Kluczowym elementem każdego przedsięwzięcia powinno być dogłębne zrozumienie, jak będzie wyglądać jego pomyślne zakończenie w danym momencie.
Jednym z czynników, który niewątpliwie przybliży cię do tego celu, jest precyzyjnie określony zakres projektu. Stworzenie takiego zakresu nie jest jednak zadaniem banalnym.
Zakres projektu to znacznie więcej niż tylko wyliczenie celów, kamieni milowych, listy produktów końcowych, obowiązkowych zadań, kosztów, zasobów czy terminów realizacji.
Często zawiera on również wyszczególnienie tego, czego dany projekt nie obejmuje. Może się to wydawać paradoksalne – twierdzenie, że projekt nie dostarczy czegoś, co wykracza poza jego zakres. Niemniej jednak niektórzy wolą to podkreślać dla własnego komfortu.
Jest to dokument, który precyzuje uzgodnienia pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi stronami i służy jako punkt odniesienia przez cały czas trwania projektu. Zobaczmy zatem, jak podejść do opracowania takiego dokumentu.
Opracowanie zakresu projektu
Przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań, potrzebne jest podejście, które pozwoli wygenerować szeroką gamę pomysłów i treści, które będą stanowiły podstawę przyszłego zakresu projektu. Istnieje kilka metod, które można w tym celu zastosować. Oto kilka z nich.
#1. Burza mózgów
Burza mózgów to metoda tak powszechna, że chyba każdy o niej słyszał. Niemniej jednak, dobrze przeprowadzona sesja burzy mózgów nadal przynosi zaskakujące efekty, podobnie jak 20 lat temu.
Zasadą jest zgromadzenie grupy interesariuszy i wygenerowanie jak największej liczby pomysłów. Następnie należy je przeanalizować, doprecyzować, ustalić priorytety i w końcu uzgodnić ostateczny zestaw stwierdzeń, które będą definiować wymagania projektu.
Moderator takiej dyskusji odgrywa kluczową rolę w jej sukcesie, ponieważ jego zadaniem jest zapewnienie, że dyskusja będzie prowadzona w sposób produktywny i skoncentrowany na celu, przy jednoczesnym zachowaniu swobody generowania pomysłów.
Można również zorganizować grupy fokusowe i prowadzić dyskusję w podobny sposób, ale z udziałem większej liczby grup interesariuszy. To rozwiązanie może być korzystne, gdy interesariusze mają odrębne obszary specjalizacji.
#2. Wywiady
Innym podejściem może być przeprowadzenie indywidualnych sesji wywiadów z każdym z interesariuszy oddzielnie. Eliminuje to pewien chaos, ale wymaga też od rozmówcy koncentracji i jasnego wyrażania myśli.
#3. Ankiety
Mniej efektywną, choć wciąż możliwą metodą, jest przeprowadzenie szczegółowych ankiet z predefiniowanymi opcjami odpowiedzi. Ogranicza to swobodę wypowiedzi interesariuszy, ale może być sensowne, jeśli lepiej niż oni znasz możliwe warianty.
#4. Benchmarking
Możesz przeanalizować i zebrać wyniki zakresu z innych, podobnych projektów. Zastosowanie najlepszych praktyk i uwzględnienie potencjalnych wyzwań może usprawnić cały proces. Nie będzie to podejście szczególnie nowatorskie, ale jeśli to jest twój cel, śmiało.
#5. Prototypowanie
To bardzo interesująca metoda, która prawdopodobnie nie jest wykorzystywana wystarczająco często. Polega na stworzeniu makiety docelowego projektu i określeniu wymagań, a nawet potencjalnych problemów, na podstawie tego (już działającego) prototypu. Pozwala to na zdobycie informacji, które można dosłownie zobaczyć i dotknąć jeszcze przed rozpoczęciem projektu.
#6. Struktura Podziału Pracy (SPP)
SPP to tradycyjna technika strukturyzowania przyszłych zadań w projekcie. Problem polega na tym, że już na samym początku trzeba znać i przewidzieć wszystkie zadania, które będą potrzebne w trakcie realizacji.
Zazwyczaj nie jest to możliwe, dlatego SPP jest często aktualizowana, przerabiana lub modyfikowana w trakcie trwania projektu. W pewnym sensie traci więc swoją pierwotną funkcję. Mimo to jest to dobry sposób na zdefiniowanie zakresu projektu poprzez wypisanie wszystkich oczekiwanych zadań, które w jego ramach będą realizowane.
Dlaczego zakres projektu jest tak ważny?
Zakres projektu wyznacza granice i definiuje oczekiwania co do tego, co ma on dostarczyć. Oto kilka szczegółowych powodów, dla których zakres projektu jest ważny:
#1. Jasność
Konieczne jest jasne zrozumienie, jak ma wyglądać produkt końcowy. Bez tej wizji nikt nie jest w stanie jednoznacznie określić, jakie ma być dobro.
#2. Ustalanie oczekiwań
Zakres projektu określa oczekiwania wobec zespołu, interesariuszy i użytkowników. Eliminuje lub przynajmniej minimalizuje przyszłe konflikty i nieporozumienia. Precyzuje, co należy zrobić w sytuacjach wyjątkowych (nikt nie zakłada, że wystąpią, ale zdarzają się).
#3. Wytyczne
Dobrze zdefiniowany zakres projektu dostarcza wytycznych dla podejmowania decyzji. Ostatecznym celem jest, aby każda decyzja była spójna z celami projektu.
Wytyczne pomagają również utrzymać projekt w pierwotnych granicach i uniknąć rozszerzania jego zakresu.
#4. Zarządzanie zasobami
Zakres projektu wspiera zarządzanie zasobami poprzez identyfikację zadań i produktów wymaganych do jego ukończenia. To z kolei pomaga zapewnić odpowiednią alokację zasobów.
Składniki zakresu projektu
Teraz, gdy wiemy, jak rozpocząć opracowywanie zakresu projektu i dlaczego jest on potrzebny, ważne jest, aby zrozumieć, jakie elementy powinien zawierać dobrze skonstruowany zakres.
- Cele projektu
- Opisują ogólne cele i zamierzenia projektu oraz to, co konkretnie ma on osiągnąć.
- Produkty końcowe
- Lista dokumentów, usług lub kompletnych produktów, które stanowią efekt projektu.
- Kamienie milowe
- Oprócz harmonogramu projektu, który określa ramy czasowe, na osi czasu projektu znajdują się kluczowe momenty lub punkty kontrolne, które sygnalizują właściwy postęp. Ich precyzyjne zdefiniowanie gwarantuje, że jeśli kamienie milowe zostaną osiągnięte, projekt będzie realizowany zgodnie z planem.
- Granice zakresu
- Jest to klarowne określenie, co wchodzi w zakres projektu, a co potencjalnie jest poza nim. Na liście pozycji wyłączonych z zakresu warto umieścić te elementy, które mogłyby być mylnie uznane za jego część przez niektórych interesariuszy.
- Założenia
- Dokumentują wszelkie założenia poczynione w związku z projektem. Mogą one dotyczyć na przykład ram czasowych, kamieni milowych, prognoz budżetowych lub alokacji zasobów. Mogą również obejmować założenia merytoryczne dotyczące konkretnych rezultatów.
- Ograniczenia
- Jeśli istnieją jakiekolwiek ograniczenia, które mogą mieć wpływ na postęp projektu, należy je tutaj wymienić.
- Ryzyko
- Należy zidentyfikować wszelkie potencjalne zagrożenia, które mogą zakłócić przebieg projektu lub znacząco na niego wpłynąć. Ważne jest również zdefiniowanie strategii minimalizacji takiego ryzyka.
- Interesariusze
- W tej sekcji należy zidentyfikować wszystkich kluczowych interesariuszy projektu, wraz z ich rolami i obowiązkami.
- Kryteria akceptacji
- Jest to kluczowa sekcja, która określa, kiedy dokładnie produkt końcowy można uznać za pomyślny i kompletny. Co musi zostać spełnione, aby projekt można było uznać za zakończony?
Szablon tworzenia zakresu projektu
Połączenie tych wszystkich elementów pozwala stworzyć szablon efektywnego tworzenia zakresu projektu, który zdefiniuje cały cykl jego życia. Oto szczegółowa metoda tworzenia opisu zakresu projektu dla oprogramowania, aplikacji lub strony internetowej:
➡️ Zdefiniuj cele projektu, wykorzystując jedną z opisanych powyżej technik. Rozpocznij od ogólnych celów, a następnie przekształć je w konkretne wymagania. Powinno to obejmować definicję tego, co oprogramowanie lub strona internetowa ma osiągnąć jako końcowy rezultat.
➡️ Zidentyfikuj produkty projektu, takie jak towary, dokumenty, usługi lub inne ważne działania w trakcie projektu, które są miernikiem sukcesu. Może to być lista wszystkich funkcji oprogramowania lub strony internetowej.
➡️ Określ granice projektu, w tym co wchodzi, a co nie wchodzi w jego zakres. Powinien on zawierać jasny opis ograniczeń i wyłączeń projektu.
➡️ Zidentyfikuj założenia projektu, które mają znaczenie dla jego realizacji, takie jak założenia dotyczące zasobów, harmonogramów lub budżetów.
➡️ Zdefiniuj ograniczenia projektu, które mogą na niego wpłynąć. Mogą one pokrywać się z założeniami, ale tym razem z punktu widzenia ograniczeń – co się stanie, jeśli nie zostaną one spełnione.
➡️ Zidentyfikuj ryzyka projektu i strategie ich minimalizacji. Zagrożenia są kwestiami nierozwiązanymi, dlatego warto je rozwiązać, zanim staną się rzeczywistymi problemami.
➡️ Wymień interesariuszy projektu zaangażowanych w jego realizację, wraz z ich rolami i obowiązkami.
➡️ Określ kryteria akceptacji projektu, które muszą zostać spełnione, aby projekt został uznany za kompletny i pomyślny. Jest to zasadniczo kompleksowy opis tego, co oznacza pomyślny wynik projektu.
Najlepsze praktyki tworzenia zakresu projektu
Korzystając z tego szablonu i tworząc idealny zakres dla kolejnego projektu, zawsze warto wziąć pod uwagę doświadczenia z przeszłości.
Zrealizowano już wiele projektów, więc można by założyć, że temat ten został już dogłębnie zbadany, a każda nowa definicja projektu musi zakończyć się sukcesem.
Prawda jest jednak inna. Nawet dziś wiele projektów kończy się niepowodzeniem. Przyczyn może być wiele, ale jednym z nich jest na pewno niejasne określenie zakresu projektu. Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących tworzenia niezawodnego zakresu projektu.
#1. Zaangażuj interesariuszy
Zaangażuj wszystkie zainteresowane strony tak wcześnie i w jak największym stopniu. Im mniej założeń, a więcej faktów, tym lepiej dla projektu. Pominięcie pomysłów i życzeń kluczowych interesariuszy może prowadzić do poważnych problemów w trakcie projektu.
Większość z nich ujawni się w fazie kryteriów akceptacji projektu, która jest najgorszym momentem na naprawianie problemów wynikających z pierwotnych założeń.
#2. Trzymaj się szablonów i procesów
Im mniej solidne procesy, tym większe przyzwolenie na chaos i nieprzewidywalność. Procesy nadają projektowi strukturę. Szablony pośrednio definiują oczekiwania dotyczące formy, dzięki czemu istnieje większa szansa na wcześniejsze zatwierdzenie efektów pracy.
#3. Bądź konkretny i mierzalny
Używaj języka zrozumiałego dla wszystkich zainteresowanych stron. Komunikuj się, podając konkretne fakty, a nie emocje i ogólnikowe stwierdzenia. Nie formułuj wypowiedzi w taki sposób, aby stwarzały one pole do nadużyć, gdyby coś poszło niezgodnie z planem. Sformułowanie, które jest otwarte, uczciwe i mierzalne dla wszystkich stron, jest najlepszą gwarancją dobrej współpracy.
#4. Podejście oparte na współpracy
Za każdym razem, gdy konieczna jest decyzja, stosuj podejście oparte na współpracy. Zaangażuj jak najwięcej stron i interesariuszy, nawet w celu wyrażenia ich opinii. Następnie uwzględnij je przy formułowaniu wniosków. Wizja i stanowisko każdej osoby są w mniejszym lub większym stopniu ważne. Dlatego staraj się najpierw zrozumieć innych, zanim sam zostaniesz zrozumiany.
#5. Często weryfikuj i aktualizuj
Wprowadzaj poprawki i aktualizacje zakresu tak szybko, jak to możliwe w harmonogramie projektu. Im później takie zmiany wejdą w życie, tym trudniej będzie rozwiązać wynikające z nich problemy. Czekanie, aż potencjalne problemy same znikną, nigdy nie było skuteczną strategią, dlatego w każdej możliwej sytuacji należy postępować dokładnie odwrotnie.
Korzyści z dobrze zdefiniowanego zakresu projektu
Załóżmy, że zastosowałeś się do wszystkich powyższych porad, stworzyłeś solidny szablon i procesy, zaangażowałeś wszystkich interesariuszy i wypracowałeś precyzyjnie zdefiniowany zakres projektu. Jakie korzyści przyniesie ten wysiłek i praca? Oto niektóre z rzeczywistych korzyści, które można wcześniej czy później zauważyć.
Po pierwsze, możesz spodziewać się znacznych usprawnień w planowaniu projektu. Ponieważ i tak zainwestowałeś już sporo czasu w plany (na przykład zgodnie z definicją SPP), jesteś lepiej przygotowany na wszelkie działania związane z planowaniem w trakcie projektu.
Możesz również zauważyć lepszą komunikację pomiędzy wszystkimi stronami i interesariuszami, nie tylko wewnątrz swojego zespołu. Wszyscy są na tej samej stronie i mają jasne, wspólne cele. Jeśli ludzie opisują sukces tymi samymi słowami, oznacza to, że osiągnąłeś synchronizację.
Kolejnym wspaniałym efektem dobrze zdefiniowanego zakresu projektu jest redukcja nieplanowanego ryzyka. Im więcej wysiłku włożysz w identyfikację zagrożeń i ich minimalizację w ramach projektu, tym mniejsze prawdopodobieństwo wystąpienia nieoczekiwanych scenariuszy. Masz też większą swobodę we wprowadzaniu zmian w planie projektu, jeśli wymaga tego sytuacja.
Kolejną korzyścią jest poprawa zarządzania zasobami. Dobry plan skutkuje optymalnym przydziałem odpowiednich osób do odpowiednich etapów projektu. Nie jest to magia, ale naturalny efekt dobrego planowania projektu.
Innym bezpośrednim skutkiem ubocznym jest to, że interesariusze będą zadowoleni, a wskaźnik satysfakcji osiągnie wysokie wartości. Ludzie będą chcieli pracować nad projektem i chętniej zainwestują w niego więcej czasu i kreatywności, ponieważ będą przekonani, że to właściwa decyzja. To ma sens. Złe zdefiniowanie zakresu projektu bezpośrednio prowadzi do opinii, że to wszystko nie ma znaczenia, bo i tak nie działa prawidłowo.
Wreszcie, jakość wyników projektu ulegnie poprawie. Wyniki są bezpośrednim efektem działań realizowanych w projekcie. Jeśli działania te mają dobry plan i opis, znacznie bardziej prawdopodobne jest, że wyniki będą satysfakcjonujące.
Podsumowanie
To już wszystko. Masz teraz konkretny plan działania, jeśli chodzi o tworzenie zakresu projektu. Oczywiście nie jest to wszystko, czego będziesz potrzebować, aby odnieść sukces, ale mam nadzieję, że dostarczyłem ci kilka cennych wskazówek, które wyznaczą właściwy kierunek.
Następnie przejrzyj najlepsze szablony kart projektu, aby zapewnić płynne rozpoczęcie projektu.