W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, skuteczne oprogramowanie do dokumentowania procesów jest kluczowe dla każdej organizacji, która dąży do optymalizacji swoich działań. Dobrze sporządzona dokumentacja stanowi solidny fundament dla sprawnego funkcjonowania firmy, odpowiadając na podstawowe pytanie: „Jak to wszystko zostanie zrobione?”.
W przeszłości, menedżerowie projektów często polegali na ręcznych metodach tworzenia dokumentacji. Obecnie, dzięki zaawansowanym narzędziom dedykowanym dokumentacji procesów, możliwe jest znaczące usprawnienie tego procesu.
W niniejszym artykule przedstawimy przegląd renomowanych rozwiązań do dokumentacji procesów. Zanim jednak przejdziemy do szczegółów, warto przyjrzeć się bliżej samej idei dokumentowania procesów. Poniżej zamieszczamy tabelę, która podsumowuje omawiane przez nas narzędzia.
Nazwa narzędzia
Krótki opis
Sprawdź
Skryba
Narzędzie AI, które ułatwia dokumentowanie procesów za pomocą zrzutów ekranu.
Miro
Rozbudowana platforma do dokumentacji i mapowania procesów z opcjami integracji.
Document360
Platforma do usprawniania procesów biznesowych i zarządzania zmianami.
Process Street
Narzędzie oferujące szablony „przeciągnij i upuść” oraz ustandaryzowane listy kontrolne.
Heflo
Platforma obsługująca BPMN 2.0 z funkcjami importu/eksportu i edytorem WYSIWYG.
Creately
Narzędzie z bogatą ofertą szablonów, możliwością współpracy w czasie rzeczywistym i funkcją „przeciągnij i upuść”.
FlowShare
Narzędzie do dynamicznego śledzenia procesów, przechwytywania ekranu i eksportu do różnych formatów.
ProProfs
Platforma z możliwością importu z Word/PDF, pomocą kontekstową i obsługą multimediów.
Jak więc działa oprogramowanie do dokumentowania procesów? W najprostszym ujęciu, dokument procesu to szczegółowa instrukcja opisująca, jak wykonać dane zadanie. Może to być, na przykład, pełna procedura przenoszenia danych ze starszych serwerów do chmury.
Dokumentacja procesu może przybierać różne formy, takie jak schemat blokowy, samouczek czy wytyczne. Jest to działanie polegające na zapisywaniu krok po kroku procedury realizacji konkretnego zadania.
Dobra dokumentacja procesów okazuje się bardzo przydatna dla członków zespołu, nowych pracowników, a nawet klientów, którzy chcą zrozumieć, jak wykonać określone zadanie.
Jak efektywnie dokumentować proces?
Proces dokumentowania można podzielić na kilka etapów:
- Na początek należy wybrać proces, który chcemy udokumentować, określić jego cel i zasięg.
- Następnie definiujemy granice procesu, odpowiadając na pytania, co rozpoczyna dany proces i kiedy on się kończy.
- Kolejnym krokiem jest określenie rezultatów procesu i działań, które będą musiały zostać podjęte po jego zakończeniu.
- Należy również wyspecyfikować oprogramowanie i sprzęt, które są niezbędne do realizacji danego procesu. Może to obejmować platformy programistyczne, przestrzeń dyskową czy serwery w chmurze.
- Dokładnie przeanalizujmy, jak będzie przebiegać proces. Możemy stworzyć jego szczegółowy opis, krok po kroku, od początku do końca.
- Konieczne jest także wymienienie osób zaangażowanych w dany proces, takich jak decydenci i pracownicy.
- Na koniec, wszystkie zebrane informacje przenosimy do systemu dokumentacji, upewniając się, że niczego nie pominiemy.
Po dopełnieniu tych kwestii, przechodzimy do prostszej części, czyli udostępnienia dokumentacji członkom zespołu, aby mieli do niej swobodny dostęp w przyszłości.
Dlaczego dokumentacja procesów biznesowych jest ważna?
Dokumentowanie procesów biznesowych przynosi wiele korzyści w dłuższej perspektywie, oto niektóre z nich:
- Utrzymanie spójności procesów biznesowych – Likwiduje niejasności w procesach, zapewniając, że pracownicy osiągną pożądany rezultat.
- Redukcja błędów operacyjnych – Eliminuje nieefektywności w działaniach biznesowych, co przyczynia się do poprawy kultury pracy.
- Zgodność z przepisami prawa – Chroni przed odpowiedzialnością prawną w przypadku nieprawidłowego wykonania procedury.
- Łatwiejsze zarządzanie zmianami – Ułatwia pracownikom adaptację do nowych lub zmienionych procesów biznesowych.
- Skrócenie czasu szkolenia – Przyspiesza proces wdrażania nowych pracowników, umożliwiając im szybkie opanowanie wiedzy.
- Precyzyjne przydzielanie zadań – Zapewnia, że każdy pracownik ma określony zakres obowiązków, co nie zakłóca przepływu pracy w firmie.
Kiedy proces jest jasno zdefiniowany, pracownicy łatwiej rozumieją, jakie kroki muszą podjąć.
Co to jest oprogramowanie do dokumentacji procesów biznesowych?
Dokumentowanie procesów jest zadaniem złożonym, a ręczne podejście niesie ryzyko popełnienia błędów. To właśnie dlatego powstało oprogramowanie do dokumentacji procesów, które usprawnia proces tworzenia dokumentów, eliminując możliwość pomyłek. Oto niektóre z korzyści, jakie oferuje to oprogramowanie:
- Narzędzia online pozwalają członkom zespołu na dostęp do dokumentacji w jednym, centralnym miejscu.
- Dzięki chmurze dostęp do dokumentacji jest możliwy z każdego miejsca, w przeciwieństwie do dokumentów papierowych, które są dostępne tylko lokalnie.
- Oprogramowanie umożliwia zarządzanie dokumentacją, jej aktualizację i współpracę w czasie rzeczywistym.
- Dostęp do analizy użytkowników pomaga w poszerzaniu bazy wiedzy i podejmowaniu świadomych decyzji.
Dodatkowo, wyszukiwanie informacji jest łatwiejsze dzięki wyszukiwarce online, która pozwala szybko znaleźć potrzebne dane lub instrukcje.
Funkcje, na które warto zwrócić uwagę
Wybierając oprogramowanie do dokumentacji procesów dla swojej firmy, warto zwrócić uwagę na następujące funkcje:
- Oprogramowanie powinno być przyjazne dla użytkownika, nawet dla osób, które nie miały wcześniej doświadczenia z tego typu narzędziami.
- Platforma powinna umożliwiać wizualizację różnych typów danych i obsługiwać linki oraz inne formy mediów.
- Upewnijmy się, że oprogramowanie umożliwia współpracę członków zespołu w czasie rzeczywistym.
- Istotna jest możliwość eksportu dokumentu do różnych formatów lub udostępniania go bezpośrednio na różnych platformach.
- Oprogramowanie powinno integrować się z innymi narzędziami biznesowymi, które są już wykorzystywane w firmie.
Mając na uwadze te kwestie, przejdźmy do omówienia najlepszych programów do dokumentacji procesów, które sami przetestowaliśmy i które możemy z czystym sumieniem polecić.
Skryba
Jeśli często musisz odpowiadać na te same pytania dotyczące wykonywania zadań, mamy dla Ciebie rozwiązanie! Poznaj Skryba, szybki i prosty sposób dokumentowania procesów biznesowych i udostępniania ich w kilka sekund.
Główne cechy:
- Ułatwia nowym i obecnym pracownikom szybkie zrozumienie procesów.
- Automatyzuje proces dokumentacji i tworzenia standardowych procedur operacyjnych (SOP).
- Zapewnia spójność procesów w całej organizacji, oferując materiały szkoleniowe na żądanie.
- Ulepsza centra pomocy i bazę wiedzy poprzez automatyczne generowanie instrukcji szkoleniowych.
Scribe to narzędzie oparte na sztucznej inteligencji, które pozwala szybko przekształcić procesy cyfrowe w szczegółowy przewodnik bez konieczności wkładania dużego wysiłku. Wystarczy uruchomić rejestrator Scribe i przejść przez cały proces. I gotowe! Automatycznie powstaje instrukcja krok po kroku, wraz z odpowiednimi zrzutami ekranu!
Miro
Miro, zaufane przez takie firmy jak Dell, Cisco i Deloitte, to łatwe w obsłudze oprogramowanie do dokumentowania i mapowania procesów, które umożliwia wizualizację kluczowych informacji związanych z działalnością gospodarczą. Ta skalowalna platforma umożliwia zespołom łączenie i optymalizację procesów biznesowych za pomocą wbudowanych narzędzi do mapowania.
Główne cechy:
- Możliwość osadzania procesów biznesowych i map strumieniowych w narzędziach takich jak Confluence, Coda i Notion.
- Integracja z Jira do przeglądania procesów biznesowych, mapowania ścieżek klientów i monitorowania poszczególnych działań.
- Różne pakiety do zarządzania projektami, mapowania ścieżek klientów i mapowania procesów biznesowych.
- Łatwy import map procesów z platform takich jak Microsoft Visio, Draw.io i Lucidchart.
- Bogata biblioteka szablonów, która wspiera satysfakcję klienta i zaspokaja jego potrzeby.
Miro oferuje narzędzia takie jak schematy blokowe, diagramy BPMN, mapowanie strumienia wartości i tory pływania, które pomagają analizować konkretne scenariusze i optymalizować wykorzystanie zasobów.
W ten sposób, możliwe jest wizualizowanie planów biznesowych i skuteczna komunikacja strategii i zmian z członkami zespołu.
Document360
Warto wypróbować Document360, narzędzie, które pomaga w lepszej obsłudze klienta ponad 10 000 użytkowników w ponad 80 krajach. Platforma ta oferuje standardowe procedury operacyjne, które pozwalają usprawnić różne procesy biznesowe i ułatwić pracownikom zrozumienie ich.
Główne cechy:
- Pomaga stworzyć jasne zrozumienie zatwierdzonych procesów biznesowych oraz ról i obowiązków pracowników.
- Ułatwia zarządzanie zmianami, umożliwiając płynne przejście od przestarzałych do nowych procesów biznesowych.
- Oferuje moduł szkoleniowy dla pracowników, który umożliwia nowym pracownikom szybkie przyswajanie wiedzy i doskonalenie umiejętności.
Dzięki Document360 możesz mieć pewność, że procesy biznesowe są przejrzyste i spójne, co przekłada się na wzrost produktywności w całej organizacji.
Process Street
Process Street, popularne oprogramowanie do dokumentacji procesów, zostało stworzone z myślą o zespołach dążących do doskonałości. Narzędzie to jest szczególnie przydatne, gdy chcemy udokumentować kluczowe procesy organizacyjne, aby wszyscy pracownicy mieli do nich dostęp.
Główne cechy:
- Edytor „przeciągnij i upuść” do tworzenia i aktualizowania szablonów w kilka minut.
- Ustandaryzowane listy kontrolne z funkcjami zatwierdzania, zadaniami zatrzymującymi i dynamicznymi terminami, które umożliwiają prawidłowe śledzenie każdego procesu.
- Automatyczna aktualizacja list kontrolnych po wprowadzeniu zmian.
- Scentralizowana platforma do łatwej współpracy i wyszukiwania dokumentów.
- Uproszczony interfejs użytkownika, który przyspiesza proces szkolenia.
Firmy mogą używać Process Street do dokumentowania różnych procesów biznesowych, takich jak przepływ pracy w Git, wdrażanie nowych klientów, onboardingu pracowników, zadań codziennych i tygodniowych, weryfikacji kandydatów, generowania faktur i audytów wewnętrznych.
Heflo
Heflo to narzędzie do dokumentowania procesów biznesowych, które oferuje nowoczesny i profesjonalny interfejs. Umożliwia ono tworzenie dokumentacji automatycznie, podczas wykonywania procesów. Dzięki Heflo, współpraca w czasie rzeczywistym przy projektowaniu procesów biznesowych jest teraz możliwa w zaledwie kilka kliknięć.
Główne cechy:
- Obsługa notacji BPMN 2.0.
- Możliwość pobrania dokumentacji w formie obrazu lub wyeksportowania jej na inną platformę.
- Edytor WYSIWYG do formatowania tekstów i projektów.
- Kategoryzowanie procesów w biblioteki zapytań oraz dokumentacji w nagłówki elementów w celu łatwej identyfikacji.
- Definiowanie reguł biznesowych, integracji i optymalizacji w ramach nowego cyklu BPM.
Możesz modelować, analizować, mapować, optymalizować, automatyzować i dokumentować procesy biznesowe, a także pobierać je w różnych formatach, takich jak PDF, Word, HTML i Excel, lub eksportować w BPMN. Dzięki chmurze Heflo, dostęp do dokumentacji jest możliwy z każdego miejsca i o dowolnej porze.
Creately
Creately, platforma do zarządzania pracą, oferuje szablony dokumentacji procesów, które usprawniają proces dokumentowania procedur biznesowych. Pomaga ona systematycznie dokumentować procesy, które są realizowane w Twojej organizacji.
Główne cechy:
- Bogata biblioteka konfigurowalnych szablonów, które reprezentują różne procesy, przepływy pracy zespołów, tory pływania i wiele innych.
- Narzędzia „przeciągnij i upuść”, które ułatwiają tworzenie dokumentacji złożonych procesów.
- Możliwość importowania raportów, zrzutów ekranu i obrazów niezbędnych do stworzenia kompleksowej dokumentacji procesu.
- Eksport wszystkich typów danych z różnych platform w celu ich łatwego wyszukiwania i analizy.
- Łączenie kształtów w celu tworzenia struktur nawigacyjnych pomiędzy obszarami roboczymi, co pozwala uniknąć niespójności.
Dzięki rozbudowanym funkcjom dokumentacji, oprogramowanie oferuje bogate biblioteki kształtów i narzędzia do tworzenia diagramów, takie jak schematy blokowe, mapy strumienia wartości, BPMN, mapy procesów, mapy aktywności i wiele innych. Creately umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym, co jest niezbędne do wspierania zespołów interdyscyplinarnych w procesie dokumentacji.
FlowShare
Wybierz FlowShare do tworzenia atrakcyjnej dokumentacji procesów i demonstracji wszystkich aplikacji, które są używane w Twojej organizacji. Już ponad 1000 firm stworzyło szczegółowe instrukcje dotyczące prowadzenia interaktywnych szkoleń dla swoich pracowników za pomocą tego narzędzia.
Główne cechy:
- Dynamiczny silnik śledzący, który rejestruje wszystkie czynności i automatycznie tworzy przewodnik.
- Możliwość przechwytywania ekranów i działań, takich jak kliknięcia myszą i skróty klawiszowe.
- Wbudowane narzędzie do anonimizacji wrażliwych danych.
- Automatyczne generowanie opisów tekstowych, w których zawarte są nazwy elementów interfejsu – przycisków, menu, zakładek itp.
- Zbiorcze przycinanie zrzutów ekranu i obrazów, które eliminuje zbędne zadania.
- Eksport do różnych formatów, takich jak PDF, PPTX, DOCX, HTML, interaktywne demo, PNG, RPA, SCORM, xAPI itp.
FlowShare nie tylko oszczędza czas i redukuje błędy związane z ręcznymi procesami, ale także pozwala Twojej organizacji na dostosowanie standardowej procedury dokumentacji. Aplikacja umożliwia szybką modyfikację istniejącej dokumentacji bez konieczności jej ponownego przechwytywania.
ProProfs
ProProfs, preferowane przez Dell, Sony, Cisco i inne znaczące korporacje, to oprogramowanie do tworzenia dokumentacji procesów, które umożliwia importowanie plików w celu szybkiego generowania dokumentów, a także tworzenie ich od podstaw.
Główne cechy:
- Importowanie treści z dokumentów Word lub plików PDF bezpośrednio do dokumentu.
- Pomoc kontekstowa, która umożliwia kompleksowe zrozumienie terminologii technicznej.
- Dodawanie wskazówek, wyskakujących okienek i paneli świetlnych, które zawierają dodatkowe informacje.
- Dodawanie zdjęć, filmów i infografik, które w bardziej przystępny sposób wyjaśniają dany proces biznesowy.
- Bogata biblioteka czcionek, projektów i motywów, która wspiera estetykę dokumentu i budowanie marki.
Platforma ProProfs umożliwia dodawanie zdjęć i filmów, które ułatwiają wyjaśnienie procesów pracownikom i klientom. Oferuje edytor WYSIWYG, który umożliwia wybór z szerokiej gamy opcji stylizacji i formatowania tekstu.
Podsumowanie
Dokumentowanie procesów zachodzących w Twojej organizacji jest niezbędne, aby uniknąć niespójności w wykonywaniu operacji i dostarczyć plan działania zarówno pracownikom, jak i klientom. Niezwykle ważne jest jednak wybranie najlepszego oprogramowania do dokumentacji, ponieważ tylko odpowiednie narzędzie do zarządzania procesami zapewni Ci rozwój firmy.
Platformy wymienione w tym przewodniku zostały przez nas przetestowane i okazały się bardzo przydatne. Jednak idealny wybór dla Twojej organizacji będzie zależał wyłącznie od Twoich potrzeb i wymagań.
Warto również rozważyć oprogramowanie do automatyzacji dokumentów, które może zaoszczędzić wiele czasu.
newsblog.pl