Inbox Zero jest podstawą cyfrowych porad dotyczących produktywności. „Osiągnięcie zerowej skrzynki odbiorczej” jest dla pracownika umysłowego odpowiednikiem „osiągnięcia oświecenia”. Ale Inbox Zero nie oznacza pustej skrzynki odbiorczej – chodzi o zmniejszenie stresu związanego z pocztą e-mail.
Spis treści:
Dlaczego Inbox Zero ma znaczenie
Zajmijmy się najpierw drugą częścią pytania: dlaczego powinno Cię obchodzić, czym jest Inbox Zero?
Jeśli interesuje Cię oswajanie skrzynki odbiorczej lub bardziej ogólnie wydajna i produktywna, Inbox Zero jest czymś, o czym musisz wiedzieć. Inbox Zero to wielka rzecz, która istnieje od 2006 roku. Była tematem wielu prezentacji, a nawet książek.
Wyszukiwanie Inbox Zero przywraca 108 milionów wyników wyszukiwania w Google i przez bardzo długi czas będzie jednym z kulturowych wyznaczników produktywności – nawet gdy zanika i zniknie z mody. Jeśli w ogóle interesuje Cię produktywność, warto o tym wiedzieć. I hej, to może ci pomóc!
Co to jest Inbox Zero?
Inbox Zero to filozofia produktywności polegająca na radzeniu sobie ze stałym strumieniem wiadomości e-mail przez całe życie. Po raz pierwszy zostało to wyrażone przez Merlina Manna w jego witrynie 43Folders, która jest obecnie (i miejmy nadzieję, że tymczasowo) niedostępna, ale jest lustrzane przez Internet Archive. Inbox Zero był tak popularny, że utworzono oddzielną witrynę – InboxZero.com – do przechowywania artykułów Mann’s Inbox Zero. Ta witryna również jest obecnie niedostępna, ale jest lustrzane również na archive.org.
W programie jest dziesięć artykułów seria Inbox Zerowiększość z nich dotyczy technik efektywnej obsługi wiadomości e-mail. Są interesujące i przydatne i zachęcamy do ich przeczytania, jeśli wcześniej tego nie robiłeś.
Ale sercem Inbox Zero nie są te praktyczne wskazówki. Nie chodzi nawet o to, by pomimo nazwy mieć zero e-maili w skrzynce odbiorczej.
Inbox Zero nie oznacza pustej skrzynki odbiorczej
Jeśli założyłeś, że „Inbox Zero” oznacza zero e-maili w Twojej skrzynce odbiorczej, nie martw się, ponieważ nie jesteś sam. Przeszukaliśmy internet pod kątem „Co to jest Inbox Zero?” i znalazłem wiele stron internetowych, które mówią, że w Inbox Zero chodzi o posiadanie pustej skrzynki odbiorczej.
Wszystkie są błędne.
Cały sens Inbox Zero polega na tym, że e-maile to niekończący się strumień. Pusta skrzynka odbiorcza jest zawsze tymczasowa, więc uczynienie pustej skrzynki celem jest głupim zadaniem. Jesteś na łasce innych osób wysyłających Ci pocztę. Jedynym pewnym sposobem na posiadanie pustej skrzynki odbiorczej jest blokowanie wszystkich wiadomości e-mail, co funkcjonalnie jest takie samo, jak brak skrzynki odbiorczej.
Lub, aby zachować zerową skrzynkę odbiorczą, być może będziesz musiał oglądać ją jak jastrząb i zajmować się każdą wiadomością e-mail natychmiast po jej otrzymaniu.
To jest nierealne.
Zamiast tego, filozofia Inbox Zero zakłada, że Twoja skrzynka odbiorcza jest źródłem stresu. Inbox Zero stara się, aby było mniej stresujące i zajmowało jak najmniej uwagi. Dlatego wszystkie praktyczne wskazówki mają na celu ułatwienie obsługi poczty e-mail i automatyzacji.
Oto strona internetowa Merlin Mann Inbox Zero – teraz niestety offline, ale nadal dostępna w zarchiwizowany formularz– powiedział o Inbox Zero:
Chodzi o to, jak odzyskać pocztę, uwagę i życie. To „zero?” Nie chodzi o to, ile wiadomości jest w twojej skrzynce odbiorczej – chodzi o to, ile twojego własnego mózgu znajduje się w tej skrzynce odbiorczej. Zwłaszcza gdy tego nie chcesz. Otóż to.
Ponownie, Inbox Zero nie dotyczy liczby wiadomości w Twojej skrzynce odbiorczej. Ten cytat jest od Merlinie Mann siebie, i nie można stać się bardziej autorytatywnym.
Jak osiągnąć zero skrzynki odbiorczej
Ostatecznie, podobnie jak wszystkie dobre filozofie, Inbox Zero to raczej postawa i stan umysłu niż zestaw konkretnych działań. Nie ma konkretnego zestawu kroków prowadzących do osiągnięcia Inbox Zero, tak samo jak nie jest to konieczne do osiągnięcia oświecenia.
Nie oznacza to, że stosowanie się do praktycznych wskazówek Manna dotyczących obsługi poczty nie sprawi, że będziesz mieć dosłownie pustą skrzynkę odbiorczą – wręcz przeciwnie! Dla większości ludzi najmniej stresującą skrzynką odbiorczą jest pusta skrzynka odbiorcza i większa moc, jeśli sobie z tym poradzisz. Ale jutro znowu będzie w niej poczta.
Mann sugeruje praktyczne działania, takie jak ustawianie filtrów, używanie gotowych odpowiedzi i przenoszenie poczty do różnych folderów w ramach metodologii zmniejszania stresu, jaki może powodować e-maile. Pusta skrzynka odbiorcza jest jedynie potencjalnym efektem ubocznym tej metodologii, a nie ostatecznym celem.
Ostatecznym celem jest to, aby Twoja skrzynka odbiorcza nie była źródłem stresu.
Jeśli więc kiedykolwiek usłyszysz ludzi, którzy mówią, że Inbox Zero jest nierealny lub nieosiągalny, możesz być pewien, że tego nie zrozumieli. Nie chodzi o to, żeby nie mieć e-maili. Chodzi o to, aby nie stresować się e-mailami.
Dlatego zalecamy korzystanie z OHIO (Handle It Once) do segregowania wiadomości e-mail. Zamiast skupiać się na mglistym celu, jakim jest „Inbox Zero” – czymś, co jest często błędnie interpretowane – wystarczy jednorazowa obsługa wiadomości e-mail, aby zaoszczędzić czas i stres. Skoncentrowanie się na OHIO przybliży Cię do rzeczywistej filozofii Inbox Zero.