Systemy do zarządzania dokumentacją pozwalają znacząco zaoszczędzić czas poprzez efektywną organizację plików i umożliwiają błyskawiczne odnajdywanie potrzebnych informacji.
Małe i średnie przedsiębiorstwa często napotykają trudności w efektywnym zarządzaniu dużą ilością dokumentów i danych firmowych. Wdrożenie solidnego systemu zarządzania dokumentami (DMS) może znacząco ułatwić uporządkowanie i kontrolę nad dokumentacją.
Dodatkowo, te zaawansowane narzędzia podnoszą efektywność pracy zespołu, zapewniając szybki dostęp do niezbędnych informacji.
Czym jest zarządzanie dokumentami?
Zarządzanie dokumentami to proces, który obejmuje organizację, przechowywanie i monitorowanie dokumentów, niezależnie od ich formatu (np. pliki Word, PDF) w formie cyfrowej. Dzięki takiemu podejściu, firmy mogą bezpiecznie archiwizować swoje dokumenty, centralizując cały ten proces.
Zalety systemów zarządzania dokumentami
Wzrost produktywności
Wysoka wydajność jest kluczowym czynnikiem sukcesu każdego przedsiębiorstwa. System DMS zapewnia sprawną i bezpieczną organizację dokumentów firmowych. Dzięki temu, zespół może skupić się na istotnych zadaniach, zamiast tracić czas na zarządzanie dokumentacją. Świadomość, że pliki są bezpiecznie przechowywane, znacząco wpływa na poczucie spokoju i produktywność.
Wzmocnione bezpieczeństwo
Ochrona poufnych danych jest priorytetem dla każdej firmy. Systemy DMS umożliwiają bezpieczne przechowywanie takich informacji oraz kontrolę dostępu do nich. Dzięki temu zarządzanie dokumentami staje się w pełni identyfikowalne, a historia zmian może być wykorzystana w celach audytowych, w razie potrzeby.
Redukcja przestrzeni do przechowywania
Dzięki DMS można wyeliminować tradycyjne szafy na dokumenty, pojemniki i kartony. Systemy te pozwalają na przejście na cyfrowy obieg dokumentów, oszczędzając tym samym cenną przestrzeń biurową.
Szybkie odnajdywanie dokumentów
Tradycyjne metody wyszukiwania dokumentów często bywają czasochłonne. Systemy DMS pozwalają na błyskawiczne odnalezienie potrzebnych plików, co znacząco oszczędza cenny czas. Zaawansowane funkcje wyszukiwania umożliwiają znalezienie dokumentów po nazwie, metadanych czy zawartości.
Efektywna współpraca zespołowa
Większość systemów DMS ułatwia współpracę między członkami zespołu. Dokumenty mogą być przechowywane w jednym miejscu, dostępnym dla wszystkich uprawnionych osób, niezależnie od lokalizacji. Niektóre narzędzia oferują także dostęp dla zewnętrznych użytkowników, po wcześniejszej autoryzacji.
Zapraszamy do zapoznania się z listą najlepszych aplikacji do zarządzania dokumentami, które mogą być pomocne dla małych i średnich firm.
iManage
iManage to system do zarządzania dokumentami, który pomaga zamienić dane w cenną wiedzę, dzięki centralizacji dokumentacji. Wszystkie pliki są przechowywane w jednym miejscu i kategoryzowane według projektu lub klienta.
Użytkownicy iManage mogą sprawnie tworzyć, wyszukiwać i udostępniać dane. Intuicyjny interfejs pozwala na szybkie odnalezienie każdego dokumentu, co znacząco podnosi efektywność pracy.
Narzędzie to jest kompatybilne z pakietami Office 365 i Google Workspace, co dodatkowo usprawnia zarządzanie dokumentami.
Box
Dzięki Box, firmy mogą bezpiecznie przechowywać dokumenty, zarządzać nimi i współpracować nad ich treścią, niezależnie od rodzaju urządzenia. Funkcja zarządzania cyklem życia dokumentów zapewnia zgodność procesów zarządzania treścią z przepisami, zasadami przechowywania danych i wymaganiami dotyczącymi ujawniania informacji.
Użytkownicy mogą ustawiać indywidualne uprawnienia dostępu do dokumentów, zapewniając, że tylko odpowiednie osoby mają dostęp do określonych plików. System ten pozwala również na monitorowanie aktywności użytkowników, co zapewnia pełną kontrolę i transparentność.
Box oferuje płynną integrację z otwartymi interfejsami API oraz innymi aplikacjami korporacyjnymi. Funkcje takie jak historia wersji, udostępnianie linków i komentowanie ułatwiają współpracę w zespole. Dodatkowo, system wykorzystuje niestandardowe metadane, aby precyzyjnie kategoryzować i porządkować dokumenty.
Folderit
Jeśli poszukujesz systemu do zarządzania dokumentami, który łączy w sobie równowagę między przechowywaniem i zarządzaniem cyfrową dokumentacją, warto rozważyć Folderit. To oparte na chmurze narzędzie pomaga firmom w płynnym przejściu na cyfrowy obieg dokumentów.
Folderit bezpiecznie przechowuje metadane i poprzednie wersje plików. Użytkownicy mogą szybko wyszukiwać dokumenty przy użyciu nazwy, metadanych, słów kluczowych czy zawartości. System oferuje również przepływ pracy zatwierdzania, scalanie plików, automatyczne przechowywanie, przypomnienia, numerację dokumentów, ścieżkę audytu i lokalną kopię zapasową.
System umożliwia precyzyjną kontrolę dostępu do dokumentów cyfrowych poprzez nadawanie odpowiednich uprawnień. Folderit integruje się również z pakietami Office 365 i DocuSign, co dodatkowo rozszerza jego funkcjonalność.
OpenKM
OpenKM to zaawansowane rozwiązanie do zarządzania dokumentami, które zapewnia kontrolę nad tworzeniem, przechowywaniem i dystrybucją plików. System ten pozwala na usprawnienie przepływu dokumentów i zwiększenie efektywności zespołu.
OpenKM oferuje szereg narzędzi administracyjnych, takich jak definiowanie ról użytkowników, zaawansowane wyszukiwanie, kontrola dostępu, ustalanie poziomu bezpieczeństwa dokumentów, szczegółowe dzienniki zdarzeń, konfiguracja automatyzacji i limit użytkowników.
System ten wspiera podejmowanie szybkich decyzji poprzez tworzenie treści do natychmiastowej analizy i wykorzystania. OpenKM umożliwia również gromadzenie danych z różnych źródeł cyfrowych oraz efektywną współpracę zespołową.
eFileCabinet
eFileCabinet to potężny system do zarządzania dokumentami, który doskonale sprawdza się w małych i średnich firmach. Ułatwia organizację danych online, niezależnie od ilości posiadanych dokumentów.
Aby zapisać plik, wystarczy przesłać go na platformę. Użytkownicy mogą szybko odnaleźć potrzebny dokument za pomocą nazwy pliku lub struktury folderów. eFileCabinet umożliwia także szybki dostęp do często używanych plików.
eFileCabinet ułatwia współpracę pomiędzy członkami zespołu, oferując różne poziomy bezpieczeństwa dostępu. System integruje się z aplikacjami takimi jak MS Office, DocuSign i Salesforce.
Do innych ważnych funkcji eFileCabinet należą zautomatyzowany przepływ pracy, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, szyfrowane udostępnianie plików, uwierzytelnianie oparte na lokalizacji IP oraz uprawnienia oparte na rolach użytkowników.
DocuWare
DocuWare to platforma, która umożliwia digitalizację dokumentów i bezpieczne przechowywanie ich z dowolnego urządzenia. DocuWare wspiera także procesy takie jak przetwarzanie faktur czy zarządzanie pracownikami, co czyni go szczególnie przydatnym dla firm z rozproszoną strukturą.
DocuWare oferuje bezpieczne repozytorium dla kluczowych dokumentów firmowych, takich jak umowy, dane pracowników czy dokumentacja finansowa. Po zapisaniu pliku, uprawnieni użytkownicy mogą edytować go lub dodawać adnotacje bezpośrednio w systemie.
DocuWare zapewnia inteligentne narzędzia, które zwiększają produktywność, ułatwiając wyszukiwanie, monitorowanie i współpracę nad dokumentami. Platforma ta wykorzystuje również dane indeksowe do efektywnej organizacji plików.
Alfresco
Alfresco to platforma oferująca funkcje takie jak zarządzanie dokumentami, treścią stron WWW, danymi, obrazami i repozytorium treści. Celem Alfresco jest usprawnienie przepływu pracy w organizacji.
To oprogramowanie typu open source jest kompatybilne z systemami operacyjnymi Windows i Unix. Mimo że jest elastyczne i łatwe do dostosowania, nowi użytkownicy potrzebują czasu na pełne opanowanie jego obsługi.
Podsumowanie 📃
Dzięki efektywnemu systemowi do zarządzania dokumentami, przeszukiwanie szaf w poszukiwaniu potrzebnych plików staje się przeszłością. W tym artykule omówiliśmy kilka najlepszych narzędzi, które pomogą w stworzeniu efektywnego systemu zarządzania dokumentami dla Twojej organizacji.
Przedstawione narzędzia posiadają funkcje dostosowane do potrzeb różnych branż. Warto również zapoznać się z opcjami zarządzania zasobami cyfrowymi.
newsblog.pl