Jeśli chcesz maksymalnie wykorzystać swój czas w życiu osobistym i zawodowym, technika timeboxingu jest dla Ciebie skuteczną metodą.
Wartość czasu jest ogromna i należy go właściwie wykorzystać, aby zmaksymalizować swoją produktywność. Istnieje wiele metod zarządzania czasem, których możesz użyć, aby wykonać swoje zadania we właściwym czasie. Jedną z takich technik jest timeboxing. W tym artykule wyjaśnię Twoje podejście do timeboxingu i jak możesz je wdrożyć w różnych zadaniach.
Spis treści:
Co to jest timeboxing?
Jak sama nazwa wskazuje, timeboxing to podejście do zarządzania czasem, w którym przydzielasz stałą jednostkę czasu na konkretną czynność. Z jego pomocą możesz stać się bardziej zdyscyplinowany i zorganizowany. Pozwala także stać się bardziej uważnym i skupionym na zadaniu, ale bez przesady.
Wdrażając tę popularną metodę, możesz wykonywać wysokiej jakości zadania w możliwie najniższej jednostce czasu. To ustrukturyzowane podejście umożliwia jednoczesne zarządzanie czasem i zadaniami, co prowadzi do zwiększonej produktywności i lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Aby jednak uzyskać maksymalne korzyści, należy dostosować tę technikę w razie potrzeby.
Wyjaśnienie techniki ograniczania czasu
Aby pomóc Ci lepiej zrozumieć metodę timeboxingu, pozwól, że podzielę się z Tobą przykładem. Na przykład Twój menedżer prosi Cię o napisanie propozycji biznesowej dotyczącej projektu biznesowego. Aby zakończyć to zadanie na czas, ustawiasz przedział czasowy na 3 godziny.
W tym przedziale czasowym lub ramach czasowych należy skupić się wyłącznie na pisaniu propozycji. W tym czasie unikniesz wszelkiego rodzaju rozpraszaczy, takich jak rozmowy telefoniczne czy powiadomienia z mediów społecznościowych.
Kiedy czas się skończy, musisz przerwać zadanie i ocenić, jak bardzo poczyniłeś postępy. Jeśli zajdzie taka potrzeba, możesz wyznaczyć inny timebox o określonym czasie na wykonanie zadania. Pamiętaj jednak, aby tak robić, aby zwiększyć produktywność i nie przeciągać niepotrzebnie zadania.
Korzyści z ograniczenia czasu dla każdego
- Timeboxing zapewnia jasny obraz czasu potrzebnego na wykonanie zadania, dzięki czemu możesz efektywnie alokować czas i ustalać priorytety zadań
- Pozwala skupić się na zadaniu, które masz w ręku i skoncentrować się bardziej, mając poczucie pilności.
- Dzięki tej metodzie możesz podzielić projekt lub harmonogram na łatwe do zarządzania przedziały czasowe lub fragmenty. Dzięki temu możesz łatwo osiągnąć swoje cele.
- Timeboxing pozwala przydzielić czas na osobne zadania, dzięki czemu możesz zachować lepszą równowagę między pracą a życiem prywatnym.
- Jeśli masz nawyk odwlekania, ograniczenie czasu może zmotywować Cię do wcześniejszego ukończenia zadań.
- Timeboxing jest również pomocny w śledzeniu postępów pracy i zrozumieniu dokonanych osiągnięć.
- Ta metoda jest również elastyczna i pozwala na przypisanie większej ilości timeboxów do zadania.
Jak skutecznie ograniczać czas
Technikę timeboxingu można skutecznie wdrożyć, kategoryzując ją na wiele segmentów.
Przydziel Timebox
Przede wszystkim ustal czas, w jakim chcesz wykonać daną czynność. W zależności od złożoności zadania i preferencji możesz ustawić limit czasu na kilka minut lub kilka godzin.
Zacznij koncentrować się na zadaniu
Kiedy znasz czas, jaki masz na wyznaczoną czynność, musisz skupić się na bieżącym zadaniu. Aby ukończyć zadanie na czas, unikaj wszelkich czynników rozpraszających.
Oceń postęp
Teraz musisz spróbować wykonać zadanie w limicie czasu lub ramce czasowej. Z jakiegoś powodu możesz nie być w stanie ukończyć zadania w jednym przedziale czasowym. W takim przypadku zawsze możesz przydzielić dodatkowy czas, biorąc pod uwagę pilność zadania.
Zrób sobie przerwę
Mając więcej niż jeden timebox, całkiem przydatne jest robienie krótkich przerw pomiędzy nimi. Zdecydowanie możesz chcieć ukończyć zadanie tak szybko, jak to możliwe; jednak przerwa faktycznie pomaga w pracy ze świeżym spojrzeniem.
Powtórz w razie potrzeby
Jeśli pracujesz nad większymi projektami z szeregiem zadań, możesz podzielić je na różne mniejsze fragmenty timeboxingu. Dzięki temu możesz łatwo śledzić postęp swojego projektu i zachować koncentrację.
Ograniczanie czasu vs. Blokowanie czasu
Podczas gdy timeboxing i blokowanie czasu planują określony czas dla działania, fragmenty czasu blokowania czasu są dłuższe niż timeboxing.
FunkcjeTimeboxingBlokowanie czasuCelUmożliwia terminową realizację zadańStrukturalnie organizuj czas dla zadańSkupienieWykonywanie czynności w limicie czasuPosiadanie bloków czasowych na różne zadaniaPrzydzielony czasMa limit czasu na zadaniaMa harmonogram dla różnych działańElastycznośćMożna uwzględnić więcej timeboxinguMa pewną elastyczną strukturęPilnośćWywołuje poczucie pilnościWięcej w alokacji czasu i ustalaniu priorytetów
Ograniczanie czasu vs. Lista rzeczy do zrobienia
Te dwie techniki zarządzania czasem są zupełnie różne. W timeboxingu tak
określoną ilość czasu na wykonanie zadania. Jednak na liście rzeczy do zrobienia po prostu zapisujesz wszystkie zadania, które chcesz wykonać w ciągu dnia lub tygodnia, bez określenia ram czasowych na wykonanie każdego zadania.
Funkcje Timeboxing Lista rzeczy do zrobienia Zastosowanie Używane do zadań wrażliwych na czas Używane do wszelkich ważnych zadań, wrażliwych na czas lub nie Limit czasu Zadania są wykonywane w ustalonym czasie Zadania nie mają określonego czasu na wykonanie Elastyczność Mają ograniczoną elastyczność Mają pełną elastyczność Poziom pilności Obejmuje stres i pilność Nie wiąże się z żadnym stresem
Ograniczanie czasu vs. Pomodoro
W timeboxingu tworzysz pudełko z preferowanym przedziałem czasowym na ukończenie działania. Na Pomodoro zadania wykonuje się zwykle przez 25 minut bez przerwy, po czym następuje 5-minutowa przerwa.
Funkcje TimeboxingPomodoroRamy czasoweRóżny czas trwaniaStały czas i interwałElastycznośćElastyczne ramy czasowe dla różnych zadańSztywne ramy czasowe dla wszystkich zadańUżycieDo zarządzania zadaniami i terminamiAby skupić się na produktywności poprzez głęboką pracę Skupienie Alokacja czasuSkupienie i koncentracja
Ramka czasowa kontra. Sprint
Timeboxing to metoda poprawiająca produktywność, ale jej zasada różni się od Scrinta. Jednakże Sprint jest ograniczonym w czasie cyklem pracy stosowanym w metodologiach zarządzania projektami, takich jak Scrum. Dzieli projekt na krótki okres.
FunkcjeTimeboxingSprintZastosowanieZadania i projekty w terminieRozwój projektu wymagający ciągłego doskonaleniaPodejścieAlokowanie stałego czasu w odstępach czasuIteracje ograniczone w czasie Poziom pilnościMoże wiązać się z potencjalną pilnościąUstrukturyzowany cykl pracy bez stresuSkupienieUkończ zadanie w terminieDostarcz kompletne produkty
Przykłady timeboxingu
Oto kilka przykładów metody timeboxingu, którą można wykorzystać do różnych celów. Popularne przykłady wymieniono poniżej:
Timeboxing w Agile
Zespoły pracujące nad zwinnym projektem często wykorzystują metodę timeboxingu do wykonywania codziennych zadań, takich jak spotkania stand-up. W tym celu mają określone ramy czasowe na początku lub na końcu dnia pracy, które zwykle trwają 15-30 minut.
Podczas tego spotkania ludzie zazwyczaj udostępniają aktualizacje swoich zadań. Chociaż celem jest ukończenie odprawy na czas, zespoły zawsze mogą sprawdzić wyniki, aby sprawdzić, czy ramy czasowe są wystarczające. Mogą także zwiększać i zmniejszać ramy czasowe dla zwinności, zgodnie ze swoimi potrzebami.
Timeboxing w Scrumie
Nawet zespoły Scrumowe mogą skorzystać na metodzie timeboxingu, ponieważ pomaga ona zespołom efektywnie zarządzać swoją pracą w określonych limitach czasowych. Jednym z przykładów może być sprint, czyli metoda dostarczenia produktu, który można wysłać.
Zwykle sprinty obejmują od dwóch do czterech potrzeb i nie przekraczają więcej niż jednego kalendarza. Timeboxy zdarzeń scrumowych są tworzone według następującego harmonogramu:
- Sprint: Timeboxing jest używany przez jeden miesiąc lub krócej.
- Planowanie sprintu: osiem godzin lub mniej.
- Codzienny Scrum: 15 minut.
- Przegląd sprintu: 4 godziny lub mniej.
- Retrospektywy Sprintu: 3 godziny
Timeboxing w zarządzaniu projektami
W każdym rodzaju zarządzania projektami znajdziesz zastosowanie technik timeboxingu.
Jako przykład możesz wziąć pod uwagę projekt rozwoju aplikacji. Sprinty rozwojowe Timeboxa trwają zwykle dwa tygodnie. W tej chwili ograniczenie czasowe zapewnia wydajne kodowanie i testowanie.
Ponadto timeboxing jest również przydatny do naprawiania błędów, co może zająć tylko 48 godzin, aby rozwiązać wszelkie krytyczne problemy. W ten sposób poważne problemy można szybko rozwiązać, zapewniając stabilne oprogramowanie.
Timeboxing w DSDM
W DSDM (metoda dynamicznego rozwoju systemów) timebox to stały, z góry określony przedział czasowy, w którym należy wykonać określone czynności lub zadania. Te ramy czasowe są zazwyczaj krótkie i wynoszą od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od wielkości i złożoności projektu.
Oznacza to, że zespół projektowy musi dostosować zakres lub zawartość timeboxu, aby zmieścił się w przydzielonym mu czasie. Ta sztywna zasada timeboxingu zapewnia, że projekt pozostaje ograniczony w czasie i że istnieje przewidywalne tempo postępu projektu.
Timeboxing w wirtualnym spotkaniu
Powinieneś zacząć od ustalenia jasnego programu, który określa cele spotkania i ramy czasowe na ich realizację. Następnie możesz skorzystać z funkcji stopera lub oprogramowania do spotkań online, aby śledzić i wyświetlać czas każdego segmentu.
Podczas wirtualnego spotkania należy trzymać się ustalonego harmonogramu, utrzymując dyskusję na właściwym torze i zapobiegając niepotrzebnym opóźnieniom. Na końcu każdego punktu programu podsumuj kluczowe punkty i w razie potrzeby przypisz elementy działań.
Timeboxing w zarządzaniu marketingowym
Metoda timeboxingu jest przydatna także dla firm stosujących content marketing. Fazę tworzenia treści można przeprowadzić metodą timeboxingu. Ta faza może zająć jeden miesiąc, podczas gdy zespół tworzy posty na blogu i treści w mediach społecznościowych według określonego harmonogramu.
Następnie zespół może regularnie planować treść, aby zapewnić wydajną produkcję treści i niezbędne poprawki.
Popularne aplikacje Timeboxingu
#1. poniedziałek.com
poniedziałek.com to wszechstronna platforma do zarządzania projektami i współpracy, której można również używać jako narzędzia ograniczającego czas. Możesz tworzyć bloki zadań lub podzadań, korzystając z funkcji tworzenia tablic i zadań. Dla każdego z tych bloków możesz dodać czas rozpoczęcia i zakończenia. Minutnik będzie działał w interfejsie użytkownika monday.com, dzięki czemu będziesz mógł śledzić postęp.
#2. Asana
Asana to popularna aplikacja do zarządzania produktami i projektami dla wielu startupów i przedsiębiorstw. Funkcje obszaru roboczego, takie jak tworzenie zadań, terminy, powiadomienia i przypomnienia, śledzenie postępów i raportowanie oraz pulpity nawigacyjne, to doskonałe narzędzia do ćwiczenia ograniczania czasu w domu lub w miejscu pracy.
#3. Pojęcie
Pojęcie to współpracujący internetowy obszar roboczy i aplikacja bazodanowa, której można również używać jako platformy do ćwiczeń. Tutaj możesz dodać tablice Kanban do timeboxingu i zintegrować funkcję timera z kartami zadań.
#4. Zegaruj
Zegaruj to prosta aplikacja do śledzenia czasu z dodatkowymi funkcjami, takimi jak Teams, Dashboard, Projects i nie tylko. Tutaj wystarczy wpisać nazwę zadania, dodać godzinę rozpoczęcia, dodać godzinę zakończenia i kliknąć przycisk odtwarzania, aby rozpocząć timeboxing.
Łatwe szablony timeboxingu
#1. Szablon pola czasu dla pojęcia
Ten Szablon pojęcia timeboxingu pomaga zorganizować dzień w oparciu o klasyczną technikę Timeboxingu. Umożliwia łatwe ustalanie priorytetów zadań poprzez zapisanie ich w polu 3 najważniejsze priorytety i ustawienie liczników czasu dla każdego z nich.
#2. Timeboxing według Lucidchart
Przejrzysty wykresplatforma do tworzenia diagramów utworzyła wstępnie skonfigurowany szablon timeboxingu specjalnie dla Ciebie, jeśli chcesz osiągnąć następujące cele:
- Zarządzaj, organizuj i porządkuj codzienne zadania
- Egzekwuj limity czasowe, aby zapewnić maksymalną produktywność
- Wykonuj więcej zadań w oparciu o listę ram czasowych i możliwości
Importując ten szablon do swojego konta Lucidchart za darmo, możesz dodawać własne zadania i natychmiast rozpocząć timeboxing.
#3. Szablon Timeboxa autorstwa Creately
Ten szablon timeboxingu Creately zawiera całościowy kalendarz timeboxów obejmujący wszystkie dni robocze od poniedziałku do piątku. Tworzy również siatki 1-godzinnych timeboxów. Możesz łatwo edytować format za pomocą Creately, aby dodać zadania z całego tygodnia w różnych 1-godzinnych blokach. To najlepszy szablon pozwalający osiągnąć lepszą równowagę między pracą a życiem prywatnym.
#4. Niebiesko-biały timebox do drukowania w serwisie Canva
Czy potrzebujesz szablonu timeboxa do wydrukowania? Użyj tego Szablon Canvy już teraz. Ma jedną stronę do codziennego timeboxingu i drugą stronę do cotygodniowego timeboxingu. W szablonie dziennym możesz dodać datę, 3 najważniejsze priorytety, harmonogram na 18 godzin i cele dnia. Na stronie tygodniowej otrzymujesz te same zadania planu co tydzień.
Wniosek
Z powyższej dyskusji widać, że celem timeboxingu jest wywołanie poczucia pilności, które pomoże ci w ukończeniu określonego zadania lub zestawu zadań w ustalonych ramach czasowych.
Ponieważ istnieje wiele zastosowań tej techniki, można ją stosować wszędzie tam, gdzie jest to odpowiednie. Możesz także wypróbować aplikacje i szablony timeboxingu, aby zapewnić łatwe i wygodne użytkowanie. Jeśli chcesz wypróbować inne podejścia, spójrz na technikę Pomodoro.