Spis prac do wykonania, znany jako backlog produktu, stanowi kluczowy element zwinnego podejścia do tworzenia produktów. To właśnie w nim gromadzone są zadania, które sukcesywnie realizowane, prowadzą do osiągnięcia finalnego celu.
Każdy nowy produkt rodzi się z idei, z iskry, która inspiruje zespół do stworzenia czegoś wyjątkowego. Nawet tak przełomowe urządzenie jak iPhone swoje początki miało w formie prototypu, by z czasem, dzięki zaangażowaniu zespołu, stać się fenomenem.
Zarządzanie zespołem i procesem tworzenia produktu wymaga od menedżera precyzyjnej organizacji. Kluczowe listy zadań, choć wydają się proste w założeniu, w praktyce często okazują się wyzwaniem.
Utrzymanie porządku w spisie zadań i decydowanie o kolejności ich realizacji to trudne zadanie. Szczególnie, gdy w projekt zaangażowanych jest wielu interesariuszy, zadanie to staje się jeszcze bardziej skomplikowane.
Konsekwencją braku dobrej organizacji jest marnowanie cennego czasu i zasobów organizacji.
Właśnie tutaj pojawia się konieczność ustalania priorytetów, które upraszczają proces decyzyjny i pomagają w utrzymaniu klarownej listy zadań.
W niniejszym artykule szczegółowo omówię pojęcie backlogu produktu, jego typowe elementy składowe, korzyści wynikające z jego stosowania oraz wiele innych istotnych kwestii.
Czym jest Backlog Produktu?
Backlog produktu to nic innego, jak uszeregowana lista funkcji, elementów roboczych i zadań. Ich realizacja jest niezbędna do osiągnięcia celów produktu. Stanowi on również swoisty drogowskaz dla zespołów programistycznych, precyzujący oczekiwania i kierunek działań. Mówiąc wprost, każdy produkt będący w fazie rozwoju posiada swój dedykowany backlog.
Każdemu backlogowi przypisany jest konkretny zespół. Często zdarza się, że nad większym produktem pracuje kilka zespołów, każdy z nich posiadając swój własny backlog.
Dla przykładu, wyobraźmy sobie produkt „Produkt”, na który składają się mniejsze „Produkt A”, „Produkt B” i „Produkt C”. Każdy z tych mniejszych produktów ma swój własny backlog oraz dedykowany zespół. Praca tych zespołów, skupiona na realizacji zadań z backlogów mniejszych produktów, ostatecznie składa się na realizację większego „Produktu”.
Możemy zatem zdefiniować backlog produktu jako uporządkowaną listę zadań, wywodzącą się z planu działania produktu i jego wymagań. Najważniejsze zadania, umieszczone na szczycie listy, stanowią wskazówkę dla zespołów programistycznych, informując ich o kolejności realizacji.
Warto podkreślić, że backlog produktu jest dokumentem dynamicznym, podlegającym ciągłym aktualizacjom. Pozwala on menedżerom lepiej zrozumieć wyzwania stojące przed produktem i zidentyfikować rozwiązania niezbędne do jego pomyślnego wprowadzenia na rynek.
Kto decyduje o priorytetach w backlogu?
Właścicielem backlogu produktu jest zazwyczaj menedżer produktu lub product owner. To on odpowiada za jego prowadzenie i aktualizację. Pozostali członkowie zespołu koncentrują swoje wysiłki na rozwoju produktu, korzystając z wytycznych zawartych w backlogu.
Główne cele, jakie realizuje backlog produktu, to przede wszystkim:
- Umożliwienie synchronizacji działań zespołów i interesariuszy, tak by zespoły programistyczne dostarczały wartościowe historie użytkowników.
- Zapewnienie elastyczności w dostosowywaniu się do zmieniających się warunków i wymagań.
- Wsparcie w zwiększaniu efektywności prognozowania terminów wydania produktu, dzięki wspólnemu punktowi odniesienia dla różnych zespołów pracujących nad tym samym produktem.
Typowe elementy składowe Backlogu Produktu
W backlogu produktu znajdują się elementy takie jak: poprawki błędów, funkcje, zadania związane z pozyskiwaniem wiedzy oraz tzw. dług techniczny. Każdy z nich reprezentuje konkretną kategorię prac niezbędnych do ukończenia produktu.
#1. Poprawki błędów
Błędy i usterki, zgłaszane przez użytkowników końcowych, stanowią nieodłączny element procesu tworzenia oprogramowania. Jeśli nie zostaną wyeliminowane na czas, mogą negatywnie wpłynąć na jakość produktu.
Dlatego zespół programistyczny powinien priorytetowo traktować poprawki błędów. Niektóre z nich, ze względu na swoją istotność, mogą wymagać natychmiastowej interwencji, przerywając bieżący sprint. Inne natomiast mogą zostać przesunięte na kolejny cykl. Dzięki obecności w backlogu produktu, błędy nie zostaną pominięte i zostaną skutecznie wyeliminowane.
#2. Funkcje
Funkcja to każda funkcjonalność produktu, która w oczach użytkowników jest wartościowa. Często określa się ją mianem historii użytkownika. Funkcje mogą mieć różny poziom skomplikowania. Aby w pełni zrozumieć potrzeby użytkownika, konieczne jest stworzenie tzw. mapy historii.
Prośby o nowe funkcje mogą pochodzić z różnych źródeł, takich jak dział zarządzania produktem, wsparcie, sprzedaż, sami użytkownicy końcowi i inni. Ustalenie priorytetów dla nowych funkcji bywa trudne. Konieczne jest wyważenie konkurencyjnych wymagań:
- Zaspokojenie potrzeb obecnych klientów.
- Wykorzystanie nadarzających się okazji sprzedaży.
- Praca nad realizacją długoterminowej wizji produktu.
Menedżer produktu monitoruje napływające prośby i stara się pogodzić sprzeczne wymagania. Dzięki temu, backlog produktu zawiera nowe funkcje, które przyciągają nowych klientów i zadowalają dotychczasowych.
#3. Pozyskiwanie wiedzy
Pozyskiwanie wiedzy to proces gromadzenia informacji niezbędnych do realizacji przyszłych zadań. Jest to etap badawczy. W sytuacji gdy pojawi się funkcja wymagająca dogłębnej analizy, tworzone jest zadanie pozyskiwania wiedzy. Może to być na przykład weryfikacja koncepcji, przeprowadzenie eksperymentu lub stworzenie prototypu. Zebrane w ten sposób informacje są niezbędne do efektywnego rozpoczęcia pracy nad nową funkcją.
#4. Dług techniczny
Dług techniczny można porównać do długu finansowego. Jeżeli się go ignoruje, narastają „odsetki”, czyli problemy i utrudnienia w przyszłości. Dzieje się tak, gdy zadania związane z długiem technicznym są ciągle odsuwane na koniec listy.
Skuteczne zarządzanie backlogiem produktu może pomóc w zapobieganiu narastaniu długu technicznego. Regularne wykonywanie zadań technicznych, nawet w mniejszych porcjach, sprawia, że nie stają się one nie do pokonania.
Dług techniczny jest konsekwencją zmian wynikających z:
- Oczekiwań dotyczących skalowalności i wydajności.
- Zakresu i kierunku rozwoju produktu.
- Nowych technologii i najlepszych praktyk.
Backlog produktu: korzyści
Produkt odzwierciedla opinie z wielu źródeł, takich jak sprzedawcy, programiści, a przede wszystkim użytkownicy. Trzeba być przygotowanym na odbiór tych opinii, zarządzanie nimi, ustalanie priorytetów i efektywną pracę, aby w przyszłości dostarczyć produkt, który spełnia oczekiwania.
Bez prawidłowo zorganizowanego procesu, tworzenie produktu staje się chaotyczne i trudne. Dobrze zarządzany backlog pomaga skoncentrować się na najważniejszych aspektach produktu i zwiększa efektywność pracy całego zespołu.
Oto zalety stosowania backlogu produktu:
- Lepsza koncentracja: Backlog produktu pomaga skupić się na istotnych zadaniach i minimalizuje ryzyko rozproszenia uwagi.
- Zwiększona efektywność: Ustalanie priorytetów zadań sprawia, że zespół pracuje nad najważniejszymi elementami, co przekłada się na lepszą efektywność.
- Skuteczne zarządzanie ryzykiem: Backlog produktu umożliwia identyfikację i eliminację ryzyka na wczesnym etapie rozwoju, minimalizując jego negatywny wpływ.
- Wyższa satysfakcja klienta: Zaspokojenie potrzeb użytkowników końcowych to priorytet. Ustalanie priorytetów w backlogu pozwala na uwzględnienie ich opinii i dostosowywanie produktu do ich oczekiwań, czyniąc go bardziej wartościowym.
- Lepsza komunikacja: Backlog produktu sprzyja współpracy i komunikacji w zespole, co przekłada się na lepsze skupienie podczas pracy nad produktem i lepsze wyniki.
- Poprawa morale zespołu: Backlog produktu nadaje zespołowi cel i poczucie kierunku, co pozytywnie wpływa na morale i zaangażowanie.
- Większa elastyczność: Backlog produktu jest dynamiczny i podlega zmianom w zależności od postępów prac i potrzeb. Menedżer produktu może dostosowywać priorytety zadań, zapewniając ciągłość pracy zespołu.
Oprócz wymienionych korzyści, backlog produktu wpływa na szybszy zwrot z inwestycji, większą satysfakcję klienta, minimalizację ryzyka i inne pozytywne rezultaty.
Jak stworzyć Backlog Produktu?
Właściciel produktu jest odpowiedzialny za ustalanie priorytetów zadań. Aby stworzyć efektywny backlog produktu, należy wykonać następujące kroki:
Krok 1: Dodawanie pomysłów do Backlogu Produktu
Backlog produktu to lista pomysłów, uwag i informacji zwrotnych od członków zespołu, interesariuszy i klientów. Należy zebrać wszystkie pomysły dotyczące istniejącego lub nowego produktu, omawiając je z zainteresowanymi stronami.
Na początku liczba pomysłów może być ograniczona, ale w trakcie procesu rozwoju pojawią się nowe, uwzględniając realia rynkowe i konkurencję.
Krok 2: Precyzowanie wymagań
Gdy interesariusz zgłasza potrzebę wprowadzenia zmian w produkcie, ważne jest, aby dokładnie zrozumieć jego oczekiwania. Właściciel produktu powinien uzyskać odpowiedzi na następujące pytania:
- Przyczyna zmiany: Na czym polega problem? Jak powstał? Jak można go rozwiązać?
- Wartość zmiany: Czy zmiana przyczyni się do rozwoju produktu i poprawy jego jakości? Czy zwiększy wartość biznesową i przełoży się na lepszy zwrot z inwestycji?
- Specyfikacja zmiany: Wymagania muszą być precyzyjne, aby uniknąć nieporozumień podczas procesu tworzenia.
Krok 3: Ustalanie priorytetów
Po zebraniu niezbędnych informacji, właściciel produktu ustala kolejność zadań w backlogu, od najważniejszych do najmniej istotnych. Na tym etapie wykorzystuje się analizę strategiczną. Dobrze zorganizowana lista usprawnia komunikację między zespołami.
Właściciel produktu ustala priorytety w oparciu o następujące kryteria:
- Przychody: Funkcje, które mają największy potencjał generowania przychodów, powinny mieć najwyższy priorytet.
- Unikalność i wartość na rynku: Funkcje, które wyróżniają produkt na tle konkurencji, oraz te, które rozwiązują istotne problemy użytkowników, są priorytetowe.
- Złożoność: Należy uwzględnić złożoność proponowanych funkcji oraz czas potrzebny na ich opracowanie i wdrożenie.
Krok 4: Regularna aktualizacja Backlogu Produktu
Backlog produktu jest dokumentem żywym, wymagającym regularnej aktualizacji przez właściciela produktu. Proces udoskonalania, ustalania priorytetów i aktualizowania zadań jest istotną częścią procesu rozwoju.
Backlog produktu zawiera wiele pomysłów. Należy selekcjonować, odrzucać nieistotne i doprecyzowywać te, które pozostają. W efekcie zadania w backlogu są uszeregowane według priorytetu.
Wybrane metody ustalania priorytetów
Istnieje wiele metod wspomagających ustalanie priorytetów zadań w backlogu. Oto kilka z nich:
#1. Technika MoSCoW
Źródło obrazu: StoriesOnBoard
MoSCoW to popularna technika analizy wykorzystywana w zarządzaniu produktem, pozwalająca określić co jest niezbędne, a co nie. Ułatwia komunikację z interesariuszami na temat tego, nad czym się pracuje i dlaczego.
Skrót MoSCoW reprezentuje cztery kategorie priorytetów:
- Musi mieć (Must have): Absolutnie niezbędne wymagania.
- Powinien mieć (Should have): Funkcje o wysokim priorytecie, ale nie krytyczne.
- Może mieć (Could have): Funkcje, które można zaimplementować, ale nie są priorytetowe.
- Nie będzie (Won’t have): Funkcje, które nie zostaną zaimplementowane.
„Musi mieć” oznacza funkcje absolutnie niezbędne dla produktu, np. z powodów bezpieczeństwa, biznesowych lub prawnych. Warto w tym wypadku rozważyć scenariusze w przypadku włączenia i pominięcia tych funkcji.
„Powinien mieć” oznacza funkcje pożądane, ale nie konieczne do osiągnięcia sukcesu.
„Może mieć” oznacza elementy, które można dodać, jeśli organizacja dysponuje zasobami, ale nie są one kluczowe dla powodzenia produktu.
„Nie będzie” nie oznacza całkowitej rezygnacji z danej funkcji. Menedżer produktu, decydując się na tę kategorię, deklaruje „nie tym razem”. Przyczyną może być brak czasu lub zasobów.
#2. Macierz Eisenhowera
Macierz Eisenhowera to prosty sposób zarządzania czasem. Powstała w oparciu o macierz decyzyjną Dwighta D. Eisenhowera. Jest to wizualizacja czterokwadrantowa, pomagająca w ustalaniu priorytetów zadań.
Źródło obrazu: ModelThinkers
Macierz wykorzystuje dwa wymiary: ważność i pilność. Zadania są przypisywane do czterech sekcji macierzy, które reprezentują:
- Wysoki priorytet (ważne i pilne)
- Średni priorytet (ważne, ale niepilne)
- Pilne, ale nie ważne (deleguj)
- Niski priorytet (niepilne i nieważne)
#3. Model Kano
Model Kano jest idealny dla firm, które chcą zwiększyć zadowolenie klientów. Lista funkcji, które menedżerowie produktu chcą dodać do produktu, jest nieskończona. Model Kano jest techniką, która pozwala zadecydować, które funkcje powinny być zaimplementowane. Została opracowana w latach 80. przez Noriakiego Kano.
Model opiera się na trzech przesłankach:
- Zadowolenie klienta jest kluczowym celem.
- Reakcja klienta na produkt zależy od jego cech i funkcjonalności.
- Odczucia klientów wpływają na ich decyzje.
#4. Ważona Najkrótsza Praca Jako Pierwsza (WSJF)
WSJF to narzędzie ułatwiające zespołom ustalanie priorytetów inicjatyw. Jest często stosowane w Scaled Agile Framework (SAFe). Zespół oblicza wynik każdej inicjatywy, dzieląc koszt opóźnienia przez jej rozmiar lub czas trwania. Inicjatywa z najwyższym wynikiem jest umieszczana na czele listy zadań.
Jak zarządzać backlogiem?
Aby efektywnie zarządzać backlogiem, stosuj następujące praktyki:
- Przeglądaj backlog przed każdym planowaniem iteracji, aby upewnić się, że priorytety zadań są właściwe i że uwzględniono wcześniejsze opinie.
- Gdy backlog staje się zbyt obszerny, podziel zadania na krótko- i długoterminowe.
- Regularnie oceniaj wartość poszczególnych zadań i decyduj o ich utrzymaniu lub usunięciu z backlogu.
- Nie dodawaj zadań bez dokładnego planowania.
- Spraw, aby ustalanie priorytetów stało się stałym elementem pracy w Twojej organizacji.
Priorytety zadań w backlogu można modyfikować w zależności od opinii klientów. Możliwe jest również udoskonalanie wcześniejszych pomysłów i dodawanie nowych wymagań.
Backlog Sprintu a Backlog Produktu
- Backlog produktu to lista wszystkich zadań potrzebnych do ukończenia projektu, podczas gdy backlog sprintu to lista zadań do zrealizowania w trakcie konkretnego sprintu.
- Właściciele produktów decydują o zawartości backlogu produktu, a zespoły programistyczne o backlogu sprintu.
- Backlog produktu jest tworzony w oparciu o cele produktu, a backlog sprintu uwzględnia cele konkretnego sprintu.
- Backlog produktu jest dynamiczny, natomiast backlog sprintu nie ulega zmianie po jego ustaleniu.
- Backlog produktu jest utrzymywany przez cały czas trwania projektu, natomiast backlog sprintu jest ważny tylko do końca danego sprintu.
Podsumowanie
Prowadzenie backlogu produktu to niezbędny element skutecznego procesu rozwoju. Zapewnia przejrzystość, koncentrację na najważniejszych zadaniach i wspiera elastyczność. Warto wdrożyć efektywny system zarządzania backlogiem, aby czerpać z tego korzyści.
Zachęcamy również do zapoznania się z najlepszym oprogramowaniem do analizy CFD i narzędziami Scrum.
newsblog.pl