Rejestrowanie wydatków to proces, w którym zapisujemy informacje o tym, na co przeznaczamy nasze środki finansowe.
Jak często prowadzisz monitoring swoich wydatków?
Czy robisz to co godzinę, codziennie, co miesiąc, kwartalnie czy rocznie? Początkowo może się to wydawać żmudnym zadaniem, jednak z czasem dostrzeżesz jego wartość.
Troska o nasze finanse jest niezwykle ważna i warto zacząć ją praktykować już na studiach, a nawet wcześniej. Obecnie, nawet jeden nieprzewidziany rachunek za leczenie może zrujnować czyjś budżet.
Dla przedsiębiorców oraz osób prywatnych zalecane jest śledzenie wydatków w cyklu miesięcznym i rocznym.
Dlaczego warto monitorować wydatki?
- Utrwalanie dobrych nawyków finansowych: śledzenie wydatków pomaga zidentyfikować, zredukować lub całkowicie wyeliminować rozrzutne nawyki. Dzięki temu możesz świadomie kierować pieniądze tam, gdzie są najbardziej potrzebne.
- Zapobieganie nadmiernym wydatkom: monitorowanie wydatków chroni przed niekontrolowanym przepływem gotówki, wymuszając ustalenie budżetu miesięcznego. Realizacja planowanych wydatków na dłuższą metę przynosi korzyści.
- Pełna kontrola nad finansami: Jeśli regularnie się zadłużasz, prawdopodobnie wynika to z braku kontroli nad swoimi wydatkami. Rejestrowanie wydatków daje ci możliwość inwestowania środków w sposób produktywny.
Wyobraź sobie, że w weekend poszedłeś na zakupy z przyjaciółmi i nagle zdałeś sobie sprawę, że kupiłeś rzeczy, których tak naprawdę nie potrzebowałeś. Zrobiłeś to pod wpływem presji otoczenia. Zamiast tego, te pieniądze mogłeś zainwestować w swój rozwój, kupując książkę motywacyjną lub zapisując się na kurs hobbystyczny.
Dlaczego firmy powinny monitorować wydatki?
Dla małych i średnich przedsiębiorstw śledzenie wydatków jest kluczowe. Niezbędne jest także rozdzielenie kosztów osobistych od firmowych, ponieważ przedsiębiorstwo stanowi odrębny podmiot. Twój biznes powinien być traktowany z pasją i należytą starannością, ponieważ:
- Ochrona przed problemami: Firma ma prawo do ochrony prawnej, której nie masz Ty jako osoba prywatna. Jeśli wydatki nie są rozdzielone, narażasz się na ryzyko, a w razie ewentualnego pozwu ze strony klienta, zagrożone mogą być Twoje osobiste aktywa.
- Przygotowanie na sezon podatkowy: unikniesz nerwowego przeszukiwania dokumentów w poszukiwaniu faktur i rachunków. Dodatkowo, wyjeżdżając w delegację, możesz ubiegać się o zwrot pewnej części poniesionych kosztów. Niektóre wydatki firmowe są zwolnione z opodatkowania i mogą być zaksięgowane jako koszty związane z podróżą służbową. Księgowym będzie również łatwiej, ponieważ szybko rozróżnią wydatki podlegające i niepodlegające opodatkowaniu.
- Łatwiejsze obliczanie zysków: będziesz mógł precyzyjnie przedstawić swoje wyniki finansowe bez zgadywania, gdy tylko klienci o to poproszą. W rezultacie pomoże to utrzymać budżet firmy pod kontrolą poprzez rzetelne monitorowanie wydatków.
Jednym ze sposobów śledzenia wydatków firmowych jest korzystanie z dedykowanych aplikacji. Aplikacja do monitorowania wydatków umożliwia szybką i dokładną rejestrację kosztów poprzez śledzenie paragonów i faktur. Niektóre aplikacje są bezpośrednio połączone z Twoimi kartami bankowymi i kredytowymi, co pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć żmudnej pracy ręcznej.
Przyjrzyjmy się teraz kilku najlepszym aplikacjom do monitorowania wydatków dla Twojej firmy.
Divvy
Divvy to wszechstronne narzędzie do zarządzania wydatkami w Twojej firmie. Platforma oferuje unikalne funkcje, dzięki którym jest doskonałym wyborem dla każdego przedsiębiorstwa. Dzięki Business Credit możesz uzyskać dostęp do finansowania o dowolnej wielkości. Wystarczy złożyć wniosek o linię kredytową i zacząć wydawać pieniądze za pomocą kart Divvy.
Zarządzanie wydatkami staje się bardzo proste, ponieważ jednym kliknięciem możesz kategoryzować każdy zakup dokonany za pomocą kart Divvy. Nie ma potrzeby ręcznego raportowania wydatków w firmie. Po ustaleniu budżetu dla swojej firmy za pośrednictwem Divvy, uzyskasz bieżący wgląd i kontrolę nad finansami firmy.
Najlepszą cechą tego znakomitego oprogramowania jest to, że jest całkowicie darmowe. Nie ma żadnych ukrytych opłat. Co więcej, możesz zamówić dowolną liczbę kart fizycznych i wirtualnych dla swoich pracowników. Nagrody od Divvy za Twoje wydatki stanowią dodatkowy argument za wyborem tej platformy.
Pożegnaj tradycyjne raporty wydatków i poznaj ten zaawansowany system monitorowania kosztów.
Pleo
Pleo to startup z branży fintech, który zarządza wydatkami firm za pomocą kart Pleo: kredytowych i debetowych. Możesz porządkować swoje wydatki za pomocą kilku kliknięć na ekranie.
Możesz zintegrować Pleo z innymi narzędziami księgowymi. Umożliwia ustalanie limitów wydatków, dostosowywanie ich w dowolnym momencie oraz oferowanie najlepszych praktyk wydatkowych. Ponadto, gdy tylko dokonasz płatności kartą Pleo, otrzymasz powiadomienie, a koszt zostanie odnotowany.
Pleo to aplikacja dla małych i średnich firm, oferowana w trzech różnych zakresach cenowych. Pleo odciąża Cię od żmudnej, codziennej pracy, umożliwiając skoncentrowanie się na rozwoju Twojego biznesu.
FreshBooks
FreshBooks to aplikacja do monitorowania wydatków firmowych, która pomaga śledzić koszty małych i średnich przedsiębiorstw. Twoje konto będzie aktualizowane automatycznie każdego dnia po połączeniu z kontem bankowym i kartą kredytową.
Posiada funkcję pobierania niezbędnych danych z przesłanego zdjęcia dowolnego rachunku lub paragonu. Możesz również przechowywać swoje paragony w Freshbooks. Dzięki temu masz wszystko pod ręką w momencie rozliczenia podatków. W trakcie trwania projektu, Twój zespół może monitorować swoje wydatki, które również Ty możesz kontrolować.
Ułatwia śledzenie postępów w pracy z dowolnego miejsca. Dzięki automatyzacji procesów, możesz w pełni skupić się na rozwoju swojej firmy.
Ceny za poszczególne pakiety są przystępne, a aplikacja jest pomocna na dłuższą metę, bez względu na koszt.
Zoho
Zoho to jedna z najlepszych aplikacji do monitorowania wydatków. Jej interfejs jest bardzo przyjazny dla użytkownika, oferując szeroki wachlarz rozwiązań. Zoho gwarantuje, że żadne paragony nie zostaną pominięte i będą przechowywane w formie cyfrowej. Możesz także automatycznie przesyłać rachunki za pośrednictwem poczty elektronicznej. Nawet jeśli Twoja firma działa za granicą, Zoho umożliwia rejestrowanie wydatków w różnych walutach.
Możesz utworzyć indywidualną stronę wydatków i umożliwić pracownikom dzielenie się kosztami. Jeśli Twoja firma dużo podróżuje, Zoho umożliwi śledzenie wydatków na przejazdy z dużą dokładnością. Dzięki temu zoptymalizujesz swoje koszty.
Jest kompatybilny z każdą platformą, w tym Androidem i iOS. Zoho oferuje początkującym użytkownikom 14-dniowy bezpłatny okres próbny.
Mint
Możesz monitorować całą swoją sytuację finansową dzięki Mint. Mint oferuje spersonalizowane rozwiązania, dostosowując sposób rejestrowania i monitorowania Twoich wydatków.
Wszystkie rachunki i miesięczne koszty mogą być zintegrowane z Mint, wraz z innymi aplikacjami. Dzięki temu możesz śledzić, na co przeznaczasz swoje pieniądze i żadna płatność Ci nie umknie.
Aplikacja umożliwia ustalenie budżetu i wysyła powiadomienia w przypadku jego przekroczenia, zapewniając, że go przestrzegasz. Oferuje także sugestie, jak oszczędzać pieniądze i szybciej realizować cele finansowe.
Proces zakładania konta jest bezpieczny i dostępny na wszystkich urządzeniach.
Expensify
Expensify umożliwia swoim użytkownikom rejestrowanie nieograniczonej liczby paragonów. Synchronizując swoje konta z Expensify, zminimalizujesz ilość pracy w sezonie podatkowym. Możesz także ustawić indywidualne stawki podatkowe dla określonej polityki wydatków.
Ręczne przesyłanie wydatków to już przeszłość. Wszystkie rachunki i paragony są automatycznie skanowane za pomocą jednego kliknięcia. Dodatkowo, jeśli jesteś zmęczony tymi wszystkimi procedurami, możesz zdecydować się na kartę Expensify zamiast paragonów.
Możesz wypróbować darmową wersję, ponieważ jest prosta w użyciu i naprowadza na właściwy sposób myślenia o wydatkach firmowych. Pomaga monitorować koszty, niezależnie od tego, czy jesteś w ruchu, w domu czy w biurze.
Bench
Aplikacja Bench działa jak wirtualny księgowy. W Bench oprogramowanie i inteligencja ludzka łączą się. Główny nacisk kładziony jest na małe firmy i przedsiębiorców, którzy chcą przygotować sprawozdania finansowe dla swojej działalności.
Zespół oddanych specjalistów zajmuje się wszystkim, a kontaktują się tylko wtedy, gdy coś jest potrzebne. Księgowość prowadzona jest co miesiąc, dzięki czemu Ty i Twoja firma jesteście finansowo przygotowani do rozliczeń podatkowych. Dedykowany zespół ekspertów jest szybki i niezawodny.
Aplikacja pozwala Ci skupić się wyłącznie na prowadzeniu firmy, bez martwienia się o kwestie podatkowe. Jest to jedno z najczęściej używanych programów. Ceny są rozsądne, a na początek dostępny jest także okres próbny, aby lepiej zrozumieć działanie aplikacji.
Shoeboxed
Shoeboxed to aplikacja, która oferuje swoim użytkownikom usługi cyfryzacji. Ma na celu przekształcenie tradycyjnych paragonów w formę cyfrową, zmniejszając ryzyko ludzkich błędów. Obsługuje także integrację z innymi aplikacjami, aby usprawnić przepływ pracy.
Aplikacja obsługuje rozliczenia podatkowe, przechowywanie zeskanowanych paragonów i faktur oraz zapewnia raporty wydatków. Przechowywanie niezbędnych dokumentów w folderze archiwum przydaje się, gdy są one pilnie potrzebne.
Za pomocą tej aplikacji możesz stworzyć listę online swojego zespołu i na bieżąco ją aktualizować. Jest obsługiwana zarówno na platformach Android, jak i iOS. Dokładna funkcja śledzenia przebiegu jest przydatna podczas planowania budżetu na podróże.
Dext
Dext to aplikacja do śledzenia wydatków firmowych, która pozwala Ci zrezygnować z papierowej dokumentacji. Upraszcza obsługę numerów i dokumentów, przenosząc dane do systemu cyfrowego.
Dext wyodrębni niezbędne dane i zapisze je w swojej pamięci, po przesłaniu rachunków, paragonów lub faktur. Charakteryzuje się ponad 95% dokładnością podczas przetwarzania dokumentów, oszczędzając Twój czas i wysiłek. Dzięki temu masz więcej czasu na rozwój firmy.
Przesyłaj dane z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia. Dext oferuje ponad 30 integracji, aby utrzymać płynność pracy. Aplikacja jest zaprojektowana w sposób intuicyjny. Możesz teraz otrzymać bezpłatną wersję próbną, jeśli prowadzisz małą firmę lub dopiero zaczynasz swoją przygodę z biznesem.
Concur
Concur pomaga rozwijać się jako profesjonalista biznesowy, ponieważ aplikacja jest stale ulepszana i wzbogacana o nowe funkcje. Możesz dostosować ustawienia aplikacji do swoich indywidualnych potrzeb.
Możesz z dużą dokładnością obliczyć zwrot z inwestycji (ROI) w swojej firmie. Aplikacja posiada przejrzysty pulpit nawigacyjny, który umożliwia przeglądanie wszystkich wydatków na jednej stronie. Możesz wprowadzać zmiany w swoim budżecie i monitorować go w dowolnym miejscu i czasie.
Możesz także obejrzeć prezentację działania aplikacji, która jest bardzo prosta. Concur umożliwia podejmowanie świadomych decyzji finansowych, opartych na solidnych danych. Jest to bardzo przydatne narzędzie dla właścicieli małych firm i młodych startupów.
Certify
Certify oferuje bogaty zbiór informacji na temat zarządzania wydatkami. To narzędzie ułatwia tworzenie i obsługę raportów oraz dokonywanie zwrotów. Wystarczy przesłać zdjęcie swoich wydatków, a raport zostanie wygenerowany automatycznie.
Jest to idealne rozwiązanie dla firm o zasięgu globalnym, ponieważ jest dostępne w ponad 60 językach i 140 walutach. Możesz zintegrować swoje firmowe karty kredytowe i ustalić indywidualne zasady w aplikacji, dostosowując ją do swojego budżetu.
Aplikacja zapewnia integrację z wieloma innymi narzędziami, dzięki czemu praca staje się bardziej wydajna. Jest kompatybilna ze wszystkimi urządzeniami, zapewniając sprawne działanie i wysoką satysfakcję użytkowników.
MMC Receipt
MMC Receipt to aplikacja do śledzenia wydatków i skanowania paragonów. Szybko skanuje rachunki i paragony w różnych walutach, z dużą precyzją danych.
Nie ma limitu przesyłania paragonów i liczby użytkowników. Nie musisz się martwić o miejsce do przechowywania, ponieważ aplikacja oferuje nieograniczoną przestrzeń w chmurze i umożliwia przechowywanie bez ograniczeń.
Skonfigurowanie funkcji wieloetapowego zatwierdzania daje Twojej firmie dodatkowe korzyści. Aplikacja ocenia, czy zebrane dane są gotowe do eksportu, czy nie, co pomaga w podejmowaniu lepszych decyzji.
Możesz również skorzystać z wersji demonstracyjnej, aby lepiej zrozumieć funkcje aplikacji i wypróbować jej bezpłatną wersję.
Everlance
Everlance ułatwia prowadzenie firmy, automatyzując wiele procesów. Za pomocą kilku kliknięć możesz sortować i zarządzać swoimi wydatkami. Rozdziel swoje wydatki osobiste i firmowe na tej platformie i uniknij obciążenia w sezonie podatkowym.
Transmisja danych jest bezpieczna, a organizacja przechowywania w chmurze jest bardzo prosta. Połącz kilka wizytówek jednocześnie, aby zaoszczędzić czas i wysiłek związany z zarządzaniem wydatkami. Cechą wyróżniającą aplikację są sugestie dotyczące odliczeń podatkowych. Możesz zaoszczędzić na podatkach, podając dokładne i aktualne informacje.
Zespół obsługi klienta jest do Twojej dyspozycji siedem dni w tygodniu, w przypadku jakichkolwiek pytań. Możesz wybrać bezpłatną wersję próbną, w której dostępne są liczne funkcje. Dodatkowo, możesz stworzyć indywidualny szablon, dostosowany do Twoich potrzeb.
Wave
Wave koncentruje się na rozwijaniu pełnego potencjału małych firm. Oferuje zaawansowane technologicznie oprogramowanie, które jest proste w obsłudze i bezpieczne do zarządzania wydatkami.
Umożliwia śledzenie zysków i strat w czasie rzeczywistym, przygotowując Cię do sezonu podatkowego. Z oprogramowania można korzystać bez ograniczeń czasowych, ukrytych opłat i limitów.
Jedyną rzeczą, której potrzebujesz, aby uzyskać dostęp do aplikacji, jest połączenie z Internetem. Jest kompatybilna ze wszystkimi urządzeniami i stosunkowo łatwa w obsłudze. Przesyłanie danych z różnych aplikacji i stron internetowych jest dostępne zdalnie.
Veryfi
Veryfi pomaga małym firmom rozwijać się szybciej niż kiedykolwiek. Aplikacja jest użyteczna dla szerokiego grona klientów i posiada niewykorzystany potencjał wzrostu.
Możesz oszacować koszty projektu lub wydatki biznesowe przed jego rozpoczęciem. Dane są automatycznie wprowadzane do aplikacji i nie trzeba wykonywać żadnej pracy ręcznej. Raport miesięczny możesz przeglądać w dowolnym miejscu i czasie, ponieważ jest dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
Aplikacja jest dostępna na wszystkich urządzeniach i platformach. Możesz zsynchronizować swoją pocztę elektroniczną z Veryfi, aby łatwo pobierać rachunki i faktury. Ma szeroką gamę zastosowań w różnych dziedzinach.
Podsumowanie
Dawno minęły czasy, kiedy trzeba było zatrudniać dobrego księgowego do składania zeznań podatkowych. Teraz wystarczy Ci aplikacja do monitorowania wydatków firmowych. Równie ważny jest jednak wybór odpowiedniego narzędzia, które wspomoże rozwój firmy i efektywne zarządzanie kosztami. Korzystanie z tych aplikacji w firmie zaoszczędzi mnóstwo czasu, wysiłku i energii dla Ciebie i Twojej rodziny.
Oto kilka narzędzi, które ułatwią zarządzanie zasobami oraz usługi Active Directory i Office 365 Management dla Twojej firmy.
newsblog.pl