Ostatecznym celem rozpoczęcia każdego projektu powinno być zawsze dobre zrozumienie tego, jak będzie wyglądał (przyszły) sukces projektu w chwili obecnej.
Jedną z rzeczy, która z pewnością może Cię tam sprowadzić, jest dobrze zdefiniowany zakres projektu. Stworzenie takiego nie jest jednak czynnością trywialną.
Zakres projektu to nie tylko opis celów i kamieni milowych projektu, lista elementów dostarczanych, obowiązkowych zadań do wykonania, wyliczone koszty w podziale, potrzebne zasoby lub ustalone terminy do dotrzymania.
Często określa również szczegółowo, czego projekt nie zapewni. Może to wydawać się nieco skomplikowane, ponieważ twierdzę, że projekt nie przyniesie rezultatów wykraczających poza zakres. Tak czy inaczej, niektórzy lubią to podkreślać ze względu na dodatkowe bezpieczeństwo osobiste.
Jest to dokumentacja określająca porozumienia pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi stronami i oczekuje się, że wszyscy będą się do niej odwoływać przez cały czas trwania projektu. Przyjrzyjmy się więc, jak możemy podejść do konstrukcji takiego dokumentu.
Spis treści:
Opracowanie zakresu
Zanim cokolwiek powstanie, musisz mieć podejście umożliwiające wygenerowanie dużej liczby pomysłów i treści, które utworzą potencjalny przyszły zakres projektu. Można w tym celu zastosować kilka technik, a oto lista kilku z nich.
#1. Burza mózgów
Jest to metoda tak stara, że wszyscy już o niej słyszeli, ale mimo to dobra sesja burzy mózgów w rzeczywistości jest takim samym zaskoczeniem, jak 20 lat temu.
Założeniem jest zebranie grupy interesariuszy i wygenerowanie jak największej liczby pomysłów. Następnie przejrzyj je jeszcze raz, dopracuj to, co konieczne, ustal priorytety wyników i na koniec uzgodnij ostateczny zestaw stwierdzeń tworzących wymagania projektu.
Moderator takiej dyskusji jest bardzo ważnym elementem sukcesu, ponieważ dyskusja zawsze będzie toczyć się do przodu i prosto do celu, zachowując jednocześnie swobodę generowania pomysłów.
Możesz także tworzyć grupy fokusowe i robić zasadniczo to samo, ale z większą liczbą grup interesariuszy niż tylko jedną. Być może interesariusze mają kilka wyodrębnionych obszarów kompetencji i wtedy może to mieć sens.
#2. Wywiady
Innym podejściem może być zorganizowanie dedykowanych sesji indywidualnych, podczas których przeprowadza się wywiady z interesariuszami, jeden po drugim, oddzielnie. Może to wyeliminować pewien chaos po drodze, ale wymaga też postawienia wysokich oczekiwań rozmówcy.
#3. Ankiety
Mniej efektywną, ale wciąż możliwą metodą jest przeprowadzenie szczegółowych ankiet z predefiniowanymi opcjami odpowiedzi. To pozbawi interesariuszy dużej ilości autentyczności. Ale hej, może znasz opcje lepiej niż oni i wtedy znowu będzie to miało jakiś sens.
#4. Benchmarking
Możesz badać i zbierać wyniki zakresu projektu z kilku projektów podobnych do tego, który zaraz rozpoczynasz. Następnie zebranie najlepszych praktyk i potencjalnych wyzwań może uprościć cały proces. Nie będziesz też wiązał się z niczym szczególnie przełomowym, ale jeśli to jest twój ostateczny cel, niech tak będzie.
#5. Prototypowanie
Jest to bardzo ciekawa metoda, która prawdopodobnie nie jest stosowana wystarczająco często. Polega na stworzeniu makiety końcowego projektu i identyfikacji wymagań, a nawet potencjalnych problemów bezpośrednio na podstawie tego (już funkcjonalnego) prototypu. Dzięki temu zyskasz poczucie informacji, których możesz dosłownie dotknąć jeszcze przed rozpoczęciem projektu.
#6. Struktura podziału pracy (WBS)
WBS to przestarzała technika strukturyzowania przyszłych zadań w projekcie. Problem polega na tym, że już na początku musisz znać i przewidywać wszystkie zadania, które będą potrzebne w trakcie projektu.
Naturalnie zdarza się to rzadko, dlatego też SPP jest aktualizowana, przerabiana lub refaktoryzowana w trakcie projektu. W pewnym sensie traci więc swój cel pochodzenia. Mimo wszystko jest to dobry sposób na zdefiniowanie zakresu projektu poprzez wypisanie wszystkich oczekiwanych zadań, które będzie wykonywał projekt.
Dlaczego zakres projektu jest ważny?
Zakres projektu określa granice projektu i określa oczekiwania co do tego, co projekt dostarczy. Oto kilka bardziej szczegółowych powodów, dla których zakres projektu jest ważny:
#1. Przejrzystość
Niezbędne jest jasne zrozumienie tego, jak powinien wyglądać produkt dostarczany. Bez tej wizji nikt nie jest w stanie jasno powiedzieć, jak dobro ma wyglądać.
#2. Ustalanie oczekiwań
Zakres określa oczekiwania wobec zespołu, interesariuszy i użytkowników. Usuwa lub (przynajmniej) znacznie minimalizuje przyszłe konflikty i nieporozumienia. Określa, co należy zrobić w sytuacji narożnej (nikt nie zakłada, że tak się stanie, ale oczywiście tak się stanie).
#3. Wytyczne
Dobry zakres projektu określi wytyczne dla decyzji. Ostatecznym celem jest, aby każda decyzja była zgodna z celami projektu.
Wytyczne pomogą także projektowi utrzymać się w pierwotnych granicach i nie wykraczać poza nie.
#4. Zarządzanie zasobami
Zakres projektu zarządza zasobami poprzez identyfikację zadań i produktów wymaganych do ukończenia projektu. To z kolei pomaga zapewnić odpowiednią alokację zasobów.
Składniki zakresu projektu
Teraz, gdy wiemy, jak rozpocząć opracowywanie zakresu projektu i dlaczego go potrzebujemy, ważne jest, aby zrozumieć, jakie elementy powinien zawierać dobry zakres projektu.
- Opisują ogólne cele i cel projektu oraz to, co dokładnie projekt ma osiągnąć.
- Lista dokumentów, usług lub kompletnych produktów, które są częścią oczekiwanego rezultatu projektu.
- Nawet jeśli harmonogram projektu obejmuje określone ramy czasowe, na osi czasu projektu znajdują się kluczowe momenty lub punkty kontrolne, które zadeklarują właściwy postęp całego projektu. Ich precyzyjne zdefiniowanie gwarantuje, że jeśli kamienie milowe zostaną osiągnięte, projekt będzie przebiegał zgodnie z planem.
- Jest to wyraźna definicja tego, co wchodzi w zakres, a co potencjalnie poza zakresem. Na liście nieobjętych zakresem można umieścić zwłaszcza te pozycje, które w przeciwnym razie niektóre zainteresowane strony mogłyby założyć, że rzeczywiście nadal wchodzą w zakres.
- Udokumentuj wszelkie założenia poczynione w związku z projektem. Mogą one obejmować na przykład ramy czasowe, kamienie milowe, prognozy budżetowe lub alokację zasobów w okresie realizacji projektu. Może także obejmować założenia merytoryczne dotyczące konkretnych rezultatów.
- Jeśli istnieją jakiekolwiek ograniczenia, które mogą mieć wpływ na postęp projektu, wymień je tutaj.
- Powinieneś zidentyfikować wszelkie potencjalne ryzyka, które mogą zagrozić projektowi lub w dużym stopniu wpłynąć na projekt, jeśli staną się prawdziwymi problemami. Jeszcze ważniejsze jest zdefiniowanie strategii, w jaki sposób projekt może złagodzić takie ryzyko.
- W tej sekcji chcesz zidentyfikować wszystkich kluczowych interesariuszy uczestniczących w projekcie wraz z ich rolami i obowiązkami.
- Jest to kluczowa sekcja, która określa, kiedy dokładnie produkt końcowy można uznać za udany lub kompletny. Co dokładnie musi zostać spełnione, aby projekt można było uznać za ukończony?
Szablon do tworzenia zakresu projektu
Połączenie tego wszystkiego stworzy szablon skutecznego tworzenia zakresu projektu, który zdefiniuje cały cykl życia projektu. Oto szczegółowa metoda tworzenia oświadczenia o zakresie projektu dotyczącego oprogramowania, aplikacji lub projektu tworzenia stron internetowych:
➡️ Zdefiniuj cele projektu wykorzystując jedną z technik rozwoju opisanych powyżej. Zacznij od zdefiniowania ogólnych celów, a następnie skonwertuj je na konkretne wymagania. Powinno to obejmować definicję tego, co oprogramowanie lub strona internetowa ma osiągnąć jako wynik końcowy.
➡️ Zidentyfikuj produkty projektu, takie jak produkty, dokumenty, usługi lub inne ważne działania w trakcie projektu, które są miarą sukcesu. Może to obejmować listę wszystkich funkcji oprogramowania lub strony internetowej.
➡️ Określ granice projektu, w tym co wchodzi, a co nie wchodzi w zakres projektu. Powinno to obejmować jasny opis ograniczeń i wyłączeń projektu.
➡️ Zidentyfikuj założenia projektu, które są ważne dla projektu, takie jak założenia dotyczące zasobów, harmonogramów lub budżetów.
➡️ Zdefiniuj ograniczenia projektu, które mogą mieć wpływ na projekt. Może to obejmować nawet podobne obszary jak część założeń, ale tym razem z punktu widzenia ograniczeń (co będzie, jeśli stanie się to czy tamto zamiast tego, co zostało wcześniej uzgodnione).
➡️ Zidentyfikuj ryzyka projektu i strategie ich przezwyciężenia. Zagrożenia to w zasadzie kwestie nierozwiązane, dlatego dobrze jest je rozwiązać, zanim staną się prawdziwymi problemami.
➡️ Wypisz interesariuszy projektu zaangażowanych w projekt, łącznie z ich rolami i obowiązkami.
➡️ Określ kryteria akceptacji projektu, które muszą zostać spełnione, aby projekt został uznany za kompletny i udany. Zasadniczo jest to kompleksowy opis tego, co oznacza pomyślny wynik projektu.
Najlepsze praktyki tworzenia zakresu projektu
Kierując się tym szablonem i konstruując idealny zakres dla swojego kolejnego projektu, zawsze dobrze jest wziąć pod uwagę pewne doświadczenia z przeszłości.
Ostatecznie zrealizowano już wiele projektów i słusznie; można założyć, że ten temat jest już szeroko zbadany i dlatego każda nowa definicja projektu musi zakończyć się sukcesem.
Warto wiedzieć, że jest to dalekie od prawdy. Jednak nawet dzisiaj istnieje ogromna liczba projektów, które nie kończą się sukcesem. Powodów może być wiele, ale jednym z nich z pewnością jest niejasne określenie zakresu projektu. Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących tworzenia niezawodnego zakresu projektu.
#1. Zaangażuj zainteresowane strony
Zaangażuj wszystkie zainteresowane strony tak wcześnie, jak to możliwe i w jak największym stopniu. Im mniej założeń i więcej realnych faktów, tym lepiej dla projektu. Odłożenie na bok pomysłów i życzeń kluczowych interesariuszy może potencjalnie prowadzić do poważnych problemów w trakcie trwania projektu.
Większość z nich wyjdzie na jaw w fazie kryteriów akceptacji projektu, która jest najgorszym momentem na naprawienie problemów w pierwotnych ramach czasowych projektu.
#2. Trzymaj się szablonów i procesów
Im mniej solidne procesy, tym większa akceptacja chaosu i nieprzewidywalności. Procesy nadadzą projektowi strukturę. Szablony pośrednio zdefiniują oczekiwania dotyczące formy, dzięki czemu istnieje większe prawdopodobieństwo, że produkty zostaną wcześniej zaakceptowane.
#3. Bądź konkretny i mierzalny
Używaj dobrze znanego języka, znanego wszystkim zainteresowanym stronom. Komunikuj się konkretnymi faktami, a nie emocjami i niewyraźnymi stwierdzeniami. Nie formułuj wypowiedzi w taki sposób, aby mogła przykryć czyjeś plecy, gdyby coś nie poszło zgodnie z życzeniami. Jeśli sformułowanie jest otwarte, szczere i wymierne dla wszystkich stron, jest to najlepsza gwarancja dobrego związku, jaką możesz uzyskać.
#4. Podejście oparte na współpracy
Za każdym razem, gdy konieczna jest decyzja, zastosuj podejście oparte na współpracy. Zaangażuj jak najwięcej stron i interesariuszy, nawet w celu wyrażenia swojego stanowiska. Następnie możesz je wziąć i uwzględnić przy formułowaniu wniosków. Wizja i stanowisko każdego człowieka są w ten czy inny sposób ważne. Dlatego szukaj zrozumienia, zanim interesariusze będą mogli Cię zrozumieć.
#5. Często przeglądaj i aktualizuj
Dokonuj poprawek i aktualizacji zakresu tak szybko, jak to możliwe, w ramach harmonogramu projektu. Im później takie zmiany wejdą w życie, tym trudniej będzie rozwiązać konsekwencje, jakie one pociągną za sobą. Czekanie z potencjalnymi problemami i zobaczenie, czy same znikną, nigdy nie było właściwą strategią, dlatego w każdej możliwej sytuacji należy postępować dokładnie odwrotnie.
Korzyści z dobrego zakresu projektu
Zatem zastosowałeś się do wszystkich powyższych dobrych rad, stworzyłeś solidny szablon i procesy, zaangażowałeś wszystkich interesariuszy i utworzyłeś precyzyjnie zorganizowany zakres projektu. Jeśli teraz zapytasz, jakie będą korzyści z całego tego dobrego wysiłku i pracy, oto niektóre z rzeczywistych korzyści, które możesz wcześniej czy później zauważyć.
Po pierwsze, możesz spodziewać się znacznych usprawnień w planowaniu projektu. Ponieważ i tak zainwestowałeś już sporo czasu w plany (na przykład zgodnie z definicją WBS), jesteś lepiej przygotowany na wszelkie działania związane z planowaniem w trakcie projektu.
Możesz także zauważyć lepszą komunikację pomiędzy pełnym spektrum stron i interesariuszy, nie tylko wewnątrz swojego wewnętrznego zespołu. Mówiąc najprościej, wszyscy są na tej samej stronie i mają jasne cele, które są takie same dla wszystkich. Jeśli ludzie opisują sukces tymi samymi słowami, oznacza to, że jesteś zsynchronizowany w ramach portfolio.
Redukcja nieplanowanego ryzyka to kolejny wspaniały efekt uboczny dobrego zakresu projektu. Im więcej wysiłku włoży się w definicję ryzyk i ich łagodzenie w ramach projektu, tym mniejsze prawdopodobieństwo wystąpienia kolejnego nieoczekiwanego scenariusza ryzyka. Masz także lepszą pozycję do dynamicznego wprowadzania zmian w planie projektu, jeśli wymaga tego bieżąca sytuacja.
Następnie następuje poprawa zarządzania zasobami. Dobry plan skutkuje optymalnym przydziałem właściwych ludzi do właściwych etapów projektów. To nie jest magia, ale naturalny, ukryty wynik dobrego planowania projektu.
Innym bezpośrednim skutkiem ubocznym jest to, że Twoi interesariusze będą zadowoleni, a pomiar satysfakcji osiągnie wysokie liczby. Ludzie będą chcieli pracować nad projektem i prawdopodobnie zainwestują w projekt więcej twórczego czasu, ponieważ po prostu poczują, że jest to właściwa decyzja. To będzie miało ogromny sens. Oczywiście złe zdefiniowanie zakresu projektu bezpośrednio prowadzi do opinii, że to wszystko nie ma znaczenia, bo i tak nie działa dobrze.
Wreszcie, wyniki Twojego projektu zyskają na jakości. Wyniki są bezpośrednim wynikiem działań wykonanych na osi czasu projektu. Jeśli działania mają dobry plan i opis, znacznie bardziej prawdopodobne jest, że wyniki pójdą za wzorcem.
Wniosek
Masz to. Konkretny plan podejścia do tworzenia zakresu projektu. Oczywiście nie jest to wszystko, czego będziesz potrzebować, aby odnieść sukces w tym zadaniu, ale miejmy nadzieję, że przyniesie to pewne ważne wskazówki, które wskażą ci właściwą drogę.
Następnie przejrzyj najlepsze szablony kart projektu, aby zapewnić płynne rozpoczęcie projektu.