Shadow IT staje się dziś coraz bardziej powszechne w organizacjach na całym świecie, ponieważ pojawiają się nowe i ulepszone technologie i narzędzia, które stają się łatwo dostępne.
Wyobraź sobie taką sytuację: gdy pilnie przestrzegasz wszystkich protokołów, w ścianach Twojej organizacji po cichu kwitnie równoległy świat technologii. Nazywa się to Shadow IT.
Wiąże się to z używaniem przez pracowników nieautoryzowanych narzędzi do wykonywania zadań, co może zwiększyć ich produktywność i skuteczność, ale wiąże się również z lukami w zabezpieczeniach i zagrożeniami, takimi jak naruszenia danych, wyzwania związane z przestrzeganiem przepisów i komplikacje operacyjne.
Dlatego przy wdrażaniu tych działań istotne jest znalezienie równowagi pomiędzy wprowadzaniem nowych pomysłów a zapewnieniem bezpieczeństwa.
W tym artykule szczegółowo omówię Shadow IT, dlaczego tak się dzieje, jakie są potencjalne zagrożenia oraz jak je wykryć i złagodzić, aby zapewnić bezpieczeństwo.
Zacznijmy!
Spis treści:
Co to jest Shadow IT?
Shadow IT odnosi się do wykorzystywania technologii, narzędzi i rozwiązań programowych przez działy i pracowników organizacji bez wiedzy działu IT lub uzyskania od niego oficjalnej zgody.
Mówiąc prościej, przypomina to korzystanie z aplikacji lub programów, których firma nie zatwierdziła do wykonywania zadań związanych z firmą. Shadow IT może wynikać z potrzeb poszczególnych pracowników lub działów, które nie są zadowolone z dostępnych systemów informatycznych. Mogą uznać, że określone narzędzia są wygodniejsze lub pomocne w wykonywaniu ich zadań.
Załóżmy, że używasz aplikacji do udostępniania plików do współpracy nad projektem, ponieważ jest ona przyjazna dla użytkownika, mimo że Twoja firma ma inną zatwierdzoną do tego celu platformę. Oto Shadow IT w akcji.
Chociaż może się to wydawać nieszkodliwe lub może zapewnić lepszą produktywność, korzystanie z tych narzędzi może mieć poważne konsekwencje. Ponieważ nie są one weryfikowane przez Twój zespół IT, mogą zawierać luki w zabezpieczeniach lub brakować odpowiednich środków bezpieczeństwa. Może to skutkować ujawnieniem danych, potencjalnymi naruszeniami lub innymi cyberatakami.
Dlatego ważne jest, aby zrozumieć Shadow IT, dowiedzieć się, czy ktoś to praktykuje w Twojej organizacji i jak najszybciej go złagodzić, aby utrzymać bezpieczne środowisko cyfrowe w Twojej organizacji.
Powód stojący za Shadow IT
Niektórzy pracownicy i działy wdrażają Shadow IT z kilku powodów, które na pierwszy rzut oka wydają się miłe, ale mogą mieć poważne konsekwencje dla infrastruktury IT i bezpieczeństwa danych Twojej organizacji.
Oto kilka powodów, dla których Shadow IT:
Nieznane procesy
Czasami oficjalne ścieżki zdobycia nowych narzędzi w firmie mogą być dość skomplikowane i czasochłonne. Zrozumiałe jest, że pracownicy, którzy skupiają się na wydajności, mogą odczuwać frustrację.
W rezultacie mogą zwrócić się do Shadow IT i zacząć korzystać z innego narzędzia, które służy temu celowi, ale bez oficjalnej zgody. Używają tego skrótu do rozwiązywania problemów i zwiększania produktywności, nawet jeśli wiąże się to z potencjalnym zagrożeniem bezpieczeństwa.
Specjalne potrzeby
Różne działy firmy mają różne potrzeby, których zatwierdzone rozwiązania programowe nie są w stanie zaspokoić. To tak, jakby próbować wpasować się w czyjąś sukienkę.
Kiedy pracownicy stają w obliczu takiej sytuacji, może to prowadzić do frustracji i utraty produktywności. W rezultacie mogą wyruszyć na własne poszukiwania narzędzi, które idealnie odpowiadają ich potrzebom. Ostatecznie w tajemnicy używają oprogramowania, którego ich firma oficjalnie nie uznaje ani nie zatwierdza.
Łatwość użycia
Załóżmy, że znajdziesz narzędzie, które jest bardzo łatwe w użyciu, na przykład aplikację na smartfony. Jeśli jest dostępna w Internecie, pracownicy mogą skorzystać z pierwszej okazji, aby z niej skorzystać, nawet jeśli nie jest ona oficjalnie zatwierdzona.
Dzieje się tak dlatego, że wykonanie zadania jest szybkie i wygodne – przypomina to trochę pójście na skróty tylnym przejściem zamiast podążania główną drogą.
Luki w produktywności
Czasami pracownicy widzą sposoby, w jakie mogliby pracować lepiej i szybciej, ale narzędzia zatwierdzone przez firmę nie do końca to sprawdzają. Tutaj właśnie wkracza Shadow IT.
Mogą zacząć korzystać z innych znalezionych samodzielnie narzędzi, myśląc, że pomogą im lepiej wykonywać swoją pracę. Problem w tym, że narzędzia te mogą nie być bezpieczne.
Nieświadomość zasad
Nawet najlepsi pracownicy mogą łatwo przeoczyć zasady i wytyczne firmy. Ponadto niektórzy pracownicy mogą nie wiedzieć o niektórych zasadach IT, więc sami szukają rozwiązań. To tak, jakby próbować naprawić coś w domu, nie czytając najpierw instrukcji obsługi.
Preferuj znane narzędzia
Pomyśl o używaniu w pracy swoich ulubionych narzędzi, do których jesteś przyzwyczajony. Niektórzy pracownicy mogą przenosić systemy lub narzędzia z poprzedniej pracy lub życia osobistego do swojej obecnej pracy, nie zdając sobie sprawy, że narzędzia te mogą nie być bezpieczne. Widać to wyraźnie w przypadku organizacji stosujących polityki BYOD.
Presja dostarczenia
Kiedy zbliża się napięty termin realizacji, pracownikom może się chcieć jak najszybciej zakończyć swoje zadania. Ta presja może skłonić ich do znalezienia i używania narzędzi, które ich zdaniem pomogą im szybciej osiągnąć swoje cele, nawet jeśli narzędzia te nie są oficjalnie dozwolone.
Brak szkoleń
Jeśli firma wprowadza nowe narzędzia, ale nie pokazuje pracownikom, jak prawidłowo z nich korzystać, to tak, jakby dać komuś nowy gadżet bez instrukcji obsługi. W takim przypadku pracownicy mogą skorzystać z narzędzi, które już znają, nawet jeśli nie są one oficjalnie usankcjonowane.
Zagrożenia i konsekwencje Shadow IT
Korzystanie z Shadow IT może początkowo wydawać się wygodne, ale niesie ze sobą nieodłączne ryzyko i konsekwencje, które mogą znacząco wpłynąć na Twoją organizację.
Naruszenia danych
Gdy pracownicy korzystają z niezatwierdzonych narzędzi, ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych wzrasta. Takim narzędziom może brakować środków bezpieczeństwa niezbędnych do ochrony poufnych informacji.
Brak kontroli
Shadow IT często działa po cichu, bez wiedzy działów IT. Ten brak widoczności oznacza, że organizacje mają ograniczoną kontrolę i nadzór nad używanym oprogramowaniem.
Niestety może to prowadzić do różnych wyzwań, takich jak niespójności w zarządzaniu danymi, problemy ze zgodnością, a nawet konflikty z ogólną strategią IT organizacji.
Problemy ze zgodnością
Różne narzędzia przyjęte w ramach Shadow IT mogą nie być kompatybilne ze sobą lub z istniejącymi systemami organizacji. Może to powodować problemy z integracją, utrudniając współpracę i produktywność. To jak używanie puzzli z różnych zestawów – po prostu nie będą do siebie pasować.
Niezgodność z przepisami
W wielu branżach obowiązują rygorystyczne zasady i wytyczne dotyczące prywatności i bezpieczeństwa danych. Kiedy pracownicy wdrażają narzędzia bez wiedzy działu IT, mogą przypadkowo naruszyć te regulacje. Konsekwencją mogą być wysokie kary i nadszarpnięta reputacja.
Zwiększone koszty
Atrakcyjność bezpłatnych lub tanich aplikacji może być kusząca, ale ukryte koszty mogą się kumulować. Dział IT może potrzebować przydzielić zasoby, aby rozwiązać problemy ze zgodnością, zapewnić wsparcie i zapewnić bezpieczeństwo narzędzi, o których nawet nie wiedział. To tak, jakbyś kupił budżetowy produkt, którego naprawy i konserwacja będą droższe.
Utrata produktywności
Jak na ironię, najlepsze narzędzia mające na celu zwiększenie produktywności mogą przynieść odwrotny skutek. Jeśli narzędzia nie są oficjalnie obsługiwane, pracownicy spędzają czas na rozwiązywaniu problemów, zamiast skupiać się na rzeczywistych zadaniach. To jak jazda na zjeździe, który trwa dłużej niż główna droga.
Uszkodzenie reputacji
Wyobraź sobie naruszenie mające miejsce w wyniku działania Shadow IT i wieść o incydencie rozchodzi się. Reputacja organizacji może ucierpieć. Klienci, partnerzy i interesariusze mogą stracić zaufanie, co będzie miało wpływ na relacje biznesowe i przyszłe możliwości.
Problemy związane z rozwiązywaniem problemów i wsparciem
Gdy pracownicy korzystają z różnych narzędzi bez wiedzy działu IT, może to powodować problemy w rozwiązywaniu problemów i zapewnianiu wysokiej jakości wsparcia. Jeśli pojawią się problemy, dział IT może nie mieć odpowiedniej wiedzy lub zasobów, aby zapewnić skuteczną pomoc techniczną dla tych nieautoryzowanych narzędzi. Może to prowadzić do przedłużających się przestojów, sfrustrowanych pracowników i opóźnień w projektach.
Utrata scentralizowanego zarządzania danymi
W oficjalnej konfiguracji IT zarządzanie danymi i zarządzanie nimi są scentralizowane, co zapewnia spójność, bezpieczeństwo i dokładność. W przypadku Shadow IT dane mogą zostać rozproszone pomiędzy różnymi narzędziami, platformami i urządzeniami. Ta utrata scentralizowanej kontroli może skutkować zamieszaniem, błędami, a nawet zobowiązaniami prawnymi, jeśli nie są prowadzone dokładne rejestry.
Metody wykrywania Shadow IT
Wykrywanie Shadow IT w Twojej organizacji ma kluczowe znaczenie dla utrzymania bezpieczeństwa danych i kontroli operacyjnej. Oto kilka skutecznych metod identyfikacji przypadków Shadow IT:
#1. Regularne audyty
Aby mieć pewność, że krajobraz technologiczny organizacji jest zgodny z zatwierdzonymi narzędziami, należy przeprowadzać okresowe audyty.
Porównując listę aktualnego oprogramowania z oficjalnie zatwierdzonymi, możesz zidentyfikować rozbieżności lub niezatwierdzone aplikacje. Audyty te służą jako proaktywny środek pozwalający zachować kontrolę nad środowiskiem technologicznym i zapobiegać przyjmowaniu nieautoryzowanych narzędzi, które mogą zagrozić bezpieczeństwu i zgodności.
#2. Ankiety użytkowników
Ankiety wśród użytkowników to bezpośredni sposób na zaangażowanie pracowników w zrozumienie rozwiązań technologicznych, z których korzystają na co dzień. Ankiety te dostarczają cennych informacji pozwalających zidentyfikować przypadki Shadow IT, w których pracownicy wdrażają oprogramowanie, które nie jest rozpoznawane przez dział IT.
#3. Monitorowanie sieci
Monitorowanie sieci polega na dokładnej obserwacji przepływu danych w infrastrukturze sieciowej organizacji. Zespoły IT mogą identyfikować różne nieautoryzowane oprogramowanie lub narzędzia, zwracając szczególną uwagę na wszelkie nieregularne lub nieoczekiwane wzorce w ruchu sieciowym.
#4. Monitorowanie punktów końcowych
Monitorowanie punktów końcowych to proces polegający na instalacji specjalistycznego oprogramowania monitorującego na urządzeniach pracowników. To oprogramowanie może z łatwością śledzić i rejestrować wszystkie narzędzia i usługi zainstalowane na urządzeniach pracowników.
Porównując zarejestrowane wnioski z listą zatwierdzoną przez organizację, można wykryć odchylenia.
#5. Analiza logów dostępu
Analiza dzienników dostępu wymaga dokładnego przejrzenia zapisów, takich jak nieautoryzowane narzędzia, osoby z nich korzystające oraz czas każdego dostępu.
#6. Monitorowanie usług w chmurze
Obecnie technologia chmury umożliwia łatwy dostęp do różnorodnych narzędzi, które pracownicy mogą preferować ze względu na łatwość i wygodę. Dlatego monitorowanie usług w chmurze jest kluczowe. Obejmuje wykonywanie działań monitorujących, takich jak śledzenie i wykrywanie, za pomocą usług i narzędzi w chmurze.
#7. Współpraca IT i HR
Współpraca działu IT z działem kadr (HR) jest kluczowa, szczególnie podczas procesu onboardingu nowych pracowników.
Współpracując nad zarządzaniem wdrażaniem technologii, oba działy mogą zapewnić, że nowi pracownicy będą wyposażeni w zatwierdzone przez firmę aplikacje, urządzenia, usługi i zasady.
#8. Wykrywaj anomalie w zachowaniu
Anomalie zachowania to odchylenia od typowych wzorców korzystania z technologii. Wykorzystując narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, organizacje mogą analizować te anomalie w celu zidentyfikowania wszelkich nietypowych zachowań, które mogą wskazywać na obecność cienia IT.
Jak ograniczyć ryzyko związane z Shadow IT?
Ograniczanie zagrożeń typu Shadow IT wymaga proaktywnych kroków w celu odzyskania kontroli nad krajobrazem technologicznym organizacji.
Oto kilka skutecznych strategii do rozważenia:
Jasne zasady IT
Ustanowienie jasnych i kompleksowych zasad IT jest kamieniem węgielnym zarządzania ryzykami typu Shadow IT. Zasady te powinny wyraźnie wymieniać oprogramowanie i aplikacje, które są oficjalnie zatwierdzone do użytku w organizacji.
Upewnij się, że te zasady są łatwo dostępne dla każdego pracownika korzystającego z platform takich jak firmowy intranet lub wspólne bazy danych.
Udostępniając te wytyczne, zapewniasz pracownikom wiedzę na temat tego, jakie narzędzia są objęte sankcjami i co wchodzi w zakres cienia IT.
Warsztaty Shadow IT
Warsztaty Shadow IT to sesje informacyjne, których celem jest informowanie pracowników o możliwych zagrożeniach wynikających z korzystania z nieautoryzowanych narzędzi i ich konsekwencjach.
Warsztaty te oferują cenny wgląd w bezpieczeństwo, zgodność i konsekwencje operacyjne cienia IT, umożliwiając pracownikom podejmowanie świadomych decyzji i zapobieganie wpadkom.
Edukacja i trening
Aby zwiększyć świadomość zagrożeń związanych z Shadow IT, istotne jest przeprowadzanie okresowych sesji szkoleniowych dla pracowników.
Edukując pracowników na temat możliwych luk w zabezpieczeniach, naruszeń danych i naruszeń przepisów, które mogą wynikać z używania nieautoryzowanych narzędzi, mogą lepiej zrozumieć rzeczywiste konsekwencje. Niezbędne jest podanie konkretnych przykładów ilustrujących takie implikacje.
Ponadto ważne jest promowanie przyjmowania zatwierdzonych narzędzi i podkreślanie ich wkładu w utrzymanie integralności danych, bezpieczeństwa i ogólnego stanu ekosystemu technologicznego organizacji.
Podejście oparte na współpracy
Niezbędne jest przyjęcie podejścia opartego na współpracy, ponieważ dział IT ściśle współpracuje z różnymi działami. Oznacza to aktywne angażowanie pracowników w dyskusje dotyczące technologii, dokładne zrozumienie ich specyficznych potrzeb i uwzględnianie ich opinii w procesach decyzyjnych.
Angażowanie pracowników sprzyja poczuciu odpowiedzialności za krajobraz technologiczny, zapewniając, że zatwierdzone narzędzia spełniają ich wymagania funkcjonalne. Takie podejście nie tylko zmniejsza pokusę polegania na cieniu IT, ale także kultywuje kulturę odpowiedzialności i rozliczalności w korzystaniu z technologii.
Zatwierdzone repozytorium oprogramowania
Utwórz scentralizowane repozytorium zawierające oficjalnie zatwierdzone narzędzia i aplikacje, które odpowiadają różnym potrzebom organizacji. Repozytorium to powinno być łatwo dostępne dla pracowników i stanowić wiarygodne źródło, gdy potrzebują oni konkretnych narzędzi do swoich zadań.
Oferując wybór wstępnie sprawdzonych narzędzi, pracownicy rzadziej szukają nieautoryzowanych alternatyw.
Natychmiastowe wsparcie IT
Upewnij się, że wsparcie IT jest łatwo dostępne i dostosowane do problemów technicznych pracowników. Kiedy pracownicy napotykają wyzwania lub potrzebują pomocy w zakresie autoryzowanych narzędzi, szybkie i skuteczne rozwiązanie ze strony działu IT jest niezbędne.
Szybkie wsparcie zmniejsza prawdopodobieństwo, że pracownicy będą szukać alternatywnych, niezatwierdzonych rozwiązań w wyniku frustracji. Szybko odpowiadając na ich potrzeby, tworzysz środowisko, w którym pracownicy czują się wspierani i mniej skłonni do korzystania z Shadow IT.
Skorzystaj z rozwiązań chmurowych
Wykorzystując i promując zatwierdzone rozwiązania chmurowe, które są zaawansowane i dobrze służą swoim celom, możesz zachować lepszą kontrolę nad swoim ekosystemem technologicznym, jednocześnie uwzględniając preferencje użytkowników.
Kiedy pracownicy uznają, że oficjalne usługi w chmurze są przyjazne dla użytkownika i odpowiednie do ich zadań, jest mniej prawdopodobne, że zapoznają się z niezatwierdzonymi aplikacjami w chmurze.
Mechanizm informacji zwrotnej
Zachęcaj do otwartej komunikacji pomiędzy pracownikami a działem IT, tworząc system informacji zwrotnej. Daj pracownikom możliwość zaproponowania nowych narzędzi lub technologii, które mogłyby usprawnić ich procesy pracy. Pomaga to uzyskać cenny wgląd w potrzeby i preferencje pracowników.
To interaktywne podejście promuje innowacje, jednocześnie zmniejszając pokusę korzystania z nieautoryzowanego oprogramowania (Shadow IT).
Wniosek
Aby chronić dane, operacje i reputację organizacji, konieczne jest zrozumienie i zajęcie się ryzykiem związanym z cieniem IT.
W tym celu regularnie wykrywaj przypadki Shadow IT, przeprowadzając regularne audyty, przeprowadzając ankiety, korzystając z narzędzi monitorujących i analizując dzienniki. Należy także wdrożyć strategie łagodzące, takie jak określenie jasnych zasad IT, zapewnienie edukacji pracownikom i utrzymywanie repozytorium zatwierdzonego oprogramowania.
Wdrażając te strategie, możesz nie tylko zapobiegać zagrożeniom związanym z bezpieczeństwem i zgodnością, ale także kultywować kulturę zorientowaną na technologię i wprowadzać innowacje w granicach autoryzowanych narzędzi. Ostatecznie przyczynia się to do budowania bardziej odpornego i bezpiecznego środowiska informatycznego organizacji.
Możesz także zapoznać się z najlepszym oprogramowaniem do zarządzania audytem IT.