Musisz znać podpisy e-mail znajdujące się w stopce e-maila. Dowiedz się, jak stworzyć dla siebie profesjonalny podpis e-mail.
Niezależnie od tego, czy jesteś nowym, czy doświadczonym profesjonalistą, podpis e-mail ma kluczowe znaczenie dla Twojej strategii komunikacji. Nie traktuj tego jako podpisu w stopce e-maila — wykorzystaj to jako okazję do pokazania swojego profesjonalizmu i łatwy sposób na wywarcie trwałego wrażenia.
W tym przewodniku dowiesz się, jak napisać podpis e-mail, który jest jednocześnie chwytliwy i pouczający. Ponadto udostępnimy zasoby, w których można tworzyć podpisy e-mail lub pobierać szablony podpisów.
Spis treści:
Co to jest podpis e-mail?
Kiedy otrzymujesz e-maile, na końcu niektórych e-maili na pewno widziałeś blok tekstu, obrazów i linków. Nazywa się to podpisem e-mail. Zwykle zawiera imię i nazwisko oraz dane kontaktowe nadawcy wiadomości e-mail. Może również zawierać oznaczenie, adres URL witryny, zdjęcie, wyłączenie odpowiedzialności itp.
Głównym celem podpisu e-mail jest zapewnienie odbiorcy, że komunikuje się z prawdziwym człowiekiem, a nie z botami. Korzystając z profesjonalnie zaprojektowanego podpisu e-mail, możesz ustalić tożsamość swoją i swojej firmy. Dlatego podpisy e-mail służą również jako cyfrowa wizytówka.
Dlaczego potrzebujesz dobrego podpisu e-mail?
Jeśli nadal zastanawiasz się nad koniecznością dobrego podpisu e-mail, oto kilka powodów.
Powody osobiste
# 1. Zapewnia pozytywne pierwsze wrażenie
Pozytywne pierwsze wrażenie ma kluczowe znaczenie dla każdej profesjonalnej komunikacji lub środowiska networkingowego. Dobrze wykonany podpis e-mail może słusznie rzutować Twój wizerunek na odbiorcę.
#2. Oszczędza cenny czas
Po ustawieniu podpisu e-mail dla wszystkich wychodzących e-maili nie musisz dodawać zwrotów grzecznościowych i podpisów za każdym razem, gdy piszesz e-mail. W ten sposób oszczędza cenny czas.
#3. Promuje markę osobistą
Możesz dodać logo i slogan do podpisu e-maila, aby promować swoją osobistą markę. Jeśli jesteś freelancerem lub niedawno założyłeś małą firmę, dodanie informacji o marce w podpisie sprawi, że Twoja marka będzie znana wśród znajomych.
#4. Sprawia, że łatwo cię zapamiętać
Chcesz, żeby ludzie cię pamiętali? Dodaj niezapomniany i wyróżniający się podpis e-mail do swoich wiadomości e-mail. Dzięki odpowiedniemu podpisowi na końcu wiadomości e-mail możesz mieć pewność, że odbiorcy Cię zapamiętają.
#5. Pokaż swoją osobowość
Czasami możesz nie mieć wystarczającego zakresu, aby przedstawić swoją osobowość w e-mailu. Jednak zawsze możesz użyć podpisu e-mail, aby pokazać swoją osobowość. Wybierz styl, kolor i czcionkę, które współgrają z Twoją osobowością.
Powody zawodowe
# 1. Pokazuje Twój profesjonalizm
Podczas interakcji ze światem jako profesjonalista, każde słowo Twojego e-maila wraz z podpisem e-maila powinno o tym świadczyć. Wyrafinowany podpis e-mail pozwoli odbiorcom współpracować z Tobą.
#2. Ustanawia wiarygodność
Dobry podpis e-mail odgrywa również kluczową rolę w budowaniu Twojej wiarygodności w oczach innych. Dlatego profesjonalny podpis e-mail jest niezbędny podczas komunikacji z klientami, współpracownikami lub potencjalnymi pracodawcami.
#3. Umożliwia innym łatwy kontakt z Tobą
Podpisy e-mail zawierają Twoje dane kontaktowe, takie jak numer telefonu i adres e-mail. Umożliwia im to łatwy kontakt z Tobą, jeśli chcą.
#4. Pozyskuje nowych obserwujących w mediach społecznościowych
Możesz również dołączyć łącza do kont mediów społecznościowych swojej organizacji, takich jak Facebook, LinkedIn, Twitter i Instagram. Dzięki temu możesz uświadomić innym swoją obecność w mediach społecznościowych i zdobyć nowych obserwujących strony firmowe.
#5. Promuje spójność marki
Podpis e-mail pomaga również wzmocnić markę firmy i identyfikację wizualną. Zapewniając, że wszyscy w Twojej firmie używają podpisów e-mail w tym samym stylu, możesz promować tożsamość marki.
Przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia podpisu e-mail
W Gmailu
Użytkownicy Gmaila mogą dodawać podpis e-mail do swoich e-maili, korzystając z tej metody:
- Przejdź do skrzynki odbiorczej Gmaila.
- Kliknij Ustawienia (ikona koła zębatego) w prawym górnym rogu i wybierz Zobacz wszystkie ustawienia.
- Na karcie Ogólne przewiń w dół, aż znajdziesz opcję Podpis.
- Kliknij przycisk Utwórz nowy.
- Dodaj nazwę podpisu przed kliknięciem przycisku Utwórz.
- Teraz kursor zostanie umieszczony w polu, w którym musisz dodać swój podpis e-mail.
- Tutaj możesz wybrać styl czcionki, rozmiar czcionki, kolor tekstu, pogrubienie, kursywę, podkreślenie, wyrównanie i wypunktowanie.
- Podpis Gmaila obsługuje również hiperłącza i obrazy.
- Możesz także dokonać niezbędnych zmian w ustawieniach podpisu.
- Przewiń w dół, aby kliknąć przycisk Zapisz zmiany.
- Podpis będzie gotowy do użycia.
W Outlooku
Aby dodać podpis do wiadomości e-mail programu Outlook, wykonaj następujące czynności:
- Otwórz skrzynkę odbiorczą programu Outlook i kliknij menu Plik.
- Wybierz opcję z lewej strony.
- Wybierz kartę Poczta w oknie Opcje programu Outlook.
- W prawym panelu kliknij Podpisy…
- Otworzy się okno Podpis i stacjonarny z zakładką Podpis e-mail.
- Wybierz pocztę e-mail programu Outlook z menu rozwijanego dla swojego konta e-mail.
- Kliknij przycisk Nowy. Po dodaniu nazwy podpisu kliknij OK.
- Napisz i dostosuj swój podpis w polu Edytuj podpis.
- Możesz wybrać styl czcionki, rozmiar, pogrubienie, kursywę, podkreślenie, styl wyrównania, linki itp.
- Umożliwia także importowanie informacji z wizytówki.
- Kliknij przycisk Zapisz.
- Wybierz podpis, którego chcesz używać w nowych wiadomościach e-mail i odpowiedziach/przesyłaniu dalej.
- Kliknij przycisk OK, a podpis będzie gotowy do użycia.
Na poczcie Yahoo
Jeśli chcesz utworzyć podpis e-mail na swoim koncie Yahoo Mail, wykonaj następujące czynności:
- Zaloguj się do swojego konta Yahoo Mail.
- W skrzynce odbiorczej kliknij Ustawienia w prawym górnym rogu i wybierz Więcej ustawień.
- Wybierz Pisanie wiadomości e-mail z lewego panelu.
- W sekcji Podpis kliknij przycisk suwaka obok identyfikatora e-maila, do którego chcesz dodać podpis.
- Po włączeniu opcji pojawi się pole, w którym możesz dodać swój podpis e-mail.
- Możesz dostosować go za pomocą emotikonów, pogrubienia, kursywy, wyrównania, wcięcia, punktorów i przekreśleń,
- Pozwala także wybrać styl i rozmiar czcionki oraz umożliwia dodawanie hiperłączy.
- Po zakończeniu wyjdź z ustawień. Następny e-mail, który wyślesz, będzie miał podpis, który właśnie utworzyłeś.
Najlepsze praktyki dotyczące podpisu e-mail
✅ Podstawową zasadą podpisu w wiadomości e-mail jest, aby był krótki i zawierał tylko niezbędne informacje.
✅ Tworząc profesjonalny podpis email, używaj czystej, czytelnej, profesjonalnej czcionki, takiej jak Arial lub Times New Roman. Zaleca się unikanie stylizowanych czcionek do użytku profesjonalnego, ale można ich używać do ściśle osobistych wiadomości e-mail.
✅ Jeśli nie masz osobnych e-maili do użytku osobistego i zawodowego, lepiej jest używać wielu podpisów e-mail. W ten sposób możesz używać odpowiednich podpisów podczas interakcji z różnymi odbiorcami.
✅ Zadbaj o atrakcyjność wizualną, używając odpowiednich czcionek, formatu, odstępów i grafiki.
✅ Nawet jeśli chcesz, aby podpis był chwytliwy, powinieneś trzymać się jednego lub dwóch kolorów. Zbyt wiele kolorów może rozpraszać ludzi.
✅ Podpis e-maila powinien zawierać zdjęcie portretowe, logo firmy, adres URL strony internetowej oraz link do profili w mediach społecznościowych.
✅ Utwórz podpis e-mail, który można łatwo odczytać z dowolnego urządzenia, w tym smartfonów i tabletów.
✅ Zanim użyjesz nowego podpisu e-mail w swoim e-mailu, przetestuj go na różnych urządzeniach i klientach pocztowych, aby upewnić się, że elementy podpisu wyglądają i działają.
✅ Jeśli wszyscy pracownicy Twojej firmy zamierzają używać podpisów e-mail, powinni używać jednego formatu zgodnego z identyfikacją marki.
✅ Zawsze używaj najnowszych informacji w podpisie e-maila, takich jak adres e-mail, numer telefonu, adres URL itp.
✅ Nigdy nie podawaj swoich danych osobowych, takich jak adres domowy i osobisty numer kontaktowy, aby uniknąć ryzyka związanego z bezpieczeństwem.
✅ Mogą istnieć ograniczenia dotyczące tego, jakie informacje możesz dodawać do podpisu e-mail, pogłębiając swoją branżę i lokalizację. Powinieneś dowiedzieć się o nich od swojego zespołu prawnego, aby zapewnić zgodność.
# 1. HubSpot
HubSpot oferuje darmowy generator podpisów e-mail do samodzielnego tworzenia podpisów e-mail. Ma sześć szablonów do wyboru, które można dostosować do swojego zawodu i tożsamości marki.
Tutaj możesz dodać swoje imię i nazwisko, oznaczenie, nazwę firmy, dane kontaktowe i inne. Możesz nawet dołączyć linki do swoich kont w mediach społecznościowych, takich jak LinkedIn, Facebook, Twitter i Instagram. W razie potrzeby możesz nawet dodać dodatkowe pola niestandardowe do podpisu e-mail.
W przypadku stylizacji HubSpot zapewnia opcje dostosowywania koloru motywu, koloru tekstu, koloru łącza, typu i rozmiaru czcionki. Istnieją również opcje przesłania zdjęcia w głowę i logo firmy wraz z utworzeniem niestandardowego wezwania do działania.
#2. Nowa stara pieczęć
Newoldstamp to platforma do generowania niestandardowych podpisów. To narzędzie internetowe jest idealne dla Ciebie i Twojego zespołu do tworzenia podpisów e-mail dostosowanych do wymagań Twojej marki.
W tym rozwiązaniu otrzymujesz w pełni markową stronę generatora podpisów, która zawiera konfigurowalne szablony. Możesz dodać własny projekt i użyć wybranych kolorów i czcionek w podpisie e-maila.
Istnieje również scentralizowany pulpit nawigacyjny, z którego mogą korzystać firmy. Newoldstamp otrzymał również system do analityki i zarządzania banerami, który będzie dla Ciebie przydatny. Podpisy można zintegrować z Google Workspace, MS Exchange i Microsoft 365.
#3. WiseStamp
Jeśli szukasz platformy do tworzenia podpisów e-mail dla osób lub organizacji, możesz wybrać WiseStamp. Może projektować profesjonalne podpisy e-mail, które mogą przekształcić Twój e-mail w atrakcyjne narzędzie marketingowe.
Podpisy wiadomości e-mail generowane przez to rozwiązanie obejmują Gmail (indywidualny lub Workspace), Outlook (komputerowy i internetowy), Apple Mail i Yahoo. Ten łatwy w użyciu projektant podpisów e-mail pozwala wybrać odpowiednią czcionkę, kolor, układ, kształt i inne elementy.
Istnieją również opcje dodawania bogatych funkcji, w tym zastrzeżenia, wideo, przycisku, banera itp. Jeśli tworzysz podpisy dla swojej firmy, użyj ich do wygenerowania ujednoliconego podpisu e-mail w całej firmie.
Popularne zasoby szablonów podpisów e-mail
# 1. Biblioteka szablonów podpisów e-mail platformy Microsoft 365
Ci, którzy szukają profesjonalnie wyglądającego podpisu e-mail programu Outlook, powinni wybrać Galerię podpisów e-mail usługi Microsoft 365. Ta biblioteka zasobów zawiera 20 szablonów podpisów e-mail, które można łatwo dostosować za pomocą zdjęć, linków do stron internetowych, logo firmy i profili społecznościowych.
Korzystając z tych w 100% w pełni konfigurowalnych szablonów, możesz dodać profesjonalny akcent do swoich wiadomości e-mail programu Outlook. Pozwala na kreatywne tworzenie czcionek, grafiki, zdjęć, filmów, animacji i przejść.
Szablony są dostępne w MS Word, więc możesz je łatwo edytować w celu personalizacji. Po utworzeniu podpisów e-mail możesz je szybko udostępniać i publikować w dowolnym miejscu.
#2. Podpisy pocztowe
Jeśli potrzebujesz bezpłatnych szablonów podpisów e-mail, które są przyjazne dla trybu ciemnego, Mail Signatures jest właściwym miejscem. Ta witryna umożliwia pobranie gotowych szablonów podpisów do użytku biznesowego i osobistego. Nie musisz nawet znać języka HTML, aby tworzyć lub dostosowywać podpisy e-mail.
Ten wbudowany generator podpisów umożliwia również dostosowywanie szablonów. Wygenerowanych tutaj podpisów można używać w programach Outlook, Office 365, Apple Mail, Thunderbird, Gmail, Exchange Server i wielu innych. Dostępne są również opcje niestandardowego stylu czcionki i trzech kolorów czcionki.
Popularne przykłady podpisów e-mail
Podpis e-mail dla firmy Green Energy
Źródło obrazu: Podpisy pocztowe
Ten przykład jest idealny dla każdego, kto pracuje w firmie przyjaznej dla środowiska. Baner zadaje pytanie retoryczne, które pośrednio prosi odbiorców o oszczędzanie papieru poprzez rezygnację z drukowania wiadomości e-mail. Podstawowym kolorem użytej czcionki jest zieleń, która jest symbolem natury i lasu.
Podpis e-mail dla firmy samochodowej
Źródło obrazu: Podpisy pocztowe
W tym podpisie e-mail nagroda zdobyta przez firmę samochodową jest wyróżniona dużym banerem. Headshot zapewnia, że informacje o nadawcy nie zostaną utracone z powodu banera. Podstawowym kolorem tego podpisu jest bordowy, ale może się różnić w zależności od koloru marki Twojej firmy.
Ostatnie słowa
Podpis e-mail to świetny sposób na profesjonalne podejście do innych. Umożliwia także odbiorcom łatwą komunikację i łączenie się z Tobą. Teraz, gdy wiesz, jak utworzyć profesjonalny podpis e-mail, możesz dodać go do swojego ulubionego klienta poczty e-mail, wykonując czynności wymienione tutaj.
Możesz także chcieć wiedzieć o rozwiązaniach podpisu elektronicznego i interfejsach API podpisu elektronicznego.