Niedrogie i niezawodne oprogramowanie pomocy technicznej dla Twojej firmy

Efektywność przedsiębiorstwa jest nierozerwalnie związana z zadowoleniem jego klientów. Sprawne oprogramowanie do obsługi zgłoszeń to fundament, który zapewnia terminowe rozwiązywanie problemów i satysfakcję użytkowników.

Wszystkie firmy, które koncentrują się na relacjach z klientami, potrzebują systemu do zarządzania zgłoszeniami. Dzięki temu klienci mogą łatwo zgłaszać problemy, a także otrzymywać pomoc w rozwiązywaniu zapytań.

Dla nowo powstałych firm solidny system help desk może być kluczowym elementem sukcesu. Natomiast przedsiębiorstwa o rozbudowanej bazie klientów potrzebują zaawansowanej obsługi, aby sprostać oczekiwaniom.

W celu stworzenia spersonalizowanego systemu wsparcia dla Twojej firmy, warto rozważyć aplikacje o otwartym kodzie, takie jak Hesk. Zanim jednak przejdziemy do analizy tego narzędzia, przyjrzyjmy się powodom, dla których system help desk jest tak istotny.

Dlaczego warto wdrożyć oprogramowanie Help Desk?

• Oprogramowanie help desk umożliwia firmom sprawne zarządzanie zgłoszeniami klientów, dzięki efektywnemu systemowi rejestracji i wykwalifikowanemu personelowi.
• System help desk z obsługą wielu kanałów komunikacji pozwala centralizować zapytania z różnych mediów cyfrowych.
• System zgłoszeń, wbudowany w rozwiązania help desk, zapewnia, że żadne zapytanie nie zostanie pominięte, a klienci szybko otrzymują niezbędną pomoc.
• Obsługa klienta wymaga często powtarzalnych i czasochłonnych czynności. Oprogramowanie help desk automatyzuje te działania, takie jak potwierdzenia zgłoszeń, przypisywanie ich do odpowiednich działów czy pracowników, przyspieszając cały proces.
• System help desk może ułatwić zbieranie informacji zwrotnej od użytkowników, pomagając w ulepszaniu bazy wiedzy i ocenie efektywności pracowników wsparcia.
• Aplikacje te dają firmom elastyczność w dopasowaniu rozwiązań do specyfiki ich działalności.
• Firmy mają możliwość tworzenia standardowych odpowiedzi na często zadawane pytania, co podnosi jakość obsługi klienta.
• Oprogramowanie help desk dostarcza szczegółowe raporty i analizy, pozwalając na ocenę pracy zespołu wsparcia i identyfikację obszarów wymagających poprawy.

Jak wynika z powyższego, wdrożenie systemu help desk niesie ze sobą liczne korzyści. Jeśli więc dotychczas korzystałeś jedynie z długich wątków e-mailowych w celu obsługi zapytań, być może nadszedł czas, by rozważyć implementację rozwiązania opartego na Hesk.

Jak Hesk zapewnia optymalne rozwiązanie?

Jedną z głównych obaw przy wdrażaniu systemu help desk są koszty. Hesk, jako oprogramowanie open source, umożliwia bezpłatne korzystanie z systemu wsparcia na stronie internetowej.

Wystarczy hostować go na własnym serwerze, aby Hesk był gotowy do działania. Ponadto, firmy mogą używać Hesk do obsługi wewnętrznych zapytań, wykorzystując bazę wiedzy.

Tworząc własne rozwiązanie help desk z wykorzystaniem Hesk, masz możliwość dodania do niego niezbędnych funkcji. Możesz na przykład stworzyć bazę wiedzy, która zawiera odpowiedzi na często zadawane pytania. Jeśli klienci nie znajdą tam odpowiedzi, będą mogli przesłać zgłoszenie do działu wsparcia.

Jako administrator systemu masz pełną kontrolę nad dostępem i działaniami personelu. Hesk pozwala na kategoryzowanie, filtrowanie i ustalanie priorytetów zgłoszeń, a także śledzenie czasu poświęconego na ich rozwiązywanie. Umożliwia konfigurację kont pracowników, dając pełny wgląd w ich funkcjonalność i przydzielanie odpowiednich uprawnień.

Oprogramowanie help desk oparte na Hesk zapewnia łatwy dostęp do wszystkich niezbędnych informacji w jednym miejscu. To intuicyjne narzędzie oferuje szereg funkcji, takich jak szablony zgłoszeń, szybkie odpowiedzi, opcja dodawania notatek, możliwość załączania plików, dodawanie niestandardowych pól danych, modyfikacja statusu zgłoszeń i wiele innych.

Kluczowe funkcje Heska

Scentralizowany system wsparcia

Dzięki scentralizowanemu systemowi, który obsługuje wszystkie zapytania o wsparcie, Hesk jest doskonałym rozwiązaniem. Umożliwia monitorowanie i zarządzanie zgłoszeniami, które napływają za pośrednictwem formularzy, wiadomości e-mail i połączeń telefonicznych, wszystko w jednym miejscu.

Funkcja samoobsługi

Chcesz unikać sytuacji, w których personel wsparcia musi angażować się w proste pytania. Hesk umożliwia stworzenie bazy wiedzy z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania. Można też wydzielić sekcje z często zadawanymi pytaniami i instrukcjami obsługi, aby użytkownicy samodzielnie znajdowali rozwiązania swoich podstawowych problemów.

Zarządzanie zapytaniami

Hesk oferuje zestaw funkcji, które pomagają w efektywnym zarządzaniu zapytaniami klientów. Umożliwia kategoryzowanie zgłoszeń, ustalanie priorytetów oraz weryfikację ich statusu.

Sprawna komunikacja

Aby usprawnić komunikację z klientami i podnieść ich komfort, oprogramowanie help desk powinno zbierać podstawowe informacje przed rozpoczęciem interakcji i oferować predefiniowane odpowiedzi. Wszystkie te funkcje są dostępne w Hesk.

Intuicyjna obsługa

Hesk to intuicyjna platforma, którą charakteryzuje prostota i łatwość obsługi. Dzięki temu, nie wymaga ona długiego czasu wdrażania, a użytkownicy mogą szybko i bez problemów zacząć z niej korzystać.

Dodatkowe funkcje

Oprócz wymienionych, Hesk oferuje ochronę przed spamem, ocenę odpowiedzi, obsługę wielu języków oraz możliwość tworzenia raportów z preferowanego okresu czasu.

Jak skonfigurować oprogramowanie Help Desk przy użyciu Hesk?

Konfiguracja systemu obsługi klienta za pomocą Hesk jest stosunkowo prosta. Wystarczy wykonać następujące kroki:

1. Na początku należy pobrać i zainstalować oprogramowanie Hesk. Użytkownicy wersji bezpłatnej muszą zainstalować oprogramowanie na własnym serwerze. Można też skorzystać z Hesk Cloud, który oferuje natychmiastową instalację na serwerze zdalnym.

2. Po instalacji należy uzyskać dostęp do panelu administratora, aby przeprowadzić podstawową konfigurację. Po utworzeniu profilu i ustawieniu podstawowych parametrów, można wybrać kategorie wsparcia, dodać personel, stworzyć bazę wiedzy oraz przygotować szybkie odpowiedzi. Istotne jest też przeanalizowanie listy kontrolnej bezpieczeństwa.

3. Jeśli chcesz rozszerzyć możliwości systemu, musisz przeprowadzić zaawansowaną konfigurację. Obejmuje ona konfigurację serwera do wysyłania e-maili, konwersję wiadomości klientów na zgłoszenia, powiadomienia o zaległych zgłoszeniach, formatowanie odpowiedzi oraz dodawanie pól w formularzach zgłoszeniowych.

W jakich sytuacjach Hesk jest przydatny?

• Hesk może być wykorzystany przez każdą firmę oferującą produkty lub usługi, która chce wdrożyć portal wsparcia z bazą wiedzy i systemem zgłoszeń.
• Przedsiębiorstwa z dedykowanym działem IT mogą stworzyć help desk, umożliwiając zgłaszanie problemów związanych ze sprzętem.
• Hesk jest też przydatny dla zespołów zajmujących się utrzymaniem budynków, umożliwiając rejestrowanie i zarządzanie problemami oraz ustalanie priorytetów ich rozwiązywania.

Dostępne wersje Heska

Możesz wybrać jedną z dwóch dostępnych wersji oprogramowania Hesk:

#1. Hesk (wersja darmowa)

Darmowa wersja Heska umożliwia samodzielny hosting rozwiązania na serwerze obsługującym PHP i MySQL. Nie wymaga rejestracji i może być swobodnie używana, również na stronach komercyjnych.

Jednakże darmowa wersja zawiera link „Powered by”, który będzie widoczny dla klientów. Aby go usunąć i nadać swojej usłudze profesjonalny wygląd, możesz zakupić licencję Hesk, w cenie od 49,99 USD (opłata jednorazowa).

#2. Hesk Cloud

Jest to wersja Hesk w modelu SaaS, w której oprogramowanie jest hostowane zdalnie. W tej wersji Hesk zajmuje się hostingiem i utrzymaniem systemu. Użytkownicy Hesk Cloud mają również dostęp do dodatkowych modułów, takich jak statystyki, eskalacja i satysfakcja klienta. Ceny zaczynają się od 29,99 USD.

Podsumowanie

W obecnych czasach każda firma powinna mieć na swojej stronie internetowej sprawną i profesjonalną aplikację help desk, która umożliwia szybkie reagowanie na zapytania klientów i zapewnia pozytywne doświadczenia związane z korzystaniem z ich produktów.

Często brak niezbędnych funkcji i wysokie koszty powstrzymują firmy przed wdrażaniem systemów wsparcia. Wybierając Hesk, możesz skonfigurować zaawansowaną aplikację help desk na własnym serwerze lub serwerze zdalnym.

Oprogramowanie oferuje wszystkie kluczowe funkcje, które umożliwiają sprawne zarządzanie obsługą klienta, zarówno dla użytkowników, jak i pracowników działu wsparcia. Hesk jest oprogramowaniem open source, co oznacza, że można z niego korzystać za darmo i dostosować do potrzeb każdego przedsiębiorstwa.

Możesz też zapoznać się z ofertą najlepszego oprogramowania do zdalnego pulpitu oraz oprogramowania do czatu w pracy, które mogą pomóc w zwiększeniu produktywności.