W przedsiębiorstwach i podmiotach komercyjnych zlecenia realizacji zadań postrzegane są jako kluczowe dokumenty, odzwierciedlające zarówno aspekty finansowe, jak i konkretne obowiązki do wykonania.
Dokumentacja stanowi nieodłączny element funkcjonowania każdej firmy, niezależnie od jej charakteru – czy działa w przestrzeni wirtualnej, czy tradycyjnie. W toku działalności firmy nieuniknione jest zetknięcie z różnorodnymi dokumentami handlowymi, takimi jak faktury, instrukcje operacyjne (SOP) czy też potwierdzenia dostaw.
Szczególnie istotnym dokumentem jest zlecenie serwisowe. Jego wystawienie inicjuje proces realizacji zamówienia, a w konsekwencji dostarczenie produktów lub usług, co przekłada się na generowanie przychodów po zakończeniu zadania.
Zarządzanie wewnętrznymi i zewnętrznymi zleceniami prac może okazać się problematyczne, zwłaszcza dla osób bez doświadczenia w ich tworzeniu i administrowaniu. Niniejszy artykuł ma na celu dostarczenie kompleksowej wiedzy na temat tego kluczowego elementu biznesowego. Przejdźmy zatem do sedna.
Czym jest zlecenie pracy?
Zlecenie pracy, otrzymane od klienta, to formalne zgłoszenie zapotrzebowania na działania takie jak konserwacja, dostawa produktów czy świadczenie usług. Niezależnie od złożoności zadania – od budowy elektrowni po dostarczenie akcesoriów komputerowych – zlecenia są nieodzownym elementem formalnego prowadzenia biznesu.
Specyfika takich dokumentów może różnić się w zależności od branży. Niemniej jednak, standardowo zawierają one informacje o wynikach pracy, datach rozpoczęcia i zakończenia, osobie zgłaszającej, wykonawcy i zamawiającym.
Zlecenie pracy stanowi początek dokumentacyjnej ścieżki w firmie. Wraz z postępem prac dokument ten przechodzi z rąk do rąk, stając się formalnym kanałem komunikacji pomiędzy zaangażowanymi stronami.
Po zakończeniu zadania, księgowi wykorzystują zlecenie do rozliczenia należności i zobowiązań. Ponadto, audytorzy, zarówno wewnętrzni, jak i zewnętrzni, podczas audytu firmy w pierwszej kolejności analizują właśnie te dokumenty.
Zlecenia pracy mogą być również określane jako:
- Zgłoszenie serwisowe
- Polecenie wykonania zadania
- Potwierdzenie prac
- Formularz pracy
Cel zleceń pracy
Głównym celem zlecenia jest kompleksowe udokumentowanie zakresu prac, danych usługodawcy, kosztów oraz czasu potrzebnego na realizację zadania. Zlecenia mogą być wystawiane zarówno przez klientów zewnętrznych, takich jak konsumenci, jak i wewnętrznych – pracowników firmy.
Następnie zlecenie trafia do odpowiedniego zespołu, w zależności od tego, czy jest to zamówienie zewnętrzne czy wewnętrzne. Firmy często korzystają ze specjalnego oprogramowania do tworzenia i obiegu zleceń, które przemieszczają się między stanowiskami pracy, zarówno w formie cyfrowej, jak i papierowej.
Podsumowując, zlecenie pracy ma następujące funkcje:
- Precyzuje problem, naprawę, instalację lub dostawę towarów.
- Określa potrzebne zasoby i sprzęt do wykonania zadania lub konserwacji.
- Dostarcza technikom szczegółowe instrukcje dotyczące zadania.
- Stanowi formalny zapis zużytych materiałów, nakładów pracy i innych zasobów.
- Umożliwia monitorowanie wszelkich napraw i konserwacji wykonanych w ramach zlecenia.
- Zawiera dane finansowe, takie jak koszty, podatki i opłaty.
Kluczowe pojęcia w zarządzaniu zleceniami pracy
Osoba zatwierdzająca zlecenie
Jest to osoba lub zespół odpowiedzialny za przydzielanie i zatwierdzanie zleceń konserwacyjnych sprzętu. Czasami rolę zatwierdzającego może pełnić pracownik recepcji zajmujący się obsługą klienta lub osoba zarządzająca magazynem.
Zlecający pracę
Zlecający to osoba lub zespół inicjujący wykonanie konkretnej pracy. Konsumenci wystawiają zlecenia pracy poprzez zakupy online lub osobiście. W relacjach biznesowych zlecenia mogą pochodzić od klientów komercyjnych lub od wewnętrznych zespołów, np. menedżer operacyjny zgłaszający naprawę stanowiska pracy.
Technicy terenowi
Technicy terenowi, to osoby posiadające odpowiednie umiejętności do wykonania zadań opisanych w zleceniu pracy, np. inżynierowie, mechanicy czy serwisanci.
Elementy zlecenia pracy
Zlecenia pracy pozwalają firmom na rejestrowanie wielu szczegółów i powiązanych danych. Poniżej przedstawiono przykładowe elementy, które powinny być uwzględnione w zleceniu:
Elementy obowiązkowe
#1. Zasób, którego dotyczy zlecenie, to kluczowy element każdego zgłoszenia.
#2. Niezbędne jest również wskazanie osoby, która zgłasza zlecenie.
#3. Zakres prac, opisujący wymagane umiejętności, narzędzia i procedury operacyjne (SOP), jest kolejnym istotnym elementem.
#4. Osoba zgłaszająca zlecenie powinna także opisać problem, co ułatwia technikowi zrozumienie sytuacji.
#5. W dokumencie należy uwzględnić informacje o konieczności wymiany części lub specyficznych wymaganiach dotyczących narzędzi.
#6. W zleceniu pracy należy uwzględnić informacje o potencjalnych zagrożeniach dla zdrowia.
7. Konieczne jest wskazanie dat i godzin, w tym planowanej i faktycznej daty i godziny rozpoczęcia oraz zakończenia prac.
#8. Zlecenie powinno zawierać dane kontaktowe zlecającego, kierownika zlecenia, technika, takie jak numery telefonów, adresy e-mail, strony internetowe i adresy biur.
Elementy opcjonalne
#9. Zlecenie może zawierać pola na podpisy klienta, kierownika, technika, księgowego itp.
#10. W dokumencie warto uwzględnić dane dotyczące przepracowanych godzin.
#11. Lista zadań ułatwia koordynację prac i monitorowanie postępów.
#12. Nowoczesne zlecenia posiadają pole na określenie priorytetu zlecenia, co pomaga w planowaniu działań.
#13. Zaleca się dołączenie listy kontrolnej narzędzi, części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych.
#14. W przypadku zleceń o otwartych kosztach warto podać szacunkowy koszt prac, a w przypadku zleceń ryczałtowych – rzeczywisty koszt.
#15. Na koniec, należy uwzględnić identyfikator zamówienia oraz nazwę stanowiska.
Rodzaje zleceń pracy
Konserwacja zapobiegawcza
Zakłady produkcyjne i firmy produkcyjne wykorzystują zlecenia do serwisowania sprzętu, aby zapobiec awariom i stratom produkcyjnym.
Zlecenia ogólnego przeznaczenia
Firmy wystawiają zlecenia w przypadku potrzeby wykonania jednorazowych zadań, takich jak usunięcie nieużywanego sprzętu lub instalacja oprogramowania antywirusowego.
Inspekcja maszyn
Zlecenia pracy mogą być wykorzystywane do zlecania zewnętrznym ekspertom kontroli sprzętu, aktywów lub narzędzi.
Zlecenia elektryczne
Poprzez te dokumenty klienci wewnętrzni lub zewnętrzni mogą zamawiać usługi związane z zasilaniem, oświetleniem i okablowaniem.
Zlecenia awaryjne
Zlecenia awaryjne, przeważnie nieplanowane, służą przeciwdziałaniu wypadkom. Mogą być wystawiane w celu ochrony życia personelu lub kosztownego sprzętu.
Zlecenia projektów specjalnych
Zlecenia projektów specjalnych umożliwiają modernizację zakładu produkcyjnego bez konieczności wymiany istniejących maszyn, np. aktualizację sprzętu lub oprogramowania.
Korzyści wynikające z wykorzystania zleceń pracy
#1. Zapewniają dokumentację wszystkich prac, co jest istotne podczas audytów.
#2. Zwiększają transparentność firmy poprzez udostępnianie klientom informacji o wykonywanych usługach.
#3. Umożliwiają szybkie rozliczanie techników wewnętrznych i zewnętrznych.
#4. Ułatwiają zespołowi inwentaryzacyjnemu zaopatrzenie się w niezbędne części zamienne.
#5. Pozwalają analizować przyczyny awarii i zapobiegać im w przyszłości.
#6. Firmy usługowe i produktowe mogą precyzyjnie oszacować roczne przychody, analizując zrealizowane zlecenia.
7. Zlecenia pracy stanowią sprawny kanał komunikacji między różnymi działami.
Poniżej przedstawiono platformy, na których można znaleźć gotowe szablony zleceń:
Szablony zleceń do wydruku: TemplateLab
TemplateLab to cenione źródło autentycznych dokumentów biznesowych. Platforma oferuje szeroki wybór wysokiej jakości szablonów, formularzy i formatów zleceń pracy, które są łatwe do pobrania.
W odróżnieniu od konkurencji, pobranie szablonu nie wymaga podawania szczegółowych informacji o sobie czy firmie. Wystarczy wybrać odpowiedni formularz i kliknąć przycisk pobierania. Szablony można otworzyć za pomocą popularnych aplikacji do edycji tekstu i arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Microsoft Word, Microsoft Excel, Dokumenty Google i Arkusze Google.
Serwis oferuje szeroki wybór przykładów zleceń serwisowych, w tym:
- Zlecenia naprawy samochodów
- Szablony zleceń konserwacyjnych
- Formularze dla działu IT
- Zlecenia dla grafików
Szablony cechuje elastyczne formatowanie, co pozwala na personalizację tabel i kolumn.
Bezpłatne szablony zleceń pracy: Smartsheet
Smartsheet umożliwia integrację zleceń pracy z systemem zarządzania projektami. Wykorzystanie darmowych szablonów i importowanie ich do Smartsheet pozwala na automatyzację procesu zarządzania zleceniami bez dodatkowych kosztów.
Wśród dostępnych szablonów znajdują się m.in.:
- Zlecenia prac konserwacyjnych
- Zlecenia usług serwisowych
- Zlecenia związane z przestojem
- Zlecenia architektoniczne
- Szablony monitorowania postępu prac
Szablony dostępne są w dwóch formatach: jako pliki PDF, Excel lub Word, które można edytować w odpowiednich aplikacjach, lub jako szablony importowane do platformy Smartsheet. Druga opcja jest szczególnie przydatna w przypadku złożonych projektów i konieczności zarządzania dużą liczbą zleceń.
Szablony zleceń pracy: Jotform
Freelancerzy i właściciele małych firm obsługujący dużych klientów mogą skorzystać z szablonów dostępnych na platformie Jotform, co pozwala na oszczędność kosztów związanych z:
- Zlecaniem tworzenia dokumentów profesjonalistom
- Zakupem licencji oprogramowania do zarządzania zleceniami
- Zatrudnianiem specjalistów od dokumentacji
Darmowe szablony można zaimportować do internetowego edytora PDF Jotform i dostosować do własnych potrzeb. Wśród dostępnych szablonów znajdują się:
- Zlecenia konfiguracji produktu
- Zlecenia serwisowania pojazdów
- Zlecenia naprawy samochodów
- Zlecenia konserwacyjne
- Zlecenia projektowania stron internetowych
- Zlecenia produkcji wideo
- Zlecenia pielęgnacji zwierząt
- Zlecenia tworzenia stron internetowych
Edytor Jotform jest prostym w obsłudze narzędziem typu „przeciągnij i upuść”, dostępnym dla każdego użytkownika przeglądarki internetowej.
Szablony zleceń pracy: Template.net
Template.net to kolejna popularna platforma oferująca dokumenty do użytku osobistego i biznesowego. Posiada prostą wyszukiwarkę, pozwalającą na szybkie znalezienie poszukiwanych szablonów.
Dział biznesowy zapewnia dostęp do wielu przykładów zleceń pracy, które można edytować w edytorze online lub za pomocą aplikacji do edycji tekstu. Bezpłatne korzystanie z platformy jest jednak ograniczone.
Aby korzystać z platformy, należy założyć bezpłatne lub płatne konto. Bezpłatne konto pozwala na pobranie do trzech szablonów dziennie, istnieje również możliwość edycji szablonów online, jednak z pewnymi ograniczeniami. Szablony można pobrać w różnych formatach, takich jak Apple Pages, Apple Numbers, Arkusze Google, Dokumenty Google, Microsoft Word i Excel.
Podsumowanie
Zlecenia pracy stanowią ważny element dokumentacji firmowej. W dobie cyfryzacji coraz częściej przybierają formę plików PDF, Dokumentów Google lub Microsoft Word, dostępnych na tabletach, laptopach i smartfonach.
Zlecenie pracy precyzuje, co należy wykonać, kiedy, przez kogo oraz jaki jest koszt realizacji zadania. Na podstawie zlecenia rozpoczyna się proces realizacji prac, a dochody są księgowane zgodnie z obowiązującymi standardami.
Po zapoznaniu się z powyższym omówieniem zleceń pracy i dostępnymi źródłami szablonów, powinieneś być w stanie samodzielnie tworzyć wysokiej jakości dokumenty. Kluczem do sukcesu w biznesie jest jednak nie tylko efektywne zarządzanie zleceniami, ale również podejmowanie świadomych decyzji na podstawie eksperckiej wiedzy.