Problem z przechowywaniem wiadomości e-mail w jednym dużym archiwum polega na ponownym znajdowaniu określonych wiadomości. Tak więc ludzie tworzą jeden dodatkowy folder, a następnie dwa, a następnie ładują! Aby uporządkować swoje archiwum, użyj tych technik zamiast folderów.
Spis treści:
Jak (i dlaczego) oznaczać wiadomości
Zalecamy tylko zarchiwizowanie wiadomości e-mail. To najlepszy sposób na zorganizowanie tego. Nie trać czasu na przenoszenie wiadomości do folderów w kliencie poczty e-mail – umieść wszystko w jednym folderze archiwum. Na przykład w Gmailu wystarczy kliknąć przycisk Archiwizuj.
Ale jeśli nie masz żadnych folderów, w jaki sposób uporządkujesz wiadomości w celu łatwego wyszukiwania? Odpowiedź jest prosta: tagowanie.
Największą zaletą używania tagów zamiast folderów jest to, że nie musisz umieszczać wiadomości e-mail w jednym folderze. Dzięki tagowaniu nie musisz już decydować, czy ta wiadomość e-mail dotycząca problemu dostawcy w projekcie klienta trafia do folderu dostawcy, folderu klienta, folderu projektu lub folderu z lekcjami. Po prostu dodajesz odpowiednie tagi do wiadomości e-mail, a następnie możesz łatwo znaleźć ją ponownie, niezależnie od tego, czy chcesz znaleźć wiadomości e-mail związane z tym dostawcą, klientem itp.
Jeśli przenosisz się z systemu opartego na folderach do pojedynczego archiwum, tagowanie jest kluczem do późniejszego znajdowania rzeczy. Możesz tagować zbiorczo, więc jeśli masz folder dla klienta, możesz oznaczyć każdy element w tym folderze nazwą tego klienta przed przeniesieniem go do archiwum. W ten sposób możesz mieć pewność, że łatwo będzie go ponownie znaleźć.
Co najlepsze, tagowanie jest proste (prawie) w każdej nowoczesnej aplikacji do obsługi poczty e-mail. Nawet jeśli w końcu zachowasz foldery, tagowanie jest tak przydatne, że i tak zalecamy zrobienie tego.
Kategoryzowanie w Outlooku
W Outlooku tagowanie jest nazywane „kategoryzowaniem”. Możesz utworzyć dowolną liczbę kategorii, przypisać im kolory, a następnie zastosować je do wszystkiego w Outlooku – e-maili, wydarzeń kalendarza, zadań, notatek, a nawet kontaktów. Ułatwia to nie tylko wyszukiwanie, ale także podkreśla kolorami zawartość programu Outlook. Na przykład, jeśli utworzysz kategorię dla projektu i nadasz mu określony kolor – powiedzmy fioletowy – możesz oznaczyć każdy powiązany element tą kategorią. Nie czytając niczego, wiesz, że każdy fioletowy e-mail, wydarzenie w kalendarzu, zadanie, notatka lub kontakt jest powiązany z tym projektem. Kategorie nie dotarły jeszcze do aplikacji mobilnej Outlook, więc musisz dokonać kategoryzacji w kliencie lub aplikacji internetowej.
Podczas kategoryzowania poczty możesz kategoryzować wszystko w jednym folderze, zaznaczając całą wiadomość e-mail (za pomocą skrótu klawiaturowego Ctrl + A), a następnie wybierając kategorię – lub kategorie – do wyboru. Możesz nawet zmienić widok folderu Archiwum, aby grupował pocztę według kategorii, co będzie naśladować strukturę folderów. Wtedy zyskujesz korzyść z oznaczania i korzyści z widoku folderów.
Etykietowanie w Gmailu
W Gmailu tagowanie nazywane jest „etykietowaniem” i działa zarówno w aplikacjach internetowych, jak i mobilnych. Podobnie jak w Outlooku, możesz utworzyć dowolną liczbę etykiet (w pewnym sensie – istnieje limit 5000, po którym Google twierdzi, że możesz napotkać problemy z wydajnością, ale niewiele osób to robi) i przypisać im kolory. Możesz także tworzyć filtry, aby automatycznie oznaczać wiadomości e-mail na podstawie dowolnych kryteriów.
Etykiety stały się intuicyjną i integralną częścią Gmaila, głównie dlatego, że nie można dodawać folderów. Więc zdobądź etykiety i patrz, jak Twoja skrzynka pocztowa staje się zupełnie innym – i lepszym – miejscem.
Zgłaszanie w Apple Mail
Oznaczanie w Apple Mail jest nazywane „oznaczaniem”. W przeciwieństwie do Outlooka jesteś ograniczony do istniejących siedmiu flag, więc nie można od tego uciec: Apple nie radzi sobie tutaj zbyt dobrze. Jednak w swojej obronie mocno naciskają na inteligentne foldery. Chociaż nie są to tak proste ani szybkie jak tagi, istnieje system do grupowania wiadomości e-mail. Omówiliśmy foldery inteligentne i wiemy, że działają, ale z trzech aplikacji e-mail, które tutaj omawiamy, Apple Mail jest najmniej dostosowany do pojedynczej metody archiwizacji.
Zacznijmy szukać
Niezależnie od tego, czy korzystasz z klienta poczty e-mail (takiego jak Microsoft Outlook lub Apple Mail), interfejsu internetowego (takiego jak Gmail lub Yahoo! Mail) czy aplikacji pocztowej na telefonie, wyszukiwanie jest Twoim przyjacielem. W większości przypadków nazwa lub tag (lub ich kombinacja) wystarczy, aby znaleźć to, czego szukasz. Możesz na przykład wyszukać „Joe BBQ”, aby znaleźć e-maila od Joe o grillu, który urządza w przyszłym tygodniu lub „Project Alpha”, aby znaleźć wszystkie e-maile z tagiem „Project Alpha”. Istnieje jednak wiele zaawansowanych – i łatwych – technik wyszukiwania, które pomogą Ci znaleźć te e-maile nieco głębiej w stosie podobnych wyników.
Korzystanie z wyszukiwania w programie Outlook
Funkcje wyszukiwania Outlooka były nieco szkicowe, ale te czasy już minęły. Teraz wyszukiwanie w kliencie programu Outlook, interfejsie internetowym lub aplikacji mobilnej jest niezwykle szybkie i dokładne. Klient zawiera jednak najpotężniejsze narzędzia wyszukiwania, więc jest to miejsce, do którego należy się udać, jeśli masz szczególnie precyzyjne lub złożone zapytanie wyszukiwania.
Pole wyszukiwania znajduje się nad głównym okienkiem poczty i jest zawsze dostępne.
Omówiliśmy wcześniej, jak zmienić lokalizacje wyszukiwania z bieżącego folderu na inne obszary programu Outlook. Możesz także szybko znaleźć wiadomości związane z bieżącym nadawcą, klikając prawym przyciskiem myszy wiadomość w skrzynce odbiorczej, wybierając „Znajdź podobne”, a następnie „Wiadomości w tej rozmowie” lub „Wiadomości od nadawcy”.
Outlook znajdzie wszystkie poprzednie wiadomości e-mail w rozmowie lub od nadawcy i wyświetli je.
Jeśli regularnie przeprowadzasz to samo wyszukiwanie, możesz utworzyć niestandardowe foldery wyszukiwania dynamicznego, aby wykonywać to samo wyszukiwanie za każdym razem, gdy je otwierasz. Są one szczególnie przydatne do znajdowania nowych e-maili zawierających określone słowa kluczowe lub określone właściwości, takie jak rozmiar, załączniki lub kategorie.
Aby przeprowadzić bardziej złożone wyszukiwanie, możesz skorzystać z opcji „Szukanie zaawansowane”. To jest na karcie Wyszukaj, która pojawia się tylko po kliknięciu w polu wyszukiwania. Na karcie Wyszukiwanie kliknij Narzędzia wyszukiwania> Szukanie zaawansowane.
Spowoduje to otwarcie panelu Szukanie zaawansowane, w którym możesz wybrać dowolną liczbę kryteriów wyszukiwania.
Użyj kart Więcej opcji i Zaawansowane, aby uzyskać dostęp do dodatkowych kryteriów. Opcje wyszukiwania zaawansowanego są niezwykle duże i wykorzystują właściwości, o których istnieniu prawie na pewno nie wiedziałeś. Na przykład, oto spojrzenie na Zaawansowane> Wszystkie pola poczty, z których możesz wybierać.
Możesz użyć funkcji Szukanie zaawansowane, aby pobrać dowolną wiadomość e-mail z archiwum i jest to dość szybkie, nawet w przypadku złożonych zapytań.
Pamiętaj, że jeśli korzystasz z konta e-mail firmy Microsoft, program Outlook domyślnie synchronizuje pocztę tylko z ostatnich 12 miesięcy, ale możesz to zmienić, aby uwzględnić wszystkie wiadomości e-mail, jeśli chcesz.
Korzystanie z wyszukiwania w Gmailu
Nic dziwnego, że wyszukiwanie w Gmailu jest szybkie i dokładne zarówno w interfejsie internetowym, jak i w aplikacji mobilnej. Istnieje mnóstwo słów kluczowych, według których możesz wyszukiwać, np. „Od”, „do”, „nowszy_niż”, „starsze_niż”, „etykieta” i tak dalej. Zamiast wymagać zapamiętania wszystkich tych elementów, interfejs sieciowy udostępnia filtr rozwijany, który omówiliśmy wcześniej szczegółowo.
W telefonie komórkowym możesz wprowadzić wyszukiwane hasło w polu wyszukiwania w ten sam sposób, ale w chwili pisania tego tekstu lista rozwijana filtru nie jest dostępna. Nadal możesz przejść do gmail.com i tam otworzyć swoją pocztę, jeśli potrzebujesz zaawansowanego wyszukiwania w podróży. Jest pełna lista Operatory wyszukiwania Gmaila, z których wszystkie działają zarówno w interfejsie internetowym, jak iw aplikacji mobilnej. Jeśli potrafisz je opanować, błyskawicznie zostaniesz szefem Gmaila.
Korzystanie z wyszukiwania Apple Mail
Apple Mail nie ma takich samych funkcji wyszukiwania zaawansowanego, jak Outlook, ale ma jedną istotną zaletę – możesz wyszukiwać wiadomości e-mail za pomocą Spotlight. Jeśli jesteś użytkownikiem Spotlight (a powinieneś nim być), możesz wyszukiwać pocztę bezpośrednio z tego miejsca. Możesz także skonfigurować inteligentne skrzynki pocztowe, które przypominają foldery dynamicznego wyszukiwania Outlooka.
Między oznaczaniem a wyszukiwaniem większość wiadomości powinna być w stanie dość szybko zlokalizować w dowolnej aplikacji pocztowej. Outlook ma prawdopodobnie najbardziej efektywne tagowanie, ponieważ obejmuje każdy element, nie tylko pocztę, a wyszukiwanie w Gmailu nie ma sobie równych. Apple Mail niekoniecznie może konkurować z którymkolwiek z nich, ale chociaż jego tagowanie nie jest świetne, wyszukiwanie i automatyczne filtrowanie są całkiem dobre.
Wybierz odpowiednią aplikację pocztową i zacznij organizować!