Techniki zarządzania projektami, które uczynią Cię profesjonalistą

przez

Techniki zarządzania projektami umożliwiają organizacjom skuteczne planowanie, śledzenie, realizację i realizację projektów w wyznaczonym terminie.

W każdym projekcie musisz włożyć pełny wysiłek w tworzenie swoich produktów i usług oraz dodawanie do nich wartości.

Ponieważ projekt obejmuje różne procesy, zadania i ludzi, musisz mieć środki, aby bez wysiłku zarządzać wszystkim.

Aby obsługiwać projekty, zarówno proste, jak i złożone, musisz znać różne metodologie zarządzania projektami i wiedzieć, gdzie są one odpowiednie.

W tym artykule omówię różne techniki zarządzania projektami, ich zasady, korzyści i narzędzia.

Chodźmy!

Co to jest zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektami to proces, w którym wykorzystywana jest określona wiedza, narzędzia, techniki i umiejętności do zarządzania danym projektem i zadaniami oraz ich realizacji w określonym czasie, przy jednoczesnym zapewnieniu wartości i jakości.

W tym procesie tworzysz zespół posiadający odpowiednie umiejętności, aby osiągnąć cele projektu w ramach dostępnych zasobów. Podstawowymi ograniczeniami zarządzania projektami są czas, zakres i budżet. Ograniczenia wtórne polegają na optymalizacji niezbędnych nakładów i zastosowaniu ich do osiągnięcia celu.

Celem zarządzania projektami jest ukończenie projektu w terminie lub przed terminem, zapewniając osiągnięcie wszystkich celów klienta.

Aby skutecznie zarządzać projektami, menadżerowie projektów oprócz wiedzy technicznej niezbędnej do realizacji zadań i oceniania innych potrzebują także zestawu umiejętności. Umiejętności te obejmują skuteczną komunikację, inteligencję emocjonalną, zdolność adaptacji, kompetencje międzykulturowe, zarządzanie czasem i rozwiązywanie konfliktów.

Różne techniki zarządzania projektami

Zwinne zarządzanie projektami

Zwinne zarządzanie projektami to iteracyjne, krok po kroku podejście do planowania i zarządzania procesami tworzenia oprogramowania od początku do końca. Dzieli projekty rozwoju oprogramowania na małe cykle rozwojowe zwane iteracjami lub sprintami.

Zasady:

  • Zaspokój klientów dzięki ciągłym i wczesnym dostawom
  • Mile widziane wymagania klientów
  • Na końcu dostarczaj wartość i oczekiwane rezultaty
  • Przełam silosy projektu i uprość zadania
  • Wzmacniaj i motywuj zespoły
  • Efektywna komunikacja
  • Utrzymuj stałe tempo pracy
  • Zwiększ zwinność i zapewnij elastyczność zespołom
  • Dostosuj sposób, w jaki pracujesz

Korzyści:

  • Większa koncentracja na specyficznych wymaganiach klienta
  • Zapewnia lepszą kontrolę nad projektami
  • Zmniejszona ilość odpadów poprzez optymalizację zużycia zasobów
  • Krótszy czas realizacji projektu dzięki jakości
  • Zwiększone szanse na sukces projektu dzięki usprawnionym i dostosowanym wysiłkom
  • Oferuje możliwość szybszego i wyraźniejszego wykrywania wad lub problemów produktu
  • Ulepszony ogólny proces rozwoju dla lepszych wyników

Przykłady:

  • Klienci dzielą się swoimi problemami z aparatem, ładowaniem, interfejsem użytkownika itp., a zespoły programistów pracują nad nimi i wydają nową aktualizację.
  • Aby uruchomić nową witrynę internetową, należy zebrać wymagania, napisać brief witryny, zaprojektować i opracować witrynę, przeprowadzić testy i dostosować zmiany.

Narzędzia:

#1. Atlassian

Uzyskaj zwinną metodologię zarządzania projektami dla swojego programu tworzenia oprogramowania dzięki Oprogramowanie Jiry. Obsługuje metodyki zwinne, czy to Kanban, scrum, czy własne metody.

Od zwinnych tablic po plany działania, raporty i integracje — możesz planować, zarządzać i śledzić zwinny rozwój oprogramowania z jednego miejsca.

Otrzymasz narzędzia do planowania sprintu, w tym zarządzanie wersjami, łatwą pielęgnację zaległości, punkty historii i tablicę scrumową. Możesz używać uprawnień do sprintów, niestandardowych typów problemów, przepływów pracy i centrów wydań do śledzenia przebiegów i zarządzania nimi.

#2. Wrike

Dzięki niemu możesz szybciej dostarczać swoje sprężyny w trybie ciągłym Wrike. Jest to elastyczne oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga Twojemu zespołowi współpracować, komunikować się i szybciej realizować pracę, a wszystko to w jednym miejscu. Pomaga usprawnić przepływ pracy i stale monitorować terminy, dzięki czemu Twoje projekty zawsze przebiegają zgodnie z planem.

Dzięki Wrike uprościsz realizację swojego projektu i umożliwisz swojemu zespołowi łatwe udostępnianie informacji i ustalanie priorytetów zadań. Możesz usprawnić swój projekt, efektywnie wykorzystać wszystkie zasoby i zakończyć proces rozwoju w terminie.

Zarządzanie projektami Scrumowymi

Zarządzanie projektami Scrum to technika zarządzania, która priorytetowo traktuje przyrostowe i iteracyjne dostarczanie produktu poprzez wspólne podejmowanie decyzji i stałą informację zwrotną.

Scrum ustala koszty i czas, aby kontrolować wymagania dotyczące zasobów, korzystając z ceremonii współpracy, częstych cykli informacji zwrotnej, priorytetowego rejestru produktów i ram czasowych.

Zasady:

  • Kontrola nad procesem obejmującym kontrolę, adaptację i przejrzystość
  • Samoorganizacja
  • Priorytetyzacja oparta na wartościach
  • Współpraca
  • Boks czasowy
  • Interaktywny rozwój

Korzyści:

  • Umożliwia zespołom programistycznym wydajną i szybką realizację dostaw
  • Zapewnia efektywne wykorzystanie pieniędzy i czasu
  • Dziel duże projekty na mniejsze, łatwe w zarządzaniu sprinty
  • Umożliwia testowanie nowych rozwiązań podczas sesji przeglądowej
  • Zbiera informacje zwrotne od interesariuszy i klientów
  • Podczas spotkań Scrumowych wysiłki poszczególnych osób są wyraźniej widoczne

Przykłady:

  • Opracowywanie nowego oprogramowania: Zespoły mogą szybko opracowywać i wdrażać nowe funkcje oprogramowania.
  • Marketing: Scrum pomaga rozwiązywać złożone problemy, ucząc się na podstawie wcześniejszych danych i pozwala Twojemu zespołowi na odpowiednie planowanie.

Narzędzia:

#1. Inteligentny arkusz

Dzięki Smartsheet możesz zarządzać skalowalnymi programami, procesami i projektami. Oferuje zestaw przepływów pracy, widoków, pulpitów nawigacyjnych i raportów, które można dostosować do Twoich wymagań. Możesz także przechwytywać i śledzić swoje zasoby, plany i harmonogramy.

Możesz połączyć doświadczenie użytkownika ze spójnością projektu i wpływać na realizację, dostosowanie i wyniki projektu. Smartsheet umożliwia zarządzanie pracą twórczą i marketingową, ludźmi i treścią oraz dostosowywanie się do priorytetów, celów i ludzi.

#2. Miro

Wzmocnij swój projekt poprzez planowanie sprintu, codzienne Scrumy i nie tylko Miro. Pomaga Ci przekształcić niesamowite pomysły w rzeczywistość dzięki planistom, szablonom i tablicom Kanban. Otrzymasz jedno centrum dla swojego projektu, co skróci czas przygotowań i zapewni lepsze doświadczenia Twojemu zwinnemu zespołowi.

Tryb prywatny Miro pozwala ulepszyć zwinny przepływ pracy. W jednym miejscu możesz wizualizować zależności i projekty oraz szacować czas potrzebny na wykonanie każdego zadania. Dodatkowo możesz usprawnić współpracę dzięki potężnej sztucznej inteligencji.

Zarządzanie projektami odchudzonymi

Zarządzanie projektami Lean to proces zarządzania koncepcjami Lean, takimi jak Lean Manufacturing, Lean Thinking i Lean Construction.

Podstawowym celem jest maksymalizacja wartości i minimalizacja strat. Pomaga organizować projekty tak, aby odpowiadały wymaganiom i warunkom rynku poprzez zmianę układów organizacyjnych i funkcjonalnych.

Zasady:

  • Identyfikacja wartości: Pierwszą zasadą jest identyfikacja wartości produktu. Twój interesariusz, klient lub klient definiuje wartość. Może to być cena, harmonogram lub jakość.
  • Mapuj strumień wartości: obejmuje diagram idealnego i bieżącego przepływu pracy od początku do końca projektu. Porównując je, możesz wykryć marnotrawstwo, aby zmaksymalizować wydajność.
  • Stwórz przepływ: po porównaniu musisz przerobić plan projektu, usuwając marnotrawstwo. W tym celu można rozbić każdy etap procesu opracowywania produktu i w razie potrzeby ponownie go skonfigurować.
  • Ustanowienie przyciągania: system przyciągania pomaga Twojej firmie w efektywnym przepływie pracy. Wyciąga pracę z poprzednich procesów, aby spełnić dokładne wymagania Twoich klientów.
  • Ciągłe doskonalenie: Głód doskonałości poprzez ciągłe doskonalenie to piąta zasada zarządzania projektami Lean. Zgodnie z wymaganiami Twojego klienta lub klienta, będziesz musiał przeanalizować wartość produktu i przepływ pracy, aby zmniejszyć ilość odpadów.

Korzyści:

  • Większa wydajność i produktywność
  • Skrócone czasy realizacji
  • Niższe koszty przechowywania i zapasów
  • Zmniejszone koszty ogólne
  • Wyższa jakość produktu lub usługi
  • Większe zadowolenie klientów

Przykład:

  • Lean zarządzanie projektami w produkcji: Lean jest szczególnie stosowane w przemyśle produkcyjnym w celu eliminacji odpadów (Muda). Wiąże się to również z marnotrawstwem powstałym w wyniku przeciążenia (Muri) i nierównomierności obciążenia pracą (Mura).

Zarządzanie projektem wodospadu

Źródło: Przejrzysty wykres

Zarządzanie projektami kaskadowymi to metodologia oparta na strukturze i sekwencyjnym podejściu do realizacji projektu. Zapewnia najprostszy sposób zarządzania całym projektem.

Technika ta ma na celu uwzględnienie potrzeb klientów i interesariuszy na etapie planowania, ułożenie ich w sekwencyjne i liniowe plany projektu oraz trzymanie się tego samego planu.

Zasady:

  • Struktura sekwencyjna: Model kaskadowy dzieli operacje na różne fazy. Do kolejnego etapu możesz przejść po ukończeniu bieżącego. Oznacza to, że nigdy nie znajdziesz miejsca na ponowne odwiedzenie etapu lub zmianę jego przebiegu po jego zakończeniu.
  • Minimalne zaangażowanie klienta: wymaga minimalnej interakcji z klientami, ponieważ wszystkie operacje rozpoczynają się dopiero po poznaniu celów i wymagań klientów.
  • Potężna dokumentacja: obejmuje szczegółową dokumentację wszystkich celów, procesu rozwoju i wyników. W tej dokumentacji znajdziesz wszystko, od osi czasu po trasę rozwiązania problemów.

Korzyści:

  • Przedstawia przejrzystą strukturę z sekwencyjnym modelowaniem różnych faz
  • Płynnie przekazuje informacje
  • Pozwala skutecznie zarządzać i wyznaczać cele
  • Stosuje podejście liniowe, aby uniknąć odchyleń od pierwotnego

Przykłady:

Ten rodzaj zarządzania projektami jest często stosowany w projektach produkcyjnych lub budowlanych, takich jak sprzęt AGD, samochody, elektronika, budynki, biura itp.

Narzędzia:

#1. Menadżer projektu

Z łatwością ustawiaj fazy i zależności zadań za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami kaskadowymi ProjectManager. Oferuje funkcję „przeciągnij i upuść”, która pomaga dostosować harmonogramy projektów.

Możesz łatwo tworzyć plany kaskadowe, tworzyć oś czasu i wyznaczać kamienie milowe. Zapewnia raporty z postępu, współpracę zespołową, planowanie kaskadowe, pulpit nawigacyjny projektu, wiele widoków i wiele więcej.

#2. Asana

Uzyskaj elastyczną i łatwą w użyciu platformę zarządzania kaskadami, aby wspólnie i szybciej realizować wysokiej jakości projekty. Asana umożliwia zarządzanie złożoną pracą za pomocą widoku listy, osi czasu i tablic. Możesz połączyć swoje narzędzia biznesowe, aby współpracować, komunikować się i koordynować pracę z jednego miejsca.

Zarządzanie projektami Kanban

Zarządzanie projektami Kanban służy do poprawy przepływu pracy i koncentracji zespołu oraz zmniejszenia nieefektywności i marnotrawstwa.

Nie opiera się to na ceremoniach, rolach i sprintach. Zamiast tego jest elastyczny i łatwo dostosowuje się do struktur zespołu i istniejących ról, kategoryzując zadania na tablicy Kanban.

Zasady:

  • Możesz wizualizować swój przepływ pracy na tablicy Kanban, aby przedstawić pracę w swoim ekwipunku.
  • Możesz ustawić w kolumnie limit postępu pracy, który można wykonać jednorazowo.
  • Możesz skupić się na przepływie, aby zwracać uwagę na przerwy i odpowiednio się poprawiać.
  • Możesz monitorować system Kanban i na bieżąco wprowadzać ulepszenia w realizowanych projektach.

Korzyści:

  • Oferuje elastyczność
  • Ciągłe dostawy
  • Większa wydajność i produktywność
  • Mniej straty czasu

Przykłady:

System zarządzania projektami Kanban jest używany w branży opieki zdrowotnej, IT i rozwoju oprogramowania, branży produkcyjnej i marketingowej.

Narzędzia:

#1. Kliknij w górę

Zarządzaj swoimi projektami i zadaniami za pomocą elastycznych widoków ClickUp. Oferuje zadania typu „przeciągnij i upuść”, filtry, sortowanie i wiele więcej dzięki konfigurowalnemu systemowi Kanban.

Uzyskaj pełny przegląd projektu swojego zespołu i zobacz kilka przepływów pracy w jednym widoku. Możesz łatwo uporządkować kolumny, aby zarządzać projektami według własnego uznania, według statusu, priorytetów, przypisanych osób i nie tylko.

#2. nZadanie

Zarządzaj przepływami pracy dzięki komunikacji w czasie rzeczywistym i przejrzystości projektów oraz doładuj je tablicami Kanban. nZadanie definiuje niestandardowe statusy na swoich tablicach, aby odzwierciedlić etap realizacji zadania. Możesz kierować swoją pocztę e-mail i eliminować ręczne tworzenie zadań na jej tablicy.

Zarządzanie projektami Six Sigma

Źródło: Nauka OpEx

Six Sigma to technika zarządzania projektami stosowana w celu znalezienia pierwotnej przyczyny złożonych problemów. Stosuje podejście strukturalne i wykorzystuje proces iteracyjny, aby zrozumieć jakość bieżących projektów, określić przyczynę problemu i znaleźć rozwiązania.

Zasady:

  • Koncentruje się na klientach
  • Oceń etapy procesu i znajdź problem
  • Wyeliminuj wartości odstające i defekty
  • Angażuje zainteresowane strony
  • Elastyczny z responsywnym systemem

Korzyści:

  • Pozwala zrozumieć zmieniające się cele i wymagania klientów
  • Lepsza jakość i dostawa
  • Mniej odpadów
  • Rozwój wydajnych procesów i produktów
  • Wzmocniona pozycja konkurencyjna na rynku

Przykłady:

Technika zarządzania projektami Six Sigma jest stosowana w różnych branżach, w tym w usługach zarządzania łańcuchem dostaw, lotnictwie, finansach, inżynierii, opiece zdrowotnej, hotelarstwie i innych.

Metoda ścieżki krytycznej

Źródło: Rozwiązania biznesowe Aprika

Metoda ścieżki krytycznej to algorytm krok po kroku, który definiuje krytyczne i niekrytyczne procesy lub zadania w celu zapobiegania problemom z harmonogramem. Nadaje się do projektów składających się z wielu działań współdziałających w złożony sposób.

Zasady:

  • Charakterystyka projektów
  • Podstawowe komponenty potrzebne do realizacji projektu
  • Wymagania projektu

Korzyści:

  • Efektywne planowanie
  • Kontrola kosztów
  • Ulepszone zarządzanie projektami
  • Ułatwiono podział zespołu do różnych zadań

Przykłady:

Critical Path Method zarządza różnymi projektami, w tym tworzeniem oprogramowania, planowaniem wydarzeń, produkcją i budową.

Narzędzia:

#1. Kalkulatory PMC

Kalkulatory PMC oferują narzędzia premium do rysowania diagramów działań w węzłach projektu i obliczania ścieżki krytycznej dla maksymalnie 50 działań. Korzystając z tej metody, oblicz czasy wczesnego rozpoczęcia i zakończenia, przerwy oraz czasy późnego rozpoczęcia i zakończenia.

Stosując metodę PERT, uzyskaj wariancję standardową, odchylenie i szacowany czas dla każdej czynności. Oblicz prawdopodobieństwo ukończenia projektu zgodnie z harmonogramem, oceń jego koszt awarii i skróć jego czas trwania.

#2. AtoZmath

AtoZmath oferuje metodę ścieżki krytycznej i kalkulator PERT, dzięki czemu można rozwiązywać złożone problemy krok po kroku. Pozwala uzyskać natychmiastowe rozwiązania problemów związanych z produktem.

Książę2

Projects IN Controlled Environments (PRINCE2) to metodologia zarządzania projektami stosowana w różnych krajach, która koncentruje się na kontroli i organizacji całego projektu. Jest to oparte na procesach i liniowe ramy skupiające się na inicjatywach, które są w ruchu.

Zasady:

  • Wymaga jasnych potrzeb, ról i obowiązków, realistycznych korzyści i szczegółowego zarządzania kosztami.
  • Kontynuacja nauczania
  • Komitety projektowe ustalają wspólne wymagania
  • Zespoły muszą prowadzić rejestr jakości
  • Metoda ta może dostosować się do specyficznych potrzeb projektu

Korzyści:

  • Oferuje elastyczność
  • Łatwa metodologia dla początkujących
  • Nadaje się do każdego typu projektu

Przykłady:

PRINCE2 może być stosowany w sektorach publicznych, przemyśle naftowym i gazowym, budownictwie, IT, bankowości, inżynierii, zarządzaniu operacyjnym, marketingu i nie tylko.

Narzędzia:

#1. Asana

Wdrażaj metodologię PRINCE2 za pomocą Asana i uprość zarządzanie przepływem pracy. Możesz wybierać z biblioteki szablonów przepływów pracy lub tworzyć niestandardowe przepływy pracy w celu usprawnienia procesów.

Pomaga kierować projektem, rozpoczynać projekt, zarządzać granicami etapów, kontrolować etap, zarządzać dostarczaniem produktu i zamykać projekt.

#2. PMBOK

Zasób wiedzy o zarządzaniu projektami (PMBOK) to zbiór najlepszych praktyk, procesów, wytycznych i terminologii związanych z zarządzaniem projektami. Może ewoluować z biegiem czasu i jest niezbędnym zasobem dla Twojej organizacji.

Ponadto PMBOK może pomóc w ujednoliceniu praktyk w różnych działach, zapobieganiu niepowodzeniom projektów i dostosowaniu procesów do konkretnych potrzeb.

Metoda wartości wypracowanej

Zarządzanie wartością wypracowaną to metoda obiektywnie mierząca postęp i wydajność. Potrafi łączyć pomiary zakresu, kosztów i czasu oraz jest w stanie dawać dokładne prognozy problemów wydajnościowych, umożliwiając efektywne zarządzanie projektami.

Zasady:

  • Wymaga wcześniejszego sfinalizowania zakresu prac, podzielenia go na małe kawałki i przydzielenia członkom zespołu
  • Potrzebuje kogoś, kto będzie kontrolował harmonogram, koszty i cele techniczne
  • Pomiar wyników musi obejmować zakres pracy, koszty, cele, koszty zarejestrowane i rzeczywiste oraz osiągnięcia
  • Analizowanie wariantów planu, przygotowywanie szacunków i prognozowanie skutków
  • Wykorzystanie danych o wartości wypracowanej w procesach zarządczych

Korzyści:

  • Oferuje widoczność w czasie rzeczywistym danych o wartości wypracowanej
  • Umożliwia realistyczne planowanie projektu
  • Dokładny harmonogram i pomiar budżetu
  • Eliminuje ryzyko
  • Poprawia motywację i odpowiedzialność

Przykłady:

Technikę tę wykorzystują IT, obrona, agencje rządowe, sektor komercyjny itp.

Narzędzia:

#1. Menadżer projektu

Planuj projekty, zarządzaj zasobami i twórz przepływy pracy dzięki zaawansowanym funkcjom ProjectManager. Możesz wnieść do swoich portfeli projektów dokładność, spostrzeżenia i elastyczność. Dzięki aplikacji mobilnej możesz natychmiast aktualizować zadania z hali produkcyjnej lub miejsca pracy.

Menedżerowie projektów mogą z łatwością współpracować nad projektami bez narażania na szwank kluczowych informacji, korzystając z niestandardowych ról oprogramowania do zarządzania projektami, przepływów pracy zatwierdzania, uprawnień użytkowników, zabezpieczeń technicznych, ograniczeń projektu itp.

Wniosek

Jako kierownik projektu musisz znać różne techniki zarządzania projektami i ich zalety. Każda technika, którą omówiłem powyżej, dotyczy zarządzania projektami, ale opiera się na innej zasadzie.

Możesz także używać odpowiednich narzędzi do zarządzania projektami, aby planować, organizować, wykonywać i śledzić trwające projekty za pomocą różnych funkcji i możliwości.

Następnie zapoznaj się z metodologią Scrumban dla kierowników projektów.

Czy ten artykuł był pomocny?

Dziękujemy za twoją opinię!