Eksploracja procesów skanuje Twoje procesy biznesowe jak MRI, aby pomóc Ci odkryć możliwości i uzyskać wgląd w podstawowe operacje Twojej firmy.
Ponieważ firmy obejmują wiele procesów, znalezienie możliwości optymalizacji wymaga rozbicia każdego etapu każdego procesu i dokładnego przeanalizowania go.
Jednak robienie tego ręcznie jest jak gotowanie wody w oceanie. Potrzebujesz systemu, który przyspieszy ten proces, aby szybciej uzyskać cenne informacje.
W tym miejscu pojawiają się metody eksploracji procesów.
Eksploracja procesów umożliwia identyfikowanie wąskich gardeł i uzyskiwanie informacji o procesach w celu usprawnienia procesów biznesowych.
Dlatego właściciele firm i analitycy powinni wiedzieć o eksploracji procesów i jej technikach.
W tym artykule omówię, czym jest eksploracja procesów, wraz z jej znaczeniem, zasadą działania, przypadkami użycia i nie tylko.
Zaczynajmy!
Spis treści:
Czym jest eksploracja procesów?
Eksploracja procesów to technika używana do analizowania procesów operacyjnych, która opiera się na kilku dziennikach zdarzeń, które można wyodrębnić z baz danych organizacji, oprogramowania do zarządzania i systemów informatycznych.
Eksploracja procesów polega na znalezieniu rzeczywistej wydajności procesów biznesowych w celu wykrycia problemów i odkrycia obszarów, w których można ulepszyć firmę. Jest to korzystne dla każdej firmy i może być stosowane w kilku przepływach pracy.
Głównym celem eksploracji procesów jest analiza i optymalizacja procesów biznesowych. Istnieją również inne powody, dla których warto zastosować eksplorację procesów w swojej firmie, takie jak:
- Walidacja zgodności
- Wsparcie automatyzacji procesów
- Harmonizacja procesów
Ale czym dokładnie są procesy biznesowe?
Procesy są złożonymi strukturami z powodu odchyleń, wielu interakcji i iteracji między jednostkami procesów. Za pomocą techniki eksploracji procesów można łatwo odkryć i monitorować stan rzeczywistych procesów zamiast zajmować się idealnymi. Możesz to zrobić przez:
- Wykorzystanie zapisów incydentów i danych w czasie rzeczywistym do identyfikacji wąskich gardeł
- Wyeliminowanie dodatkowych kroków w przepływach pracy
- Prezentowanie spostrzeżeń w czasie rzeczywistym
Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą teraz skoncentrować się na swoich wysiłkach zmierzających do usprawnienia procesów biznesowych. Dlatego jest również znany jako eksploracja procesów biznesowych, która pomaga lepiej zrozumieć dane w czasie rzeczywistym dotyczące tradycyjnych procesów firmy.
Eksploracja procesów wywodzi się z dziedziny eksploracji danych, nowo określanej mianem nauki o danych. Dzieje się tak dlatego, że technika kryjąca się za eksploracją procesów działa dokładnie tak, jak eksploracja danych. Jednak oba różnią się pod względem zastosowania.
Eksploracja danych wykorzystuje liczne metodologie i algorytmy do eksploracji danych. Podczas gdy eksploracja procesów analizuje kilka dzienników zdarzeń i procesów w oparciu o dane w czasie rzeczywistym w celu „wydobycia” procesów.
Eksploracja procesów koncentruje się na kilku perspektywach:
- Przepływ kontroli: Ta perspektywa dotyczy kolejności działań. Celem eksploracji procesów jest tutaj uzyskanie optymalnej ścieżki, na której można wykonać działanie.
- Organizacyjny: ta perspektywa dotyczy zasobów, takich jak działy, role itp. Głównym celem jest opracowanie lepszej struktury dla jednostek organizacyjnych.
- Czas: ta perspektywa dotyczy częstotliwości i czasu zdarzeń.
- Przypadek: ta perspektywa uwzględnia różne właściwości związane z różnymi procesami lub przypadkami.
Jak działa eksploracja procesów?
Eksploracja procesów najpierw wykrywa rzeczywiste procesy z dzienników zdarzeń. Wyodrębniając każdy dziennik zdarzeń i łącząc je, technika eksploracji procesów pokazuje, jak procesy działają w firmie w rzeczywistości.
Przyjrzyjmy się bliżej, aby zrozumieć procedurę roboczą eksploracji procesów poprzez następujące kroki:
Analizowanie i manipulowanie danymi
W większości firmy różnej wielkości śledzą i przechowują złożone i duże dane w bezpiecznym miejscu, takim jak baza danych w chmurze. Istnieje kilka narzędzi do eksploracji procesów, które mogą pomóc Twojej organizacji w zebraniu tych danych i przekształceniu ich w dzienniki zdarzeń.
Dzięki temu Twoja organizacja może analizować każdy proces operacyjny. Narzędzia przypisują identyfikator sprawy, aktywność i znacznik czasu do każdego fragmentu danych. Eksploracja procesów wykorzystuje te elementy i analizuje różne aspekty przepływu pracy, aby określić, które zadanie wymaga poprawy, które jest wydajne i którym zadaniom nadać priorytet.
Ocena każdego procesu
Korzystając z dzienników zdarzeń, narzędzia eksploracji procesów analizują i tworzą wykresy każdego kroku wyodrębnionego z przepływu pracy. W następnym procesie narzędzia eksploracji procesów porównują idealne grafy z tymi grafami. Daje to pewność, że rozumiesz, jak system musi działać.
Porównując oba wykresy, można wyraźnie zobaczyć nieefektywności i wydajności procesów operacyjnych.
Na przykład bieżący przepływ pracy do śledzenia zapasów obejmuje wiele kroków, które pomagają zapewnić, że produkty są wysyłane, transportowane i dostarczane do klientów. Dzięki wykresom przedstawiającym każdy krok możesz wykryć małe nieefektywności i poprawić je.
Ustalanie priorytetów poprawek
Gdy skończysz z wykresem, przeanalizuj proces w bieżącym przepływie pracy i określ, czym różni się on od idealnego wykresu. Następnie nadszedł czas, aby zidentyfikować kroki poprawy. W zależności od pilności i wagi zmian, najpierw należy ustalić priorytety poprawek, które należy wykonać.
Narzędzia eksploracji procesów pozwalają sprawdzić dokładny czas potrzebny do wykonania każdego kroku. Pomoże Ci to szybko określić, które problemy wymagają natychmiastowego działania lub naprawy.
Na przykład ustal priorytety w usuwaniu nieefektywności w przepływie pracy lub rozważ usunięcie wąskich gardeł, aby zmniejszyć zużycie czasu i zasobów w swojej firmie.
Śledzenie przepływów pracy
W ostatnim kroku technika eksploracji procesów stale monitoruje systemy operacyjne i tworzy dzienniki zdarzeń w celu gromadzenia danych dotyczących metryk i danych.
Zapewnia to jasny obraz bieżących danych w czasie rzeczywistym, który mówi, czy przepływ pracy jest zorganizowany i czy może zapewnić wydajne wyniki. Dzięki tej technice możesz zobaczyć dokonaną poprawę, zmniejszając wcześniejsze straty i nieefektywność.
Możliwości eksploracji procesów
Możliwości eksploracji procesów obejmują:
# 1. Wykrywanie procesów
Identyfikacja procesów: Użytkownicy na ogół nie mają pełnego obrazu działania i postępu procesów biznesowych. Eksploracja procesów pomaga wizualizować aktualne procesy i pozwala użytkownikom zrozumieć sytuację dzięki wykorzystaniu danych w czasie rzeczywistym i dzienników zdarzeń.
Na przykład działy HR mogą odkryć złożoność procesu rekrutacji, aby zrozumieć tempo procesu rekrutacji i zmniejszyć prawdopodobieństwo rezygnacji kandydatów.
Identyfikacja odchyleń w procesach: Firmy pracujące z różnymi przepływami pracy muszą zrozumieć swoje odchylenia w procesach. Odkrywanie procesów pomaga firmom odkrywać odchylenia między rzeczywistymi procesami a idealnymi procesami. Za pomocą narzędzi eksploracji procesów użytkownicy mogą identyfikować niewidoczne odchylenia procesu wraz z częstotliwością.
Na przykład właściwe zrozumienie procesów pomaga firmie uprościć projekty automatyzacji. Większość menedżerów uważa, że zamieszanie na początkowym etapie projektu RPA może doprowadzić do niepowodzenia.
#2. Analiza zgodności
- Analiza niezgodnych przypadków: Firmy zawsze preferują ustandaryzowane procesy. Osiągnięcie wysokiego poziomu zgodności jest jednak trudne. Eksploracja procesów pomaga odkryć różne warianty procesu i poziomy odchyleń.
- Identyfikacja przyczyn źródłowych: Eksploracja procesów wykrywa procesy, które różnią się od wymaganych. Na przykład firmy identyfikują ogólne błędy, wykrywając przyczyny źródłowe. Mogą sklasyfikować te błędy, sprawdzić ich przyczynę i skutecznie je rozwiązać.
#3. Walidacja procesu
Eksploracja procesów wykorzystuje dane w czasie rzeczywistym, aby uzyskać wgląd w użytkowników końcowych. Pozwala firmom zweryfikować ustalenia procesu w celu potwierdzenia ich bieżącego przepływu. Ponadto jest używany do procesów zgodności i audytów.
Na przykład firma zajmująca się doradztwem podatkowym może objąć swoje transakcje i procesy audytem, co pomaga skrócić czas przetwarzania o 50%.
#4. Doskonalenie procesów
- Monitorowanie wydajności: narzędzia do eksploracji procesów oferują przyjazny dla użytkownika interfejs, który umożliwia śledzenie wskaźników KPI i pomaga identyfikować najlepsze lub najgorsze procesy.
- Identyfikacja wąskich gardeł procesów: niektóre procesy są optymalne pod względem wydajności, w przypadku których firmy mogą łatwo identyfikować wąskie gardła za pomocą eksploracji procesów. Eliminacja tych wąskich gardeł poprawi wydajność Twojej firmy.
- Sugerowanie ulepszeń: Eksploracja procesów oferuje konkretne zalecenia dla Twojej firmy w celu zwiększenia wydajności. Niektóre z sugestii mogą być następujące:
Znaczenie eksploracji procesów
Procesy biznesowe są złożone i mają wiele wyjątków. Jeśli spojrzysz na rzeczywisty proces z idealnym, który odkryje eksploracja procesów, przekonasz się, że jest on skomplikowany i spleciony.
Dlatego właściciele firm muszą zrozumieć swoje procesy, mając jednocześnie na celu identyfikację wąskich gardeł i zapobieganie im. Eksploracja procesów oferuje wiele korzyści, takich jak:
Zmniejszone koszty
Eksploracja procesów pozwala użytkownikom wykrywać obszary wymagające zmian, takie jak automatyzacja. Innymi słowy, technika eksploracji procesów może dać jasny obraz tego, który proces wymaga automatyzacji i dlaczego. Automatyzacja procesów pomaga zwiększyć wydajność, co skutkuje obniżeniem kosztów i oszczędnością czasu.
Decyzje oparte na danych
Aby podejmować właściwe decyzje, będziesz potrzebować wysokiej jakości danych, które są istotne, precyzyjne, kompletne, dostępne i łatwo dostępne. Poza tym potrzebne są możliwości analityczne i kompleksowa wizualizacja danych.
Niestety większość organizacji nie posiada odpowiednich danych potrzebnych do podejmowania decyzji. W tym przypadku eksploracja procesów pomaga zapewnić dzienniki zdarzeń lub surowe dane w celu wyodrębnienia sekwencji procesów i wyeliminowania luk w danych. W ten sposób możesz uzyskać dokładny i obiektywny wgląd w kompleksowe procesy, aby podejmować świadome decyzje.
Zyskaj przejrzystość
Jako właściciel firmy możesz zrozumieć pilność i wartość transformacji cyfrowej. Ale czy wszyscy decydenci są po tej samej stronie co ty?
Eksploracja procesów to potężna metoda, która pomaga zachować przejrzystość między wszystkimi członkami zespołu. Ta technika wykorzystuje dane i pomaga kierownictwu wizualizować bieżące procesy i systemy w oparciu o czas, pieniądze, reputację i jakość życia zawodowego. Ponadto pokazuje wartość, jaką może przynieść transformacja cyfrowa.
Całościowe podejście
Aby dokonać mądrej inwestycji w technologię, musisz skupić się na zrozumieniu swoich wymagań, a także aktualnej sytuacji na rynku. Eksploracja procesów Ci w tym pomoże. Otrzymasz kompleksowe wyobrażenie o wielu rzeczach. Obejmuje:
- Wiedząc, czy Twoja inwestycja jest warta poprawy
- Wskazanie, gdzie występują najistotniejsze problemy
- Zrozumienie różnic w procesach w całej organizacji
Dodatkowo eksploracja procesów pozwala na wykorzystanie zalet bez błędu ludzkiego.
Zgodność
O ile audyt całej działalności biznesowej jest procesem czasochłonnym, o tyle szybsza analiza za pomocą narzędzi do eksploracji procesów skraca tę lukę.
Ponadto narzędzia te wykrywają niezgodne procesy, aby upewnić się, że wiesz o takich problemach, abyś mógł je naprawić na czas. Firma może również skrócić czas potrzebny do przeprowadzenia analizy klienta, wykorzystując techniki eksploracji procesów.
Lepsza obsługa klienta
Odkrywając obszary wymagające poprawy, optymalizując różne procesy i identyfikując wąskie gardła, skraca się całkowity czas procesu. Umożliwia to szybsze dostarczanie produktów lub usług klientom i zwiększa ich doświadczenie. W rezultacie wzrasta zaufanie klientów, co pomaga zwiększyć Twoje przychody.
Przypadki użycia eksploracji procesów
# 1. Usługi finansowe
Tworząc solidny plan rozwoju i optymalizacji usług finansowych, będziesz potrzebować wiedzy merytorycznej.
Z pomocą eksploracji procesów menedżerowie usług finansowych, liderzy i decydenci mogą szybko przeglądać realizację procesów w czasie rzeczywistym. Ponadto łatwo jest uzyskać obiektywny wgląd w trwające procesy, przechodząc do różnych jednostek lub przypadków, przeglądając trendy na wysokim poziomie itp.
Eksploracja procesów pomaga dostrzec odchylenia, niezgodności i błędy na podstawie ich wkładu w wyniki biznesowe.
#2. Doskonałość operacyjna
Menedżerowie i liderzy operacyjni nieustannie stawiają czoła nowym wyzwaniom i poszukują dla nich rozwiązań. Tak więc, próbując przejść na nową technologię, pamiętaj o zmniejszeniu złożoności, wykorzystaniu automatyzacji i znalezieniu obszarów, w których można zaoszczędzić pieniądze.
Eksploracja procesów pomaga znaleźć nieefektywność procesów biznesowych i zmaksymalizować wydajność systemów i pracowników. Ponadto może śledzić całe środowisko biznesowe i pozwala określić idealny moment na podjęcie działań w przypadku błędów, niezgodności i nieefektywności.
Ponadto zachowanie przejrzystości pozwala dobrze informować wszystkich członków zespołu o podejmowanych decyzjach, co pomaga poprawić współpracę i wydajność operacyjną. Poza tym możesz zarządzać swoją firmą przez zmiany, aby mieć pewność, że zasoby nie zostaną zmarnowane.
#3. Migracja SAP
Nowoczesne firmy mają trudności z pomyślnym przeprowadzeniem kompleksowej transformacji bez integracji systemu ERP. Podczas migracji firmy napotykają pewne pułapki, w tym:
- Słaby wgląd w proces
- Brak harmonizacji między jednostkami
- Luki w wydajności
- Nieefektywna zmiana
- Wyzwania komunikacyjne
- Nieznane zmiany w procesie
Dzięki eksploracji procesów firmy mogą postrzegać swoje procesy jako przechodzące migrację SAP. Narzędzia eksploracji procesów pomagają ekspertom SAP, oferując przejrzystość istniejących procesów.
#4. Inteligentna automatyzacja
Aby zmaksymalizować wartość inwestycji w automatyzację, możesz wykorzystać eksplorację procesów. Korzystając z odpowiednich narzędzi eksploracji procesów, będziesz w stanie osiągnąć swój prawdziwy potencjał operacyjny i być świadomym wyjątków, aby je usprawnić.
Eksploracja procesów pomaga odpowiedzieć na następujące pytania:
- Jaki będzie oczekiwany zwrot z inwestycji w inicjatywę automatyzacji?
- Jakie są typowe wyjątki procesu?
- Który proces jest najbardziej wartościowy dla automatyzacji?
- Jak wygląda inwestycja w różnych krajach?
Aby odpowiedzieć na te pytania, oprócz eksploracji procesów możesz także użyć innych inteligentnych technik automatyzacji, takich jak sztuczna inteligencja i RPA.
#5. Zarządzanie zamówieniami
Zarządzanie zamówieniami obejmuje cały proces, od obsługi zamówień klientów po zarządzanie kontami. Ten proces biznesowy obejmuje wiele odmian. Eksploracja procesów umożliwia wizualizację całego procesu zarządzania zamówieniami. Wizualizacja głównych przyczyn pokazuje, jak zmniejszyć opóźnienia, przeróbki i zmiany w kolejności.
Co więcej, eksploracja procesów pozwala identyfikować problemy z automatyzacją i blokowaniem dostaw za pomocą gotowych wykresów i analiz. Jest to również pomocne w ciągłym monitorowaniu kompleksowej wydajności procesu.
Wniosek
Firma może mieć wiele uruchomionych procesów i operacji, co może wiązać się z wieloma komplikacjami, błędami i nieefektywnością. Jeśli więc chcesz usprawnić te procesy i skutecznie nimi zarządzać, potrzebujesz nowoczesnych technik, takich jak eksploracja procesów.
Eksploracja procesów może pomóc poprawić efektywność procesów biznesowych. Pomaga wykryć awarie i błędy w twoich operacjach oraz znaleźć ich przyczyny, dzięki czemu możesz natychmiast pracować nad ich naprawą. Obecnie wiele organizacji korzysta z eksploracji procesów w celu zwiększenia wysiłków związanych z procesami, zaoszczędzenia czasu i uzyskania większych zysków.
Możesz także zapoznać się z niektórymi technikami eksploracji danych i sposobami ich wykorzystania.