Oprogramowanie do dokumentacji procesów jest niezbędne dla przedsiębiorstw, ponieważ zapewnia uporządkowany plan działania umożliwiający przedsiębiorstwom usprawnienie ich działań. Dokumentowanie procesu jest istotnym elementem zarządzania projektami, ponieważ odpowiada na ważne pytanie – Jak wszystko zostanie wykonane?
Wcześniej kierownicy projektów polegali na ręcznym podejściu do tworzenia dokumentacji procesu, ale teraz mogą przejść na pełnoprawne narzędzia do dokumentacji procesów, które umiejętnie usprawniają cały proces.
W tym przewodniku wymieniliśmy najbardziej renomowane dostępne oprogramowanie do dokumentacji procesów, ale najpierw poznajmy lepiej ideę dokumentacji procesów. Zanim jednak zaczniemy, poniżej znajduje się przydatna tabela zawierająca wymienione przez nas oprogramowanie do dokumentacji procesu.
Tytuł
Opis
Badać
Skryba
Narzędzie AI do łatwej dokumentacji procesów za pomocą zrzutów ekranu.
Miro
Skalowalna dokumentacja procesów i mapowanie z integracjami.
Dokument360
Usprawnione procesy biznesowe i zarządzanie zmianami.
Ulica Procesowa
Szablony typu „przeciągnij i upuść”, ustandaryzowane listy kontrolne.
Heflo
Obsługa BPMN 2.0, pobieranie/eksport, edytor WYSIWYG.
Bogate szablony, współpraca w czasie rzeczywistym, przeciąganie i upuszczanie.
PrzepływUdostępnij
Dynamiczne śledzenie, przechwytywanie ekranu, eksport w różnych formatach.
Profesjonaliści
Import z programu Word/PDF, pomoc kontekstowa, multimedia.
Jak więc działa oprogramowanie do przetwarzania dokumentów? Mówiąc najprościej, dokument procesu to szczegółowy przewodnik wyjaśniający, jak wykonać zadanie. Wyjaśnia na przykład pełną procedurę przesyłania danych ze starszych serwerów na nośnik danych w chmurze.
Dokument procesu może mieć formę schematu blokowego, samouczka lub po prostu polityki. Oznacza to, że dokumentacja procesu to czynność polegająca na rejestrowaniu lub dokumentowaniu krok po kroku procesu wykonywania zadania.
Dokumentacja procesu okazuje się korzystna dla członków zespołu, nowych stolarzy, a nawet klientów, gdy muszą zrozumieć, jak wykonać określoną pracę.
Spis treści:
Jak dokumentować proces?
Procedura dokumentowania procesu podzielona jest na następujące etapy:
- Wybierz proces, który chcesz udokumentować, oraz ustal jego cel i zakres.
- Opisz granice procesu i udziel odpowiedzi na pytania, takie jak to, co rozpoczyna proces i kiedy proces się kończy.
- Wspomnij o wynikach procesu i działaniach, które należy wykonać później.
- Określ oprogramowanie i sprzęt wymagany do przeprowadzenia procesu. Może to obejmować platformy kodowania, przestrzeń dyskową i serwery w chmurze.
- Przemyślcie, jak będzie przebiegał ten proces. Możesz stworzyć proces krok po kroku od etapu początkowego do końcowego.
- Wypisz nazwiska interesariuszy, decydentów i pracowników odgrywających rolę w dokumentacji procesu.
- Teraz przenieś wszystkie szczegóły do systemu dokumentacji procesu i miej pewność, że niczego nie przeoczysz.
Kiedy już uporasz się z powyższymi kwestiami, dochodzimy do prostej części, ponieważ nie możesz udostępnić jej członkom zespołu, którzy będą mieli do niej łatwy dostęp później.
Znaczenie dokumentowania procesów biznesowych
Dokumentowanie procesów biznesowych niesie ze sobą wiele korzyści w dłuższej perspektywie. Niektóre z nich są następujące:
- Spójny proces biznesowy – Wyeliminuj niejednoznaczność procesów, aby pracownicy mogli osiągnąć pożądany rezultat.
- Redukcja błędów operacyjnych – Usuń nieefektywności z operacji biznesowych, aby poprawić kulturę pracy.
- Zachowaj zgodność z prawem — unikaj w przyszłości odpowiedzialności prawnej, jeśli procedura zostanie nieświadomie wykonana niewłaściwie.
- Zarządzanie zmianami – Zadbaj o to, aby pracownicy mogli łatwo dostosować się do zmian wprowadzanych w istniejących procesach biznesowych.
- Zminimalizuj czas szkolenia – skróć czas wdrażania nowych pracowników, zapewniając, że szybko się uczą.
- Przydzielaj zadania — upewnij się, że każdy pracownik ma określony zestaw obowiązków, aby nie zakłócać przepływu pracy w firmie.
Kiedy proces ma już formę proceduralną, pracownikom łatwiej jest wiedzieć, jakie kroki należy wykonać.
Co to jest oprogramowanie do dokumentacji procesów biznesowych?
Bez wątpienia dokumentacja procesu jest zadaniem złożonym i istnieje ryzyko wystąpienia błędów ludzkich, jeśli jest wykonywana ręcznie. To stwierdzenie problemu doprowadziło do wprowadzenia oprogramowania do dokumentacji procesów, które usprawnia proces biznesowy tworzenia dokumentów, eliminując miejsce na błędy. Poniżej znajdują się niektóre z prawdopodobnych korzyści, jakie może zaoferować oprogramowanie do tworzenia dokumentacji procesowej.
- Narzędzia online umożliwiają członkom zespołu dostęp do wszystkich dokumentów procesów biznesowych w scentralizowanym miejscu.
- Funkcje przechowywania w chmurze umożliwiają dostęp do dokumentacji procesu w dowolnym miejscu, w przeciwieństwie do dokumentu ręcznego, który jest dostępny tylko w trybie offline.
- Oprogramowanie umożliwia zarządzanie, aktualizację i współpracę w czasie rzeczywistym.
- Możliwy jest także dostęp do analiz użytkowników, co dodatkowo pomaga w poszerzaniu bazy wiedzy i podejmowaniu świadomych decyzji.
Co więcej, wyszukiwanie informacji jest łatwiejsze, ponieważ wyszukiwarka online umożliwia szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji lub przewodników.
Funkcje, których należy szukać
Wybierając oprogramowanie do dokumentacji procesów dla swojej firmy, zwróć uwagę na następujące funkcje:
- Powinieneś upewnić się, że oprogramowanie zapewnia przyjemną obsługę osobom niezaznajomionym z tego typu narzędziami.
- Platformy te powinny być w stanie wizualnie reprezentować różne typy danych, a także powinny obsługiwać łącza i inne formy mediów.
- Upewnij się, że funkcja dokumentacji procesu umożliwia członkom zespołu współpracę w czasie rzeczywistym.
- Powinna istnieć możliwość eksportu dokumentu procesu w różnych formatach lub przesłania go bezpośrednio na różne platformy.
- Oprogramowanie powinno wspierać integrację z jednym lub większą liczbą narzędzi biznesowych używanych obecnie w Twojej organizacji, aby umożliwić ponowne wykorzystanie informacji.
Powiedziawszy to, przyjrzyjmy się jednemu z najlepszych programów do dokumentacji procesów, które wypróbowaliśmy osobiście i które chcielibyśmy polecić.
Skryba
Jeśli często odpowiadasz na powtarzające się pytania dotyczące realizacji zadań, mamy dla Ciebie rozwiązanie! Poznać Skrybaszybką i łatwą metodą dokumentowania i udostępniania procesów biznesowych w ciągu kilku sekund.
Cechy:
- Zachęć pracowników i nowo zatrudnionych do szybkiego zrozumienia procesu.
- Wzmocnij programy szkoleniowe poprzez automatyzację dokumentacji procesów i tworzenia SOP.
- Zapewnij spójność procesów organizacyjnych dzięki treściom szkoleniowym na żądanie.
- Zautomatyzuj proces tworzenia przewodnika szkoleniowego, aby ulepszyć centra pomocy i bazę wiedzy.
Scribe to narzędzie oparte na sztucznej inteligencji, umożliwiające szybkie przekształcanie procesów cyfrowych w przewodnik krok po kroku bez konieczności inwestowania ogromnego wysiłku. Wystarczy włączyć rejestrator Scribe i przeprowadzić spacer po całym procesie. I oto! Masz automatycznie utworzony przewodnik krok po kroku wraz z załączonymi odpowiednimi zrzutami ekranu!
Miro
Na nich polegają takie marki jak Dell, Cisco i Deloitte Miro, łatwe w obsłudze oprogramowanie do tworzenia dokumentacji i mapowania procesów, które umożliwia mapowanie kluczowych informacji związanych z działalnością gospodarczą. Łatwo skalowalna platforma pozwala członkom zespołu łączyć i optymalizować procesy biznesowe za pomocą wbudowanych narzędzi mapujących.
Cechy
- Osadzaj procesy biznesowe i mapy Steam w narzędziach takich jak Confluence, Coda i Notion.
- Integracja z Jira w celu przeglądu procesów biznesowych, mapowania podróży klientów i śledzenia poszczególnych działań.
- Różne pakiety do zarządzania projektami, mapowania podróży klienta i mapowania procesów biznesowych.
- Z łatwością importuj mapy procesów z platform takich jak Microsoft Visio, Draw.io i Lucidchart.
- Bogata biblioteka szablonów, która zapewni najlepsze doświadczenia Twoim klientom i zaspokoi ich potrzeby.
Miro oferuje narzędzia takie jak schematy blokowe, diagramy BPMN, mapowanie strumienia wartości i ścieżki pływania, które pomagają analizować określone scenariusze i poprawiać wykorzystanie zasobów.
W ten sposób możesz wizualizować plany biznesowe i skutecznie komunikować członkom zespołu strategię i transformację.
Dokument360
Wymeldować się Dokument360, co pomaga zapewnić lepszą obsługę klientów ponad 10 000 użytkowników w ponad 80 krajach. Platforma, oferując standardowe procedury operacyjne, pozwala usprawnić różne procesy biznesowe w celu lepszego zrozumienia pracowników.
Cechy:
- Proces operacyjny zapewniający jasne zrozumienie zatwierdzonych procesów biznesowych i szerzący świadomość na temat ról i obowiązków pracowników.
- Zarządzanie zmianami w celu płynnego przejścia od przestarzałych procesów biznesowych do zupełnie nowych.
- Moduł szkoleń pracowników zapewniający, że nowi pracownicy będą mogli skutecznie przyswajać wiedzę i podnosić swoje umiejętności.
Dzięki Document360 możesz mieć pewność, że procesy biznesowe są przejrzyste i spójne, co pośrednio wpłynie na poprawę produktywności w całej organizacji.
Ulica Procesowa
Zaprojektowany z myślą o sumiennych zespołach, Ulica Procesowa to popularne oprogramowanie do dokumentacji procesów, które gwarantuje zwiększenie wydajności Twojego zespołu. To intuicyjne narzędzie przydaje się, gdy chcesz udokumentować wszystkie podstawowe procesy organizacyjne, aby wszyscy pracownicy byli na bieżąco.
Cechy:
- Przeciągnij i upuść edytor, aby utworzyć i zaktualizować szablony w ciągu kilku minut.
- Standaryzowane listy kontrolne z funkcjami takimi jak zadania zatrzymujące, zatwierdzenia i dynamiczne terminy umożliwiające prawidłowe śledzenie każdego procesu.
- Funkcja automatycznej aktualizacji umożliwiająca aktualizację list kontrolnych po wprowadzeniu zmian.
- Scentralizowana platforma umożliwia łatwą współpracę i wyszukiwanie dokumentów.
- Uproszczony interfejs użytkownika, aby zapewnić szybszy proces szkolenia.
Firmy mogą wybrać Process Street do dokumentowania wszelkiego rodzaju procesów biznesowych, takich jak przepływ pracy w Git, konfiguracja nowego klienta, wdrażanie pracowników, codzienne i cotygodniowe zadania, weryfikacja kandydatów, generowanie faktur i procesy audytu wewnętrznego.
Heflo
Posiada nowoczesny i profesjonalnie zaprojektowany układ, Heflo to narzędzie do dokumentowania procesów biznesowych, które umożliwia wykonywanie procesów w taki sposób, że dokumenty są generowane automatycznie. Dzięki Heflo współpraca w czasie rzeczywistym przy projektowaniu procesu biznesowego jest teraz możliwa za pomocą kilku kliknięć.
Cechy:
- Obsługa notacji BPMN 2.0.
- Pobierz dokumentację w postaci obrazu lub wyeksportuj ją na inną platformę.
- Edytor WYSIWYG do formatowania tekstów i projektów.
- Kategoryzuj procesy w biblioteki zapytań i dokumentację procesów w nagłówki elementów w celu właściwej identyfikacji.
- Zdefiniuj reguły biznesowe i integracje oraz przeprowadź optymalizację w ramach nowego cyklu BPM.
Możesz swobodnie modelować, analizować, mapować, optymalizować, automatyzować i dokumentować procesy biznesowe oraz pobierać je w różnych formatach, takich jak PDF, Word, HTML i Excel, lub eksportować je w BPMN. Dzięki funkcji przechowywania w chmurze Heflo możliwy jest dostęp do dokumentacji procesu z dowolnego miejsca i o każdej porze.
Twórczo
Twórczo, platforma do zarządzania pracą oferuje szablony dokumentacji procesów w celu usprawnienia procesu dokumentowania procesów biznesowych. Pomaga to w spisaniu procesów biznesowych systematycznie realizowanych w Twojej organizacji.
Cechy:
- Bogata biblioteka dostosowywalnych szablonów przedstawiających różne procesy, przepływy pracy zespołu, tory pływania i nie tylko.
- Narzędzia przeciągnij i upuść, aby łatwo opisać złożone procesy dokumentacyjne.
- Importuj raporty, zrzuty ekranu i obrazy potrzebne do stworzenia kompleksowego dokumentu procesu.
- Eksportuj wszystkie typy danych z różnych platform, aby ułatwić ich wyszukiwanie i analizę.
- Łącz kształty, aby budować struktury nawigacyjne w obszarach roboczych i pomiędzy nimi, aby usunąć niespójności.
Posiadając atrakcyjne możliwości dokumentowania, oprogramowanie oferuje bogate biblioteki kształtów i narzędzia do tworzenia diagramów, takie jak schematy blokowe, mapy strumieni wartości, BPMN, mapy procesów, mapy aktywności i inne. Dzięki Creately możliwa jest współpraca w czasie rzeczywistym, która jest niezbędna do wspierania pracy zespołu interdyscyplinarnego podczas procesu dokumentacji.
PrzepływUdostępnij
Wybierać PrzepływUdostępnij do tworzenia ciekawej dokumentacji procesów i wersji demonstracyjnych dla wszystkich aplikacji używanych przez Twoją organizację. Ponad 1000 firm stworzyło już szczegółowe przewodniki dotyczące organizowania interaktywnych sesji szkoleniowych dla swoich pracowników za pomocą tego narzędzia.
Cechy:
- Dynamiczny silnik śledzący rejestrujący wszystkie działania i automatycznie tworzący przewodnik.
- Przechwytuj ekrany i akcje, takie jak kliknięcia myszą i skróty.
- Zamazuj wszystkie wrażliwe dane za pomocą wbudowanego narzędzia.
- Automatycznie generuj opisy tekstowe, zawierające nazwy elementów – przycisków, menu, zakładek itp.
- Zbiorcze przycinanie zrzutów ekranu i obrazów, aby uniknąć zbędnych zadań.
- Eksportuj do formatów takich jak PDF, PPTX, DOCX, HTML, interaktywne demo, PNG, RPA, SCORM, xAPI itp.
FlowShare nie tylko skróci czas i zredukuje błędy powstające w wyniku ręcznych procesów, ale także pozwoli Twojej organizacji dostosować standardową procedurę dokumentowania. Aplikacja umożliwia szybką modyfikację istniejącej dokumentacji bez konieczności jej ponownego przechwytywania.
Profesjonaliści
Preferowane przez Dell, Sony, Cisco i inne znaczące korporacje, Profesjonaliści to oprogramowanie do tworzenia dokumentacji procesowej, które umożliwia import plików w celu szybkiego tworzenia dokumentów oraz, w razie potrzeby, tworzenia dokumentacji bezpośrednio od podstaw.
Cechy
- Importuj zawartość z dokumentów programu Word lub plików PDF bezpośrednio do dokumentu
- Pomoc kontekstowa umożliwiająca całościowe zrozumienie żargonu technicznego
- Dołącz podpowiedzi, wyskakujące okienka i panele świetlne, aby zapewnić dodatkowe informacje
- Dodaj obrazy, filmy i infografiki, aby lepiej wyjaśnić proces biznesowy
- Bogata biblioteka czcionek, projektów i motywów dla estetyki i brandingu.
Platforma ProProfs umożliwia dodawanie zdjęć i filmów w celu lepszego wyjaśnienia procesów pracownikom i klientom. Jest wyposażony w edytor WYSIWYG, który umożliwia wybór spośród szeregu opcji stylizacji i formatowania tekstu.
Ostatnie słowa
Dokumentowanie różnych procesów zachodzących w Twojej organizacji jest niezbędne, aby uniknąć niespójności w wykonywaniu operacji i przedstawić plan działania zarówno pracownikom, jak i klientom. Ale ważniejszy jest wybór najlepszego oprogramowania do tworzenia dokumentacji dla Twojej firmy, ponieważ dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do zarządzania procesami zaobserwujesz lepszy rozwój firmy.
Platformy wymienione w tym przewodniku zostały przez nas wypróbowane i przetestowane i okazały się całkiem przydatne. Jednak idealny wybór dla Twojej organizacji będzie zależał wyłącznie od Twoich indywidualnych potrzeb.
Następnie oprogramowanie do automatyzacji dokumentów, które oszczędza godziny pracy.