorysowania oraz struktury podziału pracy (WBS). Ułatwia ono wizualizację zakresu projektu i przypisanie kosztów do każdego z zadań.

Dzięki oszacowaniu kosztów projektu klient może ocenić, w jaki sposób kierownik projektu poradzi sobie z jego realizacją i osiągnięciem wyznaczonych celów. Interesariusze oraz kierownictwo na tej podstawie prognozują jakość, jaką otrzymają po zakończeniu projektu.

Aby projekt zakończył się pomyślnie, interesariusze muszą zatwierdzić budżet, który pozwoli spełnić oczekiwania dotyczące jakości. Rzetelny kosztorys jest niezbędny, aby prawidłowo zaplanować wysiłek. Ułatwi to utrzymanie projektu na właściwej ścieżce i w harmonogramie.

Kiedy należy wykonać kosztorys?

Szacowanie kosztów służy do prognozowania wydatków, cen i ilości zasobów potrzebnych do realizacji projektu. Dokładność kosztorysu zależy od specyfiki projektu, jego zaawansowania, warunków oraz wartości szacowanych zasobów.

Gdy dysponujesz informacjami o zasobach, sprzęcie i sile roboczej, możesz rozpocząć szacowanie całkowitego kosztu projektu, bazując na jego zakresie i założonej jakości. Prognozowanie całkowitego kosztu wymaga uwzględnienia technik, czasu trwania zadań oraz innych istotnych elementów.

Jak precyzyjnie oszacować koszty?

Podczas szacowania kosztów projektu należy go podzielić na poszczególne zadania, przypisując je odpowiednim zespołom. Najważniejsze jest, aby nie przekroczyć ustalonego budżetu.

Wykonanie kosztorysu wymaga przejścia przez kilka etapów. Omówmy je krok po kroku.

Sporządź listę potrzebnych zadań i zasobów

Pierwszym etapem szacowania kosztów jest ustalenie, jakich zasobów i zadań potrzebujesz. W tym celu możesz podzielić cały projekt na mniejsze części, np. badania, projektowanie, rozwój front-endu lub back-endu, copywriting, testowanie, poprawki błędów i uruchomienie.

Lista zadań zależy od specyfiki projektu, ale kroki są podobne. Podział pracy między członków zespołu według stawki godzinowej ułatwia obliczenie kosztów robocizny i czasu potrzebnego na realizację projektu.

Zidentyfikuj i przydziel zasoby

Należy upewnić się, że masz wystarczającą liczbę osób z odpowiednimi umiejętnościami, aby przydzielić zasoby. Sporządź listę dostępnych członków zespołu i przypisz zadania zgodnie z ich kompetencjami. Prawidłowe planowanie zasobów to klucz do sukcesu projektu.

Oszacuj czas trwania zadania

Konieczne jest oszacowanie czasu trwania każdego zadania, aby stworzyć harmonogram projektu z odpowiednim zapasem. Ponieważ nie można przewidzieć przyszłości, warto dać zespołowi pewien margines, aby projekt został ukończony w terminie i bez zbędnego stresu.

Dokładne wyznaczenie czasu trwania projektu jest możliwe dzięki wykorzystaniu metody śledzenia czasu. Należy pamiętać, że nie można oczekiwać od zespołu 100% wykorzystania zasobów, ponieważ prowadzi to do wyczerpania. Idealny wskaźnik wykorzystania zasobów to 80%, pozostawiając trochę czasu wolnego.

Oblicz koszt projektu

Często podobne dane można znaleźć w swojej bazie danych. Wykorzystaj wcześniejsze zapisy, aby przeanalizować czas trwania poszczególnych zadań i ich koszt.

Jeśli nie posiadasz takich danych, musisz przeprowadzić obliczenia od zera. Na początku utwórz przybliżone oszacowanie, które pozwoli zespołowi ustalić dokładny czas i koszt.

Użyj narzędzi do szacowania kosztów

Monitorowanie postępów jest kluczowe. Aby uniknąć opóźnień, należy śledzić wszelkie zmiany i na bieżąco aktualizować plany. Za pomocą narzędzi do zarządzania możesz na co dzień bezproblemowo koordynować pracę zespołu, co zwiększa szanse na sukces projektu.

Narzędzia te umożliwiają również śledzenie budżetu. Analizując czas pracy każdego członka zespołu, narzędzie prognozuje stan realizacji projektu. Pozwala to na kontrolę pozostałych zadań i czasu do ich wykonania.

Szacowanie a wycena: jaka jest różnica?

Chociaż szacunki i wyceny służą podobnym celom, nie można ich stosować zamiennie. Różnią się tym, co zawierają. Użycie właściwego terminu w odpowiednim momencie pozwala klientowi na otrzymanie precyzyjnych informacji niezbędnych do podjęcia decyzji.

Szacowanie

Szacowanie to przybliżone określenie kosztów konkretnej pracy, oparte na dostępnych informacjach. Szacunki mogą ulec zmianie po otrzymaniu nowych danych.

Załóżmy, że zawierasz umowę na remont domu i klient chce poznać koszt. Najpierw musisz ocenić wielkość domu, liczbę pomieszczeń, zakres prac oraz ewentualne zmiany. Na tej podstawie możesz przedstawić szacunkową kwotę, np. 30 000 zł.

W trakcie prac okazuje się, że cena farby wzrosła ze względu na jakość, której wymaga klient. W takim przypadku szacunki zostaną odpowiednio zaktualizowane.

Wycena

Z kolei wycena to konkretne zestawienie prac z określonym terminem wykonania. Jest ona prawnie wiążąca i nie można jej zmienić, chyba że klient zleci dodatkowe prace. W przypadku zmiany zakresu, należy dokonać odpowiedniej korekty i ustalić ostateczne warunki.

Wróćmy do przykładu z remontem domu. Jeśli klient poprosi o wycenę zamiast szacunku, musisz dokładnie przeanalizować koszty robocizny, materiałów, czasu i przedstawić ostateczną kwotę, która nie ulegnie zmianie, chyba że klient poprosi o dodatkowe prace, które nie zostały ujęte w ofercie.

Wycena jest lepszym rozwiązaniem, gdy nie masz pewności co do cen materiałów lub oczekiwań klienta. Jeżeli jednak oferujesz usługi regularnie i dobrze znasz ceny swoich usług i materiałów, a chcesz zabezpieczyć się przed dodatkową pracą, wycena może być lepszym wyborem.

Szacunki są otwarte na negocjacje, podczas gdy wyceny są dokładne i prawnie wiążące.

Popularne techniki szacowania kosztów

W zależności od wielkości i rodzaju projektu, oczekiwań kierownictwa, metod rozliczeń i innych czynników, do szacowania kosztów można wykorzystać różne narzędzia i techniki. Oto niektóre z nich:

• Szacowanie analogiczne: Technika ta wykorzystuje dane z podobnych, zrealizowanych projektów, aby oszacować koszty na wczesnych etapach nowego projektu.
• Szacowanie oddolne: To bardziej szczegółowe podejście, które polega na oszacowaniu kosztów każdego zadania z osobna, a następnie ich zsumowaniu, aby uzyskać całkowity koszt projektu. Jest stosowane w złożonych projektach, takich jak budowa czy tworzenie oprogramowania.
• Szacowanie odgórne: W tej technice najpierw ustala się całkowity koszt projektu, a następnie rozdziela się go na poszczególne elementy. Jest często stosowane, gdy klient ma już ustalony budżet.

• Szacowanie parametryczne: To podejście wykorzystuje dane statystyczne i historyczne z kluczowych czynników wpływających na koszty, aby obliczyć koszt nowego zadania.
• Szacowanie trójpunktowe: Technika ta uwzględnia trzy scenariusze: najbardziej prawdopodobny, optymistyczny i pesymistyczny, aby uzyskać ostateczne oszacowanie.
• Analiza rezerw: Pomaga ustalić, ile środków należy zarezerwować na nieprzewidziane wydatki, aby uniknąć niespodzianek.
• Koszty jakości: Analizuje środki wydane w trakcie projektu na unikanie błędów, jak i te potrzebne na naprawę usterek po jego zakończeniu.

Parametry szacowania kosztów

Aby klient był zadowolony z oszacowania i mógł przewidzieć jakość projektu, należy uwzględnić wiele parametrów. Wiele projektów kończy się niepowodzeniem z powodu błędnych oszacowań kosztów.

Przyjrzyjmy się najważniejszym parametrom, które należy wziąć pod uwagę podczas szacowania kosztów projektu.

Czas

Czas jest kluczowym czynnikiem przy szacowaniu kosztów. Jest on wprost proporcjonalny do wysiłku. Całkowity czas poświęcony na projekt to całkowity wysiłek zespołu potrzebny do jego ukończenia. Czas potrzebny na wykonanie poszczególnych zadań, wraz z czasem buforowym, jest istotny dla przedstawienia prawidłowego kosztorysu.

Wysiłek

Nakład pracy jest również ważnym parametrem przy szacowaniu kosztów. Określa on, ile wysiłku wymaga realizacja projektu i jakie będą jego koszty. Kierownik projektu musi wziąć pod uwagę dostępne zasoby, a wysiłek można oszacować na ich podstawie. Mniejsza ilość zasobów oznacza większy wysiłek, a większa ilość zasobów prowadzi do mniejszego wysiłku.

Zasoby

Jak wspomniano wcześniej, zasoby są istotne przy szacowaniu kosztów. Zarządzanie zasobami to proces posiadania odpowiednich czynników w odpowiednim czasie, aby wykonać określone zadanie w projekcie. Przy ograniczonych zasobach trudno jest precyzyjnie obliczyć całkowity koszt projektu.

Dokładność

Kosztorys projektu będzie akceptowalny tylko wtedy, gdy będzie dokładny. Precyzję można osiągnąć, stosując odpowiednie techniki szacowania, przygotowując się na nieprzewidziane koszty i na bieżąco korygując szacunki.

Dokumentacja

Podczas pracy z zespołem ważne jest, aby wszystko dokumentować. Pomaga to w podejmowaniu właściwych decyzji we właściwym czasie. Należy zapisywać wszystkie założenia, aby uniknąć nieporozumień i umożliwić zespołowi zrozumienie uzasadnienia oszacowania.

Wiarygodność

Oszacowanie kosztów projektu opiera się na wcześniejszych doświadczeniach i faktach. Wiarygodność kosztorysu można zwiększyć, dodając do niego dane historyczne i opinie ekspertów.

Weryfikacja

Zawsze należy weryfikować szacunki przed podjęciem ostatecznej decyzji. Sprawdź, czy obliczenia są dokładne i czy zostały wykonane prawidłowo. Polegaj na dokumentacji, aby upewnić się, że obliczenia są poprawne.

Identyfikacja ryzyka

Planowanie ryzyka jest kluczowym czynnikiem podczas szacowania kosztów. Niektóre zagrożenia są powszechne, inne przypadkowe. Aby skutecznie zarządzać oszacowaniem, należy dodać pewien bufor czasowy. Zapewni to prawidłową realizację projektu w wyznaczonym czasie i wystarczające środki finansowe na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń.

Kroki w procesie szacowania kosztów

Aby uzyskać precyzyjne i wiarygodne kosztorysy, należy wykonać kilka kroków:

• Określ cel projektu
• Stwórz ogólny plan, organizując spotkanie z członkami zespołu
• Zdefiniuj charakterystykę systemu, wydajność i cel
• Wybierz odpowiednią technikę szacowania kosztów
• Zidentyfikuj założenia, reguły i zdobądź dane
• Opracuj oszacowanie punktowe
• Przeprowadź analizę wrażliwości
• Przeprowadź analizę niepewności i ryzyka
• Udokumentuj kosztorys
• Aktualizuj oszacowanie na bieżąco, uwzględniając postęp prac i zużyte zasoby

Podsumowanie

Szacowanie kosztów służy do przewidywania całkowitego kosztu projektu, cen i ilości zasobów potrzebnych do jego realizacji. Pomaga w podejmowaniu skutecznych decyzji inwestycyjnych. Aby tego dokonać, należy podzielić cały projekt na mniejsze części, aby lepiej oszacować zasoby, robociznę i czas.

Oszacowanie kosztów to niełatwe zadanie. Dlatego tak ważne jest dobranie odpowiedniej techniki, która pomoże stworzyć skuteczny plan oszacowania kosztów dla klienta.

Zachęcamy również do zapoznania się z najlepszymi programami do zarządzania zadaniami i projektami.