Realizacja udanych przedsięwzięć opiera się na efektywnym zarządzaniu projektami. Wykorzystaj przedstawione narzędzia, aby osiągnąć zamierzony cel!
Zarządzanie projektami stanowi fundament sukcesu i jest kluczowe dla rozwoju firm. To nie jest przesadzona opinia – miałem okazję obserwować, jak dwie firmy programistyczne (gdzie byłem zatrudniony) upadły w ciągu 1-2 lat z powodu niewłaściwego podejścia do zarządzania projektami. W innych przypadkach dochodziło do kilkumiesięcznych opóźnień w premierach produktów. Choć zgadzam się, że w tej dziedzinie, jak i w wielu innych, można spotkać nieuczciwych doradców i nieskuteczne rozwiązania, nie umniejsza to w żadnym stopniu znaczenia i wpływu dobrego zarządzania.
Podobnie, jak ważne jest samo zarządzanie projektami, istotne są również narzędzia wspomagające ten proces. Dobre oprogramowanie może podnieść efektywność, skrócić czas realizacji, zredukować chaos i frustrację. Poniżej przedstawiam wybór najlepszych narzędzi do zarządzania projektami, które zaspokoją różnorodne potrzeby firm, niezależnie od ich wielkości.
Teamwork
Zgodnie z nazwą, Teamwork ułatwia współpracę zespołową, umożliwiając efektywną pracę i zapewniając przejrzystość projektu dla wszystkich zainteresowanych stron.
Teamwork integruje tablice Trello i funkcję śledzenia czasu, co czyni go atrakcyjnym wyborem dla osób poszukujących przejrzystej i funkcjonalnej aplikacji. Dla zespołów do pięciu użytkowników aplikacja jest bezpłatna, a plany premium zaczynają się od 9 USD za użytkownika miesięcznie.
Warto wspomnieć, że Teamwork to zestaw produktów, w którym aplikacja do zarządzania projektami jest tylko jednym z elementów. Oferują także system CRM, oprogramowanie helpdesk, system zarządzania dokumentami, komunikator (podobny do Slack) i wiele innych.
Monday
Monday to platforma do zarządzania projektami, która sprawdzi się zarówno w przypadku prostych, jak i złożonych przedsięwzięć. Dzięki konfigurowalnym funkcjom, umożliwia skuteczne planowanie, tworzenie strategii i dostarczanie wysokiej jakości rezultatów.
Monday wspiera efektywną współpracę zespołową, integrując członków zespołu na jednej platformie. Dzięki temu możliwe jest większe zaangażowanie, przyspieszenie realizacji projektu oraz eliminacja barier komunikacyjnych.
Interaktywny panel pozwala na bieżąco śledzić status projektu, zatwierdzenia budżetu, postęp zadań, produktywność zespołu i wiele innych aspektów. Potężne wykresy Gantta umożliwiają wizualizację, planowanie, monitorowanie i zarządzanie projektem, ułatwiając podejmowanie świadomych decyzji na podstawie rzetelnych danych. Na każdym etapie projektu można modyfikować zależności, linie bazowe i kamienie milowe.
Można monitorować obciążenie pracą poszczególnych członków zespołu i efektywnie przydzielać zasoby, oszczędzając czas i zwiększając efektywność pracy. Dostępne są różnorodne szablony projektów, co pozwala dostosować platformę do konkretnych potrzeb.
Szablony przeznaczone są do zarządzania programami, portfelami i projektami. Umożliwiają zorganizowanie zadań i nadanie im priorytetów, co zapewnia pełną widoczność postępów. Można dodawać osie czasu, koordynować działania zespołu i ustalać terminy.
Platforma oferuje elastyczność w przeglądaniu danych, obsługując metodyki Agile, kaskadowe i hybrydowe. Umożliwia również angażowanie interesariuszy poprzez aktualizacje w czasie rzeczywistym oraz wykorzystanie automatyzacji do usprawnienia pracy i oszczędności czasu.
Monday zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych, oferując pełną kontrolę nad nimi, szczegółowe logi audytu i uprawnienia dostępu. Można go bez problemu zintegrować z istniejącymi narzędziami, takimi jak Excel, Kalendarz Google, Slack czy Microsoft Teams.
Monday oferuje cztery plany cenowe, które można dopasować do potrzeb i wielkości zespołu. Dostępny jest również bezpłatny okres próbny.
Smartsheet
Smartsheet to platforma, z której korzysta blisko 90% firm z listy Fortune 100, oferująca zaawansowane narzędzia do zarządzania projektami.
Platforma ta umożliwia efektywną współpracę, oferując elastyczność w postaci widoku siatki, wykresów Gantta, kart i kalendarza.
Dodatkowo, Smartsheet pozwala na stosowanie formuł w komórkach i kolumnach, co ułatwia obliczenia w obrębie arkusza i pomiędzy różnymi arkuszami. Platforma wspiera logowanie jednokrotne, co upraszcza dostęp dla użytkowników.
Modyfikacje wprowadzone w jednym miejscu są automatycznie aktualizowane we wszystkich miejscach, gdzie są potrzebne. „Formularze” w aplikacji posiadają logikę warunkową, co umożliwia zbieranie informacji zwrotnej od konkretnych odbiorców.
Wbudowana automatyzacja redukuje powtarzalne zadania, a narzędzie do korekty zapewnia centralny punkt do zatwierdzania i zbierania sugestii.
Możliwe jest publikowanie arkuszy i raportów dla szerokiego grona odbiorców, również tych nie korzystających ze Smartsheet.
Smartsheet oferuje 30-dniowy bezpłatny okres próbny, aby przetestować wszystkie funkcje bez ryzyka.
Basecamp
Basecamp jest obecny na rynku narzędzi do zarządzania projektami od dłuższego czasu. Uruchomiony w 2004 roku, od tego czasu pozostaje wierny swojej filozofii prostoty i przejrzystości. Twórcy tego narzędzia stworzyli również popularny framework webowy Ruby on Rails, co świadczy o ich doświadczeniu w projektowaniu prostych i użytecznych rozwiązań.
Basecamp oferuje standardowe funkcje, takie jak zarządzanie zespołami, projektami i zadaniami, ale wyróżnia się również kilkoma innymi przydatnymi opcjami:
- Czat w czasie rzeczywistym: Użytkownicy Basecamp nie muszą przełączać się między aplikacjami do zarządzania projektami a komunikatorem. Czat grupowy obsługuje wszystkie funkcje, jakich można oczekiwać od nowoczesnego narzędzia komunikacyjnego: wzmianki @, załączniki multimedialne, emotikony i inne.
- Dostęp klienta: Basecamp umożliwia bezpośrednie włączenie klientów do projektów (z pełną kontrolą nad tym, co mogą zobaczyć), ułatwiając współpracę. Wiadomości e-mail od klientów można przekazywać do Basecamp, gdzie można je przeglądać, dyskutować i zatwierdzać.
- Listy zadań: Niezależnie od zaawansowania narzędzi do zarządzania projektami, listy zadań zawsze mają swoje miejsce. W wielu przypadkach zadania są dobrze zrozumiałe przez wszystkich i wystarczy szybki sposób na ich zapisanie. W Basecamp listy zadań są efektywne, ponieważ przypomnienia i powiadomienia są generowane automatycznie.
- Tablice dyskusyjne: Burze mózgów i ogłoszenia mogą generować przydatne dyskusje, które łatwo mogą umknąć. Tablice dyskusyjne w Basecamp pozwalają przekształcić taką komunikację w forum, na którym zespół może omawiać, reagować i dołączać pliki.
- Dokumenty i pliki: Basecamp oferuje solidne narzędzie do zarządzania dokumentami i plikami. Wszystkie przesłane i przechowywane pliki są wersjonowane. Dokumenty Google można bezpośrednio udostępniać i edytować w Basecamp.
Basecamp to produkt, który sprawdzi się w zespołach o różnych rozmiarach, których potrzeby są ogólne i nieskomplikowane. Basecamp nie jest narzędziem do zadań specjalistycznych (np. Agile Software Development), i firma tego nie ukrywa.
Najbardziej atrakcyjnym aspektem jest cena: stała opłata 99 USD miesięcznie (niezależnie od wielkości zespołu!) sprawia, że nie musisz martwić się o koszty w swojej firmie.
Jira
W przeciwieństwie do Basecamp, Jira jest platformą przeznaczoną do zarządzania projektami w metodyce Agile. W rezultacie rynek docelowy, ceny, złożoność i możliwości tego narzędzia są inne. Często zdarza się, że zespoły programistyczne zaczynają od Basecamp, a następnie przechodzą na Jira w miarę rozwoju.
Jira jest rozwijana przez firmę Atlassian, która stoi również za BitBucket, preferowanym przez projekty o zamkniętym kodzie źródłowym przed GitHub, ze względu na możliwość tworzenia nieograniczonej liczby prywatnych repozytoriów.
Jeśli potrzeby Twoich zespołów programistycznych przerosły możliwości prostych narzędzi do zarządzania projektami, nadszedł czas na Jira. Jira oferuje kompleksowe rozwiązania od planowania, raportowania, śledzenia błędów, po zaawansowane procesy. Wyróżnia ją kilka kluczowych cech:
- Rozbudowany zestaw interfejsów API dla osób chcących tworzyć alternatywne interfejsy dla swoich procesów.
- Tablice Scrum i Kanban.
- Obsługa różnych metodologii programowania, z możliwością stworzenia własnej.
- Integracja z ponad 3000 aplikacji.
- Inteligentna automatyzacja, np. automatyczne przypisywanie zadań, łączenie problemów z kodem, redukuje obciążenie i pozwala na szybkie tworzenie złożonych przepływów pracy.
- Potężne i wszechstronne raportowanie.
Jira jest kosztowna, zwłaszcza w porównaniu z lżejszymi narzędziami do zarządzania projektami. Koszt miesięczny na użytkownika (7 USD za wersję standardową, 14 USD za premium) może wynieść tysiące dolarów dla większych zespołów. Z drugiej strony, ta inwestycja może się zwrócić, bo bez Jira zespoły tej wielkości miałyby problemy z efektywną pracą.
Asana
Asana to uniwersalne narzędzie do zarządzania projektami, które kładzie nacisk na szybkość i intuicyjność. Szybkość jest tu kluczowa, Asana jest przykładem dobrze zaprojektowanej aplikacji jednostronicowej. Wszystko dzieje się natychmiast po kliknięciu, co jest ogromną zaletą, gdy pracujesz pod presją czasu.
Oto kilka istotnych funkcji Asany:
- Obciążenie pracą: Jest to wizualny przegląd tego, ile pracy mają poszczególni członkowie zespołu. Ułatwia to ocenę, czy zespoły marketingowe, projektowe i inżynieryjne są w stanie sprostać zadaniu wprowadzenia istotnej zmiany produktu.
- Wizualne osie czasu: Osie czasu w Asanie są przejrzyste i efektywne. Umożliwiają łatwe zaplanowanie projektu i wizualne śledzenie jego postępów.
- Kalendarz: Kalendarz Asany jest powiązany ze wszystkimi zadaniami i harmonogramami, co pozwala na monitorowanie harmonogramu zespołu. Jest to przydatne narzędzie do upewnienia się, że harmonogram jest zsynchronizowany i nie wystąpią opóźnienia.
- Sprawdzanie obrazu: Umożliwia recenzentom dodawanie komentarzy do konkretnych elementów obrazu. Jest to szczególnie przydatne dla zespołów projektowych, ponieważ gromadzenie informacji zwrotnych bez odniesień wizualnych jest trudne.
Podstawowa wersja Asany jest darmowa i obsługuje do 15 członków zespołu. Dostęp do zaawansowanych funkcji, takich jak konsola administracyjna i sprawdzanie obrazu, wymaga płatnej subskrypcji, która zaczyna się od 10 USD za użytkownika miesięcznie.
Asana zyskała dużą popularność i jest doskonałym wyborem do zarządzania projektami dla organizacji różnej wielkości.
Trello
Trello to minimalistyczne narzędzie do zarządzania projektami, które wyróżnia się prostotą i brakiem przytłaczających funkcji. W rzeczywistości można policzyć na palcach jednej ręki jego najważniejsze cechy. Nie należy go jednak skreślać.
Trello wykorzystuje koncepcję tablic Kanban z metodyki Agile i wprowadza ją na masowy rynek. Zadania tworzy się na kartach, które są umieszczane na tablicach.
Tablice mogą reprezentować funkcje/działy firmy, status zadania, a nawet miesiące roku. Członkowie zespołu mogą komentować karty, dyskutować, dołączać obrazy. Po zakończeniu zadania karta jest przesuwana do następnej sekcji.
Darmowy plan Trello jest wystarczający dla większości użytkowników, z ograniczeniami dotyczącymi liczby tablic i rozmiaru załączników, a nie liczby użytkowników. Plany premium zaczynają się od 10 USD za użytkownika miesięcznie. Jeśli jesteś małym zespołem (lub pojedynczą osobą), a Twoje projekty nie wymagają szczegółowego planowania, Trello jest atrakcyjną i wydajną opcją!
Podio
Kolejnym narzędziem na liście jest Podio, które jest przeznaczone dla dużych zespołów i firm poszukujących możliwości dostosowania i CRM.
Dlaczego warto używać Podio? Oto kilka powodów:
- Możliwość dostosowania: W przeciwieństwie do wielu konkurentów, Podio oferuje rozbudowane opcje personalizacji. Można dostosować sposób działania modułów i pozbyć się tych, które nie są potrzebne.
- Wbudowany CRM: Podio CRM obejmuje zarządzanie informacjami o klientach, śledzenie podróży klienta, śledzenie leadów i inne kluczowe funkcje.
- Zarządzanie pracownikami: Podio oferuje wsparcie dla zarządzania pracownikami, w tym wydatkami, urlopami i aktywnościami.
- Zarządzanie projektami: Współpraca z klientami, integracja e-maili z zadaniami, szczegółowe uprawnienia dostępu, planowanie projektów Scrum i wykonywanie sprintów, to tylko niektóre z dostępnych funkcji.
- Zarządzanie wydarzeniami, zarządzanie pocztą e-mail, zarządzanie biznesem.
Podio oferuje plan darmowy, który obejmuje tylko podstawowe zarządzanie zadaniami. Szczerze mówiąc, nie ma powodu, aby korzystać z tego planu, poza przetestowaniem platformy. Atrakcyjne funkcje są dostępne w płatnych planach, które wahają się od 9 do 24 USD na użytkownika miesięcznie.
Airtable
Jeśli chodzi o innowację, Airtable to ekscytujące narzędzie do zarządzania projektami. Można go określić jako arkusze kalkulacyjne na sterydach, ale moim zdaniem to porównanie nie oddaje w pełni potencjału tego narzędzia.
Jednym z elementów Airtable są arkusze kalkulacyjne, ale jest to tylko część jego możliwości. Airtable posiada tak wiele funkcji, że możesz zapomnieć o innych aplikacjach tego typu.
Airtable oferuje przejrzysty interfejs, wizualne rozdzielenie zadań, kolorowe oznaczenia i możliwość przypisywania zadań, powiadomień i innych funkcji.
Kolejną ważną funkcją są bloki, które są małymi, specjalistycznymi modułami, które można włączać do przepływów pracy. Przykłady bloków obejmują mapy i geokodowanie, wykresy Gantta, wykresy słupkowe/liniowe/rozrzutowe, kreator stron wizualnych, eksplorator modeli 3D, śledzenie czasu i schemat organizacyjny. Te bloki są łatwe w użyciu i można je umieścić w dowolnym z zadań.
Airtable oferuje standardowe funkcje, takie jak zarządzanie dokumentami, tablice Kanban i kalendarze, co czyni go wszechstronnym narzędziem.
Plan darmowy jest dostępny dla zespołów o dowolnej wielkości, z ograniczeniem do 1200 elementów w jednym arkuszu.
Microsoft Project
Microsoft, choć nie zawsze oferuje najpiękniejsze interfejsy, tworzy produkty, które są niezawodne i niezbędne dla wielu użytkowników. Windows, Office, Outlook, Sharepoint i Exchange są tego przykładami. Podobnie jest z Microsoft Project, narzędziem skierowanym do profesjonalnych kierowników projektów pracujących w dużych zespołach.
Microsoft Project oferuje wszechstronne narzędzia do zarządzania projektami, zasobami i portfelami. Dodano obsługę przepływów pracy w projektach Agile, co jest korzystne dla firm stosujących tę metodologię.
Istnieją dwa ważne powody, dla których warto wybrać Microsoft Project:
Jeśli planowanie, PMP, i zarządzanie przedsiębiorstwem są dla Ciebie ważne, Microsoft Project może być odpowiednim rozwiązaniem!
TeamGantt
Jak sama nazwa wskazuje, TeamGantt jest dla wykresów Gantta tym, czym Trello dla tablic Kanban. Firma skupiła się na wykresach Gantta, jako głównym narzędziu do planowania i realizacji projektów. Choć ogranicza to funkcjonalność, sprawia również, że TeamGantt jest przejrzysty, łatwy w obsłudze i wydajny.
TeamGantt oferuje funkcje ułatwiające współpracę:
- Konwersacje
- Zarządzanie dokumentami
- Śledzenie czasu
- Zależności (mapowanie projektów, które opierają się na innych projektach)
Bezpłatny plan pozwala na trzech członków zespołu i jeden projekt. Płatne plany kosztują 10 i 15 USD za użytkownika miesięcznie. Jeśli uważasz, że wykresy Gantta są dla Ciebie najlepszym rozwiązaniem, TeamGantt jest atrakcyjną i efektywną opcją.
Zoho Projects
Zoho Projects jest jednym z wielu produktów firmy Zoho. Można go uznać za solidną mieszankę funkcji, które zostały omówione wcześniej.
Zoho Projects oferuje wykresy Gantta, kamienie milowe, śledzenie błędów, arkusze czasu pracy, zarządzanie dokumentami, finanse, integrację z innymi aplikacjami, fora. Plan podstawowy jest darmowy dla maksymalnie 10 użytkowników. Aplikacja kosztuje od 20 do 35 USD miesięcznie (jest to opłata stała, a nie na użytkownika).
Zoho Projects jest atrakcyjne samo w sobie, ale ma jeszcze większy sens, jeśli korzystasz już z innych aplikacji biznesowych firmy Zoho.
Podsumowanie
Narzędzia do zarządzania projektami są kluczowe dla sukcesu zespołów. Wybór odpowiedniego narzędzia może być trudny. Przedstawiona lista zawiera narzędzia, które są różne od siebie, ale są naszym zdaniem najlepsze. Mam nadzieję, że ta lista pomoże Ci wybrać odpowiednie narzędzie dla Twoich potrzeb!
newsblog.pl