Jak napisać e-mail z delikatnym przypomnieniem [+8 Examples]

Subtelne e-maile z przypomnieniem to nieodzowny element komunikacji, z którym stykamy się wszyscy – czasem okazjonalnie, a czasem na porządku dziennym.

W dobie rozwijającego się marketingu e-mailowego, gdy firmy zasypują klientów ogromną ilością wiadomości, nieprzeczytane e-maile stanowią znaczną część zawartości każdej skrzynki odbiorczej.

Badania Mailbird wykazały, że aż 35% wiadomości w przeciętnej skrzynce odbiorczej pozostaje nieprzeczytanych. Innymi słowy, ponad jedna trzecia e-maili nie zostaje otwarta w odpowiednim czasie. Możemy pozwolić, by istotne wiadomości zaginęły w natłoku korespondencji, lub zastosować delikatne przypomnienie.

Czym jest delikatny e-mail z przypomnieniem?

Jak sugeruje nazwa, delikatny e-mail z przypomnieniem to uprzejmy sposób na ponowne zwrócenie uwagi odbiorcy na pierwotny cel naszej wiadomości.

Powód jest oczywisty: brak odpowiedzi lub zwykłe przeoczenie naszej wiadomości. W żadnym wypadku nie chcemy brzmieć jakbyśmy byli zdesperowani, jednocześnie starając się nie stracić z oczu celu, który chcieliśmy osiągnąć, wysyłając pierwszą wiadomość.

Choć może się to wydawać proste, warto zwrócić uwagę na kilka szczegółów, takich jak odpowiedni temat, długość treści itp.

Przeanalizujmy różne scenariusze.

Pisanie do przełożonego

Sytuacja ta może zdarzać się nader często, ponieważ menedżerowie i szefowie mają mnóstwo obowiązków na głowie.

Może to dotyczyć wszelkich spraw – konkretnego projektu, o którym wcześniej rozmawialiśmy, prośby o zwrot kosztów, listy płac itd.

Przykładowe tematy: 1. Potrzebuję Twojego wsparcia w kwestii {zadanie}
2. Oczekuję na Twoją odpowiedź odnośnie {zadanie}
3. Przypomnienie dotyczące {zadanie}. Treść: Cześć Ethan,

To tylko uzupełnienie mojej poprzedniej wiadomości dotyczącej {zadanie}. Czekam na Twoje wytyczne, by móc posunąć sprawę do przodu. Jeśli potrzebujesz czegoś z mojej strony, proszę, daj znać.

Pozdrawiam,
Beatrycze

Istnieje wiele wariantów tematu i treści wiadomości. Najważniejsze jest, aby przekaz był zwięzły i konkretny. Nawet jeśli jest wiele aspektów wymagających omówienia, przedstaw je w formie listy zamiast pisać długie akapity. To ułatwi odbiorcy zrozumienie, co należy zrobić.

Zaległa płatność

Terminowe regulowanie płatności to podstawa każdego biznesu. Niestety, wiele firm nie stosuje się do tej zasady, jeśli chodzi o płacenie na czas.

Ponieważ jest to delikatna kwestia dla obu stron, kluczowe jest podejście, które jest z jednej strony „asertywne”, z drugiej „delikatne”. Druga strona musi zdawać sobie sprawę z powagi sytuacji, a jednocześnie relacje biznesowe powinny być kontynuowane bez negatywnych emocji.

Przykładowe tematy: 1. Zaległa płatność za fakturę {numer}
2. Pilne: Faktura {numer} oczekuje na zapłatę
3. Do wykonania: Faktura {numer} nadal nieopłacona. Treść: 1. Zaległa płatność za fakturę {numer}
2. Pilne: Faktura {numer} oczekuje na zapłatę
3. Do wykonania: Faktura {numer} nadal nieopłacona

Kiedy wysłać przypomnienie o płatności?

Wiele czynników ma wpływ na decyzję: staż relacji biznesowej, to, czy takie opóźnienia są standardem dla danego klienta, a przede wszystkim to, czy chcemy kontynuować współpracę, jeśli dana osoba notorycznie spóźnia się z płatnościami. W oparciu o te elementy można dostosować ton i termin wysyłki wiadomości.

W większości przypadków idealnym momentem na wysłanie wezwania do zapłaty jest następny dzień roboczy po terminie. Nie zalecam jednak czekania dłużej niż tydzień.

Prośba o opinię

Choć proces uczenia się trwa całe życie, jest szczególnie ważny dla osób, które dopiero zaczynają swoją przygodę w danej dziedzinie. Pamiętam, gdy w 2020 roku prosiłem o opinię na temat mojego pisania na subreddicie dla niezależnych pisarzy. Jestem wdzięczny tamtemu nieznajomemu do dziś, ponieważ jego komentarze zrobiły dużą różnicę.

Co zrobić, gdy nie otrzymasz odpowiedzi na prośbę o opinię? Może to być Twój nauczyciel, mentor lub ktoś, kogo podziwiasz w danej dziedzinie.

Przykładowe tematy: 1. Czekam na Twoją cenną opinię dotyczącą {temat}
2. Przypomnienie o prośbie o opinię
3. Przypomnienie: Potrzebna opinia eksperta. Treść: Cześć Michael,

Mam nadzieję, że wszystko u Ciebie w porządku.

Piszę w nawiązaniu do mojej poprzedniej wiadomości z prośbą o opinię na temat {temat}. Jestem przekonany, że Twoja wiedza ekspercka w dziedzinie {dziedzina} okaże się dla mnie niezwykle pomocna.
Z niecierpliwością czekam na Twoją cenną odpowiedź.

Pozdrawiam,
Nathan

Warto pamiętać, że ekspert może być osobą o ugruntowanej pozycji, która otrzymuje wiele podobnych zapytań. W takiej sytuacji, zwłaszcza gdy nie mamy relacji osobistej z odbiorcą, warto dodać zdanie typu: „Jestem otwarty na zrekompensowanie Twojego czasu”, aby zachęcić go do udzielenia odpowiedzi.

Wiem, że proszenie o to kogoś obcego może wydawać się niezręczne, ale sam spotkałem się z sytuacją, w której „znany pisarz” nie chciał udzielać „darmowych opinii”.

Nie trzeba dodawać, że zwróciłem się do innych pisarzy (na Reddicie), którzy dali mi o wiele więcej przemyśleń, niż kiedykolwiek mógłbym o to prosić lub im za to podziękować.

Podobnie może być z Tobą. To w porządku, eksperci są bardzo zajęci, a propozycja wynagrodzenia może przyciągnąć ich uwagę, zwłaszcza jeśli nie chcemy szukać innych specjalistów.

Przypomnienie o czynszu

To ulubiony temat właścicieli nieruchomości. Zawsze można brzmieć groźnie, ale może to prowadzić do problemów prawnych i nie jest to wskazane.

Podejście powinno być profesjonalnie asertywne.

Przykładowe tematy: 1. Pilne: Zaległy czynsz
2. Przypomnienie o niezapłaconym czynszu
3. Do wykonania: Niezapłacony czynsz za {miesiąc}. Treść: Cześć George,

Mam nadzieję, że masz udany dzień.

Zauważyłam, że czynsz za {miesiąc} za nieruchomość przy {adres nieruchomości} nadal nie został opłacony. Rozumiem, że czasem mogą pojawić się trudności.

Mimo to, chciałabym wiedzieć, kiedy mogę się spodziewać płatności i będę wdzięczna za terminowe regulowanie opłat zgodnie z naszą umową najmu.

Dziękuję za uwagę i czekam na szybką odpowiedź.

Pozdrawiam,
Hanna

Przypomnienia o wydarzeniach

Organizatorzy wydarzeń są pod ogromną presją, aby ich projekty zakończyły się sukcesem. Kluczowa jest odpowiednia frekwencja. Dlatego organizatorzy muszą potwierdzać obecność uczestników z odpowiednim wyprzedzeniem, aby ewentualnie móc zaoferować wolne miejsca innym chętnym.

Takie przypomnienia powinny być przyjazne, a jednocześnie zachęcające do podjęcia działania: potwierdzenia lub anulowania rejestracji.

Przykładowe tematy: 1. Potwierdź udział w wydarzeniu {nazwa wydarzenia}
2. Przypomnienie: Nie przegap {nazwa wydarzenia}
3. Czekamy na Twoją odpowiedź w sprawie {nazwa wydarzenia}. Treść: Cześć Florence,

Bardzo cieszymy się, że możemy gościć Cię na naszym nadchodzącym wydarzeniu {nazwa wydarzenia} w dniu {data wydarzenia}. Potwierdź swoją obecność, odpowiadając na tę wiadomość.

Informujemy, że w przypadku braku odpowiedzi do dnia {data i godzina} Twoje miejsce zostanie zaoferowane innej osobie.

Mamy nadzieję na wyrozumiałość i do zobaczenia wkrótce.

Pozdrawiam,
Oliver

Chociaż powyższy przykład ma dość oficjalny ton, możesz go dopasować do konkretnej sytuacji.

Przypomnienie o spotkaniu

Nieobecność na spotkaniach to częsty problem wielu firm, szczególnie tych, które pracują zdalnie. Nie będę wdawał się w debatę, czy spotkania są produktywne, ale faktem jest, że zdrowa współpraca wymaga ich przeprowadzenia.

Choć komputery i smartfony oferują wiele funkcji przypominających, „całkowicie zapomniałem” to hasło, które niejednokrotnie słyszymy.

Oto szablon przypomnienia o spotkaniu, które pomoże w pełni wykorzystać potencjał spotkania.

Przykładowe tematy: 1. Przypomnienie: Nadchodzące spotkanie w dniu {data} o {godzina} w {miejsce}
2. Ważne: przypomnienie o spotkaniu
3. Do wiadomości: Nadchodzące spotkanie. Treść: Cześć Thomas,

Szybkie przypomnienie o zbliżającym się spotkaniu {data i godzina} w {miejsce}. Proszę, zapoznaj się z porządkiem obrad i zanotuj wszystko, co chciałbyś poruszyć. Twoja obecność i aktywny udział będą bardzo mile widziane.

Pozdrawiam,
Julia

Przypomnienie o aplikacji o pracę

Aplikacje o pracę to te, na które najczęściej nie otrzymujemy odpowiedzi. Może to być spowodowane ogromną liczbą zgłoszeń i tym, że większość pracodawców nie zawraca sobie głowy wysyłaniem sensownych wiadomości odrzucających.

W każdym razie, z perspektywy osoby starającej się o pracę, taka sytuacja może być frustrująca. Wysłanie jednego lub dwóch przypomnień nie zaszkodzi.

Przykładowe tematy: 1. Re: Aplikacja na stanowisko {nazwa stanowiska} – jakie są dalsze kroki?
2. Jakieś postępy w mojej aplikacji na {nazwa stanowiska}?
3. Czy udało mi się zakwalifikować na stanowisko {nazwa stanowiska}?. Treść: Cześć Stephen,

Szybko pytam o status mojej aplikacji na stanowisko {nazwa stanowiska}. Czy są jakieś aktualizacje? A może potrzebujesz ode mnie dodatkowych informacji?

Pozdrawiam,
Katherine

Przypomnienie o terminie

Terminy są nieodłącznym elementem każdego biznesu, a delikatne przypomnienia znajdują tu szerokie zastosowanie.

Przykładowe tematy: 1. Zbliżający się termin: {nazwa projektu} za {ilość} dni
2. Pilne przypomnienie: Termin {nazwa projektu} zbliża się
3. {nazwa projektu}: do ostatecznego terminu pozostało {ilość} dni. Treść: Cześć Lucy,

Szybkie przypomnienie, że zbliża się termin {nazwa projektu} w dniu {data}. Upewnij się, że wszystko idzie zgodnie z planem i nie wahaj się poprosić mnie o pomoc.

Pozdrawiam,
Megan

Wykorzystanie narzędzi AI do pisania e-maili

Zaletą e-maili jest to, że nie są one oznaczane jako treści generowane przez AI, tak jak artykuły. E-maile to po prostu wiadomości, a jedyną ważną rzeczą jest to, czy przekaz jest jasny i zrozumiały.

W tym aspekcie mogą pomóc narzędzia AI, takie jak ChatGPT, Bard lub Bing.

Podczas gdy ChatGPT oferuje model freemium, Bing i Bard są w 100% bezpłatne.

ChatGPT

Te narzędzia to konwersacyjne silniki AI. Można z nimi rozmawiać tak, jak z asystentem, aby dostosować uzyskany tekst.

Jednak, jak w przypadku każdego narzędzia AI, wynik może nie zawsze być idealny. Podsumowując, narzędzia te z pewnością mogą pomóc, ale nie są w stanie w pełni zastąpić interwencji człowieka.

Pamiętaj o delikatności w przypomnieniach!

Przypomnienia są przydatne i spełniają swoją funkcję. Sam regularnie dostaję maile dotyczące potencjalnej współpracy z newsblog.pl. Jako pisarz, który nie ma wpływu na kwestie administracyjne, zazwyczaj przekazuję je odpowiednim osobom.

Jednak i ja o niektórych zapominam. W takich przypadkach delikatne przypomnienia (czasem nawet kilka 🙂) są bardzo pomocne.

Dlatego wysyłajmy przypomnienia naszym potencjalnym klientom, bo naprawdę działają.

To był nasz przewodnik po delikatnych przypomnieniach z kilkoma gotowymi szablonami, które pomogą Ci rozpocząć. Jeśli masz trudności, wspomniane narzędzia mogą sprawić, że wysyłanie e-maili stanie się proste jak bułka z masłem.

PS: Interesuje Cię dyskusja na temat sztucznej inteligencji, np. ChatGPT? Oto repozytorium ChatGPT newsblog.pl, które pomoże Ci wykorzystać jego pełny potencjał.