Sztuczna inteligencja (AI) może usprawnić spotkania, rozwiązywać podstawowe problemy podczas spotkań i zwiększać ich produktywność.
Spotkania, zarówno online, jak i offline, są ważne dla każdego profesjonalisty i firmy. Umożliwia to zespołom omówienie kluczowych kwestii lub strategii w ramach krótkiej dyskusji.
Jednak przygotowanie spotkania i jego powodzenie nie jest takie proste. Wymaga to wielu burz mózgów, tworzenia planów, dokumentowania, edytowania, prezentacji, planowania i nie tylko.
Jeśli zrobisz to wszystko ręcznie, może to pochłonąć dużo czasu i wysiłku i może wiązać się z pewnymi nieefektywnościami i błędami.
Może to mieć wpływ na spotkanie i jego wynik. Dlatego potrzebujesz rozwiązania, które sprosta wszystkim wyzwaniom związanym ze spotkaniami, przed którymi stoisz.
Możesz wykorzystać potencjał sztucznej inteligencji, aby ożywić swoje spotkania, zarządzać nimi jak profesjonalista i zapewnić ich sukces.
W tym artykule omówię niektóre wyzwania związane ze spotkaniami i w jaki sposób sztuczna inteligencja może je rozwiązać.
Zaczynajmy!
Spis treści:
Zarządzanie czasem
Czasami spotkania online mogą przeciągnąć się poza wyznaczony czas. Może to być męczące i niewygodne dla uczestników, ponieważ po spotkaniu mogą mieć inne zobowiązania.
Podobnie, jeśli spotkanie nie rozpocznie się we właściwym czasie, stwarza to problemy. Dzięki temu ludzie czekają, czego nikt nie lubi w tym dynamicznym świecie. Może to również wskazywać, że gospodarz nie podchodzi zbyt poważnie do cenienia czasu innych osób. W rezultacie część z nich może opuścić sesję, co może mieć wpływ na Twój porządek obrad.
Dlatego konieczne jest odpowiednie zarządzanie czasem spotkań. Dzięki temu wszyscy uczestnicy będą mogli dołączyć do spotkania, odbyć burzliwą dyskusję, zakończyć ją w odpowiednim czasie, a następnie wrócić do swoich obowiązków.
Rozwiązanie AI: sztuczna inteligencja może pomóc Ci zarządzać spotkaniami online i zapewnić sukces wydarzenia. W tym celu dostępne są narzędzia AI do monitorowania postępu spotkań online, dzięki czemu można mieć pewność, że od początku do końca zostanie zachowany właściwy czas.
Oprócz monitorowania narzędzia AI mogą wysyłać przypomnienia, gdy nadejdzie czas podsumowania. Dzięki temu możesz zakończyć spotkanie właściwie, zamiast robić to w pośpiechu.
Planowanie spotkania
Niezależnie od tego, czy jest to spotkanie online, czy offline, planowanie może być naprawdę trudne. Wymaga znalezienia odpowiedniego terminu i godziny, która będzie odpowiadać wszystkim uczestnikom. Biorąc pod uwagę, jak wszyscy są obecnie zajęci, zebranie wszystkich jednocześnie, nawet jeśli jest online, staje się trudne.
Ponadto w procesie planowania pojawiają się inne wyzwania, takie jak odwoływanie się do kalendarzy, koordynacja pracy z zespołem, rozwiązywanie konfliktów i nie tylko.
Rozwiązanie AI: Dzięki AI proces planowania spotkań staje się łatwiejszy. Może nie tylko usprawnić proces planowania, ale także zwiększyć jego efektywność. Możesz uzyskać niezawodne narzędzie do planowania oparte na sztucznej inteligencji, które uprości ten proces. Potrafi przeanalizować harmonogram każdego uczestnika i w zależności od jego dostępności zaproponować preferowane godziny spotkań.
Co więcej, te narzędzia AI zaprojektowano tak, aby uwzględniały inne czynniki uczestników, takie jak strefy czasowe, do których należą, czas podróży itp., aby sugerować odpowiednie godziny spotkań. Ponadto narzędzie może rozwiązywać konflikty związane z harmonogramem i automatycznie wysyłać zaproszenia do uczestników.
Do planowania możesz użyć narzędzi takich jak Reclaim.ai, Clockwise itp.
Ustalenie jasnego programu
Czasami porządek spotkania może nie być jasny dla uczestników lub gospodarza. Oznacza to, że nikt nie ma jasnego zrozumienia tematu dyskusji, co jest sprzeczne z ogólnym celem uczestnictwa w spotkaniu.
Poza tym opracowanie skutecznego planu działania nie jest takie proste. Wymaga to godzin dokładnych badań, dyskusji, organizacji, dokumentacji i poprawek.
W rezultacie ludzie mogą łatwo odwrócić uwagę od dyskusji lub mieć inne oczekiwania niż to, co naprawdę dzieje się podczas sesji. Może to sprawić, że spotkanie przyniesie efekt przeciwny do zamierzonego, a jego cel będzie wydawał się odległy do osiągnięcia.
Rozwiązanie AI: sztuczna inteligencja może pomóc w stworzeniu programu spotkania, nawet na podstawie priorytetów. Może zautomatyzować proces budowania agendy, oszczędzając mnóstwo wysiłku i czasu. Może pomóc w automatycznym badaniu, organizowaniu, dokumentowaniu, formatowaniu i korygowaniu planu zajęć.
Ponadto narzędzia AI mogą prezentować program w sposób dobrze zorganizowany i łatwy do odczytania. Dzięki temu nie musisz już ręcznie gromadzić i formatować danych.
Radzenie sobie z powtarzalnymi zadaniami
Prowadzenie spotkania wiąże się z wieloma powtarzalnymi, czasochłonnymi zadaniami, takimi jak planowanie, badania, ręczne wprowadzanie danych, dokumentacja, organizacja, wysyłanie zaproszeń itp. Jeśli więc zainwestujesz większość swojego czasu w te przyziemne zadania, nie będziesz mieć wystarczająco dużo czasu na kreatywność i ulepszenia. Wpłynie to zatem na rozwój Twojej organizacji.
Rozwiązanie AI: Jeśli użyjesz narzędzi AI do automatyzacji tych powtarzalnych procesów, możesz zaoszczędzić mnóstwo czasu. Korzystając z asystenta spotkań AI, możesz usprawnić przygotowania do spotkań, wysyłanie zaproszeń i działań uzupełniających oraz inne zadania.
Może pomóc w generowaniu programu, dokumentowaniu szczegółów spotkania, planowaniu spotkań, wysyłaniu zaproszeń, wysyłaniu alertów i powiadomień i wielu innych.
Nagranie sesji
Jeśli na spotkaniu zostaną omówione jakieś istotne kwestie, możesz chcieć do nich wrócić i później wdrożyć je w swojej nauce lub projekcie. Powodem jest to, że na spotkaniu można omówić wiele spraw i nie da się wszystkiego zapamiętać. W tym celu możesz nagrać trwające spotkanie, aby móc do niego wrócić i odnieść się do omawianych na nim punktów.
Jednak nie wszystkie usługi spotkań online oferują tę funkcję nagrywania sesji spotkań. Możesz więc na zawsze utracić ważne dyskusje lub punkty. Może to mieć wpływ na Twój projekt lub na zrozumienie przedmiotu lub tematu, o którym się uczysz.
Rozwiązanie AI: Narzędzia AI mogą pomóc w nagraniu całego spotkania, dzięki czemu nie stracisz niczego, co było na nim omawiane. Możesz odtworzyć nagraną sesję ponownie i zrozumieć ważne tematy. Pomoże Ci to w ukończeniu projektów i zadań, jeśli podczas spotkania wyjaśnione zostaną etapowe procedury.
Niektóre narzędzia AI, których możesz używać do nagrywania sesji spotkań, to Loom, Fathom, Fireflies itp.
Podsumuj Spotkanie
Jeśli z jakiegoś powodu nie mogłeś uczestniczyć w spotkaniu, podsumowanie poruszanych na nim kwestii może być naprawdę pomocne. Nawet jeśli brałeś udział w spotkaniu, podsumowanie może być nadal pomocne.
Kompleksowe, dobrze zaprojektowane podsumowanie spotkania będzie zawierać kluczowe elementy działań, decyzje, wyniki, procedury itp. Jeśli jednak spróbujesz samodzielnie podsumować spotkanie, może to pochłonąć dużo czasu i wysiłku oraz może wiązać się z pewnymi błędami i nieścisłościami .
Rozwiązanie AI: możesz wykorzystać sztuczną inteligencję do podsumowania spotkania. Narzędzie AI może Ci w tym pomóc, dzięki czemu będziesz mógł uchwycić ważne punkty, decyzje i inne szczegóły i wykorzystać je w swojej nauce lub pracy.
Możesz po prostu użyć tego narzędzia, aby uzyskać kompleksowe, dobrze sformatowane i udokumentowane podsumowanie. Zatem niezależnie od tego, czy uczestniczyłeś w spotkaniu, czy nie, możesz zrozumieć całą jego istotę, przeglądając to podsumowanie. Zapewni to pełną przejrzystość omawianych tematów i dokładność.
Dzięki temu uczestnicy nie muszą robić notatek podczas sesji i tracić przy tym ważnych szczegółów. Mogą w pełni skupić się na spotkaniu i spełnić cel, jakim jest dołączenie do spotkania.
Niektóre z narzędzi, których możesz użyć do podsumowania spotkań, to MeetGeek, Otter, Sembly itp.
Analizowanie danych
Zdobywanie informacji na temat wyników spotkań jest ważne. Pomoże Ci to znaleźć podstawowe kwestie podczas spotkania, niezależnie od tego, czy są one związane z porządkiem obrad, harmonogramem, czasem, koordynacją czy czymkolwiek innym.
Możesz analizować te dane, aby rozwiązać te problemy i ulepszyć swoje spotkania. Zapewni to uczestnikom płynne spotkanie, bez konfliktów i kłopotów.
Zatem po zakończeniu spotkania musisz zastosować pewne sposoby pomiaru jego przebiegu oraz pozytywnych i negatywnych stron sesji. Jeśli jednak nie zmierzysz tych danych, nigdy nie dowiesz się o problemach, które mogą mieć wpływ na kolejne sesje.
Rozwiązanie AI: Analityka oparta na sztucznej inteligencji może pomóc w zebraniu przydatnych analiz i spostrzeżeń, które pomogą ulepszyć spotkania i zwiększyć ich skuteczność. Wiele narzędzi dostępnych na rynku może pomóc w gromadzeniu danych o spotkaniach wirtualnych, takich jak wideo, audio, notatki, frekwencja, zaangażowanie, uczestnictwo, wyniki, zarządzanie czasem, wydajność, wykorzystanie programu i inne.
Ponadto narzędzia analityczne oparte na sztucznej inteligencji mogą prezentować te informacje w łatwym do zrozumienia, ustrukturyzowanym formacie. W ten sposób łatwiej będzie Ci zrozumieć dane, patrząc na nie. Dzięki temu możesz szybko znaleźć problemy, śledzić postęp spotkań w czasie i wprowadzać wymagane ulepszenia.
Co więcej, narzędzia AI do pobierania szczegółów pozwalają uzyskać szerszy obraz wirtualnych spotkań, oceniając, jak przebiegają spotkania oraz co się udało, a co nie. Może to prowadzić do lepszych spotkań i efektywności podczas przyszłych spotkań.
Niektóre narzędzia AI do gromadzenia analiz spotkań to Gong, Chorus.ai i inne.
Efektywna współpraca i komunikacja
Luki w komunikacji pomiędzy uczestnikami spotkania mogą prowadzić do ograniczenia koordynacji. Jednak ogólną ideą przeprowadzenia spotkania jest przeprowadzenie zdrowej dyskusji w celu ustalenia wniosków i celu spotkania.
Czasami barierą między uczestnikami lub niektórymi niepełnosprawnościami fizycznymi może być język. Ponadto uczestnicy spotkania mogą być dla siebie nowi, dlatego rozpoczęcie rozmowy może wydawać się dla nich wyzwaniem. W tym celu gospodarz musi zadbać o stworzenie takiego środowiska, w którym wszyscy będą mogli spotkać się wirtualnie i swobodnie uczestniczyć w dyskusji.
Jeśli jednak nie będzie to przestrzegane, będzie to miało wpływ na współpracę w zespole. Podobnie, jeśli prowadzisz zajęcia online, musisz zapewnić wszystkim uczniom zdrowe środowisko do nauki i narzędzia umożliwiające komunikację z Tobą w potrzebie.
Rozwiązanie AI: oprogramowanie oparte na sztucznej inteligencji może zmniejszyć lukę w komunikacji między uczestnikami spotkania. Oferuje funkcje takie jak przetwarzanie języka naturalnego, rozpoznawanie mowy, tłumaczenie języków itp.
Aby spotkanie było bardziej produktywne, zaznajom jego uczestników z agendą z wyprzedzeniem, wysyłając im dobrze udokumentowaną agendę. Dzięki temu będą mogli przygotować się do spotkania i zachować koncentrację podczas sesji.
Ponadto możesz używać narzędzi AI do współpracy podczas spotkań. Zawiera funkcje takie jak udostępnianie danych, komunikacja w czasie rzeczywistym i edycja dokumentów, wirtualna tablica, zarządzanie projektami i wiele innych. Dzięki tym funkcjom możesz umożliwić swoim zespołom efektywną współpracę.
Jeśli więc ktoś z uczestników będzie chciał coś dodać, może skorzystać z funkcji podnoszenia ręki (wiele programów obsługuje tę funkcję). Gospodarz może wyłączyć wyciszenie uczestników i pozwolić im mówić. Podobnie, dzięki edycji dokumentów w czasie rzeczywistym, wielu użytkowników może uzyskać dostęp do pojedynczego dokumentu i go edytować w celu wprowadzenia poprawek lub przedstawienia sugestii.
Niektóre narzędzia AI, których możesz użyć do usprawnienia komunikacji i współpracy, to ClickUp, Spacemaker, aplikacja głosowa do tłumaczenia itp.
Podejmowanie świadomych decyzji
W wielu przypadkach podjęcie dobrej decyzji staje się trudne dla zespołów, nawet po wielu godzinach dyskusji. A jeśli nie można podjąć konkretnej decyzji lub podjąć decyzji w pośpiechu, nie mierząc wszystkiego, cały cel spotkania wydaje się pozbawiony sensu.
Jedna zła decyzja może mieć wpływ na całą organizację i jej aspekty. Dlatego konieczne jest podejmowanie świadomych, właściwych decyzji we właściwym czasie.
Rozwiązanie AI: AI może pomóc usprawnić proces decyzyjny. Korzystając z narzędzi AI, możesz uzyskiwać dane w czasie rzeczywistym, przeprowadzać dokładne analizy i wykorzystywać modelowanie predykcyjne do podejmowania bardziej świadomych decyzji opartych na danych.
Ponadto sztuczna inteligencja może pomóc ulepszyć spotkania poprzez:
- Włączanie tłumaczenia językowego w czasie rzeczywistym
- Robienie notatek ze spotkań
- Automatyczna transkrypcja spotkań
- Integracja wielu narzędzi, dzięki czemu użytkownicy mogą uzyskać dostęp do różnych narzędzi z jednego interfejsu
- Zabezpieczanie spotkań za pomocą zaawansowanego szyfrowania, MFA i innych metod
- Pomagamy Ci zachować zgodność z przepisami takimi jak RODO, HIPAA itp.
Narzędzia AI, których możesz użyć do podejmowania decyzji, obejmują uzasadnienie, skaler itp.
Asystenci spotkań AI
Porozmawiajmy teraz pokrótce o niektórych narzędziach AI, które mogą pomóc usprawnić spotkania i zwiększyć ich skuteczność.
#1. MeetGeek
Skorzystaj z MeetGeek, wszechstronnego asystenta spotkań AI, który współpracuje ze wszystkimi platformami, w tym Zoom, Teams i Google Meet. Zwiększy to wartość Twoich spotkań, rozmów z klientami i rozmów kwalifikacyjnych.
Narzędzie AI może automatycznie nagrywać filmy ze spotkań i podsumowywać je, transkrypować je i udostępniać spostrzeżenia na ich temat. MeetGeek może zautomatyzować wszystko, od robienia notatek i transkrypcji po koordynację decyzji.
Narzędzie bezpiecznie porządkuje wszystkie szczegóły spotkań w lokalizacji, którą można przeszukiwać, i umożliwia wzbogacanie bibliotek poprzez dodawanie plików audio i transkrypcji. Integruje się z ponad 2000 aplikacjami za pośrednictwem Zapiera oraz wieloma innymi narzędziami.
#2. Wydra
Uczyń swoje spotkania wysoce produktywnymi i wyciągnij z nich jak najwięcej dzięki Otter. Oferuje najważniejsze dania na wynos, notatki i transkrypcje na żywo. Pomoże Ci także zaplanować i zaplanować spotkania, łącząc Otter z Microsoft lub Kalendarzem Google.
Otter współpracuje z platformami takimi jak Teams, Zoom i Google Meet. Możesz przechwytywać nagrania w czasie rzeczywistym, aby móc do nich później zajrzeć, i oznaczać członków swojego zespołu różnymi elementami akcji, aby dać im wyobrażenie o spotkaniu. Wydra może także tworzyć automatyczne podsumowania z hiperłączami i wysyłać je pocztą elektroniczną do uczestników.
#3. Laxis
Laxis może wzmocnić zespoły, upraszczając spotkania i wychwytując kluczowe wnioski z interakcji z klientami. Ponad 20 000 profesjonalistów ufa temu asystentowi spotkań AI, który może pomóc Ci skoncentrować się na spotkaniach, oznaczać elementy do późniejszego sprawdzenia i przechwytywać komentarze.
Narzędzie rejestruje również wyniki spotkań i pomaga podejmować jasne decyzje. Oferuje spersonalizowane szablony umożliwiające skupienie się na rozmowach. Oferuje także transkrypcję w czasie rzeczywistym, tagowanie, światowej klasy edycję, funkcje zamiany dźwięku na tekst i integrację z popularnymi narzędziami.
Wniosek
Dzięki sztucznej inteligencji możesz sprawić, że Twoje spotkania będą produktywne i udane, ponieważ może pomóc Ci usprawnić niemal każdy aspekt spotkań. Od planowania, tworzenia programu i dokumentacji po planowanie spotkania, zapraszanie członków i prowadzenie spotkania – sztuczna inteligencja może Ci pomóc na każdym kroku.
Możesz także zapoznać się z najlepszymi szablonami planów, aby spotkania były bardziej produktywne.