10 najlepszych narzędzi do dokumentacji oprogramowania online

Czy często napotykasz powtarzające się pytania dotyczące Twojego oprogramowania online?

Jeśli Twoja odpowiedź jest twierdząca, prawdopodobnie masz do czynienia z użytkownikami, którzy nie w pełni rozumieją potencjału Twojego produktu i nie wykorzystują go w pełni.

Ciągły napływ zapytań o działanie oprogramowania może znacznie obciążyć Twój dział wsparcia, prowadząc do wyczerpania pracowników. Aby temu zapobiec, warto rozważyć stworzenie internetowej dokumentacji oprogramowania.

Czym jest dokumentacja online?

Dokumentacja online to rodzaj instrukcji obsługi, która ułatwia użytkownikom zrozumienie produktu, jego funkcji i sposobu działania. Wyjaśnia krok po kroku, jak korzystać z poszczególnych opcji i pokazuje, w jaki sposób produkt może pomóc użytkownikom w pełni wykorzystać jego możliwości.

W dokumentacji możesz umieszczać zdjęcia, filmy, animacje GIF i inne elementy, które ilustrują, jak korzystać z różnych funkcji produktu. Złożoność dokumentacji zależy od specyfiki oprogramowania. Dla niektórych wystarczy sekcja z najczęściej zadawanymi pytaniami, podczas gdy inni mogą potrzebować szczegółowego przewodnika.

Jak działa dokumentacja online?

Narzędzie do tworzenia dokumentacji online ma wiele zalet. Poniżej znajduje się lista, która pomoże Ci ocenić, jak może być przydatna po wdrożeniu:

• Działa jako centralne repozytorium informacji: Umożliwia gromadzenie wszystkich informacji o produkcie w jednym miejscu. Klienci i zespół wsparcia mogą z łatwością sięgać do tej bazy wiedzy, gdy mają wątpliwości co do działania produktu.
• Oszczędność czasu i energii: Dzięki centralnej bazie wiedzy, zarówno klienci, jak i pracownicy działu wsparcia oszczędzają czas i wysiłek na poszukiwanie odpowiedzi. Pozwala to także uniknąć wypalenia zawodowego w zespole wsparcia, który może skupić się na bardziej złożonych problemach.
• Wzmacnia zaangażowanie i lojalność: Dokumentacja oprogramowania pomaga utrzymać kontakt klientów z marką na każdym etapie korzystania z produktu. Zamiast szukać odpowiedzi w Internecie, klienci mogą od razu sięgnąć do Twojej dokumentacji, co wzmacnia ich relację z marką i zachęca do pozostania z nią.
• Dostarcza wyczerpującej wiedzy o produkcie: W dokumentacji online znajdziesz wszystko, od konfiguracji po opis wszystkich funkcji. Możesz także dowiedzieć się o nowych wersjach i ich różnicach w stosunku do poprzednich. Pomaga to potencjalnym klientom w podjęciu decyzji, oferując przykłady zastosowań i studia przypadków z różnych branż.
• Poprawia jakość obsługi klienta: Jedną z najważniejszych zalet posiadania dokumentacji online jest zwiększenie jakości obsługi klienta. Dział wsparcia może zaoszczędzić czas, kierując klientów do źródeł, które odpowiadają na ich pytania, bez konieczności czekania w kolejkach czy na odpowiedź mailową.

Jak wybrać odpowiednie narzędzie do tworzenia dokumentacji online?

Samo zrozumienie, czym jest dokumentacja online i jak działa, nie wystarczy, aby wybrać najlepsze narzędzie. Pomocna może okazać się poniższa lista kryteriów. Oto kilka aspektów, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia do dokumentacji online:

#1. Intuicyjny edytor

Prosty w obsłudze, ale bogaty w funkcje edytor jest niezbędny. Pamiętaj, że wiele osób może jednocześnie edytować ten sam artykuł. Ważne jest, aby każdy widział, kto i jakie zmiany wprowadza.

#2. Inteligentne wyszukiwanie

Opcja wyszukiwania to kluczowy element każdej platformy dokumentacji. Nic tak nie frustruje użytkownika, jak bezowocne poszukiwania informacji. Inteligentna funkcja wyszukiwania, oparta na tagach i powiązanych słowach kluczowych, pomoże użytkownikom szybko znaleźć potrzebne odpowiedzi.

#3. Dogłębna analiza

Każda firma powinna analizować, jak jej dokumentacja online sprawdza się wśród klientów. Dlatego ważne jest, aby oprogramowanie do zarządzania bazą wiedzy pozwalało na monitorowanie takich wskaźników jak:

• Liczba odwiedzin strony
• Najczęściej przeglądane artykuły
• Nieudane wyszukiwania
• Opinie zwrotne o poszczególnych artykułach
• Współczynnik odrzuceń
• Średni czas spędzony na artykułach
• Nowi i powracający użytkownicy

Jeśli oprogramowanie oferuje te dane, warto je wziąć pod uwagę.

#4. Bezpieczeństwo

Zasoby, takie jak informacje o produkcie, filmy i zdjęcia, są bardzo ważne dla każdej organizacji. Dlatego ich ochrona powinna być priorytetem przy wyborze narzędzia do dokumentacji. Oto kilka pytań, które możesz zadać dostawcy usług przed finalizacją zakupu:

• Jakie stosujecie zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem?
• Czy stosujecie zapory sieciowe lub uwierzytelnianie dwuskładnikowe?
• Czy gwarantujecie poufność danych?

Te pytania pomogą Ci ustalić, w jaki sposób dostawca usług dba o bezpieczeństwo danych użytkowników.

#5. Wersjonowanie

Czy platforma obsługuje wersjonowanie?

Jako firma produktowa musisz dokumentować ewolucję swojego produktu. Użytkownicy mogą korzystać z niego na różnych etapach rozwoju. Mogą oni potrzebować dostępu do starszej dokumentacji, aby lepiej zrozumieć daną funkcję. Jest to ważne nie tylko dla użytkowników, ale i dla zespołu rozwoju produktu. Dlatego platforma powinna oferować wersjonowanie z oznaczeniem czasu.

#6. Zarządzanie przepływem pracy

Twoja baza wiedzy musi oferować pełną kontrolę dostępu, aby efektywnie zarządzać przepływem pracy. Administrator powinien mieć możliwość przydzielania ról różnym osobom, które mają dostęp do oprogramowania w celu pisania i edycji treści. Osoby piszące artykuły powinny mieć ograniczony dostęp, a osoby edytujące, inny zakres uprawnień.

7. Personalizacja

Personalizacja zwiększa zadowolenie użytkowników i wzmacnia zaufanie do marki. Dotyczy to również witryny z dokumentacją. Użytkownik powinien czuć, że strona z dokumentacją jest integralną częścią Twojej marki. Platforma powinna oferować możliwość personalizacji strony, nie tylko poprzez logo i favicon, ale również poprzez niestandardową domenę, adres URL i design.

Poniżej znajdziesz listę najskuteczniejszych narzędzi do dokumentacji online.

Choć powyższe wskazówki pomogą Ci wybrać odpowiednie oprogramowanie do dokumentacji online, warto poznać kilka konkretnych rozwiązań dostępnych na rynku. W dalszej części artykułu przedstawimy najlepsze narzędzia, które ułatwią Ci stworzenie kompleksowej dokumentacji oprogramowania online.

Zacznijmy!

Document360®

Document360 to kompletne rozwiązanie do tworzenia dokumentacji online, oferujące m.in. zaawansowane wyszukiwanie, menedżera kategorii, zarządzanie tagami i szablony artykułów. Interfejs typu „przeciągnij i upuść” pozwala na łatwe sortowanie kategorii i podkategorii.

To nie wszystko. Narzędzie oferuje wyszukiwanie oparte na sztucznej inteligencji, prywatny hosting, wersjonowanie, tworzenie kopii zapasowych i przywracanie danych. Warto wypróbować jego bogaty edytor. Możesz wybrać między edytorem Markdown a edytorem WYSIWYG.

Document360 umożliwia pełną personalizację stron z dokumentacją. Opisy artykułów pomagają w szybkim wyszukiwaniu i pozycjonowaniu. Narzędzie wspiera współpracę między autorami, redaktorami i wydawcami. Możesz także ustawić powiadomienia, aby usuwać lub aktualizować nieaktualne artykuły.

Document360 integruje się z wieloma systemami helpdesk, chatbotami i platformami CRO, takimi jak Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack i inne. Możesz także zintegrować je z dowolną inną platformą za pomocą kodu JavaScript.

Cena planu zaczyna się od 99 USD miesięcznie.

ClickHelp

ClickHelp to narzędzie do tworzenia pomocy, które ułatwia tworzenie dokumentacji oprogramowania. To oparte na chmurze rozwiązanie umożliwia współpracę między zespołem dokumentacji, śledzenie zmian i wprowadzanie ulepszeń w oparciu o to, kto i co edytuje.

ClickHelp pomaga także w ulepszaniu treści, dostarczając szczegółowych informacji o wynikach artykułów. Użytkownicy, którzy obawiają się migracji danych z MS Word, HTML, CHM i innych platform, nie muszą się martwić – ClickHelp specjalizuje się w migracji z tych i innych formatów. Ponadto, prosty interfejs użytkownika sprawia, że konfiguracja jest bardzo łatwa.

Cena planu zaczyna się od 55 USD miesięcznie.

Confluence

Confluence, podobnie jak inne platformy dokumentacji online, pomaga tworzyć dokumenty oprogramowania w sposób uporządkowany. Drzewo stron umożliwia zaawansowane wyszukiwanie, co ułatwia klientom szybkie znalezienie odpowiednich artykułów.

Możesz także współpracować z innymi zespołami, aby usprawnić jakość i poprawność treści. Funkcja zarządzania uprawnieniami użytkowników pozwala na udostępnianie dostępu zespołom, które biorą udział w procesie tworzenia i edycji dokumentacji.

Płatny plan zaczyna się od 55 USD miesięcznie.

Nuclino

Nuclino to kolejne narzędzie do tworzenia dokumentacji oprogramowania, które warto wziąć pod uwagę. Ten dostawca usług twierdzi, że pomaga ożywić treści za pomocą kreatywnych elementów, takich jak zdjęcia, filmy i inne. Obsługuje takie funkcje jak automatyczne zapisywanie, które chroni przed utratą danych podczas pracy nad dokumentacją.

Ponadto, oferuje natychmiastowe wyszukiwanie, które ułatwia klientom znajdowanie potrzebnych artykułów. Ponad 40 dostępnych integracji ułatwi Twoją pracę i planowanie aktualizacji produktów i funkcji.

Cena planu zaczyna się od 5 USD za użytkownika miesięcznie.

DocuWare

DocuWare jest znany ze swoich zaawansowanych funkcji, takich jak optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), które pomaga użytkownikom konwertować tekst z obrazu na dane. Ułatwia to dodawanie danych i udostępnianie ich klientom.

Możesz także śledzić wersje istniejących dokumentów. Pomaga to kontrolować zawartość pierwotnej wersji i zmiany wprowadzane przy każdej aktualizacji produktu.

Read the Docs

Read the Docs to rozwiązanie do dokumentacji technicznej, które umożliwia bezpłatne tworzenie i hosting artykułów pomocy technicznej dotyczących oprogramowania. Tak, dobrze słyszysz, usługa jest darmowa. Możesz skutecznie zarządzać wieloma wersjami dokumentów. Nie musisz się także martwić o płatność za użytkownika. Możesz mieć dowolną liczbę użytkowników do zarządzania dokumentacją oprogramowania. Jedynym minusem tego rozwiązania są reklamy, które pozwalają na oferowanie darmowej usługi. Użytkownicy bezpłatnej wersji mogą napotkać wiele reklam, natomiast ci, którzy chcą ich uniknąć, muszą zapłacić 5 USD za projekt.

GitHub

GitHub jest powszechnie znany z tego, że pomaga programistom w dokumentowaniu postępów w kodowaniu w ich profilach. Jeśli profil jest w większości zielony, oznacza to, że programista często tworzy kod i aktualizuje swoje projekty. Niewiele osób wie, że ta sama platforma oferuje także oprogramowanie do dokumentacji.

GitHub oferuje platformę do tworzenia stron internetowych i wiki, które służą jako centralne repozytorium wiedzy. Integracja z platformami takimi jak Jekyll umożliwia stworzenie kompletnej dokumentacji produktu. Pamiętaj jednak, że dane będą w większości publiczne, a nie prywatne. Potrzebne są także umiejętności programistyczne, aby skonfigurować dokumentację.

Płatny plan zaczyna się od 19 USD miesięcznie.

Whatfix

Whatfix pomaga w stworzeniu interaktywnego przewodnika po produkcie. Dzięki temu narzędziu możesz udostępniać wskazówki dotyczące korzystania z produktu w najbardziej angażujący sposób. Oprogramowanie pozwala na tworzenie kompletnej dokumentacji, sekcji FAQ i innych materiałów.

Whatfix oferuje również szczegółową platformę analityczną, która pozwala na ocenę interakcji użytkowników z poszczególnymi artykułami. Dzięki temu możesz ulepszać treści w celu osiągnięcia lepszych rezultatów i zwiększenia konwersji.

Dropbox Paper

Jeśli myślisz, że Dropbox służy tylko do przechowywania plików, to jesteś w błędzie. Narzędzie Dropbox Paper jest popularne jako platforma do współedycji. Umożliwia połączenie tworzenia i koordynacji. Sprawdza się idealnie jako repozytorium zarówno do celów wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

Dropbox Paper umożliwia umieszczanie w artykułach zdjęć, plików audio, filmów i innych typów mediów. Jedyną wadą tego narzędzia jest ograniczona możliwość tworzenia folderów. Dropbox Paper jest bezpłatny dla użytkowników, którzy mają już konto Dropbox. Jeśli chcesz wykupić osobną subskrypcję, skontaktuj się z ich zespołem.

HelpDocs

HelpDocs jest również godny polecenia. Podobnie jak inne narzędzia z tej listy, oferuje możliwość tworzenia dokumentacji, hostowania jej w ramach swoich usług, a także monitorowania efektywności wszystkich tworzonych artykułów.

To oprogramowanie oferuje także funkcję „przeciągnij i upuść”, która pomaga w sortowaniu artykułów według ich ważności. Pomaga również w oznaczaniu artykułów, które wymagają aktualizacji w celu poprawy ich jakości i satysfakcji klienta.

Cena planu zaczyna się od 46 USD miesięcznie.

Czy jesteś gotowy, aby wybrać najlepsze narzędzie do dokumentacji online?

Martwisz się, że klienci nie rozumieją Twojego produktu? Stwórz dokumentację, która pomoże im zrozumieć jego przeznaczenie, funkcje i możliwości.

Kompletna dokumentacja oprogramowania gwarantuje, że klienci znajdą wszystkie odpowiedzi związane z Twoim produktem w jednym miejscu. Pozwala to im uniknąć kontaktowania się z działem wsparcia i oszczędza czas i energię. Tworzenie dokumentacji od podstaw może być trudne i wymaga zaangażowania znacznych zasobów. Dlatego warto wykorzystać oprogramowanie do dokumentacji online, aby tworzyć materiały pomocowe dla klientów.

Aby ułatwić Ci rozpoczęcie, przedstawiliśmy najlepsze narzędzia, które pomogą Ci wybrać rozwiązanie do dokumentacji online dla Twojej firmy. Mamy nadzieję, że ten artykuł okazał się pomocny!

Zachęcamy także do zapoznania się z artykułem, który opisuje, jak stworzyć świetną dokumentację API.