Udostępnianie pliku z Dysku Google to doskonały sposób, aby umożliwić klientom i kontrahentom dostęp do dokumentów bez konieczności ich pobierania. Jeśli chcesz, aby inne osoby miały tymczasowy dostęp do plików, możesz ustawić automatyczną datę wygaśnięcia podczas ich udostępniania. Oto jak to zrobić.
Uwaga: aby skorzystać z tej funkcji, jako właściciel dokumentu musisz mieć płatne konto G Suite. Osoby, którym udostępniasz dokument, nie potrzebują płatnego konta do przeglądania dokumentów.
Jak ustawić datę ważności w plikach na Dysku Google
Uruchom Dysk Google połączony z kontem G Suite, kliknij prawym przyciskiem myszy plik, który chcesz udostępnić, a następnie w menu kontekstowym kliknij „Udostępnij”.
Dodaj adresy e-mail wszystkich osób, którym chcesz udostępnić plik, a następnie kliknij przycisk „Wyślij”. Jeśli wyślesz zaproszenie na konto Gmail, te osoby zostaną automatycznie dodane do listy osób, które mają dostęp do pliku. W przypadku innego rodzaju adresu, każda osoba otrzyma wiadomość e-mail z linkiem do pliku.
Następnie kliknij plik prawym przyciskiem myszy i ponownie wybierz polecenie „Udostępnij”.
Tym razem, gdy otworzą się opcje udostępniania, kliknij link „Zaawansowane”.
Obok danych kontaktowych każdej osoby zobaczysz ikonę licznika czasu. Kliknij ją, aby ustawić datę ważności.
W tym miejscu kliknij menu rozwijane „Dostęp wygasa”, aby wybrać 7 dni, 30 dni lub ustawić niestandardową datę wygaśnięcia.
Wybór opcji „Data niestandardowa” otwiera kalendarz, w którym można wybrać dokładną datę.
Jeśli chcesz ustawić datę wygaśnięcia dla innych osób, kliknij licznik czasu obok ich nazwiska. Musisz ustawić datę ważności dla każdej osoby.
Na koniec kliknij „Zapisz zmiany”, aby zakończyć modyfikacje dla wszystkich użytkowników.
Jest jedno zastrzeżenie, o którym warto wiedzieć. Domyślnie osoby, którym udostępniasz pliki, mogą je pobierać, drukować lub kopiować, a jeśli to zrobią, będą miały dostęp do tych kopii po ustalonej przez Ciebie dacie ważności. Możesz ustawić ich uprawnienia tylko do przeglądania, a następnie włączyć opcję „Wyłącz pobieranie, drukowanie i kopiowanie dla komentujących i przeglądających”, aby temu zapobiec, ale te osoby nie będą mogły edytować dokumentu.
Mimo to, jeśli masz osoby, które potrzebują tylko tymczasowego dostępu do przeglądania lub komentowania dokumentu, ta funkcja działa doskonale.
newsblog.pl
Maciej – redaktor, pasjonat technologii i samozwańczy pogromca błędów w systemie Windows. Zna Linuxa lepiej niż własną lodówkę, a kawa to jego główne źródło zasilania. Pisze, testuje, naprawia – i czasem nawet wyłącza i włącza ponownie. W wolnych chwilach udaje, że odpoczywa, ale i tak kończy z laptopem na kolanach.