Dyskusja na temat OKR i KPI wciąż trwa. Często zdarza się, że ludzie mylą te dwa podejścia, nie do końca rozumiejąc ich odmienną naturę oraz efektywne sposoby zastosowania do pomiaru postępów.
Jednakże, zarówno OKR, jak i KPI stanowią wartościowe metody śledzenia i oceny efektywności oraz sukcesu pojedynczych osób, zespołów, całej organizacji, a także konkretnych działań. Ich celem jest wspomaganie realizacji wyznaczonych zadań.
Bez względu na to, który z tych dwóch modeli zostanie wybrany, mierzenie wyników jest kluczowe dla ciągłego doskonalenia.
W sytuacji, gdy nie zdefiniujemy precyzyjnie celów lub nie dokonujemy regularnych przeglądów, możemy stracić szansę na optymalizację strategii i lepsze zrozumienie, jakie korzyści przynoszą podejmowane przez nas działania.
W związku z tym, liderzy grup, kierownicy projektów, analitycy biznesowi i wszyscy, którzy podejmują ważne decyzje, powinni poszukiwać najlepszych metod oceny wydajności. Wybór ten powinien być podyktowany tym, co chcą osiągnąć.
W tym artykule dokonamy analizy porównawczej OKR i KPI. Rozjaśnimy ich różnice, omówimy najlepsze praktyki ich wykorzystania oraz pomożemy zdecydować, która z tych metod będzie najbardziej odpowiednia dla potrzeb Twojej organizacji.
Zacznijmy!
Ale najpierw,
Dlaczego pomiar osiągnięć jest tak istotny?
Wyciąganie wniosków z sukcesów i niepowodzeń jest niezbędne do ciągłego rozwoju, zarówno na poziomie indywidualnym, jak i całej organizacji.
Prawdopodobnie, na początku roku, stworzyłeś listę swoich noworocznych postanowień. Czy udało ci się je zrealizować? Jak blisko jesteś ich osiągnięcia?
Analogicznie, zespoły również otrzymują określone zadania do wykonania. Czy jesteś w stanie monitorować postępy swoich działań? Czy Twoja grupa osiągnęła zamierzone cele?
Dokładne odpowiedzi na te pytania można uzyskać poprzez stosowanie metod takich jak OKR i KPI. Mierząc efektywność za ich pomocą, możemy osiągnąć:
- Rozwój pracowników oraz całej firmy
- Dopasowanie do strategicznych celów firmy
- Poprawę efektywności operacyjnej firmy
- Wzmocnienie pozytywnej kultury organizacyjnej
Zgłębmy teraz, czym dokładnie są te metody i jakie są ich różnice.
Czym jest OKR?
Cele i kluczowe rezultaty (Objectives and Key Results – OKR) to model ustalania celów. Jest on wykorzystywany przez organizacje, zespoły i poszczególne osoby do definiowania swoich celów oraz mierzenia wyników.
Andrew Grove, węgiersko-amerykański biznesmen, dyrektor generalny Intela oraz inżynier, jest uznawany za twórcę OKR. Wprowadził on ten system w Intelu podczas swojej tamtejszej pracy. Model OKR zyskał większą rozpoznawalność, kiedy współzałożyciel Google, Larry Page, zaadaptował go do misji platformy, która ma porządkować informacje z całego świata.
OKR składają się z dwóch zasadniczych elementów – celu oraz kluczowych rezultatów.
- Cel: Jest to konkretnie zdefiniowany i istotny cel, który powinien być inspiracją dla organizacji lub jednostek pracujących nad jego realizacją. Wszelkie działania i plany powinny wspierać dany cel.
- Kluczowe rezultaty: Muszą być mierzalne, umożliwiając osobom decyzyjnym oraz planistom ocenę efektywności działań podejmowanych w celu osiągnięcia celu. Wynikom można przypisać wartość liczbową w procentach, ocenę w skali 0-10 lub 0-100.
Rodzaje OKR
- OKR aspiracyjne: Cele te są ustalane z myślą, że nie wszystkie zostaną zrealizowane, lecz osiągnięcie części z nich będzie świadczyć o bardzo dobrych wynikach.
- OKR zatwierdzone: To cele, które muszą być osiągnięte.
- OKR strategiczne: Skupiają się na długoterminowych celach firmy i są wyznaczane na rok przez osoby zarządzające.
- OKR taktyczne: To cele niższego rzędu, wyznaczane dla zespołów pracujących nad różnymi projektami.
Zalety OKR
- Ambitne i inspirujące: OKR pobudzają do działania, motywując każdego członka zespołu do dawania z siebie wszystkiego.
- Elastyczność: Wyznaczenie celu na określony czas nadaje kierunek działania i umożliwia szybkie dostosowanie się do zmian. Pozwala również na lepszą efektywność dzięki terminom, dyscyplinie i regularnej ocenie postępów.
- Łatwość zrozumienia: Dzięki prostemu językowi, OKR są zrozumiałe dla wszystkich członków zespołu.
- Zwiększa zaangażowanie: Większość OKR jest definiowana przez zespoły, co angażuje wszystkich w proces wyznaczania celów i umożliwia lepsze zrozumienie ogólnej strategii firmy.
- Przejrzystość: Wszyscy w firmie, niezależnie od stanowiska, mają dostęp do OKR, co zapewnia transparentność w całej organizacji i informuje o kierunku rozwoju firmy.
Co to jest KPI?
Kluczowy wskaźnik wydajności (KPI) to narzędzie wykorzystywane przez firmy do pomiaru skuteczności i/lub sukcesu programu, projektu, produktu, działania, pracownika, organizacji lub innych inicjatyw w danym okresie.
Składa się z czterech kluczowych elementów:
- Miara: Określa obszary, które podlegają monitorowaniu i pomiarowi.
- Cel: Jest to pożądana wartość dla danej miary. Może to być, na przykład, 10% wzrost przychodów. Cel musi być ambitny, ale realistyczny.
- Źródło danych: Określa miejsce, z którego pozyskiwane są dane do analizy KPI. Może to być baza danych, oprogramowanie CRM, Google Analytics itp.
- Częstotliwość: Określa, jak często dane będą pobierane i analizowane. Może to być rocznie, kwartalnie, miesięcznie, tygodniowo, a nawet codziennie w zależności od potrzeb.
Rodzaje KPI
- KPI wyprzedzające: Są to wczesne wskaźniki sukcesu, pozwalające ocenić, czy dany projekt zmierza we właściwym kierunku. Skupiają się na postępach projektu (np. wskaźnik adopcji, wskaźnik retencji dla produktu online).
- KPI opóźnione: To finalne wskaźniki sukcesu, skoncentrowane na efekcie końcowym projektu (np. przychody ze sprzedaży).
Zalety KPI
- Mierzy efektywność: KPI pomagają w ocenie wyników poszczególnych pracowników, zespołów oraz całej organizacji.
- Podnosi efektywność: Dzięki czytelnym danym o osiągnięciach, łatwiej wyznaczać cele i motywować pracowników do ich osiągania.
- Zwiększa zaangażowanie pracowników: Ustalenie konkretnych celów sprawia, że pracownicy aktywnie uczestniczą w procesie i osiągają lepsze wyniki.
- Wzmacnia morale: Określenie KPI dla pracowników podnosi ich morale, poczucie odpowiedzialności oraz efektywność.
- Wykrywa trendy w czasie: Monitorując wyniki w czasie, można analizować postępy i wyciągać wnioski z zaobserwowanych trendów.
- Wskazuje luki w wiedzy: Informacje o wydajności pomagają identyfikować obszary, które wymagają rozwoju i doskonalenia.
Przykłady OKR
OKR są bardziej specyficzne dla zespołów i osób niż KPI. Mogą być stosowane w całej organizacji lub dla pojedynczych pracowników czy projektów. Są elastyczne w ustalaniu i bardziej nastawione na konkurencyjność, aby mierzyć indywidualny sukces.
Oto kilka przykładów OKR:
#1. Sprzedaż OKR
Cel: Zwiększyć przychody o 15%
Kluczowy wynik 1: Pozyskać 100 nowych, wartościowych klientów
Kluczowy wynik 2: Podnieść wskaźnik retencji klientów do 85%
Kluczowy wynik 3: Pozyskać 50 nowych klientów
#2. Marketing OKR
Cel: Zwiększyć ruch na stronie o 20%
Kluczowy wynik 1: Opublikować 30 artykułów na blogu w ciągu miesiąca
Kluczowy wynik 2: Zyskać 1000 nowych subskrybentów
Kluczowy wynik 3: Zwiększyć liczbę obserwujących na Instagramie i Twitterze o 10%
#3. Zespół Wsparcia
Cel: Zwiększenie satysfakcji klienta do poziomu 9/10
Kluczowy wynik 1: Skrócić średni czas odpowiedzi do 2 minut w ciągu tygodnia
Kluczowy wynik 2: Przeanalizować 80% opinii klientów w ciągu pierwszego miesiąca
Przykłady KPI
Oto kilka przykładów KPI, które pomogą Ci lepiej zrozumieć, jak skutecznie je wykorzystywać w Twojej firmie.
#1. KPI dla sprzedaży i marketingu
- Treść: jakość treści, czas spędzony na czytaniu artykułów, produkcja treści itp.
- Media społecznościowe: liczba obserwujących, poziom zaangażowania, liczba wyświetleń profili itp.
- Leady: liczba nowych leadów, wskaźniki retencji, koszt pozyskania leada itp.
- Ruch: ruch organiczny i płatny na stronie
- Zysk: konwersje, wydatki, przychody ze sprzedaży, zysk netto itp.
#2. KPI dla IT
#3. KPI dla pracowników
OKR a KPI: podobieństwa
- Zarówno OKR, jak i KPI pomagają zwiększyć produktywność pracowników i całej organizacji.
- Zapewniają przejrzyste wskaźniki postępów, wyników oraz ułatwiają dostosowanie działań do celów biznesowych.
- Są stosowane przez firmy różnej wielkości w celu osiągania celów.
- Muszą być mierzalne, czytelne i konkretne.
- Słowo „K” w obu akronimach oznacza „kluczowy”, co podkreśla konieczność skupienia się na najważniejszych aspektach w celu poprawy wydajności.
- Zarówno KPI, jak i OKR można stosować na poziomie całej firmy, zespołów, poszczególnych pracowników oraz projektów.
OKR a KPI: różnice
Dokonajmy teraz porównania OKR i KPI w różnych aspektach:
#1. Ustalanie celów
KPI i OKR różnią się znacznie w podejściu do wyznaczania celów. OKR to bardziej proces (podróż), podczas gdy KPI jest punktem docelowym (rezultatem).
Cele OKR są bardziej ambitne i wymagające, co często sprawia, że początkowo nie są łatwe do osiągnięcia. Wynika to z wysokich standardów.
Nie oznacza to jednak, że cele OKR są nierealne. Zwykle wymagają więcej czasu, dostosowań i cierpliwości. Ponadto OKR wymagają dokładnego określenia wyników, które chcemy osiągnąć.
Z kolei cele KPI są realistyczne i oparte na już istniejących projektach. Są mierzalne i monitorowane, ale nie wymagają tak precyzyjnego definiowania wyników końcowych.
#2. Skuteczność
OKR, ze względu na swój ambitny i inspirujący charakter, motywują zespoły do osiągania ponadprzeciętnych wyników, zamiast koncentrować się na minimum.
W przypadku OKR ustala się wysokie cele i sukcesem jest osiągnięcie większości z nich. Jeśli uda się zrealizować wszystkie cele w 100%, może to oznaczać, że zespół był zbyt ostrożny i następnym razem powinien wyznaczać jeszcze ambitniejsze zadania.
Natomiast KPI, ze względu na swój bardziej realistyczny charakter, powinny być osiągane przez zespoły i osoby odpowiedzialne za dane zadanie. Ich nieosiągnięcie jest niepożądane i oznacza niepowodzenie w realizacji celu.
#3. Kierunek przepływu
OKR zwykle wymagają wielopoziomowej komunikacji i budowania celów w oparciu o wartości i potrzeby. Mogą być wdrażane odgórnie, oddolnie lub w sposób mieszany.
- Model odgórny polega na przekazywaniu strategii firmy do poszczególnych działów i pracowników.
- Model oddolny umożliwia zespołom przekazywanie swoich pomysłów liderom w celu weryfikacji strategii.
- Model mieszany pozwala na wspólne ustalanie celów pomiędzy różnymi działami, zacieśniając współpracę.
KPI są oparte na podejściu odgórnym. Wskaźniki są tu pochodną strategii firmy. Rozpoczynają się na poziomie kierowniczym i są przekazywane w dół hierarchii.
#4. Przejrzystość
OKR są jawne dla wszystkich pracowników firmy, co ułatwia dostosowanie się do celów i pracę nad ich realizacją. Ten sposób mierzenia wydajności promuje transparentność w organizacji.
Dodatkowo, OKR angażują pracowników i zespoły w tworzenie i realizację strategii. Dlatego tak ważne jest, aby były one dostępne dla wszystkich.
KPI są zazwyczaj bardziej ograniczone. Często dotyczą tylko konkretnego działu i nie są tak istotne dla reszty pracowników.
KPI służą do oceny wydajności konkretnego działu (np. sprzedaży, IT). Mierzą bieżące wyniki osiągane w ramach celów wyznaczonych przez OKR.
#5. Oceny wyników
OKR nie są wykorzystywane w ocenach pracowniczych. Ze względu na swój ambitny charakter, nie zawsze możliwe jest osiągnięcie większości czy wszystkich celów. Mogą wydawać się nierealne, ale motywują do maksymalnego wysiłku i dążenia do celu.
Natomiast KPI są często wykorzystywane w ocenach pracowników i zespołów. Są realistyczne i mierzalne, co jasno pokazuje wysiłek wkładany w osiągnięcie celu.
W związku z tym, wyniki KPI mogą wpływać na ważne decyzje organizacyjne, takie jak awanse, podwyżki, szkolenia, rozwój umiejętności itp.
#6. Ramy czasowe
OKR są ograniczone czasowo. Są to cele wyznaczone na określony okres (np. miesiąc, kwartał, pół roku, rok). Po upływie tego czasu, cele mogą być modyfikowane lub zmieniane.
Kluczowe wyniki OKR są zazwyczaj wąskie, a sam cel może być bardzo ambitny. Są częściej modyfikowane niż KPI.
Niemniej, OKR mogą być nadal aktualne nawet po upływie zdefiniowanego czasu, jeśli cel jest powiązany ze strategią, wizją lub produktami firmy.
Z drugiej strony, KPI to wskaźniki o wyższym znaczeniu, używane do pomiaru kondycji firmy. Przykładowymi KPI mogą być przychody ze sprzedaży, liczba klientów, zysk netto itp.
KPI nie ulegają tak częstym zmianom jak OKR, chociaż mogą być modyfikowane w dłuższej perspektywie. Co ważne, KPI mogą być używane jako kluczowe wyniki w ramach OKR.
Inne różnice:
- OKR służą do inspirowania i działania, podczas gdy KPI służą do monitorowania i pomiaru wyników.
- OKR są zorientowane na cel i zawierają kilka mierzalnych wyników, natomiast KPI to konkretne metryki ukierunkowane na realizację danego zadania.
- OKR mogą wykorzystywać KPI jako jeden ze wskaźników kluczowych wyników. Oznacza to, że KPI mogą być podzbiorem OKR.
OKR: Oznacza cele i kluczowe wyniki.
Jest to system wyznaczania celów, który wspomaga firmy w ich osiąganiu, mierzony za pomocą konkretnych wyników.
KPI: Oznacza kluczowe wskaźniki wydajności.
Mierzy skuteczność osób, zespołów oraz projektów, śledząc postępy i działania.
Jego cele są odważne, ambitne i zorientowane na wprowadzanie istotnych zmian. Wskaźniki są realistyczne, osiągalne i skupione na sukcesie w realizacji danego zadania.
Jest ograniczony czasowo (np. miesiąc, rok). Cele mogą ulegać zmianie w miarę postępów.
Jest obliczany na bieżąco. Wskaźniki zmieniają się rzadko, ale cele mogą.
OKR są zorientowane na przyszłość. Model przepływu może być odgórny, oddolny lub mieszany.
KPI są wynikiem trwającego procesu. Wykorzystuje jedynie podejście odgórne.
OKR są bardziej przejrzyste dla wszystkich. KPI mogą być mniej transparentne. OKR nie są brane pod uwagę w ocenach pracowniczych. KPI zwykle są wykorzystywane podczas ocen pracowniczych.
OKR a KPI: co jest lepsze?
Wybór między OKR a KPI zależy od celów i potrzeb danej organizacji.
Jeśli wciąż nie wiesz, na którą z tych opcji się zdecydować, poniższe przykłady powinny pomóc Ci zrozumieć, które z narzędzi jest bardziej odpowiednie dla Ciebie.
Przykład 1: Jeżeli chcesz zmienić swoją strategię, lepszym rozwiązaniem będzie OKR. Pomogą one wyznaczyć ambitne cele i przekształcić strategię. Cele OKR pozwalają na większą elastyczność i kreatywność w planowaniu działań.
Przykład 2: Jeżeli celem jest udoskonalenie istniejącego projektu, KPI będzie lepszym rozwiązaniem. Te wskaźniki są proste i konkretne, a ich zadaniem jest monitorowanie i pomiar aktualnych projektów i procesów.
OKR a KPI: czy mogą ze sobą współpracować?
Tak, OKR i KPI mogą ze sobą współpracować. Co więcej, połączenie obu metod przynosi jeszcze lepsze rezultaty.
Można wykorzystać OKR do wyznaczenia mierzalnego celu, który ma zostać osiągnięty w celu wprowadzenia zmian. Następnie za pomocą KPI monitorować postępy i osiągnięcie celów.
Powyżej przedstawiono zależność między OKR i KPI.
Aby osiągnąć najlepsze rezultaty, można użyć KPI jako jednego z kluczowych wyników OKR, ponieważ są one konkretne i mierzalne.
Dzięki temu można konsekwentnie dążyć do celu, monitorując jednocześnie wyniki działań na różnych poziomach, od pojedynczych osób, poprzez zespoły, aż po całą organizację.
Przykład: Zdarzają się sytuacje, gdy KPI może wymagać OKR, aby rozwiązać konkretny problem. Ma to miejsce, gdy wyniki KPI nie są satysfakcjonujące. W takim przypadku potrzebny jest OKR, który ma sprecyzowane cele, aby ulepszyć dany projekt.
Połączenie OKR i KPI ma sens także wtedy, gdy chce się, aby cel KPI był bardziej mierzalny, np. osiągnięcie określonego zwrotu z inwestycji (ROI) lub konkretnych przychodów.
Najlepsze praktyki stosowania OKR i KPI
OKR
- Ustalaj cele krótkoterminowe, np. miesięczne lub kwartalne. Wybieraj te cele, które są istotne dla Twojej firmy i możliwe do osiągnięcia w danym terminie.
- Ustal kilka konkretnych celów. Nie komplikuj, zacznij od OKR na poziomie firmy i stopniowo dodawaj cele dla zespołów i pojedynczych osób.
- Upewnij się, że pracownicy popierają ustalone cele OKR. Bez ich zaangażowania wdrożenie OKR nie przyniesie rezultatów.
- Uprość monitorowanie i raportowanie metryk za pomocą zautomatyzowanych narzędzi.
- Nie twórz OKR bez jasnej wizji innych obszarów biznesowych.
- Nie stosuj tego systemu, jeśli firma rozwija się powoli lub chce utrzymać dotychczasowe wyniki. W tej sytuacji lepiej sprawdzą się wskaźniki KPI. OKR są odpowiednie dla dynamicznie rozwijających się organizacji.
KPI
- Upewnij się, że KPI są ambitne, ale możliwe do osiągnięcia.
- Ustal ograniczoną liczbę KPI, które są kluczowe dla określenia, czy Twoja firma zmierza we właściwym kierunku.
- Ustal jasny kontekst dla każdego KPI, porównując go z wyznaczonym celem.
- Regularnie analizuj KPI i aktualizuj je w razie potrzeby. Możesz to zrobić, omawiając strategie z zespołem.
- Unikaj arkuszy kalkulacyjnych do monitorowania KPI, ponieważ mogą utrudnić zarządzanie procesem.
- Uprość śledzenie KPI za pomocą zautomatyzowanych narzędzi.
Podsumowanie 🧑💻
Monitorowanie efektywności pracowników, zespołów, projektów i całej firmy jest niezbędne do wprowadzania ulepszeń. Pomaga w osiągnięciu celów krótko i długoterminowych oraz w zwiększeniu sukcesu firmy.
Zarówno OKR, jak i KPI są skutecznymi strategiami pomiaru postępów, które mogą być wykorzystane przez każdą organizację, zespół czy osobę. Pozwalają zidentyfikować mocne i słabe strony, co umożliwia wprowadzanie odpowiednich zmian.
Wybór między OKR a KPI powinien być uzależniony od celów, które chcemy osiągnąć. Najlepiej jednak wykorzystywać oba te narzędzia jednocześnie w firmie. Pozwala to na kompleksową ocenę efektywności, przy jednoczesnym zaangażowaniu wszystkich w realizację celów biznesowych.
Możesz teraz zapoznać się z dostępnymi narzędziami do tworzenia dashboardów KPI.