9 najlepszych programów PSA dla małych i średnich firm w celu obniżenia kosztów biznesowych

Efektywne kierowanie i organizowanie codziennych zadań w biznesie stanowi nie lada wyzwanie, szczególnie dla mniejszych i średnich przedsiębiorstw.

Właściciele niewielkich firm doskonale zdają sobie sprawę z tego, jak kluczowe, a zarazem trudne jest podnoszenie efektywności oraz redukcja wydatków. Okazuje się, że oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) stanowi skuteczne narzędzie w osiągnięciu tych celów.

Systemy PSA optymalizują działania, zwiększają przejrzystość i obniżają koszty operacyjne poprzez automatyzację szeregu ręcznych procesów związanych z usługami profesjonalnymi. Jednakże, mnogość dostępnych na rynku rozwiązań sprawia, że wybór najlepszego oprogramowania PSA dla małych i średnich firm może być trudny.

W niniejszym artykule przedstawimy najlepsze rozwiązania programowe PSA, omówimy ich główne atuty oraz pokażemy, w jaki sposób przyczyniają się one do obniżenia kosztów działalności.

Zalety wdrożenia oprogramowania PSA

Platformy do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) oferują wiele korzyści firmom dążącym do zmniejszenia wydatków i zwiększenia produktywności. Oprócz narzędzi do monitorowania kluczowych wskaźników efektywności, oprogramowanie PSA wspomaga organizacje w bardziej optymalnym zarządzaniu zasobami, co w konsekwencji obniża koszty działalności.

Przyjrzyjmy się bliżej, w jaki sposób specjalistyczne oprogramowanie do automatyzacji usług może przyczynić się do zmniejszenia wydatków firm.

Redukcja obciążenia administracyjnego — dzięki automatyzacji czasochłonnych procesów, takich jak planowanie projektów, tworzenie harmonogramów, raportowanie finansowe i zarządzanie przepływem pracy, przedsiębiorstwa oszczędzają znaczne ilości czasu, który mogą przeznaczyć na bardziej produktywne zadania.

Bardziej przewidywalne rezultaty — narzędzia PSA wykorzystujące sztuczną inteligencję mogą pomóc w prognozowaniu terminów realizacji projektów w oparciu o dostępne zasoby. Firmy zyskują możliwość bardziej efektywnego planowania, co zmniejsza ryzyko opóźnień i przekroczenia budżetu.

Poprawa wyników finansowych — oprogramowanie PSA pomaga także firmom w kontrolowaniu strat budżetowych poprzez śledzenie zaplanowanych i rzeczywistych wydatków oraz identyfikację obszarów, w których czas i koszty niepodlegające rozliczeniu negatywnie wpływają na finanse. Wczesne wykrycie nieprawidłowości pozwala firmom podjąć działania naprawcze i poprawić ogólną sytuację finansową.

Wzrost marży zysku z projektów — systemy PSA dostarczają danych na temat klientów i projektów, które generują największe zyski. Dzięki tym informacjom, firmy mogą podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące przyszłych projektów i optymalnego alokowania zasobów, aby osiągnąć jak najlepsze wyniki.

Najlepsze strategie wdrażania oprogramowania PSA

Wprowadzenie oprogramowania do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) może być skomplikowane i wymaga starannego przygotowania oraz realizacji. Korzystając z oprogramowania PSA, warto pamiętać o poniższych wskazówkach:

Sprecyzuj swoje kryteria: Zanim dokonasz wyboru rozwiązania PSA, kluczowe jest określenie Twoich potrzeb i wymagań. Jakie cele stawia przed sobą Twoja firma? Jakie funkcje są niezbędne do ich osiągnięcia? Precyzując potrzeby, ułatwisz sobie wybór najlepszego oprogramowania PSA i określenie jasnych oczekiwań.

Zaangażuj kluczowych interesariuszy: W proces wdrożenia zaangażuj menedżerów projektu, sprzedaży i finansów. Ich wkład jest nieoceniony w wyborze oprogramowania, które spełni oczekiwania wszystkich działów firmy.

Ustal konkretne cele: Wyznacz jasne cele dla procesu wdrażania, takie jak zwiększenie produktywności, poprawa przejrzystości projektów lub redukcja liczby ręcznych zadań. Konkretne cele pomogą w monitorowaniu postępów wdrożenia i utrzymaniu koncentracji na zadaniu.

Opracuj harmonogram projektu: Stwórz plan projektu, który uwzględni proces wdrożenia i harmonogram. Plan powinien zawierać zadania, obowiązki, terminy i kamienie milowe.

Przeszkol personel: Upewnij się, że wszyscy pracownicy zostali odpowiednio przeszkoleni, aby móc efektywnie korzystać z nowego oprogramowania.

Monitoruj postępy wdrożenia: Regularnie kontroluj przebieg wdrożenia. Pozwoli to na szybkie wykrycie problemów lub przeszkód i podjęcie działań naprawczych, aby wdrożenie przebiegało zgodnie z harmonogramem.

Przeprowadź testy oprogramowania: Dokładnie przetestuj oprogramowanie przed jego wdrożeniem. Upewnij się, że wszystkie funkcje działają poprawnie i są zintegrowane z innymi systemami.

Stosując się do tych wskazówek, zwiększasz szansę na pomyślne wdrożenie oprogramowania PSA, które spełni oczekiwania Twojej firmy i pomoże w realizacji celów.

Zapraszamy do dalszej lektury i zapoznania się z najlepszymi rozwiązaniami PSA dostępnymi na rynku, które usprawnią działalność Twojej firmy.

Zarządzaj silnikiem

ManageEngine PSA pomaga firmom w identyfikacji obszarów wymagających usprawnienia i optymalizacji procesów świadczenia usług. Dzięki dostępowi do danych w czasie rzeczywistym i wbudowanym funkcjom analitycznym, uzyskasz pełny wgląd w działalność swojej firmy i jej wyniki.

Oprogramowanie oferuje kompleksowe rozwiązanie do zarządzania wszystkimi aspektami projektów. Ponadto, jest zintegrowane z innymi systemami, takimi jak CRM, oprogramowanie księgowe i systemy pomocy technicznej. Najważniejsze funkcje ManageEngine to:

• Zarządzanie kontami umożliwiające kontrolowanie budżetów wielu podmiotów.
• Dostosowywanie wyglądu i stylu portalu samoobsługowego.
• Automatyzacja fakturowania, oszczędzająca czas i wysiłek przy tworzeniu faktur.
• Integracja z wieloma aplikacjami i narzędziami firmowymi.
• Efektywne zarządzanie projektami dzięki tworzeniu kamieni milowych i zadań.

Superoperacje

SuperOps oferuje kompletny moduł Service Desk, który pomaga menedżerom w organizowaniu zadań zespołu i zaspokajaniu potrzeb firmy.

Każdy pracownik ma dostęp do panelu z listą zadań, ich statusami oraz zadaniami do wykonania. Możliwe jest również definiowanie umów SLA i monitorowanie ich realizacji.

SuperOps zawiera następujące moduły:

• Moduł zarządzania klientami do przechowywania bazy danych kontaktów, rejestrowania interakcji i umów.
• Automatyczne fakturowanie do dostosowywania i automatyzacji tworzenia umów i faktur.
• Zarządzanie projektami do płynnego wizualizowania, współpracy i realizacji projektów.
• Zarządzanie wycenami dla lepszej przewidywalności przepływów finansowych.
• Automatyzacja zadań, umożliwiająca ustawienie powtarzalnych czynności na autopilocie i ograniczenie monotonii.

Atera

Atera to oparte na chmurze rozwiązanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) przeznaczone dla dostawców usług IT. Ułatwia zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi, automatyzację zarządzania przychodami oraz monitorowanie infrastruktury IT.

Ponieważ oferuje wszystkie niezbędne funkcje, jest szczególnie polecane dla startupów oraz małych i średnich firm, ponieważ oszczędza czas na poszukiwanie dodatkowych modułów oprogramowania. Atera oferuje użytkownikom następujące funkcje:

• Helpdesk i Ticketing do zarządzania zgłoszeniami serwisowymi w podróży.
• Portal klienta do szkolenia pracowników i klientów.
• Integracje rozliczeniowe do generowania faktur za produkty godzinowe, ryczałtowe i produktów zewnętrznych.
• Raporty i analizy, które ułatwiają podejmowanie świadomych decyzji.
• Wykrywanie sieci do przeprowadzenia kompleksowej analizy bezpieczeństwa.

Synchronizować

Syncro udostępnia zestaw narzędzi i funkcji, które wspomagają dostawców usług zarządzanych w usprawnianiu ich codziennych operacji i zapewnianiu lepszej obsługi klientów.

To oprogramowanie PSA oferuje szereg funkcji, które mogą być korzystne dla małych i średnich firm, takich jak:

• Scentralizowana platforma sprzedaży biletów do zarządzania żądaniami klientów, z możliwością tworzenia, przydzielania i ustalania priorytetów zgłoszeń.
• Wbudowana funkcja śledzenia czasu, która pozwala dostawcom usług zarządzać rozliczeniami z klientami i monitorować wydajność pracowników.
• Automatyczne fakturowanie oszczędzające czas przy generowaniu faktur za usługi, pracowników, aktywa lub umowy.
• Raportowanie i analityka do monitorowania zwrotu z inwestycji i zamiany danych na wartościowe informacje.

Polaris

Polaris PSA od firmy Replicon gromadzi w czasie rzeczywistym precyzyjne dane biznesowe, przeprowadza zaawansowane analizy i oferuje sugestie wspierające podejmowanie proaktywnych decyzji.

Polaris PSA jest kompatybilny z większością istniejących systemów dzięki otwartym API. Oprogramowanie wysyła proaktywne powiadomienia o nietypowych zdarzeniach wymagających interwencji użytkownika. To autonomiczne rozwiązanie PSA upraszcza procesy decyzyjne w firmie.

Oprogramowanie oferuje szeroki zakres funkcji, m.in.:

• Funkcja analizy, umożliwiająca uzyskanie wglądu w dane w czasie rzeczywistym.
• Narzędzia do wdrażania standardowych zasad, formatów, danych i procesów pracy.
• Modelowanie finansowe do optymalizacji usług, przychodów, cen i maksymalizacji zysków.
• Scentralizowany widok projektów klienta do zarządzania wydajnością i zapewnienia przejrzystości.

Rakietowy pas

Rocketlane to zaawansowana platforma do automatyzacji, wdrażania i obsługi klientów. Jest to narzędzie wykorzystywane przez nowoczesne przedsiębiorstwa w celu podnoszenia jakości obsługi klienta, skracania czasu realizacji projektów oraz zwiększenia przewidywalności i rentowności.

Zarządzanie projektami, wspólna praca nad dokumentami i komunikacja są bezproblemowo zintegrowane z Rocketlane, zapewniając doskonałą jakość obsługi. Wbudowane moduły, takie jak zarządzanie zasobami, śledzenie czasu, zarządzanie portfelem i budżetowanie, pozwalają na realizację projektów w ramach określonych budżetów i harmonogramów.

Rocketlane pomaga w wykonywaniu następujących zadań:

• Monitorowanie budżetu, analiza wydajności zespołu i prognozowanie popytu, co wpływa na wzrost marży zysku.
• Planowanie projektów, zarządzanie dokumentacją i współpraca w czasie rzeczywistym z jednego miejsca.
• Zaawansowane szablony projektów i automatyzacja obiegu dokumentów, które zwiększają produktywność.
• Portal samoobsługowy do interakcji z klientami i automatycznego informowania o statusach projektów.
• Optymalizacja wykorzystania zasobów zespołu.

Scoro

Wiodące agencje i firmy konsultingowe na świecie doceniają Scoro, wielokrotnie nagradzany, kompleksowy system PSA.

Scoro pozwala na zarządzanie przepływem pracy od momentu pierwszego kontaktu z klientem, aż do wystawienia faktury. Możesz usprawnić i zautomatyzować powtarzalne czynności oraz zadbać o to, by Twoja firma działała tak sprawnie i efektywnie, jak to tylko możliwe. Funkcje Scoro obejmują:

• Zarządzanie zasobami umożliwiające przypisywanie zadań na podstawie umiejętności i dostępności pracowników.
• Zarządzanie projektami w celu optymalizacji przepływu pracy, zwiększenia produktywności i monitorowania postępów w czasie rzeczywistym.
• Zarządzanie relacjami z klientami, finansami, rachunkami i fakturami.
• Raporty i analizy w celu monitorowania kluczowych wskaźników (KPI) na panelach w czasie rzeczywistym.

Wrike

Wrike to oparte na chmurze narzędzie do zarządzania projektami oferujące aktualizacje w czasie rzeczywistym, wykresy Gantta, kalendarze, funkcje zarządzania obciążeniem pracowników oraz dostosowane panele nawigacyjne.

Oprogramowanie obsługuje foldery, projekty, zadania i automatyczne przydzielanie zadań na podstawie statusu.

Wrike for Marketers to osobny produkt z niestandardowymi szablonami, narzędziami weryfikacyjnymi i rozszerzeniem Adobe. Narzędzie integruje się z wieloma platformami, w tym SalesForce, Dropbox, Slack i Adobe Creative Cloud, oraz zapewnia otwarte API. Wrike jest odpowiedni dla zespołów marketingowych, operacyjnych, kreatywnych oraz dużych i średnich zespołów IT.

Wrike oferuje między innymi następujące zaawansowane funkcje:

• Scentralizowane panele nawigacyjne do przeglądania zadań, procesów i analiz.
• Automatyzacja do tworzenia zautomatyzowanych przepływów pracy i eliminacji prac manualnych.
• Tablice Kanban do wizualizacji postępów projektu.
• Wykresy Gantta do interaktywnego planowania projektów.
• Zarządzanie zasobami do optymalnego przydzielania zasobów z wyprzedzeniem.

Kantata

Dzięki oprogramowaniu Kantata PSA firmy mogą z łatwością zarządzać całym cyklem życia projektu, od tworzenia i planowania, po monitorowanie postępów i fakturowanie.

Kantata jest intuicyjna i łatwa w obsłudze, co ułatwia małym i średnim firmom szybkie wdrożenie platformy. Oferuje wiele istotnych funkcji, takich jak:

• Zarządzanie zasobami w oparciu o ich umiejętności, co poprawia wyniki klientów.
• Zarządzanie finansami do automatyzacji rozliczeń projektów.
• Analityka i raportowanie w celu zwiększenia inteligencji biznesowej i podejmowania decyzji w oparciu o dane.
• Współpraca zespołowa, która maksymalizuje produktywność poprzez ścisłą współpracę z zespołem i klientami.
• Integracja z narzędziami takimi jak Slack, Hubspot, Jira, Quickbooks i inne.

Podsumowanie

Dla małych i średnich firm korzystanie z oprogramowania PSA może być skutecznym sposobem na obniżenie kosztów. Oprogramowanie PSA pomaga firmom oszczędzać czas i pieniądze, jednocześnie zwiększając wydajność poprzez automatyzację procesów i usprawnienie operacji.

Ponadto, oprogramowanie PSA dostarcza wartościowych danych na temat klientów i trendów, co umożliwia firmom podejmowanie bardziej trafnych decyzji i poprawę wyników finansowych. Wszystkie te zalety pomagają małym i średnim firmom zachować konkurencyjność na dzisiejszym rynku.

Zachęcamy również do zapoznania się z najlepszymi systemami do zarządzania procesami biznesowymi (BPM) dla małych i średnich firm.