Uwierzytelnienie dokumentów u notariusza jest często kluczowe w ważnych życiowych sytuacjach. Czy to przy zakupie nieruchomości, procesie adopcyjnym, zawarciu związku małżeńskiego, czy sporządzaniu testamentu, usługi notarialne mogą okazać się niezbędne do prawidłowego sfinalizowania formalności.
Zgodnie z ostatnim raportem Krajowego Stowarzyszenia Notariuszy, w 2021 roku w Stanach Zjednoczonych działało ponad 4,4 miliona notariuszy.
W ostatnich latach coraz większą popularność zdobywa notariat online. Usługi świadczone zdalnie dorównują jakością tradycyjnym, stacjonarnym wizytom u notariusza. Wybierając najlepszą dla siebie platformę notarialną online, warto wziąć pod uwagę kilka opcji.
Aby ułatwić Ci wybór, przeprowadziliśmy szczegółową analizę, oceniając wiarygodność różnych firm. Wzięliśmy pod lupę ich historię, reputację, używaną platformę, procedury oraz stosowane ceny.
Poniżej prezentujemy kilka godnych zaufania sposobów na uzyskanie notarialnego poświadczenia dokumentów bez konieczności wychodzenia z domu. Zanim jednak przejdziemy do konkretnych narzędzi, omówimy podstawowe zagadnienia.
Czym jest oprogramowanie dla notariuszy elektronicznych (e-notariuszy)?
Oprogramowanie dla e-notariuszy to narzędzie umożliwiające notariuszom, prawnikom i innym osobom bezpieczne podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej. To kluczowy element dla każdego, kto potrzebuje składać podpisy pod dokumentami online.
Oprogramowanie e-notarialne zapewnia firmom i osobom poszukującym poświadczenia dokumentów wyższy poziom bezpieczeństwa i znacząco ułatwia cały proces. Dzięki niemu można łatwo śledzić, które dokumenty wymagają jeszcze notarialnego potwierdzenia. Dodatkowo, oprogramowanie pozwala na weryfikację, kto ma dostęp do poufnych informacji.
Oprogramowanie to znajduje zastosowanie w firmach i miejscach pracy, gdzie często korzysta się z usług notariusza. Za jego pomocą można legalizować szeroki zakres dokumentów. Najczęstsze przykłady to akty własności, dokumenty ubezpieczeniowe czy różnego rodzaju oświadczenia.
Korzystając z oprogramowania e-notarialnego, można znacząco zaoszczędzić czas i pieniądze w porównaniu z tradycyjnymi metodami. To rozwiązanie pozwala też na uniknięcie chaosu związanego z poufnymi dokumentami.
Niektóre systemy e-notarialne, szczególnie te wykorzystujące wideokonferencje, umożliwiają poświadczanie dokumentów zdalnie, niezależnie od odległości. Ponadto, część oprogramowania e-notarialnego posiada wbudowane elektroniczne dzienniki notarialne, co usprawnia i ułatwia pracę notariusza. Zazwyczaj oprogramowanie e-notarialne integruje się z systemami do obsługi podpisów elektronicznych, zarządzania umowami i platformami do wideokonferencji.
Aby platforma mogła zostać zaklasyfikowana jako oprogramowanie e-notarialne, musi spełniać następujące kryteria:
- Umożliwiać notariuszom i innym osobom składanie podpisów za pomocą technologii podpisów cyfrowych lub elektronicznych.
- Zapewniać weryfikację tożsamości oraz inne mechanizmy bezpieczeństwa.
- Gwarantować otrzymanie przez odbiorcę elektronicznej pieczęci, akceptowanej w sądzie, oraz poświadczenia ważnego tylko dla danego notariusza.
- Ułatwiać przeprowadzenie wideokonferencji, umożliwiając zdalne poświadczenia notarialne.
Zalety oprogramowania e-notarialnego
Mimo wielu korzyści, warto zwrócić uwagę na cztery najważniejsze:
Podsumowując, oprogramowanie notarialne online nie zatwierdzi dokumentów, które nie są godne zaufania. Zdalna e-notaryzacja, wykorzystująca wideokonferencje, umożliwia podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca na świecie.
Dzięki tej technologii jesteś bardziej dostępny i wszystko przebiega znacznie szybciej. Co ważne, korzystanie z niej jest bardzo proste!
Dlaczego oprogramowanie notarialne online jest idealnym wyborem?
Zastosowanie uwierzytelniania wieloskładnikowego, analizy poświadczeń i dynamicznego uwierzytelniania opartego na kluczach tworzy solidną, potrójną ochronę w przypadku zdalnych poświadczeń notarialnych online.
Wybierając oprogramowanie notarialne online, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów. Oto kilka pytań, które mogą pomóc w wyborze firmy dostarczającej oprogramowanie do zdalnych usług notarialnych:
- Czy stowarzyszenie nakłada obowiązek weryfikacji notariuszy?
- Czy oprogramowanie dla notariuszy jest zgodne z przepisami HIPAA?
- Czy firma zapewnia, że wszyscy notariusze posiadają odpowiednie uprawnienia i działają w miejscach, gdzie zdalne poświadczenia notarialne są legalne?
Krajowe Stowarzyszenie Notariuszy co roku weryfikuje swoich członków. Dobre oprogramowanie notarialne powinno dostarczać odpowiedzi na wszystkie wymienione pytania.
Usługi notarialne online są dostępne przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Wykorzystują bezpieczne platformy, które przyspieszają procesy biznesowe i redukują czas potrzebny na ręczne wykonywanie zadań.
Dla firm to szansa na zaoferowanie swoim klientom szybkiego i cyfrowego sposobu na poświadczanie ważnych dokumentów. Klient rozpoczyna proces, przesyłając dokument w formie elektronicznej.
Następnie weryfikuje swoją tożsamość, używając dokumentu tożsamości ze zdjęciem. Kolejnym krokiem jest połączenie wideo z licencjonowanym notariuszem. Na koniec klient otrzymuje poświadczony notarialnie dokument.
Technologia ta oferuje wiele możliwości i jest niezwykle potężna. Dlatego kluczowe jest, by wybrać oprogramowanie notarialne online, które ułatwi i zabezpieczy proces poświadczania dokumentów dla Twoich klientów.
Notariusz Pandadoc
Dzięki PandaDoc Notary poświadczenie notarialne staje się równie proste jak podpisanie dokumentu elektronicznego. Z poświadczeń notarialnych online firmy korzystają najczęściej, gdy nie ma możliwości spotkania osobistego (np. podpisujący przebywa w szpitalu, za granicą itp.).
PandaDoc Notary pozwala firmom przenieść cały proces notarialny do świata online. Jest to rozwiązanie bardziej oszczędne i szybsze niż tradycyjne spotkania z notariuszem. Dodatkowo, do załatwienia sprawy od początku do końca wystarczy jedno narzędzie.
PandaDoc Notary poświadcza dokumenty i przechowuje je w bezpieczny sposób, wykorzystując zaawansowane szyfrowanie. Dzięki temu masz pewność, że Twoje dane są chronione przed nieuprawnionym dostępem.
PandaDoc Notary oferuje też różnorodne metody weryfikacji tożsamości. Prowadzi również szczegółowy rejestr wszystkich czynności wykonanych przez notariusza, zgodnie z wymogami prawa. To pozwala na ograniczenie oszustw i zmniejszenie ryzyka. W rezultacie każdy podpis jest zawsze legalny i egzekwowalny.
Bezpieczne podpisywanie
Bezpieczne podpisywanie to solidne i niezawodne narzędzie do podpisu elektronicznego, idealne dla firm, które poważnie podchodzą do kwestii składania podpisów. Zarówno klienci, jak i pracownicy z pewnością docenią intuicyjność i szybkość działania tego narzędzia.
Dostępna jest opcja bardziej zaawansowanych funkcji zabezpieczania dokumentów firmowych, podpisów oraz operacji. Podpisy cyfrowe generowane przez to oprogramowanie to coś więcej niż zwykłe odręczne podpisy na stronie, opatrzone dodatkowo znacznikiem czasu. Jest to rozwiązanie łatwe w obsłudze i szybkie do wdrożenia.
Zarówno klienci, jak i pracownicy doceniają łatwość obsługi. Dzięki wyeliminowaniu konieczności drukowania, podpisywania, skanowania i przechowywania dokumentów, wszyscy oszczędzają cenny czas. W pełni konfigurowalny kreator formularzy, który oferuje program, upraszcza proces tworzenia formularzy cyfrowych.
Zaawansowane funkcje podpisu cyfrowego weryfikują tożsamość sygnatariusza, integralność dokumentu, znacznik czasu podpisu oraz integralność danych. Dzięki temu dokumenty biznesowe są wiążące i ważne prawnie.
Zespół Secured Signing nieustannie pracuje nad innowacyjnymi rozwiązaniami, ulepszając platformę i dodając nowe funkcje, by ułatwić cały proces.
DocuSign
DocuSign to platforma do podpisu elektronicznego w chmurze, która umożliwia firmom każdej wielkości komunikację, podpisywanie i zarządzanie umowami z dowolnego urządzenia i w dowolnym momencie.
Jest to platforma, której zaufało już ponad 250 000 firm w 188 krajach. DocuSign pozwala klientom na podpisywanie różnorodnych dokumentów, takich jak legitymacje szkolne, umowy korporacyjne, kontrakty czy potwierdzenia.
Użytkownicy DocuSign mogą również wysyłać dokumenty e-mailem i podpisywać je w różnych językach. Platforma oferuje także aplikację mobilną na urządzenia z systemem Android, iOS i Windows.
DocuSign eNotary przenosi proces notarialny do świata cyfrowego, obejmując nadawców, sygnatariuszy i notariuszy. Notariusz może podpisać dokument elektroniczny jako osobisty świadek. DocuSign oferuje też 30-dniowy bezpłatny okres próbny.
Plan osobisty kosztuje od 10 USD miesięcznie za użytkownika, plan standardowy od 25 USD miesięcznie za użytkownika, a plan premium od 40 USD miesięcznie za użytkownika.
SignNiX
Oprogramowanie SIGNiX Remote Online Notarization (RON) zapewnia większe bezpieczeństwo niż tradycyjne metody uzyskiwania poświadczenia notarialnego. Zapomnij o papierowych dokumentach i korzystaj z zaszyfrowanych informacji w cyfrowych dokumentach, których nie można zmienić.
SigNiX umożliwia weryfikację tożsamości, składanie podpisów cyfrowych, nagrywanie sesji wideo, wykonywanie dowolnej liczby kopii poświadczonych dokumentów oraz tworzenie bezpiecznego dziennika elektronicznego. Oprogramowanie oferuje wszystkie funkcje potrzebne do elektronicznego i bezpiecznego poświadczania notarialnego dokumentów.
Ponieważ rozwiązanie do zdalnych usług notarialnych online jest oparte na chmurze, notariusze nie potrzebują specjalistycznego sprzętu. Każdy może wziąć udział w procesie poświadczenia notarialnego, korzystając z dowolnego urządzenia z przeglądarką internetową.
Ponieważ eNotaryDoX korzysta z platformy SIGNiX, każdy podpis, a nie tylko finalny dokument, jest kryptograficznie zabezpieczony wraz z dowodami prawnymi umieszczonymi w dokumencie poświadczonym notarialnie. Dzięki temu nikt nie może zmienić dokumentu po podpisaniu przez notariusza.
Legitymować
Klienci mogą poświadczać swoje dokumenty notarialnie online, zdalnie i z dowolnego miejsca, korzystając z Legitify. Jest to rozwiązanie oparte na sztucznej inteligencji, które wykorzystuje uwierzytelnianie audio-wideo. Dzięki temu klienci nie muszą tracić czasu na dojazd do notariusza.
Obecnie Legitify oferuje jedną usługę, za którą opłata naliczana jest na bieżąco. Za pojedynczą sesję notarialną pobierana jest opłata w wysokości 35 EUR. W przyszłości mają zostać wprowadzone subskrypcje i plany Enterprise.
Korzystając z Legitify, wystarczy przesłać dokument, umówić się na spotkanie online, połączyć się z notariuszem za pomocą połączenia audio-wideo i zlecić poświadczenie dokumentu przed zakończeniem sesji!
Kompleksowa platforma Legitify gwarantuje, że procedura notarialna online jest bezpieczna i zgodna z najnowszymi standardami bezpieczeństwa.
Notariusz LM
LMI Notary Service współpracuje z Notary Hub, oferując oprogramowanie RON, niezbędne do poświadczania dokumentów online. Zapewniają wszystko, co potrzebne, by zostać notariuszem, w tym odpowiednie szkolenia, ubezpieczenia i dostęp do zdalnego notariatu online. Oferują również ubezpieczenie od błędów i zaniedbań, chroniąc interesy notariusza.
Dzięki ich usługom można zdobyć umiejętności niezbędne do pracy jako notariusz, w tym nauczyć się, jak przeprowadzać zdalne poświadczenia notarialne online. Obecnie firma działa w USA, w stanach New Hampshire, Rhode Island, New Jersey, Maryland, Vermont, Massachusetts, Connecticut, Delaware i Dystrykcie Kolumbii.
Podsumowanie
Aby zostać notariuszem elektronicznym, wystarczy aktywować konto. Jeśli nie jesteś pewien, czy Twój stan pozwala notariuszom na przeprowadzanie czynności notarialnych online, zweryfikuj informacje na odpowiednich stronach internetowych. Możesz tam również znaleźć informacje o stawkach prowizyjnych, co pozwoli wybrać Ci najlepsze rozwiązanie.
Warto także zapoznać się z ofertą niedrogich dostawców usług w zakresie dokumentów prawnych dla małych i średnich przedsiębiorstw.
newsblog.pl