Jak znaleźć i usunąć duplikaty w Arkuszach Google

Jeśli korzystasz z Arkuszy Google, zapewne spotkałeś się z problemem związanym z przypadkowym wprowadzeniem zduplikowanych danych do swojego arkusza. Taka sytuacja może skutecznie zakłócić zestaw danych, nad którym długo pracowałeś. W wielu przypadkach możesz nawet nie zauważyć, że doszło do duplikacji, zwłaszcza w sytuacjach, gdy komputer działa niestabilnie lub podczas niezamierzonych interakcji z touchpadem na laptopie.

W dużych zbiorach danych łatwo jest coś przeoczyć. Typowe konsekwencje to błędy w obliczeniach i zduplikowane komórki, które trudno wykryć podczas prób zidentyfikowania źródła problemu.

Na szczęście istnieje kilka metod, które pozwalają na łatwe zlokalizowanie duplikatów w arkuszach kalkulacyjnych.

• Skorzystaj z wbudowanej funkcji usuwania duplikatów.
• Wykorzystaj podświetlanie do identyfikacji zduplikowanych danych.
• Skopiuj unikalne komórki do nowego arkusza.
• Użyj zewnętrznej aplikacji do wyszukiwania duplikatów.
• Stwórz tabelę przestawną, aby policzyć duplikaty osobno.

Przedstawione metody ułatwiają odnalezienie zduplikowanych wpisów, co pozwala na ich usunięcie lub zignorowanie, jeśli zajdzie taka potrzeba. Oto dostępne opcje.

Wykorzystaj funkcję usuwania duplikatów w Arkuszach Google

Niezależnie od tego, czy chcesz znaleźć duplikaty w jednej, dwóch kolumnach, czy w całym arkuszu, funkcja „Usuń duplikaty” skutecznie eliminuje komórki z identycznymi danymi. Należy jednak pamiętać, że ta opcja usuwa wszystkie zduplikowane dane, nawet jeśli nie są one ze sobą powiązane.

Zaznacz kolumny, w których chcesz sprawdzić obecność duplikatów.

W górnym menu wybierz „Dane -> Oczyszczanie danych”, a następnie kliknij „Usuń duplikaty”.

Pojawi się okno dialogowe. Zaznacz pola obok kolumn, które chcesz uwzględnić w wyszukiwaniu, lub wybierz opcję „Zaznacz wszystko”, a następnie kliknij „Usuń duplikaty”.

Arkusze Google pokażą liczbę wykrytych i usuniętych duplikatów, co pozwoli Ci sprawdzić, czy proces przebiegł prawidłowo.

Korzystanie z funkcji „Znajdź i usuń duplikaty” w Arkuszach Google jest najprostszym sposobem na pozbycie się duplikatów, ale czasami warto przyjrzeć się kopiom przed ich usunięciem. Dobrym rozwiązaniem jest zastosowanie podświetlenia kolorami.

Wyróżnij duplikaty za pomocą kolorów dla łatwiejszego usunięcia

Jeśli chodzi o wykrywanie błędów w arkuszach kalkulacyjnych, skuteczną metodą jest użycie kolorów do podświetlenia wszelkich nieprawidłowych informacji.

Otwórz dokument w Arkuszach Google i zaznacz kolumny, które chcesz edytować.

Na pasku menu wybierz „Format”.

Z rozwijanej listy wybierz „Formatowanie warunkowe”.

Wybierz odpowiedni „zakres” z nowego menu, które się pojawi.

W sekcji „Reguły formatowania” zmień rozwijaną listę zatytułowaną „Formatuj komórki, jeśli…” na „Formuła niestandardowa to”.

Wklej następującą formułę w polu znajdującym się pod „Niestandardowa formuła to”:
=liczba(A:A,A1)>1.

W sekcji „Styl formatowania” wybierz „Kolor tła”, aby podświetlić zduplikowane komórki wybranym kolorem tła, na przykład żółtym.

Kliknij „Gotowe”, aby zapisać zmiany. Teraz możesz przeszukać arkusz, szukając zduplikowanych danych.

Twój arkusz od teraz będzie podświetlał zduplikowane komórki wybranym kolorem, co ułatwi ich przeszukiwanie.

Uwaga: Najlepiej podświetlić komórki w kolumnie, zaczynając od wiersza 1, a nie od środka. Formuła może nie działać poprawnie, gdy pierwszy wiersz zaczyna się od wiersza 2, co może prowadzić do pominięcia niektórych duplikatów. Przykłady są przedstawione poniżej.

Obrazek 1: pokazuje pominięte duplikaty przy wyborze komórek z wiersza 2 (A2 i B2):

Obrazek 2: pokazuje wszystkie duplikaty przy wyborze komórek wiersza 1 (A1 i B1):

Sprawdź, czy wszystkie zidentyfikowane duplikaty są rzeczywiście duplikatami, ponieważ mogą to być te same numery dla różnych kont, użytkowników lub pracowników. Po upewnieniu się, które komórki są zbędne, możesz je usunąć. Następnie zamknij menu formatowania i przywróć standardowy kolor komórkom.

Kopiowanie unikalnych komórek w Arkuszach Google dla łatwiejszego usuwania duplikatów

Jeżeli preferujesz automatyczne sortowanie surowych danych, najlepszym rozwiązaniem jest skopiowanie wszystkich unikalnych komórek, a nie duplikatów. Taki proces umożliwia szybsze sortowanie i filtrowanie. Jeśli jednak chcesz usunąć duplikaty, poniższa metoda będzie przydatna.

Otwórz dokument w Arkuszach Google, który chcesz uporządkować. Zaznacz kolumnę, którą chcesz edytować. Ten krok zarejestruje zakres kolumn do następnego etapu.

Kliknij w pustą kolumnę, w której chcesz, aby pojawiły się unikalne wartości. Po zaznaczeniu (nie klikaj komórki), wklej następującą formułę: =UNIKALNE(). Powinno to automatycznie zająć górną komórkę.

Wprowadź „adres komórki” oryginalnej kolumny w nawiasie, np.: (A3:A9).

Naciśnij „Enter”, aby przenieść nowe dane do wcześniej wyznaczonej kolumny.

Gdy proces się zakończy, możesz ręcznie sprawdzić wpisy lub zaimportować dane do roboczego arkusza kalkulacyjnego.

Wykorzystaj dodatek innej firmy do wyszukiwania i usuwania duplikatów w arkuszach

W Internecie dostępne są różne dodatki do Arkuszy Google. Możesz je znaleźć w Google Workspace Marketplace, w tym narzędzia do automatycznego usuwania zduplikowanych wpisów.

Usuń duplikaty za pomocą Ablebits

Specjalne narzędzie znane jako Usuń duplikaty od Ablebits umożliwia szybkie zidentyfikowanie duplikatów w całym arkuszu lub w maksymalnie dwóch kolumnach.

Możesz przenosić, usuwać i wyróżniać wyniki. Narzędzie zawiera dwie opcje: znajdź i usuń duplikaty oraz znajdź unikalne komórki lub cechy w dokumencie. Te opcje ułatwiają utrzymanie porządku w danych.

Ogólnie rzecz biorąc, korzystanie z narzędzia do wyszukiwania informacji może być korzystne w dłuższej perspektywie. Jest to rozwiązanie szczególnie polecane dla użytkowników, którzy często zmagają się z duplikatami w swoich arkuszach kalkulacyjnych i wolą poświęcić czas na inne zadania.

Skorzystaj z tabeli przestawnej, aby zidentyfikować zduplikowane wiersze w arkuszach

Tabela przestawna jest użytecznym narzędziem do dokładniejszego przeglądania danych. Nie eliminuje ona automatycznie zduplikowanych komórek ani wierszy, lecz umożliwia analizę kolumn z duplikatami, co pozwala na ręczne przeglądanie danych i podjęcie decyzji o ich usunięciu.

Tworzenie tabeli przestawnej jest nieco bardziej skomplikowane w porównaniu do innych metod przedstawionych w tym artykule. Musisz dodać tabelę przestawną dla każdej kolumny, aby upewnić się, że wyniki są dokładne i identyfikują duplikaty.

Uwaga: Jeśli nie masz nagłówków kolumn w arkuszu, tabele przestawne mogą nie działać efektywnie w identyfikacji duplikatów. Możesz tymczasowo dodać nowy wiersz i nadać mu nazwy kolumn, aby poprawić wyniki.

Poniżej przedstawiono kroki, jak używać tabeli przestawnej do identyfikacji zduplikowanych komórek lub wierszy.

Wybierz „wszystkie dane tabeli”, a następnie przejdź do „Dane -> Tabela przestawna”.

Jeśli to konieczne, dostosuj zakres komórek, a następnie kliknij „Utwórz”.

Wybierz „Dodaj”, obok opcji „Wiersze”. Ten krok pozwoli Ci wskazać kolumnę do wyszukiwania duplikatów. Wybierz odpowiednią kolumnę z menu rozwijanego. Jeśli zniknie edytor tabeli przestawnej, kliknij wypełnioną komórkę, aby go przywrócić.

Następnie wybierz „Dodaj” obok „Wartości” i wybierz tę samą kolumnę, co powyżej, ale ustaw ją, aby podsumowywała „LICZBA” lub „ILE.LICZB”. Powinno to być domyślnie ustawione.

Nowa tabela przestawna zidentyfikuje wszystkie duplikaty, jak pokazano poniżej.

Jeśli chcesz zobaczyć inną kolumnę, możesz powtórzyć powyższe kroki (aby zachować poprzednie wyniki) lub ponownie otworzyć edytor tabeli przestawnej, aby zmienić istniejącą tabelę.

Tabela przestawna zaktualizuje się, aby pokazać nowe korekty.

Jak wspomniano wcześniej, metoda tabeli przestawnej jest nieco bardziej skomplikowana, ale dostarcza szczegółowego raportu o lokalizacji duplikatów, co może być pomocne w analizie danych. Więcej informacji na temat tabel przestawnych można znaleźć w samouczku Alphr na temat ich tworzenia, edytowania i odświeżania w Arkuszach Google.

Podsumowując, zduplikowane komórki w Arkuszach Google mogą powodować problemy z danymi, jeśli nie zachowasz ostrożności, szczególnie podczas sortowania danych finansowych w arkuszu.

Najczęstsze przyczyny duplikatów to:

• Wielu użytkowników dodało tych samych klientów, faktury, kategorie, przedmioty itp.
• Import danych dubluje już istniejące informacje.
• Operacje kopiowania i wklejania prowadzą do dodania zduplikowanych wpisów.

Na szczęście identyfikacja, usuwanie i eliminacja zduplikowanych danych jest zaskakująco prosta w Arkuszach Google, co jest korzystne dla osób, które regularnie pracują z arkuszami kalkulacyjnymi. Jeśli szukasz sposobu na szybsze sortowanie treści, zawsze możesz skorzystać z dodatku, takiego jak Usuń duplikaty od Ablebits, aby mieć pewność, że Twoje dane są odpowiednio uporządkowane.

Czy masz doświadczenia, porady lub pytania dotyczące korzystania z dowolnej z metod opisanych w tym artykule? Podziel się nimi w sekcji komentarzy poniżej.