Planowanie poczty e-mail jest czymś, czego potrzebuje wiele osób, niezależnie od tego, czy używają dedykowanego klienta poczty e-mail na komputery stacjonarne, czy interfejsu internetowego usługi poczty e-mail. Gmail w końcu dodał opcję planowania do swojego interfejsu internetowego w 2019 roku i do tego czasu użytkownicy musieli używać dodatku lub rozszerzenia, aby wykonać to zadanie. Jeśli korzystasz z programu Outlook dla Office 365 na komputerze, ma on narzędzie do planowania wiadomości e-mail. Niestety nie jest oznaczony jako funkcja planowania, więc możesz nie wiedzieć, jak z niej korzystać lub że w ogóle istnieje. Oto, jak możesz zaplanować wiadomości e-mail w programie Outlook dla Office 365.
Zaplanuj e-maile w Outlooku
Otwórz program Outlook i utwórz nową wiadomość. Wiadomość powinna być kompletna, więc wpisz temat, treść wiadomości, załącz wszystkie pliki, które chcesz wysłać i podaj przynajmniej jednego odbiorcę.
Przejdź do zakładki Opcje i kliknij przycisk „Opóźnij dostawę”. To jest narzędzie, którego będziesz używać do planowania wiadomości e-mail. Po kliknięciu tego przycisku otworzy się nowe okno.
To okno nie daje zbyt wielu wskazówek, które ustawienie spowoduje zaplanowanie wiadomości e-mail. Jak powiedzieliśmy, narzędzie nie jest prostym narzędziem do planowania. W sekcji Opcje dostarczania poszukaj opcji „Nie dostarczaj przed” i wprowadź datę oraz godzinę, o której chcesz wysłać wiadomość. Kliknij OK, chyba że zobaczysz inne ustawienie, które chcesz zmienić. Wróć do wiadomości i kliknij Wyślij.
Ważne jest, aby program Outlook był uruchomiony, aby wysłać wiadomość o zaplanowanej porze. To planowanie odbywa się na Twoim pulpicie. Wiadomość nie jest wysyłana do serwera online z opóźnionym żądaniem wysłania. Cokolwiek się stanie, dzieje się na Twoim pulpicie, więc musisz utrzymywać system w stanie czuwania, a aplikację działającą.
Po upływie tego czasu, np. Jeśli nie chcesz, aby wiadomość została wysłana przed 29 stycznia 2020 r., 22:00, program Outlook spróbuje ją wysłać. Powinien wysyłać i dostarczać od razu, ponieważ jest to e-mail, a nie zwykła poczta. Możesz zmienić ten czas w dowolnym momencie, zanim wiadomość zostanie wysłana. Odbiorca oczywiście nie będzie wiedział, że zaplanowałeś wiadomość. Nic nie wskaże, że wiadomość została wysłana automatycznie. Jest w tym jedna wada; Twój odbiorca może założyć, że jesteś przy biurku i jest to dobry moment, aby skontaktować się z Tobą przez e-mail lub czat. Jeśli chcesz tego uniknąć, możesz dodać wiersz do wiadomości e-mail, który poinformuje ich, że wiadomość została wysłana w momencie, w którym należałoby dotrzeć do odbiorcy, i że można się z Tobą skontaktować w ciągu najbliższych kilku godzin lub w wyznaczonym czasie.