Jak automatycznie dodać lub UDW samodzielnie w Outlooku i Gmailu

Dodawanie siebie do DW (Do wiadomości) lub UDW (Ukryte do wiadomości) podczas wysyłki maili to sprytny sposób na zachowanie kopii wysłanych wiadomości we własnej skrzynce. To upraszcza archiwizację korespondencji i ogólną kontrolę nad mailami. Poniżej znajdziesz instrukcję, jak to zautomatyzować w dwóch popularnych programach pocztowych: Gmail i Outlook.

Automatyczne dodawanie DW lub UDW w Gmailu

Aby automatycznie dodawać siebie (lub dowolny inny adres) do DW lub UDW w Gmailu, potrzebne będzie rozszerzenie do przeglądarki. Ta opcja nie jest wbudowana w Gmail, a większość zewnętrznych rozszerzeń wymaga szerokich uprawnień dostępu do Twojej poczty.

Rozszerzenie Automatyczne UDW dla Gmaila od CloudHQ, to jedno z godnych polecenia rozszerzeń do Chrome, które wymaga minimalnych uprawnień. Nie ma dostępu do historii przeglądania poza Twoją skrzynką Gmail. Zainstaluj rozszerzenie w przeglądarce i załóż konto w CloudHQ.

Po instalacji rozszerzenia i zalogowaniu do konta Gmail, możesz ustawić regułę postępując zgodnie z instrukcją:

1. Kliknij przycisk „Napisz”, aby rozpocząć nową wiadomość.
2. Kliknij ikonę koperty, znajdującą się obok przycisku wysyłania.
3. W wyświetlonym oknie dialogowym wybierz „Dodaj nową regułę”.
4. W sekcji „Kiedy e-maile są wysyłane z” powinien już widnieć Twój adres e-mail.
5. Z rozwijanego menu poniżej wybierz opcję „do każdego”.
6. Z listy automatycznie rozwijanej wybierz „UDW” (lub „DW” jeżeli wolisz) i wprowadź swój adres mailowy.
7. Kliknij „Zapisz regułę”.
8. Kliknij „Zamknij” i twórz maile jak dotychczas.

Jeśli rozszerzenie nie będzie już potrzebne, możesz je odinstalować na stronie myaccount.google.com/permissions.

Jeśli nie korzystasz z przeglądarki Chrome, lub nie chcesz udostępniać danych swojej poczty zewnętrznym podmiotom, dobrym rozwiązaniem może być filtrowanie i przekazywanie wiadomości w Gmailu.

Automatyczne dodawanie DW lub UDW w programie Outlook

Użytkownicy Outlooka mogą w prosty sposób włączyć automatyczne wysyłanie kopii DW lub UDW, korzystając z funkcji reguł programu. Zanim zaczniesz, upewnij się, że reguły Outlooka są aktywne. Możesz usunąć stare reguły, by uniknąć potencjalnych konfliktów z nowymi.

Po upewnieniu się, że wszystko jest gotowe, wykonaj następujące kroki:

1. W zakładce „Narzędzia główne” wybierz „Reguły”, a następnie „Zarządzaj regułami i alertami”.
2. Kliknij „Nowa reguła”.
3. W sekcji „Rozpocznij od pustej reguły” wybierz „Zastosuj regułę do wysyłanych wiadomości” i kliknij „Dalej”.
4. Zaznacz „Poprzez określone konto” i wybierz adres mailowy, którego chcesz używać.
5. Po wybraniu konta kliknij „Dalej”.
6. W następnym oknie dialogowym wybierz „Dw wiadomość do osób lub grupy publicznej”.
7. W tym samym oknie dialogowym kliknij w „osoby lub grupa publiczna” i przejdź „Dalej”.
8. Wprowadź adresy mailowe odbiorców w polu tekstowym obok „Do”.
9. Możesz dodać wyjątki od reguły, wpisując maile, do których reguła nie powinna być stosowana. Gdy skończysz kliknij „Dalej”.
10. Wpisz nazwę reguły i zaznacz opcję „Włącz regułę”.
11. Kliknij „Zakończ”.

Utrzymanie porządku w Outlooku i Gmailu

Po ustawieniu tych reguł w Gmailu lub Outlooku, nie trzeba ich już modyfikować. Będą one działać automatycznie, aż do momentu ich wyłączenia. To o wiele szybsze, niż dodawanie siebie ręcznie do DW lub UDW przy każdym wysłanym mailu.

Niezależnie od tego, czy używasz Gmaila, czy Outlooka, pamiętaj o korzystaniu z funkcji, takich jak etykiety i foldery, aby zachować porządek w skrzynce odbiorczej – kopiowanie każdej wiadomości może szybko doprowadzić do chaosu.