Metodyki zarządzania projektami są kluczowe dla organizacji pragnących skutecznie planować, monitorować i realizować przedsięwzięcia w ustalonych ramach czasowych.
Każdy projekt wymaga pełnego zaangażowania w proces tworzenia wartościowych produktów i usług.
Z uwagi na to, że projekt obejmuje szereg różnorodnych procesów, zadań i osób, niezbędne jest posiadanie narzędzi umożliwiających sprawne zarządzanie tym wszystkim.
Aby efektywnie realizować projekty, niezależnie od ich złożoności, konieczna jest znajomość różnych metod zarządzania projektami oraz umiejętność ich właściwego zastosowania.
W tym opracowaniu przedstawimy rozmaite techniki zarządzania projektami, ich fundamentalne zasady, korzyści oraz dedykowane narzędzia.
Zacznijmy!
Czym jest zarządzanie projektami?
Zarządzanie projektami to proces polegający na wykorzystaniu specjalistycznej wiedzy, narzędzi, technik oraz umiejętności do sterowania realizacją danego projektu i jego zadań, tak aby osiągnąć cele w zdefiniowanym czasie, zachowując przy tym wysoką jakość i wartość.
W ramach tego procesu tworzony jest zespół o odpowiednich kompetencjach, którego zadaniem jest osiągnięcie wyznaczonych celów projektu z uwzględnieniem dostępnych zasobów. Podstawowe ograniczenia zarządzania projektami to czas, zakres oraz budżet. Drugorzędne ograniczenia dotyczą optymalizacji niezbędnych nakładów w celu osiągnięcia zamierzonego rezultatu.
Głównym celem zarządzania projektami jest ukończenie projektu w terminie lub przed nim, z jednoczesnym zaspokojeniem wszystkich oczekiwań klienta.
Skuteczne zarządzanie projektami wymaga od menedżerów nie tylko wiedzy technicznej niezbędnej do realizacji zadań i oceny innych, ale także bogatego zestawu umiejętności miękkich. Obejmują one efektywną komunikację, inteligencję emocjonalną, zdolność adaptacji, kompetencje międzykulturowe, zarządzanie czasem oraz rozwiązywanie konfliktów.
Różne techniki zarządzania projektami
Zwinne zarządzanie projektami
Zwinne zarządzanie projektami to podejście iteracyjne, które zakłada stopniowe planowanie i kierowanie procesem tworzenia oprogramowania od samego początku do finalizacji. Projekty deweloperskie dzielone są na krótkie cykle rozwojowe, zwane iteracjami lub sprintami.
Zasady:
- Zapewnienie satysfakcji klienta poprzez ciągłe i szybkie dostawy.
- Akceptowanie zmieniających się wymagań klienta.
- Dostarczanie wartości i oczekiwanych efektów w terminie.
- Eliminacja barier w projekcie i uproszczenie zadań.
- Wzmacnianie i motywowanie zespołów.
- Efektywna komunikacja w zespole.
- Utrzymywanie stałego tempa pracy.
- Zwiększenie elastyczności i adaptacyjności zespołów.
- Dostosowywanie metod pracy do potrzeb projektu.
Korzyści:
- Zwiększona koncentracja na konkretnych potrzebach klienta.
- Lepsza kontrola nad przebiegiem projektów.
- Zmniejszenie marnotrawstwa poprzez optymalizację wykorzystania zasobów.
- Krótszy czas realizacji projektu, przy zachowaniu wysokiej jakości.
- Zwiększone prawdopodobieństwo sukcesu projektu dzięki dostosowanym działaniom.
- Szybsze i łatwiejsze wykrywanie wad lub problemów produktu.
- Udoskonalony proces rozwoju, prowadzący do lepszych rezultatów.
Przykłady:
- Klienci zgłaszają problemy z aparatem, ładowaniem czy interfejsem użytkownika, na które zespoły programistyczne reagują, wprowadzając aktualizacje.
- Proces uruchomienia nowej strony internetowej, który obejmuje zebranie wymagań, przygotowanie briefu, projektowanie, development, testowanie i wprowadzanie niezbędnych poprawek.
Narzędzia:
#1. Atlassian
Wykorzystaj zwinne metody zarządzania projektami w swoim procesie tworzenia oprogramowania dzięki oprogramowaniu Jira. Platforma ta obsługuje różnorodne metodyki zwinne, takie jak Kanban, Scrum czy metody niestandardowe.
Od tablic zwinnych, poprzez plany działań, raporty oraz integracje, możesz planować, zarządzać i monitorować zwinny proces rozwoju oprogramowania z jednego centralnego miejsca.
Otrzymasz narzędzia do planowania sprintów, w tym zarządzanie wydaniami, łatwe tworzenie backlogów, system punktacji historii i tablice scrumowe. Możesz używać uprawnień sprintów, dostosowywanych typów zadań, przepływów pracy i centrów wydań do śledzenia i zarządzania przebiegiem projektów.
#2. Wrike
Dzięki Wrike możesz przyspieszyć dostarczanie kolejnych sprintów. Jest to elastyczne oprogramowanie do zarządzania projektami, które umożliwia zespołom współpracę, komunikację i szybszą realizację zadań w jednym miejscu. Pomaga to usprawnić przepływ pracy i monitorować terminy, zapewniając, że projekty zawsze przebiegają zgodnie z założonym harmonogramem.
Wrike upraszcza realizację projektu, umożliwia zespołom łatwe dzielenie się informacjami oraz ustalanie priorytetów. Dzięki temu możesz usprawnić projekt, efektywnie wykorzystać wszystkie zasoby i zakończyć proces rozwoju na czas.
Zarządzanie projektami Scrum
Zarządzanie projektami Scrum to technika, która stawia na iteracyjne i przyrostowe dostarczanie produktu, oparte na wspólnych decyzjach i regularnym zbieraniu informacji zwrotnych.
Scrum określa koszty i czas, aby zarządzać wymaganiami dotyczącymi zasobów, wykorzystując do tego celu ceremonie współpracy, częste cykle feedbacku, priorytetowe rejestry produktów oraz ramy czasowe.
Zasady:
- Kontrola nad procesem, obejmująca inspekcję, adaptację i przejrzystość.
- Samoorganizacja zespołów.
- Ustalanie priorytetów w oparciu o wartość.
- Współpraca w zespole.
- Ramy czasowe (timeboxing).
- Iteracyjny rozwój.
Korzyści:
- Umożliwia zespołom programistycznym szybką i efektywną realizację dostaw.
- Zapewnia efektywne wykorzystanie budżetu i czasu.
- Dzieli rozległe projekty na mniejsze, łatwe w zarządzaniu sprinty.
- Pozwala na testowanie nowych rozwiązań podczas sesji przeglądowych.
- Umożliwia zbieranie informacji zwrotnych od interesariuszy i klientów.
- Podczas spotkań Scrumowych wkład poszczególnych osób jest bardziej widoczny.
Przykłady:
- Opracowywanie nowego oprogramowania: Zespoły mogą szybko tworzyć i wdrażać nowe funkcjonalności.
- Marketing: Scrum pomaga rozwiązywać złożone problemy poprzez naukę na podstawie przeszłych doświadczeń, umożliwiając zespołowi efektywne planowanie.
Narzędzia:
#1. Smartsheet
Smartsheet umożliwia zarządzanie skalowalnymi programami, procesami i projektami. Oferuje zestaw dostosowywanych przepływów pracy, widoków, pulpitów nawigacyjnych i raportów, które spełnią Twoje oczekiwania. Możesz również rejestrować i śledzić swoje zasoby, plany i harmonogramy.
Połącz doświadczenia użytkownika ze spójnością projektu i wpływaj na realizację, dostosowanie i wyniki projektu. Smartsheet pozwala efektywnie zarządzać pracą kreatywną i marketingową, personelem oraz treścią, a także dostosowywać się do priorytetów, celów i potrzeb osób.
#2. Miro
Usprawnij swój projekt poprzez planowanie sprintów, codzienne spotkania Scrum i wiele innych działań, wykorzystując narzędzie Miro. Platforma ta pomaga przekształcać innowacyjne idee w rzeczywistość, oferując planery, szablony i tablice Kanban. Otrzymujesz jedno centrum dowodzenia projektem, co skraca czas przygotowań i zapewnia lepsze doświadczenia Twojemu zespołowi zwinnemu.
Tryb prywatny w Miro pozwala na optymalizację zwinnego przepływu pracy. W jednym miejscu możesz wizualizować zależności i projekty oraz szacować czas niezbędny do wykonania każdego zadania. Dodatkowo, możesz usprawnić współpracę dzięki zaawansowanej sztucznej inteligencji.
Zarządzanie projektami Lean
Zarządzanie projektami Lean to proces wykorzystujący koncepcje Lean, takie jak Lean Manufacturing, Lean Thinking i Lean Construction.
Głównym celem jest maksymalizacja wartości przy minimalizacji strat. Pomaga organizować projekty tak, aby odpowiadały wymaganiom i warunkom rynkowym, poprzez modyfikację układów organizacyjnych i funkcjonalnych.
Zasady:
- Identyfikacja wartości: Pierwszym krokiem jest określenie wartości produktu. To interesariusze, klienci lub nabywcy definiują wartość, która może być wyrażona przez cenę, harmonogram czy jakość.
- Mapowanie strumienia wartości: Obejmuje to sporządzenie diagramu idealnego i rzeczywistego przepływu pracy w projekcie od początku do końca. Porównanie ich umożliwia identyfikację marnotrawstwa i maksymalizację wydajności.
- Tworzenie przepływu: Po analizie należy przeprojektować plan projektu, eliminując zidentyfikowane marnotrawstwo. Można tego dokonać poprzez rozłożenie każdego etapu procesu opracowywania produktu na czynniki pierwsze i, w razie potrzeby, ponowne jego zdefiniowanie.
- Wdrożenie systemu ssania: System ssania pomaga firmie w efektywnym przepływie pracy. Pobiera pracę z poprzednich procesów w odpowiedzi na konkretne potrzeby klienta.
- Ciągłe doskonalenie: Dążenie do perfekcji poprzez ciągłe udoskonalanie to piąta zasada zarządzania projektami Lean. Zgodnie z oczekiwaniami klientów, konieczna jest stała analiza wartości produktu i przepływu pracy w celu redukcji marnotrawstwa.
Korzyści:
- Zwiększona wydajność i produktywność.
- Skrócony czas realizacji.
- Obniżone koszty przechowywania i zapasów.
- Zredukowane koszty ogólne.
- Wyższa jakość produktów lub usług.
- Zwiększone zadowolenie klientów.
Przykład:
- Lean w produkcji: Lean jest szczególnie często stosowany w przemyśle produkcyjnym w celu wyeliminowania marnotrawstwa (Muda), a także strat wynikających z przeciążenia (Muri) i nierównomiernego obciążenia pracą (Mura).
Zarządzanie projektem wodospadu
Źródło: Lucidchart
Zarządzanie projektami kaskadowymi to metodyka oparta na uporządkowanym i sekwencyjnym podejściu do realizacji projektu. Jest to jeden z najprostszych sposobów zarządzania całym projektem.
Technika ta koncentruje się na zebraniu potrzeb klientów i interesariuszy na etapie planowania, ułożeniu ich w sekwencyjne i liniowe plany, a następnie ścisłym trzymaniu się tych planów.
Zasady:
- Struktura sekwencyjna: Model kaskadowy dzieli operacje na odrębne fazy. Do następnego etapu można przejść dopiero po zakończeniu poprzedniego. Nie ma możliwości powrotu do wcześniejszego etapu lub zmiany jego przebiegu po jego zakończeniu.
- Minimalne zaangażowanie klienta: Wymaga minimalnej interakcji z klientami, ponieważ wszystkie operacje rozpoczynają się dopiero po zdefiniowaniu celów i wymagań.
- Szczegółowa dokumentacja: Obejmuje ona szczegółową dokumentację wszystkich celów, procesów rozwoju i wyników. Zawiera wszystko, od harmonogramu po ścieżkę rozwiązywania problemów.
Korzyści:
- Przejrzysta struktura z sekwencyjnym modelowaniem kolejnych faz.
- Płynny przekaz informacji.
- Skuteczne zarządzanie i wyznaczanie celów.
- Liniowe podejście, które pomaga unikać odchyleń od pierwotnych założeń.
Przykłady:
Ten typ zarządzania projektami jest często stosowany w projektach produkcyjnych lub budowlanych, takich jak produkcja sprzętu AGD, samochodów, elektroniki, budowa budynków i biur.
Narzędzia:
#1. ProjectManager
Łatwo ustalaj fazy i zależności zadań, korzystając z oprogramowania do zarządzania projektami kaskadowymi ProjectManager. Oferuje funkcję „przeciągnij i upuść”, która pomaga dostosować harmonogramy projektu.
Z łatwością twórz plany kaskadowe, harmonogramy i definiuj kamienie milowe. Zapewnia raporty postępu, funkcje współpracy zespołowej, planowanie kaskadowe, pulpit nawigacyjny projektu, różne widoki i wiele innych.
#2. Asana
Uzyskaj elastyczną i łatwą w użyciu platformę do zarządzania projektami kaskadowymi, aby realizować projekty wspólnie i szybciej. Asana umożliwia zarządzanie złożoną pracą za pomocą widoku listy, osi czasu i tablic. Możesz połączyć swoje narzędzia biznesowe, aby współpracować, komunikować się i koordynować pracę w jednym miejscu.
Zarządzanie projektami Kanban
Zarządzanie projektami Kanban ma na celu poprawę przepływu pracy, zwiększenie koncentracji zespołu oraz redukcję nieefektywności i marnotrawstwa.
Metoda ta nie bazuje na ceremoniach, rolach i sprintach. Jest elastyczna i łatwo dopasowuje się do struktur zespołów i istniejących ról, kategoryzując zadania na tablicy Kanban.
Zasady:
- Wizualizacja przepływu pracy na tablicy Kanban, aby przedstawić zadania do wykonania.
- Ustalenie limitu zadań realizowanych równocześnie w kolumnie, ograniczając „pracę w toku”.
- Koncentracja na przepływie, monitorowanie zakłóceń i wprowadzanie ulepszeń.
- Monitorowanie systemu Kanban i wprowadzanie udoskonaleń w trakcie realizacji projektów.
Korzyści:
- Elastyczność.
- Ciągłe dostawy.
- Zwiększona wydajność i produktywność.
- Redukcja straty czasu.
Przykłady:
System zarządzania projektami Kanban jest stosowany w opiece zdrowotnej, IT i rozwoju oprogramowania, przemyśle produkcyjnym i marketingu.
Narzędzia:
#1. ClickUp
Zarządzaj swoimi projektami i zadaniami za pomocą elastycznych widoków oferowanych przez ClickUp. Dostępne są funkcje „przeciągnij i upuść”, filtry, sortowanie i wiele więcej dzięki konfigurowalnemu systemowi Kanban.
Zdobądź pełen wgląd w projekt swojego zespołu i zobacz wiele przepływów pracy w jednym widoku. Możesz łatwo organizować kolumny, aby zarządzać projektami w dowolny sposób, według statusu, priorytetów, przypisanych osób i innych parametrów.
#2. nTask
Zarządzaj przepływami pracy dzięki komunikacji w czasie rzeczywistym i przejrzystości projektów, wykorzystując tablice Kanban. nTask umożliwia definiowanie własnych statusów na tablicach, odzwierciedlając postęp realizacji zadań. Możesz kierować pocztę e-mail i eliminować ręczne tworzenie zadań na tablicy.
Zarządzanie projektami Six Sigma
Źródło: OpEx Learning
Six Sigma to technika zarządzania projektami, która pomaga w identyfikacji przyczyn złożonych problemów. Wykorzystuje strukturalne podejście i iteracyjny proces, aby zrozumieć jakość obecnych projektów, zidentyfikować źródło problemów i znaleźć rozwiązania.
Zasady:
- Koncentracja na potrzebach klienta.
- Analiza etapów procesu i identyfikacja problemu.
- Eliminacja odchyleń i błędów.
- Zaangażowanie interesariuszy.
- Elastyczny i responsywny system.
Korzyści:
- Lepsze zrozumienie zmieniających się celów i wymagań klientów.
- Wyższa jakość i terminowość dostaw.
- Redukcja marnotrawstwa.
- Rozwój wydajnych procesów i produktów.
- Wzmocniona pozycja konkurencyjna na rynku.
Przykłady:
Technika zarządzania projektami Six Sigma jest stosowana w różnych branżach, w tym w usługach zarządzania łańcuchem dostaw, lotnictwie, finansach, inżynierii, opiece zdrowotnej i hotelarstwie.
Metoda ścieżki krytycznej
Źródło: Aprika Business Solutions
Metoda ścieżki krytycznej to krok po kroku algorytm, który definiuje krytyczne i niekrytyczne procesy lub zadania, aby zapobiegać problemom z harmonogramem. Jest szczególnie przydatna w projektach składających się z wielu współzależnych działań.
Zasady:
- Charakterystyka projektów.
- Identyfikacja podstawowych elementów potrzebnych do realizacji projektu.
- Określenie wymagań projektowych.
Korzyści:
- Efektywne planowanie.
- Kontrola kosztów.
- Usprawnione zarządzanie projektami.
- Ułatwiony podział zadań w zespole.
Przykłady:
Metoda ścieżki krytycznej jest stosowana w różnorodnych projektach, takich jak tworzenie oprogramowania, planowanie wydarzeń, produkcja i budowa.
Narzędzia:
#1. Kalkulatory PMC
Kalkulatory PMC oferują narzędzia premium do tworzenia diagramów działań w węzłach projektu i obliczania ścieżki krytycznej dla maksymalnie 50 działań. Za pomocą tej metody możesz obliczyć czasy wczesnego rozpoczęcia i zakończenia, zapasy oraz czasy późnego rozpoczęcia i zakończenia.
Stosując metodę PERT, uzyskaj odchylenie standardowe, wariancję i przewidywany czas dla każdej czynności. Oblicz prawdopodobieństwo ukończenia projektu zgodnie z harmonogramem, oszacuj koszty niepowodzenia i skróć czas trwania projektu.
#2. AtoZmath
AtoZmath oferuje metodę ścieżki krytycznej i kalkulator PERT, umożliwiając krok po kroku rozwiązywanie złożonych problemów. Pozwala to na szybkie uzyskanie odpowiedzi dotyczących problemów w projekcie.
PRINCE2
Projects IN Controlled Environments (PRINCE2) to metodologia zarządzania projektami stosowana w wielu krajach, która skupia się na kontroli i organizacji całego projektu. Jest to oparte na procesach i liniowe ramy, koncentrujące się na inicjatywach, które są w toku.
Zasady:
- Wymaga jasnych celów, ról i odpowiedzialności, realistycznych korzyści i szczegółowego zarządzania kosztami.
- Ciągła nauka i adaptacja.
- Komitety projektowe ustalają wspólne wymagania.
- Zespoły muszą prowadzić rejestr jakości.
- Metoda ta może być dostosowana do specyficznych potrzeb projektu.
Korzyści:
- Oferuje dużą elastyczność.
- Jest łatwa do zrozumienia dla osób początkujących.
- Sprawdza się w każdym typie projektu.
Przykłady:
PRINCE2 można stosować w sektorze publicznym, przemyśle naftowym i gazowym, budownictwie, IT, bankowości, inżynierii, zarządzaniu operacyjnym, marketingu i wielu innych.
Narzędzia:
#1. Asana
Wdrażaj metodologię PRINCE2 za pomocą Asana i uprość zarządzanie przepływem pracy. Możesz wybierać z biblioteki szablonów lub tworzyć niestandardowe przepływy pracy w celu usprawnienia procesów.
Pomaga w kierowaniu projektem, rozpoczęciu, zarządzaniu granicami etapów, kontrolowaniu etapu, zarządzaniu dostarczaniem produktu i zamknięciu projektu.
#2. PMBOK
Project Management Body of Knowledge (PMBOK) to zbiór najlepszych praktyk, procesów, wytycznych i terminologii związanych z zarządzaniem projektami. Może ewoluować z biegiem czasu i jest niezbędnym zasobem dla organizacji.
Ponadto, PMBOK może pomóc w ujednoliceniu praktyk w różnych działach, zapobieganiu niepowodzeniom projektów i dostosowaniu procesów do konkretnych potrzeb.
Metoda wartości wypracowanej
Zarządzanie wartością wypracowaną to metoda służąca do obiektywnego pomiaru postępu i wydajności. Umożliwia łączenie pomiarów zakresu, kosztów i czasu oraz dostarcza dokładnych prognoz problemów wydajnościowych, umożliwiając skuteczne zarządzanie projektami.
Zasady:
- Wymaga uprzedniego sfinalizowania zakresu prac, podzielenia go na mniejsze części i przydzielenia zadań członkom zespołu.
- Wymaga osoby, która będzie kontrolować harmonogram, koszty i cele techniczne.
- Pomiar wyników musi uwzględniać zakres pracy, koszty, cele, koszty zarejestrowane i rzeczywiste oraz osiągnięcia.
- Analiza odchyleń od planu, przygotowanie szacunków i prognozowanie skutków.
- Wykorzystanie danych dotyczących wartości wypracowanej w procesach zarządczych.
Korzyści:
- Zapewnia wgląd w dane dotyczące wartości wypracowanej w czasie rzeczywistym.
- Umożliwia realistyczne planowanie projektu.
- Dokładny pomiar postępów harmonogramu i budżetu.
- Eliminacja ryzyka.
- Poprawa motywacji i odpowiedzialności.
Przykłady:
Technika ta jest wykorzystywana przez IT, wojsko, agencje rządowe, sektor komercyjny itp.
Narzędzia:
#1. ProjectManager
Planuj projekty, zarządzaj zasobami i twórz przepływy pracy dzięki zaawansowanym funkcjom ProjectManager. Wnieś precyzję, wgląd i elastyczność do swoich portfeli projektowych. Dzięki aplikacji mobilnej możesz na bieżąco aktualizować zadania z hali produkcyjnej lub miejsca pracy.
Kierownicy projektów mogą łatwo współpracować nad projektami bez narażania na szwank kluczowych informacji, korzystając z dostosowywanych ról oprogramowania do zarządzania projektami, przepływów pracy zatwierdzania, uprawnień użytkowników, zabezpieczeń technicznych, ograniczeń projektów itp.
Podsumowanie
Jako kierownik projektu, istotna jest znajomość różnorodnych technik zarządzania projektami oraz ich zalet. Każda z omów